В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.
Что собой представляет штатное расписание
Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде.
В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация.
Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк
выписки из штатного расписания.docСкачать образец
выписки из штатного расписания.doc
Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.
Куда может понадобиться выписка
Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.
Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.
Чем отличается выписка от копии
С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.
Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е.
регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования).
Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.
Надо ли подавать заявление на получение выписки
В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.
Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки
Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.
В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.
В каком виде она может быть
В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким.
Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.
Формат выписки
Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом.
Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков.
Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.
Если выписка состоит из нескольких листов
Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).
После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.
Кто делает выписку
Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).
Кто должен заверить выписку
Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.
Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.
Надо ли заверять печатью
Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.
Учет и регистрация выписки
Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.
Сколько времени действует выписка
Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.
Образец выписки из штатного расписания
Источник: https://assistentus.ru/forma/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya/
Выписка из штатного расписания в 2018 году – образец, без окладов, форма Т-3, как сделать, оформить
Штатное расписание организации являет собой схематическое изображение данных структуры кадров, в том числе сведения о появлении, смене названия или сокращении должностей, о размерах окладов и надбавок, количестве ставок на предприятии.
В этом материале рассмотрим, как сделать выписку из штатного расписания в 2018 году, которая может понадобиться и работнику, и контролирующему органу по ряду причин.
Основные моменты
Штатное расписание считается одним из наиболее важных документов на предприятии, поскольку в нем содержатся детальные данные о кадрах.
Часто бумага требуется при проведении разного рода проверок деятельности компании. Сотрудник имеет право получить выписку из расписания, однако только с его данными.
Рассмотрим, что собой представляет документ, в каких ситуациях он необходим, кто ответственный за его оформление, представим образец заполнения.
Что это такое
Штатное расписание – это документ, где содержится вся кадровая информация о каждом сотруднике (на какой должности трудоустроен, размер ставки, % надбавки и премии за выслугу).
Расписание дает возможность вести не персонифицированный учет сотрудников, поскольку в нем не указаны личные данные, а лишь общая информация о числе штатных должностей и размеры их фиксированных ставок.
Выписка из штатного расписания отражает отдельные сведения из общей таблицы. Она может оформляться по форме Т-3 или в установленной на предприятии форме.
В большинстве случаев ведением и оформлением выписки в каждый организации занимаются два ответственных должностных лица:
Каждый из данных должностных лиц своей подписью заверяет соответствующую часть документа, за которую он несет профессиональную ответственность.
Если в организации есть полноценный отдел кадров, тогда подпись на бумаге ставит также руководитель отдела персонала и ответственный работник.
Рассмотрим основные реквизиты выписки из расписания:
Выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному расписанию, поскольку сведения из нее детально проверяются и при необходимости могут выступать в качестве доказательства в ходе судебного разбирательства.
Для приобретения документом законной силы его требуется заверить. Ответственный работник, который составлял документ, должен внизу сделать отметку «Верно», указать свою должность, ФИО, поставить личную подпись и мокрую печать.
Если в документе несколько листов, необходимо заверить каждый из них. Достаточной мерой станет прошивка с наклейкой, на которой предусмотрена персональная подпись руководителя.
Следует учесть, что мокрая печать предприятия должна быть проставлена и на самой выписке, и на наклейке.
Назначение документа
Выписка из штатного расписания может потребоваться в различных ситуациях:
- по требованию сотрудника (в большинстве случаев выписка необходима в качестве доказательной базы трудоустройства при судебных разбирательствах);
- предъявление в пенсионный фонд;
- предъявление в налоговую или трудовую службу в рамка ответа на направленные запросы (к примеру, в случае проведения проверки деятельности предприятия, выявлении правильности расчета трудового стажа сотрудников и прочее);
- предоставление в Фонд соцстраха;
- предоставление в специальную комиссию по организации тендерных торгов;
- для вступления в СРО.
Часто контролирующие инстанции, такие как налоговые и трудовые инспекции, могут направить запрос на предоставление выписки из штатного расписания в процессе осуществления выездных или документальных проверок.
Фонды социального страхования также часто требуют выписки из расписания на конкретных работников с целью определения точного рабочего стажа или корректности начисления страховых платежей.
Срок действия выписки составляет не больше календарного года, храниться они должны на протяжении срока не более 5 лет.
Данные постоянно должны обновляться, поскольку в любой организации с некоторой периодичностью меняется число работников, размеры их ставок и другие данные.
Законодательная база
Трудовой Кодекс РФ четко определяет права сотрудников на получение по заявке от нанимателя всех требуемых данных, которые могут понадобиться по ряду причин, о его трудоустройстве, ставке и условиях работы.
Об этом говориться в ст. 62 ТК РФ, а в ст. 88 прописаны требования передачи личных данных.
Это означает возможность получения выписок из основных распорядительных документов предприятия, одним из них и является штатное расписание.
Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 установлена стандартизированная форма Т-3, по ней составляется штатное расписание.
Однако законодательными актами определено право нанимателя оформлять бумагу в произвольной утвержденной на предприятии форме или же адаптировать стандартизированный вид к особенностям деятельности и условиям работы сотрудников.
Выписка также может составляться по форме Т-3 или быть в произвольном виде с соблюдением обязательных условий.
Как оформить образец выписки из штатного расписания сотрудников
Из этого раздела вы узнаете, где можно взять бланк, как правильно оформлять выписку для тендера, для СРО, без ставок, а также разберемся в особенностях и необходимости заверения документа для контролирующих органов или иных нужд, рассмотрим образец копии выписки из штатного расписания и правила его составления.
Где взять бланк
Стандартизированная форма Т-3 закреплена законодательно, однако в зависимости от условий труда работников и системы оплаты труда работодатель вправе внести в форму изменения, которые будут отражать данные особенности.
Скачать образец выписки из штатного расписания на одного сотрудника или иные образцы можно на официальных порталах в интернете в свободном доступе и внести корректировки, исходя из специфики деятельности.
Бланк Т-3 включает такие важные сведения, которые необходимо сохранить при внесении правок:
В последнем разделе документа необходимо прописать по каждому работнику:
Приведем стандартный алгоритм оформления выписки:
Если без окладов
Многие сотрудники отделов кадров утверждают, что выписка без прописанных окладов не может иметь правовой силы, поскольку это вступает в противоречие с требованиями постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г.
Но часто происходят ситуации, когда кадровики составляют именно такие выписки без указания должностных окладов.
Для СРО
Саморегулируемые организации (СРО) являют собой сообщество компаний одной сферы или которые производят схожую продукцию, оказывают схожие услуги.
Такое сообщество имеет своей целью регулировать функционирование компаний в конкретной отрасли и определять стандарты качества производимых товаров или услуг.
Сегодня во многих сферах имеют действующие СРО, при этом стать участником союза можно как на добровольной, так и на принудительной основе.
По этой причине директору компании важно быть осведомленным о наличии возможности вступления в ряды СРО.
Но прежде он обязан ознакомиться со списком требуемой документации для вступления, среди которых имеется и выписка из штатного расписания.
Выписка с целью предоставления в СРО составляется по вышеизложенному алгоритму, с соблюдением всех важных нюансов, чтобы она имела юридическую силу и признавалась действительной.
Для тендера
Если иные ситуации, требующие выписки, вполне понятны, то новая сфера проведения торгов и закупок сырья и материалов требует пояснений.
Для участия в тендерных закупках среди прочих официальных документов предприятия требуется также заполненная по всем правилам выписка из штатного расписания.
Для того чтобы компания имела возможность принимать участие в торгах и стать победителем тендера на выполнение конкретной деятельности, все участники открытого конкурса обязаны предъявить организаторам перечень удостоверяющих и подтверждающих документов.
: как сделать штатное расписание
В такой пакет в обязательном порядке включаются выписки из штатного расписания, копии трудовых соглашений или трудовых книжек.
Это требование применяется с той целью, чтобы проверить, что участник тендера в действительности является работником конкретной компании, и сможет производить продукцию или оказывать услуги, по которым и ведется тендер.
Тендеры на принятие участия в закупках продукции осуществляются для того, чтобы выявить определенного субъекта предпринимательской деятельности, который имеет возможность реализовать товар или оказать услугу максимально качественно, оперативно и недорого.
Как правильно заверить
Необходимость официального заверения выписки из штатного расписания возникает в ситуациях, когда она предназначена для использования во внешнем документообороте организации (например, при ведении судебных разбирательств по различным делам, для предоставления сторонним организациям или в государственные контролирующие органы).
Для выполнения заверения документа его составитель должен:
- указать фразу «Копия верна» либо «Верно»;
- прописать полностью свои персональные данные (ФИО) и должность с расшифровками;
- поставить личную подпись и мокрую печать компании.
В случае наличия в документе двух страниц и более потребуется такое заверение на каждом листе.
Таким образом, данный заверенный документ дает возможность получателю максимально оперативно и эффективно получить требуемые данные о состоянии кадровой системы в компании в целом, а также в отношении каждого отдельно взятого работника в частности.
Итак, из материала вы узнали, как оформляется и составляется официальная выписка из штатного расписания, как она заверяется и кто ответственный за ее оформление.
Теперь вы знаете, в каких случаях может понадобиться выписка из расписания сотруднику или контролирующему органу, для каких целей она составляется.
Такая выписка позволяет получить детальные сведения о кадровой системе в компании, о количестве сотрудников и открытых вакансий, о размере должностных окладов по каждой должности.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Источник: http://jurist-protect.ru/vypiska-iz-shtatnogo-raspisanija/
Выписка из штатного расписания: образец, скачать пример и как сделать?
Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации. Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.
Как составить?
Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.
В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».
В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.
Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.
Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.
Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.
Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.
Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.
В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.
На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.
Форма выдержки
Рассматриваемый акт имеет следующие составные:
- название документации;
- дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2018»);
- название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
- заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
- примечания;
- занимаемая должность заверившего и его подпись;
- печать для заверки документов.
Скачать образец выписки из ШР в формате.xls
Кто может запрашивать?
Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки. В этом случае документ оформляется в соответствие со всеми правилами. Согласно трудовому законодательству указывается, что каждый работник имеет возможность на получение выдержки. Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.
Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.
Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных. Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.
Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.
Нюансы
При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.
Порядок составления
Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.
Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:
- надпись «Верна»;
- дата заверки документации;
- должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.
Образец заверенной выписки из ШР
Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.
Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.
Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:
- приказ, согласно которому человек принят на работу;
- выдержка из трудовых книжек и прочее.
Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.
Кто утверждает?
Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.
Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.
Сколько она действует
Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.
Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.
Правила составления
Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.
Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.
Пример составленной выдержки из штатного расписания
Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.
выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.
Изготовленный акт подписывается главбухом компании и руководителем отдела кадров. Заверка документации производится лицом, составившим его.
Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.
Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.
Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.
Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.
Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.
Соответствие оригиналу
Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.
Пример выписки из ШР
Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.
Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.
Образец заполнения
На фото представлен образец:
Пример заполнения выдержки
На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:
- копия выписки из утвержденного ШР;
- документ, оформленный в печатной форме.
Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.
Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.
Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.
Пример копии выдержки
Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.
Без окладов и выписка с завода
Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.
В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.
Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.
Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.
Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.
Такая выписка является необходимым документом, в случае целесообразности предоставления информации ограниченного объема третьим лицам.
Квалифицированные специалисты готовы прийти к вам на помощь и оказать дополнительные бесплатные консультации всем, кто заполнит онлайн форму заявки.
Порядок составления выписки из штатного расписания
Такая форма предоставления информации связана с необходимостью соблюдения тайны личной жизни работников, а также необходимостью сохранения коммерческой тайны предприятия или организации - работодателя.
Изготавливается в единственном экземпляре и подлежит обязательному хранению в кадровой службе работодателя. Оригинал расписания не может быть выдан третьим лицам. Однако, отдельные части такого документа могут быть доведены до заинтересованных лиц.
Учитывая то, что расписание, как правило, не является государственной тайной, выписка может составляться из любой части основного документа, а также быть составленной из различных его частей.
При этом, конечный вид выписки не должен искажать смысл и содержание информации, изложенной в оригинальном штатном расписании.
Выписка может быть составлена исключительно после вступления в свою юридическую силу основного документа.
Как правило, подобная форма документа составляется лицом, ответственным за хранение основного штатного расписания.
Рассматриваемый документ может быть изготовлен в виде ксерокопии или фотокопии части оригинального штатного расписания.
Правила составления выписки
В случае возникновения необходимости, такой документ может быть истребован у лица, ответственного за хранение оригинала расписания.
Решение об изготовлении выписки принимает руководитель предприятия или иное должностное лицо, уполномоченное им на совершение такого действия.
При необходимости, в целях учета ознакомленных лиц, инициатор запроса может быть обязан предоставить письменный документ об истребовании выписки.
Такой документ вправе быть оформленным в виде служебной записки. На данном документе, руководитель организации, делает письменную пометку о необходимости выдачи информации.
Соответствие выписки оригинальному расписанию
После изготовления требуемой выписки, ее соответствие оригинальному расписанию может подтверждаться штампом организации или кадрового подразделения, а также подписью ответственного за ее формирование лица.
При необходимости, в случае расположения истребуемой информации на нескольких листах, конечная форма документа может быть сшита в единую брошюру. В таком случае, дополнительно, делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных листов.
Информация о выдачи выписки из штатного расписания может быть занесена в специально заведенный журнал учета. При наличии такого журнала, лицо, получившее оригинал выписки из расписания, удостоверяет такое получение путем проставления соответствующей подписи в соответствующей графе.
Выписка из штатного расписания в 2019 году может потребоваться как сотруднику, так и самой организации. Рассказываем о том, как правильно ее оформить, предлагаем скачать образец
Читайте в нашей статье:
В каких случаях требуется выписка из штатного расписания
Cведения из документов организации сотрудник может получить только в виде выписок, содержание которых относится непосредственно к нему. Это же касается и штатного расписания , которое, помимо этого, довольно объемный массив данных, а также внутренний документ, содержание которого составляет коммерческую тайну.
Выписка из штатного расписания в 2019 году может потребоваться работнику для предъявления в госорганы, например, в Пенсионный фонд, в ФСС (Фонд социального страхования), в банк или иную кредитную организацию, в налоговую инспекцию или ГИТ (трудовую инспекцию), а также в судебные органы в случае рассмотрения трудовых споров.
Кроме того, выписка может потребоваться юридическому лицу для участия в тендере на выполнение госзаказа или для вступления в СРО.
Чем отличается выписка от оригинального документа
Как правило, штатное расписание содержит три основных раздела:
Во-первых шапка, содержащая заголовок документа, дату его утверждения, срок действия, регистрационный номер.
Во-вторых основной раздел, содержащий наименования структурных подразделений, количество и состав штатных должностей с указанием квалификаций, надбавки и тарифные ставки по должностям.
В-третьих заключительный раздел, в котором указаны должности, фамилии и инициалы составителей документа, их подписи, а также реквизиты юридического лица.
Как составить выписку из штатного расписания
Форма документа может быть разработана и утверждена работодателем самостоятельно. Важно, чтобы в выписке из штатного расписания были предусмотрены поля, в которые будет внесена следующая информация и реквизиты:
- полное и сокращенное наименование предприятия;
- присвоенные предприятию коды по ОКУД и ОКПР;
- наименование документа, его регистрационный номер и дата выдачи;
- информация об оригинале: наименование, номер и дата приказа, которым было утверждено штатное расписание , срок его действия, общее количество штатных единиц в данной организации.
Основную часть для удобства восприятия лучше оформить в табличной форме. Так, выписка из штатного расписания в Excel может содержать графы:
- Наименование структурного подразделения предприятия.
- Специальный код подразделения.
- Наименование должности, профессии, специальности с указанием разряда, категории, квалификации.
- Количество штатных единиц, работающих в данной должности.
- Оклад (тарифная ставка) по данной должности.
- Все виды и величина надбавок, если они имеются.
- Итоговая суммарная величина заработной платы.
- Примечание.
Основная задача кадровика - составить документ таким образом, чтобы информация была достоверной, соответствовала оригиналу и не содержала лишних данных.
Читайте также:
Кто выдает и заверяет выписку из штатного расписания в 2019 году
Выписка из штатного расписания в 2019 году подписывается начальником отдела кадров, главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на составление этих документов. Если документ выдается по заявлению сотрудника, он также должен поставить свою подпись под надписью «Копия верна». Заверить документ своей подписью должен руководитель или главный бухгалтер. Каждая подпись должна иметь расшифровку с указанием должности, фамилии и инициалов.
Чтобы выписка имела юридическую силу, она должна иметь все необходимые для такого вида документов реквизиты. Ее форма и содержание должны быть утверждены . Этим же актом необходимо установить единые правила выдачи и оформления выписок. Произвольное заполнение должно отвечать цели запроса и не относится к этим важным реквизитам.
Независимо от того, с какой целью потребовалась выписка из штатного расписания в 2019 году - по заявлению сотрудника или при оформлении организацией документов на тендер или вступления в СРО, оформлением ее занимается уполномоченное на это лицо. Его полномочия должны быть подтверждены приказом и входить в должностные обязанности, перечисленные в трудовом договоре или должностной инструкции. Это может быть сотрудник отдела кадров или бухгалтерии. Чаще всего именно кадровый работник оформляет этот документ.
Обратите внимание!
Информация обо всех выданных выписках должна вноситься в специальный журнал учета выдачи подобных документов. Этот журнал также ведет уполномоченное лицо - специалист по делопроизводству или кадровик.
Выписка из штатного расписания - сведения о трудящемся человеке, его занятости оплате. Образец заполнения обсуждаемого листа можно скачать бесплатно.
Запрашиваемая третьими лицами информация о штатном расписании не требует подробного отчета предприятия. Отделу кадров достаточно сформировать выписку конкретизирующих данных, необходимых субъекту. Образец выписки из штатного расписания , расположенный на этой странице ресурса можно скачать бесплатно по прямой ссылке без ограничений. Внимательное заполнение пунктов пользователем в простейшем редакторе позволит сформировать нужный документ, не прибегая к услугам дорогостоящих специалистов.
Не безызвестный факт, что тайна отношений между работником и работодателем охраняется законодательными и локальными нормативными актами. Каждый интересующийся субъект не имеет права доступа к личной рабочей документации специалиста. Выписка из штатного расписания помогает выйти из сложной ситуации, когда требуются минимальные сведения о человеке и его занятости. Выписка из штатного расписания выполняется отдельным листом или в виде ксерокопии конкретного положения или норматива.
Обязательные пункты выписки из штатного расписания
:- В верху пишется наименование компании;
- Ниже период учета;
- Справа номер, дата составления, утверждение руководством;
- Затем в виде таблицы или пунктами вносятся цифровые значения;
- В конце подводятся итоги, подписи ответственных лиц, расшифровка;
Вопрос о том, что такое выписка из штатного расписания, является актуальным не только для работодателей, но и для рядовых сотрудников. Это обусловлено тем, что данный аспект затрагивает не только отдел кадров и проверяющие органы. Подобный документ может получить любой сотрудник компании в зависимости от необходимости. Она возникает по личным обстоятельствам, или к примеру для решения трудовых споров в судебном порядке.
Как сделать выписку из штатного расписания?
Выписка из штатного расписания является отдельным документом, который предоставляет часть информации по основному нормативу. Если такой образец нужен сотруднику, то работодатель оформляет его по текущему документу. При этом данные предоставляются только касательно самого заявителя.
Обычно такая документация оформляется в качестве отдельной справки. Однако не запрещается использовать копию основного норматива. Такой образец не является строго унифицированным, однако чаще всего используется форма, аналогичная утвержденному бланку Т-3.
Оформление такого образца может понадобиться в следующих случаях:
- по письменному заявлению работника;
- для предоставления в органы налоговой и трудовой инспекции;
- в качестве подтверждающих данных в Пенсионный фонд или фонд социального страхования.
Возможны и иные случаи, в которых возникает необходимость сделать подобную справку. При этом если проверяющие учреждения обычно запрашивают данные по отделам или подразделениям, то фондам нужна информация по конкретным лицам.
Однако в обоих вариантах необходимое оформление требует включение определенных аспектов:
- период действия документа и актуальность информации;
- соблюдение правильности и соответствия наименований должностей и подразделений;
- правильное указание количества должностей в штате, особенно если речь идет о вакансиях по совместительству;
- предоставление информации по окладам, а также существующим надбавкам к ним.
Обычно данный документ составляется сотрудником отдела кадров, который следит за правильностью внесения общих данных. Вместе с ним документ подписывает и главный бухгалтер, в компетенции которого находится проверка данных по начисляемой заработной плате.
Как получить выписку из штатного расписания по форме Т-3
Правила оформления такого документа не регламентируются законодательством. А потому если возникает необходимость получить выписку из штатного расписания по форме Т-3, то об этом необходимо сообщить в подаваемом заявлении. Именно на его основе работодатель и оформляет данную справку.
Для сохранения юридической силы такой документ должен быть оформлен с учетом следующих параметров:
- вверху указывается полное название организации, вместе с ним приводится и сокращенная форма;
- далее указывается тип справки, а также приводятся реквизиты приказа, которым было утверждено положение по структуре компании ;
- проставляется дата создания, а также вступление в силу, срок действия указывать необязательно;
- затем прописывается полное количество сотрудников, зачисленных в штат, и заполняется таблица;
- в конце проставляются подписи ответственных лиц.
Основная информация справки указывается при заполнении граф таблицы. В данном вопросе следует полностью руководствоваться основным положением и приводить данные по указанному лицу в соответствии с ним.
Выписка из штатного расписания без окладов
Унифицированная форма Т-3 хотя и предписана законодательством, однако не является обязательной. Работодатель вправе составить собственный образец штатного расписания, при условии, что все требуемые данные в бланке будут указаны в должном порядке.
Аналогичным образом не имеется строгих требований к составлению образца документации с выписанной информацией. Предписывается лишь необходимость соответствия всех указываемых данных с оригиналом, а также ссылка на тот приказ, которым был утвержден основной норматив.
Указание заработной платы в отдельной должности является одним из основных аспектов составления такого документа. Однако если необходимость в таких данных отсутствует, справка составляется с пропуском данного момента.
Оформление выписки из штатного расписания с замещением
Отдельный вопрос возникает при оформлении должностей с замещением. Часто в организации функциональные обязанности по отдельной должности распределяются между другими специалистами. Это может быть обусловлено как нехваткой кадров, так и иными причинами.
При оформлении выписки в данном случае необходимо обратить внимание на правильность общей суммы совместительства. То есть все приводимые дробные составляющие, 0,25, 0,5 и подобные, в итоговой сумме должны составлять целую единицу.
Разница между выпиской из штатного расписания и штатным расписанием
В итоговой редакции между информацией, которая приводится в выписке и в штатном расписании не должно быть никакой разницы. Если имеются неточности, то производный документ теряет свою силу.
Отдельно необходимо указать на издание соответствующих нормативов. Составление и утверждение штатного расписания может осуществляться в целом в организации, или в отдельном филиале. В первом случае для каждого подразделения и филиала составляется отдельная выписка, относящаяся исключительно к их структуре. Во втором случае каждое подразделение имеет собственный документ.
Вопрос о том, кем составляется такая справка для работников — центральным офисом или филиалом, решается внутренними нормативами компании по ведению документации.
