Долгая и кропотливая работа над документом может быть сведена на нет одним неосторожным нажатием кнопки или сбоем в системе. Однако несохраненные документы можно восстановить, и при этом разными способами. Достаточно выполнить шаги, описанные в инструкции ниже.
Вы по ошибке отказались от сохранения документа и закрыли его? Не паникуйте. Сразу же перезагрузите компьютер для предотвращения перезаписи данных. Откройте Word, и вы увидите слева список несохраненных документов. Выберите наиболее полную или последнюю версию документа, скопируйте данные и сохраните их. Если предыдущий способ не сработал, проверьте, включено ли у вас автосохранение. Для этого выберите «Сервис» – «Параметры» – «Сохранение». Укажите периодичность автоматического сохранения. Дополнительно вы можете задать функцию резервного копирования для сохранения данных до последнего изменения. Выполните эти шаги, чтобы обезопасить себя от потерь в будущем.
Вы можете воспользоваться поиском для обнаружения временных или резервных копий документов. Для этого нажмите комбинацию клавиш Win+F и введите в строке поиска искомые расширения: *.tmp для временных файлов или *.asd для резервных копий. Укажите область поиска – «Мой компьютер». В фильтре поиска выберите дату изменения документа, например, текущее число. Откройте найденные файлы в Word через «Открыть» – тип файлов: «все файлы». Сохраните восстановленные данные. Иногда Word сохраняет временные файлы с именем, начинающимся с тильды ~ . Если поиск по расширениям из предыдущего пункта не дал результата, измените параметры на ~*.* Отыщите документ с вашим названием, задав сортировку по типу. Если ни один вариант не сработал, есть небольшой шанс восстановить документ специальными программами. Одной из таких является EaseUS Data Recovery Wizard Free . Скачать ее можно . При установке не выбирайте диск, на котором будете восстанавливать данные, иначе остатки файлов могут быть затерты.Примечание: Если одна из папок скрыта (например, AppData), нажмите в проводнике «Упорядочить» – «Параметры папок» – «Вид» и выберите функцию «Показывать скрытые файлы, папки и диски». Теперь вы можете открыть через Word любую скрытую папку.
Следует учесть, что файлы с расширением *.asd удаляются при корректном закрытии редактора, но сохраняются при сбое в системе. Поэтому, по ошибке закрыв программу без сохранения, вы вряд ли обнаружите эту копию документа. В этом случае поможет описанный выше шаг – включении функции резервного копирования в параметрах Word. Не жалейте времени на настройки, указывая периодичность автосохранения и подключая другие полезные функции. Во многих случаях намного легче предотвратить потерю данных, чем потом их восстанавливать.
Нажав на кнопку "Скачать архив", вы скачаете нужный вам файл совершенно бесплатно.
Перед скачиванием данного файла вспомните о тех хороших рефератах, контрольных, курсовых, дипломных работах, статьях и других документах, которые лежат невостребованными в вашем компьютере. Это ваш труд, он должен участвовать в развитии общества и приносить пользу людям. Найдите эти работы и отправьте в базу знаний.
Мы и все студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будем вам очень благодарны.
Чтобы скачать архив с документом, в поле, расположенное ниже, впишите пятизначное число и нажмите кнопку "Скачать архив"
Подобные документы
Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.
контрольная работа , добавлен 29.03.2012
Понятие обеспечения сохранности архивных документов. Сроки проведения проверок наличия и состояния документов. Необходимость проверки физического и технического состояния. Оформление результатов: фиксирование обнаруженных недостатков, составление актов.
контрольная работа , добавлен 29.03.2012
Функция документов, их целевое назначение. Понятия "фирменный бланк" и "должностной бланк". Особенности оформления общего бланка на персональном компьютере. Требования, предъявляемые к составлению, изготовлению, оформлению и хранению служебных документов.
курсовая работа , добавлен 05.10.2013
Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.
презентация , добавлен 16.04.2012
Требования к документообороту, обязательные для соблюдения во всех учреждениях. Этапы технологического процесса обработки и движения поступивших документов. Централизованная и децентрализованная регистрация корреспонденции, индексирование документов.
контрольная работа , добавлен 29.06.2013
Анализ требований к составлению служебных документов. Изучение порядка оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Заключение трудового договора. Состав документов, имеющихся в личном деле. Подготовка документации по личному составу к архиву.
курсовая работа , добавлен 19.12.2015
Порядок организации документооборота, хранения документов и их использования в текущей деятельности учреждения. Понятие и формы распорядительной документации, ее оформление, согласование и подписание. Регистрация, учет и контроль исполнения актов.
курсовая работа , добавлен 23.11.2010
ГОСТ Р 51141.
Глоссарий лекции
План лекции
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ).
1. Обеспечение сохранности документов как одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. Понятие «комплекс мер по организации хранения документов и дел». Оперативное и архивное хранение документов.
2. Комплекс технологических операций по учёту, рациональному размещению, выдаче во временное пользование и контроля наличия документов в процессе их оперативного хранения.
3. Основные требования к хранилищам и хранению документов.
4. Средства технического хранения дел (документов), их эксплуатационные характеристики. Характеристика режимов временного хранения дел (документов).
5. Особенности организации хранения документов в структурных подразделениях.
6. Текущее и архивное хранение ЭД, БД.Х.
99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет
100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов
101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением
107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов
108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев
109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами
110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке
112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение
113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению
114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну
117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение
124) проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции
Обеспечение сохранности документов - одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
В соответствии с ГОСТ Р 51141 «обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.
Сохранность документов обеспечивается в результате комплекса мероприятий по их учёту и хранению.
В свою очередь хранение архивных документов понимается как обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
Организация хранения документов включает рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. п. 8.2). Вопросы, относящиеся к хранению, обращению и использованию документов должны решаться на протяжении всего периода их жизненного цикла. Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства.
Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания , с тем, чтобы сохранить их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.
Правила, определяющие, в соответствии с действующим законодательством, порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, должны применяться системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена, и он не потребуется в качестве доказательства.
Для обеспечения сохранности документов в организации должны осуществляться:
1. комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание
· материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ,
· средства хранения документов (стационарные или передвижные: шкафы, сейфы, стеллажи. Нормы установки– Раздел 4.4. Основных правил),
· средства охраны и безопасности хранения,
· средства климатического контроля,
· средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
2. комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиеническией, охранный режимы хранения), а также организацию размещения документов в хранилищах и на средствах хранения, топографирование и организацию порядка выдачи документов.
При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния:
· в процессе делопроизводства
· при поступлении документов в архив,
· при их хранении и передаче документов на Постоянное хранение.
При физическом уничтожении документов, утратившими практическаую и научную ценность, следует руководствоваться следующими принципами:
- - уничтожение должно всегда быть санкционированным;
- - документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными
- разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
- - уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить
- конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- - все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные,
- страховые и резервные копии, следует уничтожить.
Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным .
Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов.
Организация оперативного хранения документов находится в компетенции непосредственного руководителя структурного подразделения или устанавливается единообразной в целом по офису в инструкции по делопроизводству.
Непосредственное хранение подавляющего большинства документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, в течение определённого времениосуществляется в структурных подразделениях. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретарь отдела), формирование и хранение дел возлагаетсяна одного из сотрудников или непосредственно на исполнителя.
В небольшой фирме за хранение дел отвечает секретарь руководителя или один из сотрудников секретариата.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И
АРХИВНОГО ДЕЛА
В.Ф. ПРИВАЛОВ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ
МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
Москва 2003
Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на
бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. - М,
181Ш 5-902258-06-5
В книге, написанной заведующим лабораторией ВНИИДАД, кандидатом химических
наук, заслуженным работником культуры России Владимиром Фёдоровичем Приваловым,
документов: история документов; причины и факторы их старения; требования
обеспечения сохранности при основных видах архивных работ; особенности
микроклимата помещений и документов в архивах страны; физическое состояние
отечественных документов 19-20 вв. и способы оценки состояния крупных массивов
архивных документов; изменение состава документов на рубеже 20-21 вв., современные
концепции сохранения объекта и информации.
квалификации (ОЦПК).
© Федеральная архивная служба России, 2003
©Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного
дела, 2003 181 5-902258-06-5
Введение.........................................................................................................................................5
Глава 1. История документа. Свойства носителей и текстов....................................................7
1.1. Документ как материальный объект.................................................................................7
1.2. Старинные документы. Эпоха рукописей (30 в. до н.э. - 19 в. н.э.)............................7
1.2.1. Носители......................................................................................................................10
1.2.2. Средства письма..........................................................................................................11
1.2.3. Копирование документов...........................................................................................12
1.3. Бумажные документы 19-20 вв........................................................................................13
1.3.1. Бумага из древесины. Синтетические красители. Средства письма......................13
1.3.2. Машинопись................................................................................................................14
1.3.3. Копирование документов...........................................................................................15
1.3.4. Принтерные документы.............................................................................................15
Глава 2. Старение документов. Факторы старения и причины разрушения документов....18
2.1.Старение документов.........................................................................................................18
2.2. Основные факторы старения и причины разрушения документов..............................18
2.2.1. Свет...............................................................................................................................18
2.2.2. Температура.................................................................................................................18
2.2.3. Влажность воздуха......................................................................................................19
2.2.4. Биологические вредители..........................................................................................19
2.2.5. Резкие изменения условий среды..............................................................................22
2.2.6. Материалы и вещества документа............................................................................23
2.2.7. Механические повреждения......................................................................................24
2.2.8. Экология среды...........................................................................................................24
Глава 3. Требования обеспечения сохранности документов (ОСД) при основных видах
архивных работ............................................................................................................................27
3.1. Материально-техническая база........................................................................................27
3.2. Требования ОСД при выполнении архивных работ......................................................28
3.2.1. Обеспечение сохранности документов при их поступлении на хранение............28
3.2.2. Обеспечение сохранности документов при их хранении. Режимы хранения......29
3.2.3. Обеспечение сохранности документов при их использовании и обработке........31
3.2.4. Обеспечение сохранности документов при их перемещении и
транспортировании...............................................................................................................32
3.2.5. Порядок выполнения требований обеспечения сохранности документов при
других видах работ...............................................................................................................33
Глава 4. Хранение документов. Практические вопросы архивной климатологии...............34
4.1. Предмет архивной климатологии....................................................................................34
4.2. Функции архивных контрольно-климатических служб................................................35
4.3. Основные климатические параметры воздуха...............................................................35
4.4. Климатические контрольно-измерительные приборы..................................................37
4.5. Климатический контроль в хранилищах документов...................................................40
4.6. Регистрация и оценка контрольно-климатических данных. Нормализация
климатических условий хранения документов.....................................................................41
4.6.1. Регистрация результатов измерений.........................................................................41
4.6.2. Оценка контрольных данных.....................................................................................42
4.7. Микроклимат помещений и документов........................................................................47
4.7.1. Погодно-климатические изменения наружного воздуха........................................47
4.7.2. Микроклимат помещений..........................................................................................47
4.7.3. Микроклимат документов..........................................................................................48
Глава 5. Физическое состояние документов.............................................................................52
5.1. Дифференцированный подход в обеспечении сохранности документов....................52
5.2. Особенности отечественных бумажных документов 19-20 вв.....................................52
5.3. Проверка физического состояния документов. Общие положения.............................54
5.4. Оценка физического состояния документов..................................................................54
5.4.1. Типовая номенклатура дефектов и их буквенно-цифровая индексация...............54
5.4.2. Признаки дефектов и их отнесение к типовым группам........................................56
5.4.3. Оценка физического состояния документов в архивах способом малой
выборки..................................................................................................................................59
5.4.5. Физическое состояние бумажных документов 19-20 вв., хранящихся в
архивах...................................................................................................................................62
Глава 6. Документы на рубеже 20-21-го столетий...................................................................67
6.1. Видовое разнообразие документов 20-го века...............................................................67
6.2. Аналоговая и цифровая запись информации..................................................................69
6.3. Возможности цифровых технологий. Электронные документы..................................70
6.4. Долговечность электронных документов. Концепция сохранности объекта и
концепция сохранности информации.....................................................................................71
6.5. Вместо заключения...........................................................................................................73
Литература....................................................................................................................................74
Введение
Сохранение документального наследия прошлого – государственная задача, один из
признаков развитой цивилизации.
Перед архивами – хранителями прошлого – стоит сложнейшая проблема: сохранить
культурно-историческое многообразие видов и форм документов, созданных человеком;
сберечь от разрушительного ветра времени; влить документальные потоки знаний в
единое информационное поле современного общества.
документы специально для «вечного» хранения. Поэтому они, как правило, недолговечны
и легко разрушаются при плохом хранении, особенно в современной неблагоприятной
экологической среде.
Архивы не имеют достаточной помощи государства, необходимого финансового и
технического обеспечения, позволяющих решать задачи сохранности документов в
полном объеме и с должной оперативностью.
В этих сложных условиях особенно важен профессионализм архивистов -
хранителей, осознающих свое предназначение, умеющих решать вопросы сохранности с
учетом объемов, многообразия и состояния отечественных архивных фондов. Решать эти
вопросы сегодня необходимо на основе современной концепции сохранности,
учитывающей реальное положение дел.
Соотношение объемов АФ России (10 тыс. усл. единиц)
Фондов ОЦД (200 у.е.),
ежегодного комплектования (100 у.е.) и ежегодной реставрации (1 у.е.) показывает, что
спасти средствами реставрации можно лишь ничтожно малую часть документов, а
устранить диспропорцию потребностей архивов и их возможностей нельзя в принципе.
Поэтому в основе современного подхода лежит следующее положение: постепенный
переход к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности
архивных документов с учетом их ценности, природы и физического состояния, причем
вначале и безусловно - в сфере отбора на специальную обработку (реставрацию,
воспроизведение), а затем - в сфере хранения документов.
Для архивов знание состояния своих фондов, избирательный принцип – это
возможность сохранения наиболее ценного из того, что они имеют, ключ к решению не
только перспективных, но и текущих задач, решаемых в условиях острого дефицита
возможностей и средств.
Всем архивам и для разных видов документов придется постоянно решать две
разные, но глубинно связанные задачи: сохранения наиболее ценного в форме оригиналов
и/или информационных копий. Каждому архиву придется решать их автономно, исходя из
своих возможностей, состава и физического состояния своих фондов.
Особое место в решении этих задач будет принадлежать воспроизведению, как
средству сохранения документной информации. Воспроизведение во многих случаях
подменит реставрацию, особенно применительно к тем бумажным документам, которые
имеют статус физических копий. Архивы не просто должны быть готовы к этому: они
должны инициировать развитие такого подхода.
Будет непрерывно набирать силу концепция сохранения не объекта, а информации –
сначала для электронных документов, других видов с нестойким текстом или носителем
(цветные материалы, магнитные записи прошлых лет и т.п.), затем и для традиционных
бумажных фондов.
Очевидно, что решение всех этих задач, сама перспектива существования архивов
как хранилищ, будут зависеть от физического наличия документов. Наличие зданий,
средств хранения, отопления, вентиляции, нормальных санитарно-биологических,
Условная единица - примерно 5 млн. документов. Такой объем и конце 80-х годов реставрировали все лаборатории отрасли.
Сейчас этот показатель и десятки раз меньше.
световых, климатических условий выходят сегодня на первый план, как основа
выживания документов, как залог их длительной физической сохранности. В отличие от
всех иных средств, режим архивного хранения манипулирует не с отдельными
документами, а с крупными массивами целых хранилищ и архивов. Роль правильного
хранения столь же велика, как и пагубность ошибочных решений, инертности или
незнания.
Этим проблемам посвящены основные главы книги - на фоне развития бумажного
документа от рукописей до современных принтерных распечаток.
Обеспечение сохранности документов (ОСД) - обширная область знаний.
Отраслевая литература по вопросам сохранности - нормативная, методическая,
технологическая, научная - огромна, насчитывает сотни наименований.
Вместе с тем, постоянные запросы с мест, опыт проведения лекционно-практических
занятий показывают, что архивы не имеют отраслевых разработок, испытывают
трудности при выборе нужной литературы.
Существуют трудности в подготовке специалистов по вопросам сохранности, при
повышении их квалификации. Новые Основные правила работы государственных архивов
и архивов ведомств также нуждаются в методическом обеспечении и, прежде всего, по
проблемам сохранности.
основных вопросов сохранности бумажных документов в одной книге. В основу работы
положены, главным образом, исследования и профильные разработки ВНИИДАД,
документов - реставрации, воспроизведения - как специфических технологических
дисциплин.
специальную химическую, биологическую, техническую, математическую базу знаний,
лежащую в основе научно-практической области ОСД. Она формировалась с 30-х годов
на стыке многих дисциплин и в специальных исследованиях с участием наших коллег –
специалистов ведущих библиотечных и музейных центров нашей страны.
Книга предназначена для специалистов архивов, занимающихся практическими
изучающих предмет заочно или по учебным отраслевым программам повышения
квалификации.
Глава 1. История документа. Свойства носителей и текстов
1.1. Документкакматериальныйобъект
созданных в разное время, чаще всего недолговечных. Решая эти задачи, специалист
должен знать историю эволюции документа, свойства созданных в разные эпохи
документов, поведение документов в условиях окружающей среды, их долговечность.
Документ (лат. - свидетельство) - материальный носитель с зафиксированной на
нем любым способом информацией (записью), предназначенной для ее передачи в
пространстве и во времени.
Документ состоит из двух материальных частей: носителя (бумага, пленка и т.п.) и
информационных знаков (текст, рисунок, фотоснимок, магнитная запись и т.п.). Эти части
отличаются составом материалов и веществ, устойчивостью к старению и, следовательно,
Долговечностью.
С древнейших времен и до наших дней сами носители и способы нанесения
информации непрерывно развивались, подчиняясь тенденции превращения документа в
сопровождался уменьшением долговечности документа.
В современном обществе документ - массовый общественный продукт с низкой
долговечностью, создаваемый на основе дешевых материалов и машинных технологий.
Архивные документы должны быть долговечными. Однако сложного затратного
государственного механизма такого целевого создания и отбора документов нет и,
видимо, никогда не будет.
Государственный архивный фонд формировался и формируется на основе обычных
документопотоков и именно видовой состав последних предопределяет специфику,
состояние, свойства крупных массивов архивных документов (фондов, описей, коллекций
Документ - творение и спутник человека – прошел временной путь в 50 веков. Из
них 49 веков длилась эра рукописей; лишь одно столетие – период машинных технологий
создания док умента и, в том числе, примерно 10 последн их лет – электронных
технологий.
В своих материальных формах, способах создания, видовом составе документы
всегда отражали уровень развития общества и те возможности, которыми располагал
человек в разные исторические эпохи.
1.2. . (30 . . . Старинные документы Эпоха рукописей в до н э
19 . . .) в н э
Первые рукотворные изображения и символы на камнях, стенах пещер появились
примерно 500 веков назад . Смысл многих из них неясен.
Письменность возникла у разных народов на рубеже 40 в ека до н.э. Первоначальные
конкретные из ображения (людей, птиц, рыб, стрел и т.п.), упрощаясь, постепенно
превратились в абстракт ные знаки. Знаками обозначали сначала слова, затем слога и,
наконец, отдельные звуки. У разных народов, в разных концах Земли появля ется алфавит
и свои системы письменности: словесно-слоговая кли нопись шумеров и изобразительные
Согласно пункту 3 статьи 17 ФЗ "О бухгалтерском учете" №129 от 21.11.1996 года, ответственность за хранение регистров, бухгалтерских и отчетных документов несет непосредственно руководитель компании. На основании пункта 6.6 «Положений о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983 года на главного бухгалтера предприятия возложена обязанность по сохранности, классификации и архивному комплектованию первичных документов.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы фирмы.
Утрата по вине сотрудников . В случае, если пропажа или незаконная утилизация документов наступило вследствие действий работника организация, руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании в соответствии со статьей 193 ТК РФ. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом по предприятию. Увольнение виновного лица производится в соответствии Приказом №Т-8, утвержденного Письмом Роструда от 01.06.2011 года №1493-6-1.
По завершению установления факта пропажи и оформлению необходимых актов, комиссия приступает к восстановлению утерянной документации. Если четко не выявлено, какая часть первичных дел потеряна, создается дополнительная инвентаризационная комиссия.
Ответственность
Согласно статье 27 Федерального закона № 125, на должностных лиц организации при утрате первичных документов могут быть обращены следующие виды взыскания:
Налоговая ответственность:
- 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
- 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
- 30 000 рублей - при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (пункт 2 статьи 120 НК РФ);
- штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).
Административная ответственность
Согласно статье 15.11 КоАп РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.
Уголовная ответственность:
- при уклонении от уплаты налогов на должностное лицо может быть наложен штраф в размере 100 000 - 300 000 рублей, либо удержания заработной платы за период от 1 до 2 лет, либо произведен арест на срок до 2 лет с лишением занимать аналогичную должность в течение 3-х лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ);
- при уклонении от уплаты налогов в особо крупных размерах - штраф от 200 000 до 500 000 тысяч, либо удержание заработной платы от 1 до 3 лет, либо арест до 5 лет с лишением прав занимать прежнюю должность в течение 3-х лет или без такового ограничения (часть 2 статьи 199 УК РФ).
Следует учесть, что если при утрате или незаконном уничтожении документов руководство организации не примет необходимые действия по их восстановлению, это будет наказано в соответствии пунктом 1 и 4 статьи 110 Налогового Кодекса РФ.
