При ведении документации в организации желательно придерживаться стандартов Роструда. И хотя присвоение номеров трудовым договорам не является обязательной процедурой, большинство работодателей стараются выполнять эту операцию. Такое решение позволит упорядочить делопроизводство на предприятии. Если будет необходимо в кадровой документации найти определенное соглашение, номера подскажут где именно находится конкретный договор. В журналах регистрации документов чаще всего существует поле «Номер договора», по которому легко можно необходимое соглашение с работником.
Нумерация трудовых договоров — каждый год начинается заново или продолжается?
Так как законодательно особых требований по этому вопросу не установлено, каждый работодатель может определять свои правила. Существует возможность начинать нумерацию каждый год новую, а можно и продолжать вести уже установленную. И большинство работодателей все-таки выбирают первый вариант. К этому же склоняются специалисты Федеральной службы труда. Благодаря такому выбору идентификатор конкретного договора будет состоять из порядкового номера и года. Потому наиболее распространенный вид для небольших организаций: 09/2015, 01/2017, 116/2016.
Как правильно вести нумерацию трудовых договоров?
Введение алгоритма – это особо актуальный вопрос для крупных организаций, где наблюдается частая смена кадров. Предлагается в номере соглашений указывать следующие сведения:
- День/месяц составления;
- Год составления;
- Порядковый номер.
При выборе такой нумерации на выходе получится подобная структура – 18/12/16/19. В предложенном варианте человек был принят на работу 18 декабря 2016 года и стал 19-м сотрудником, оформленным в указанном году.
Необходимость нумерации трудовых договоров
Систематизация, упорядочение и простота нахождения документов – это три основные цели, которые преследуются при введении нумерации. Если изучить некоторые трудовые документы, то и в них есть специально выделенные поля для идентификаторов соглашений, заключенных с сотрудниками. Обязательно вносится очередность в журнал регистрации. Также традиционно он записывается в трудовую книжку работника и в приказ о том, что новый сотрудник был официально принят на работу (для последнего существует унифицированная форма Т-1).
Как исправить нумерацию в трудовом договоре?
Если при приеме на работу была допущена ошибка в проставлении идентификатора, проще будет перепечатать этот документ и поставить правильный порядковый номер. Второй вариант – это оформление дополнительного соглашения. В его структуре должны присутствовать подписи обеих сторон. Указанную ошибку можно исправить следующими словами в дополнительном соглашении: Заменить номер 09/2015 в реквизитах на 10/2015.
Нумерация срочных трудовых договоров
Есть работодатели, которые ведут отдельную нумерацию для срочных соглашений. Однако намного проще, если кадровые сотрудники будут продолжать нумеровать соглашения по одному алгоритму вне зависимости от типа документа – срочный или бессрочный. Если есть необходимо все-таки идентифицировать эти две разновидности документов, для срочных можно вписывать букву С. Потому, если бессрочный документ будет иметь реквизит 09/2015, то срочный – 09/2015с. Еще один вариант – дополнительно вписывать не только дату заключения, но и дату расторжения. Тогда порядковый номер будет выглядеть следующим образом: 1812-16-0106-17/19.
Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору
При изменении определенных условий сотрудничества между работодателем и работником составляется дополнительное соглашение. Оно нумеруется еще проще — по его порядковому номеру. Если ранее к указанному соглашению не было приложений, тогда в реквизитах первого дополнительного соглашения будет под первым порядковым номером и так далее.
Образец приказа о нумерации трудовых договоров
Чтобы утвердить, как именно кадровикам необходимо нумеровать документы при приеме сотрудников на работу, работодатель издает приказ. В распоряжении работодатель указывает, как именно необходимо нумеровать документы. Например, можно записать, что ежегодно необходимо начинать нумерацию заново. Традиционно в распоряжение вносится наименование работодателя, наименование приказа и ФИО руководителя с его подписью. Для этого вида приказов нет установленной формы, поэтому они оформляются в свободной форме. Многие работодатели обходятся без такого приказа, ведь нумеровать соглашения с работниками – это не обязательство для руководителей, а лишь рекомендация.
Способы защиты трудовых прав работников
Трудящийся человек имеет право на защиту своих интересов в процессе выполнения своих рабочих обязанностей, оплаты…
Трудовой договор с работником на полставки
Каждая организация имеет определенный режим работы, который установлен для различных категорий сотрудников. Согласно Трудовому кодексу…
Формы самозащиты работниками трудовых прав
Согласно конституционным законам каждый гражданин может рассчитывать на защиту своих свобод и прав от внешних…
Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений
Любой документооборот находит отражение в тех или иных учетах. Основное правило делопроизводства говорит о необходимости…
Трудовой договор с работником - как заключить трудовой договор?
Самым первым и главным шагом в создании трудовых отношений является составление договора. Если быть точным,…
Что такое коллективный трудовой договор?
Зачастую, лица являющиеся потенциальными работниками, не разбираются во всех нюансах трудовых отношений. Поэтому в современной…
В каком порядке должна осуществляться нумерация трудовых договоров с нового года в организации?
Трудовым законодательством установлено, что трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании заключенного трудового договора. Кадровый состав в организации может быть большим, новые работники приходят, старые уходят, соответственно, учет таких документов, как трудовые договоры, не может не вестись. Но как это правильно организовать? Делать нумерацию сплошной с первого работника и на все года существования организации? Или каждый год нумерация должна меняться?
Нумерация трудовых договоров с точки зрения ТК РФ
Статья 57 Трудового кодекса РФ устанавливает содержание трудового договора. Указанная норма закрепляет реквизиты работника и работодателя, которые должны быть отражены в трудовом договоре. Обязательные и дополнительные условия трудового договора. Анализ статьи 57 ТК РФ показывает, что о номере трудового договора в ней не говориться.
Откуда тогда возникает вопрос о необходимости нумерации трудовых договоров? Все просто. Если обратиться к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, то именно там мы и столкнемся с необходимостью присваивать трудовому договору порядковый номер.
В качестве примера форма приказа о прекращении трудового договора
Таким образом, действующим законодательством не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, но при этом она необходима, так как позволяет упорядочить договоры с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификации.
Например, трудовой договор, заключенный в апреле 2018 года может иметь следующую нумерацию:
10/2018; 10-2018; 10/04.2018
Подводя итог
Порядок нумерации на федеральном уровне не установлен. Вместе с тем нумеровать трудовые договоры необходимо. Порядок нумерации можно утвердить локальным нормативным актом, чтобы при смене работника кадров каждый новый сотрудник не вводил собственные правила нумерации.
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты «
Нумерация трудовых договоров в организации производится с целью систематизации документов и облегчения их поиска. О том, право это или обязанность кадровика, и как правильно оформить свои действия, читайте в нашей статье
Из этой статьи вы узнаете:
Обязательна ли нумерация трудовых договоров
Ни один законодательный акт не содержит положения, которое заставляло бы компанию производить нумерацию трудовых контрактов. Здесь работодатель получает свободу выбора. Но наличие номера позволит систематизировать хранение и облегчить поиск в архиве.
Некоторые разъяснения по этому вопросу содержатся в письме Роструда № 3045-6-0 от 09.08.2007 года. Оно устанавливает рекомендации по наличию подобного реквизита на контракте. При этом доводом приводится наличие поля “номер трудового договора” в унифицированных кадровых документах. Однако, содержание данного письма носит рекомендательный характер и может не учитываться компанией.
Таким образом, нумерация трудовых договоров в организации - это не правило, а возможность для компании. Но это может не только облегчить деятельность кадровой службы, но и позволить избежать дополнительных вопросов проверяющих инстанций. ГИТ всегда запрашивает Журнал регистрации контрактов при проверке.
Нумерация срочных трудовых договоров
Что касается срочных контрактов, если их немного, то можно включать в единый реестр. Но при необходимости срочные трудовые договора могут быть выделены в отдельный Журнал, все зависит от удобства для конкретного кадровика.
При внесении записи о порядковом номере срочного контракта в журнал целесообразно в специальной графе обозначать его срочность и срок, до которого он действует. При использовании стандартного типографского журнала сделать это возможно в графе “Примечания”..
Нумерация дополнительных соглашений
Нумерация дополнительных соглашений производится по аналогии с основными договорами. Законодательство также не регламентирует правила нумерации.
Для более легкой идентификации допсоглашения целесообразно добавить в номер буквенный код “ДС”. Соглашения регистрируются в отдельном Журнале учета.
Присвоение номера трудовому договору производится работодателем, составляющим документ. Нумерация носит хронологический порядок и может обнуляться с начала календарного года. Присвоение номера производится при регистрации документа в журнале учета договоров, ведущихся отдельно от форм хозяйственного назначения. Книги учета позволяют исключить дублирование номеров, обеспечивают простоту поиска нужного документа и контроль сроков действия для форм со ограниченным сроком действия.
Потребность в нумерации трудовых контрактов
В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.
Нумерация трудовых договоров используется лицами:
- Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
- При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
- Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
- При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
- При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.
Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.
Присвоение номера дополнительным соглашениям
Для соответствия требованиям законодательства изменение любого из условий труда подтверждается дополнительным соглашением. Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора. Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.
Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации. В доп соглашении к трудовому договору нумерацию часто заменяет ссылка на основной документ. В преамбуле к тексту документа вносится запись: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № … от …. ».
При составлении соглашения должно быть соблюдено условие о наличии даты документа – обязательного реквизита, придающего юридическую силу деловой бумаге. Дополнительное соглашение должно быть обозначено в порядке, позволяющем идентифицировать его принадлежность к основному документу и даты начала действия.
Учет соглашений к трудовым контрактам
Вне зависимости от наличия номера данные о соглашении вносятся в книгу учета в строке записи основного договора или в порядке хронологии. Учет соглашений ведется в журнале с указанием даты составления и параметров трудового контракта, неотъемлемой частью которого выступает дополнительный документ. В ряде случаев предприятия для записи соглашений отводят вторую половину книги регистрации. Учет по нумерации дополнительных соглашений к трудовому договору ведется в случаях присвоения номера при большом количестве изменений контракта.
Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию. Дополнительное соглашение хранится одновременно с основным договором с исполнением сроков, обязательных для архивации форм, подтверждающих трудоустройство и получение вознаграждения.
Важные моменты регистрации соглашений
В отличие от хозяйственных договоров в журнале учета трудовых контрактов фиксируется факт выдачи документа работнику. При возникновении спорных ситуаций важным моментом для урегулирования вопроса служит получение работником на руки экземпляра соглашения. Отметка о вручении, сделанная работником собственноручно в журнале регистрации, создает возможность для упрощения разрешения трудовых споров.
Регистрация дополнительных соглашений позволяет определить даты изменений условий труда и отдыха. Решение, нужно ли регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, каждое предприятие принимает самостоятельно из расчета принципа целесообразности. Для упрощения учета, исключения трудовых споров регистрация дополнительных соглашений – оптимальное условие документооборота.
Ни в одном официальном документе не указано, как правильно нумеровать трудовые договоры. Более того, согласно ст. 57 ТК РФ , номер соглашения с работником не является обязательным условием договора. То есть в принципе кадровик может не ставить номер, и никакое наказание за это не грозит.
Тем не менее, во многих организациях ведутся специальные журналы регистрации трудовых соглашений, и чтобы информация в таких книгах была полной, необходимо нумеровать договоры с работниками. Но поскольку нормативной базы нет, в компании могут быть прописаны свои собственные варианты нумерации.
В Письмах Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 и Минтруда от 21.03.2018 № 14-2/В-191 подчеркивается, что отсутствие номера — не нарушение. И это не может привести к аннулированию контракта или признанию его недействительным, так же как отсутствие журнала регистрации соглашений с работниками. Если же работодатель принял решение вести такую книгу, для удобства можно нумеровать кадровые документы следующим образом: ставить порядковый номер, формируемый исходя из даты заключения контракта. К примеру, трудовой договор с Петровым ООО «Пион» заключило 06.06.2018. Договор может быть 0606/2018. Другой вариант — 06/06, то есть без указания года. Именно так рекомендуют делать в Роструде и Минтруде.
Второй способ подходит, если документы хранятся в папках, которые содержат указание на год. Но не исключено, что в таком случае у некоторых работников может совпасть нумерация контрактов. Например, если и Петров, и Иванов были приняты на работу 6 июня, но в разные годы, номера их документов о приеме на работу будут одинаковыми. Если такое обнаружится, их можно изменить, но при проверках инспекторы ГИТ это нарушением не посчитают.
От редакции
Номера трудовых контрактов также можно делать идентичными тем, что на приказах о приеме на работу. В таком случае даже если данные договоров совпадут, даты заключения будут разными. Кроме того, это удобно, потому что их номера будут одинаковыми.
