Презентация организационно распорядительные документы стандартизация и унификация. Стандартизация и унификация документов

В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного
использования новых информационных технологий, встал вопрос о
необходимости унификации документированной информации,
прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято
специальное постановление Правительства СССР об ускорении
работ по созданию унифицированных систем документации и
классификаторов технико-экономической информации. Их
разработка велась на основе функциональных систем
документации.
В нашей стране фактически впервые в отечественной и
зарубежной практике была создана система документационного
обеспечения управления с целью установления единого порядка
документирования управленческой деятельности в масштабах
государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая
государственная система делопроизводства). В общей
сложности в Советском Союзе было разработано 16
унифицированных систем документации.
Унифицированная система документации является результатом
проведения унификации документов этой системы.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к
единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих
объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов).
Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то
достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности,
в том числе и в документировании.
Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме,
единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их
показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению
рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в
документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к
сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального
состава форм документов, приведения их к единообразию через единство
структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и
хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм
документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в
системе документации лишних и дублирующих документов.

Управленческие документы,
используемые в самых
разных сферах и органах
управления, должны
оформляться единообразно.
Это позволяет включать
документы в единую для
страны систему
делопроизводства,
способствует их оперативной
обработке и исполнению,
сокращает затраты времени
на работу с документами не
только
делопроизводственного
персонала, но и всех
работников управленческого
аппарата – от руководителей
до рядовых сотрудников.

Унификация документов– это установление единообразия состава и форм
управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления
однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке,
учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с
многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой
информацией.
Унификация управленческих документов предполагает унификацию
состава документов, создаваемых при решении управленческих задач,
и унификацию формдокументов.
Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление
комплекса документов, необходимых и достаточных для решения
управленческих задач (в результате состав документов организации может
быть значительно сокращен).
Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных
формах документов информационных показателей и реквизитов,
соответствующих назначению документов, и установление единых требований к
их составлению и оформлению.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так
и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и
требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой
документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных
для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Другими словами, стандартизация документов – это установление
единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью
упорядочения управления. Стандартизация является итогом
унификации, ее высшей формой.
Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных
правил и требований к разработке и оформлению управленческих
документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов
создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче
воспринимается получателями.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как
стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91.
Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила
оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага
потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы
документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению
документов). Унифицированные системы документации состоят из
совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих
документированное представление данных в определенных видах
управленческой и хозяйственной деятельности.

Основные задачи совершенствования содержания
документа:
1) при унификации:
отбор реквизитов, соответствующих назначению документа
и методам его обработки;
2) при стандартизации:
установление единых требований к реквизитам,
включаемым в документ. В результате совершенствования
содержания документов создаются унифицированные
формы документов.

Основными задачами совершенствования форм
документовследует считать: при унификации:
целесообразное уменьшение разнообразия документов по
форме и правилам оформления.
при стандартизации:
формирование и внедрение в качестве обязательной нормы
ограничений, позволяющих отобразить наиболее эффективные
формы и правила оформления документов и обеспечить их
длительное хранение.

Существо термина «стандартизация» характеризуется
тремя основными моментами:
1) стандартизация – это устанавливаемые на
длительный промежуток времени общегосударственные
общеобязательные нормы создания документов. При
этом она не только вводит нормы, но и гарантирует их
соблюдение;
2) стандартизация – это унификация свойств и качеств
документа, введение единых размеров форм, правил,
требований для всех документов;
3) стандартизация – это закрепление и распространение
лишь тех свойств, качеств документа, которые имеют
наибольшую функциональную оправданность,
обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Унификация и стандартизация документов тесно
связаны. Часто унификация рассматривается как один
из методов стандартизации. Унификация может
проводиться самостоятельно (без стандартизации).

Унифицированная форма документа

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА
Унифицированная форма документа – это «совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности
задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации».
(Пример)

ВИДЫ
УНИФИЦИРОВАННОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ

Униицированная система первичной учетной документации.

УНИИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
Униицированная система первичной учетной документации:
- документация по учету труда и его оплаты;
- документация по учету основных средств и нематериальных активов;
- документация по учету кассовых операций;
- документация по учету материалов ментация по учету результатов
инвентаризации;
- документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
- документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтностроительных работ;
- документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;
- документация по учету движения зерна;
- документация по учету движения другой продукции растениеводства;
- документация по учету движения животных;
- документация по учету движения продукции животноводства;
- документация по учету реализации продукции;
- документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах
хранения;
- документация по учету работы строительных машин и механизмов;
- документация по учету работ в автомобильном транспорте.

Унифицированная система банковской документации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
Унифицированная система банковской документации:
- платежная документация по безналичным расчетам;
- документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;
- документация по квитовке авизо;
- документация по организации валютного регулирования и валютного
контроля;
- документация по контролю расчетов с применением авизо между
учреждениями Банка России;
- документация по кредитным операциям банков;
- документация по денежному обращению;
- документация банковской отчетности;
- документация депозитарного учета.

Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БЮДЖЕТНОЙ ФИНАНСОВОЙ,
УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и
отчетной документации:
- финансовая документация;
- документация по бюджетной отчетности;
- документация по бюджетному учету;
- документация по отчетности об исполнении федерального бюджета,
представляемая в Правительство Российской Федерации;
- документация по финансовой отчетности об исполнении федерального
бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:
- документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию
негосударственного сектора;
- документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам;
- документация по доходам и уровню жизни населения;
- документация по науке и инновациям;
- документация по демографическим показателям и правонарушениям;
- документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда
работников;
- документация по оптовой торговле;
- документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение,
финансы организации);
- документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищнокоммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и
культуре, платным услугам;
- документация по статистике промышленности;
- документация по сельскому хозяйству;
- документация по строительству;
- документация по внешнеэкономической деятельности;
- документация по розничной торговле и общественному питанию;
- документация по транспорту и связи;
- документация по ценам и тарифам;
- документация по инвестициям.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской
документации предприятий:
- отчетная бухгалтерская документация;
- регистры бухгалтерского учета;
- первичная учетная документация;
- бланки строгой отчетности.

Унифицированная система документации по труду.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ.
Унифицированная система документации по труду:
- документация по состоянию рынка труда;
- документация по трудовым отношениям;
- документация по повышению квалификации работников органов по
труду;
- документация по охране труда;
- документация по минимальным потребительским бюджетам;
- документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО
ФОНДА РФ.
Унифицированная система документации Пенсионного
фонда РФ:
- документация по учету и распределению средств;
- документация по планово-экономической деятельности;
- документация по контрольно-проверочной
деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ.
Унифицированная система внешнеторговой документации:
- оперативно-коммерческая документация;
- товаросопроводительная документация;
- расчетная внешнеторговая документация;
- страховая внешнеторговая документация;
- документация, оформляемая при ввозе (вывозе) ;
- транспортная внешнеторговая документация;
- экспедиторская внешнеторговая документация.

Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись) Google и войдите в него: https://accounts.google.com

Подписи к слайдам:

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ Документационное обеспечение управления

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать. Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов. Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации). В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ ≪О техническом регулировании≫, под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

С принятием данного Закона изменилось само понятие ≪ стандарт ≫. Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов). Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 ≪Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов≫, продолжают действовать.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД: унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ; унифицированная система внешнеторговой документации.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Применение Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Куликова А. гр. КТД-08-1

Слайд 2

Упрощение процедур в международной торговле

1. Модернизация трансграничных операций внедрение качественных систем управления рисками и создание института уполномоченных операторов; использование современных технологий, в частности, для обработки таможенных деклараций; международный обмен и передача торговой информации; качественный анализ статистической торговой информации.

Слайд 3

2. Национальная конкурентоспособность внедрение процедуры «единого окна», обеспеченной реальной электронной инфраструктурой для обмена информацией между государственным и частным сектором; сокращение нетарифных барьеров; упрощение процедур торговли за пределами ВТО (например, в рамках региональных или двусторонних торговых соглашений). 3. Безопасность цепочки поставок сотрудничество режимов контроля с деловыми кругами. 4. Помощь торговле обеспечивает экономический рост финансирование программ странами-донорами ВТО; развитие торговой инфраструктуры.

Слайд 4

Упрощение процедур торговли– это изменение процедур и механизмов контроля, регулирующих перемещение товаров через национальные границы с целью уменьшения бремени расходов трейдеров и максимальной эффективности обеспечения законных целей регулирования. Тема упрощения процедур торговли состоит из четырех взаимозависимых тем: 1. упрощение и согласование действующих правил и процедур. 2. модернизация торговой системы, а также системы обмена информацией между бизнесом и властью. 3. совершенствование администрирования торговых и таможенных процедур. 4. создание организационных механизмов для обеспечения эффективного осуществления принципов по упрощению процедур торговли.

Слайд 5

Меры по упрощению международной торговли: 1. Согласование процедур; 2. Избежание дублирования; 3. Признание деловой практики; 4. Модернизация системы торговли; 5. Стандартизация; 6. Обмен опытом 7. Стандарты обслуживания; 8. Изменение принципов управления; 9. Создание взаимоприемлемых механизмов и инструментов.

Слайд 6

Стандартизация и унификация внешнеторговых документов

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Слайд 7

Унификация– это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Слайд 8

Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированная система внешнеторговой документации состоит из: - оперативно-коммерческая документация; - товаросопроводительная документация; - расчетная внешнеторговая документация; - документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара; - транспортная внешнеторговая документация; - экспедиторская внешнеторговая документация.

Слайд 9

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Посмотреть все слайды