Организация делопроизводства в дошкольном учреждении. Должностная инструкция делопроизводителя в доу Чем занимается делопроизводитель в детском саду

Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ - 2017-2018составляется работником отдела кадров дошкольного образовательного учреждения и утверждается заведующей (директором). Сотрудник знакомится с документом непосредственно при трудоустройстве. Более подробно об инструкции делопроизводителя в ДОУ расскажем в нашей статье.

Делопроизводитель в ДОУ

Делопроизводитель в ДОУ отвечает за канцелярскую работу и делопроизводство. Требования к сотруднику, который планирует устроиться на эту должность, как правило, заключаются в наличии определенного уровня образования.

Делопроизводитель может использовать в своей работе технические средства, такие как компьютер, принтер, сканер и т. д. За все вверенное ему имущество он несет материальную ответственность.

Не знаете свои права?

Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ

Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ составляется сотрудником отдела кадров или лицом, ответственным за охрану труда. Документ согласовывается с непосредственным руководителем сотрудника и утверждается директором или заведующим ДОУ.

Должностная инструкция делопроизводителя ДОУ состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.
   В этой части документа указывается правильное наименование должности и структурного подразделения — места работы сотрудника (в соответствии с утвержденным штатным расписанием). Также рекомендуем отразить в общих положениях сведения о подчиненности делопроизводителя и порядке его замещения в случае отсутствия. Еще одним пунктом в разделе можно привести квалификационные требования, предъявляемые к работнику, претендующему на данную должность.
2. Функции и задачи.
   Этот раздел состоит из перечня конкретных направлений деятельности делопроизводителя в ДОУ. Как правило, к ним относится организация делопроизводства на предприятии и работа с корреспонденцией.
3. Должностные обязанности.
   В этой части инструкции перечисляются обязанности, которые работник должен выполнять для реализации возложенных на него задач и функций. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37) относит к обязанностям делопроизводителя следующие:
   • прием, регистрацию корреспонденции и последующую работу с ней;
   • передачу документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства;
   • ведение картотеки учета прохождения документов;
   • выдачу справок по бумагам;
   • организацию работы архива;
   • отправку исходящей корреспонденции;
   • обеспечение сохранности проходящей через него документации.
4. Права.
   В разделе указываются права, которыми наделяется работник для выполнения должностных обязанностей. Например, делопроизводитель должен отправить факс с информацией о предприятии, а для этого ему необходимо обратиться к юристу, который предоставит ему все данные. Итак, к правам делопроизводителя ДОУ, как правило, относят:
   • получение информации от других работников предприятия;
   • направление вышестоящему руководству предложений об улучшении деятельности;
   • подачу заявки на получение канцелярских принадлежностей и иных необходимых материалов уполномоченному лицу;
   • обращение в сервисную службу в связи с неисправностью оргтехники и т. д.
5. Ответственность.

В данной части должностной инструкции перечисляются сферы ответственности делопроизводителя ДОУ. Речь идет о материальной, дисциплинарной, гражданско-правовой и даже уголовной ответственности. В том числе работодатель может включить в документ условие о неразглашении коммерческой тайны, которая стала известна сотруднику во время его работы.

Таким образом, делопроизводитель в ДОУ должен ознакомиться с должностной инструкцией при подписании трудового договора и поставить в документе свою роспись, которая будет свидетельствовать о том, что он соглашается со всеми изложенными в ней условиями и направлениями деятельности. Если по каким-то причинам делопроизводитель своей должностной инструкции не видел, работодатель не вправе требовать с него выполнения предусмотренных ею обязанностей.

ВЫСШЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

Л. М. МАНЕВЦОВА, С. А. БАБАК

ОРГАНИЗАЦИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

2 е издание, исправленное

Ð å ö å í ç å í ò û:

кандидат педагогических наук С.А.Езопова, кандидат педагогических наук Н.Н.Скресанова

Маневцова Л.М.

M23 Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении: Учеб. пособие для студ. высш. пед. учеб. заведений / Л.М.Маневцова, С.А.Бабак. - 2-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 240 с.

ISBN 5-7695-1806-5

В пособии раскрываются вопросы делопроизводства в современном дошкольном образовательном учреждении. Охарактеризованы историче- ский аспект проблемы, номенклатура документации, принципы и средства механизации документальных процессов. Представлены образцы документации в соответствии с номенклатурой дел ДОУ.

Для студентов высших педагогических учебных заведений, а также практических работников системы дошкольного образования.

ÓÄÊ 35.077.1(075.8) ÁÁÊ 65.050.2ÿ73

3. Нормативные документы по обеспечению делопроизводства в дошкольном образовательном

9. Использование персонального компьютера в делопроизводстве. Программное обеспечение

ПРЕДИСЛОВИЕ

Современное дошкольное образовательное учреждение становится все более сложной системой. Руководителю приходится работать в постоянно меняющихся условиях: экономических, социальных, правовых и т.д., что, в свою очередь, предъявляет все возрастающие требования к уровню его квалификации.

Система подготовки заведующих дошкольными образовательными учреждениями в России берет свое начало в 60-х годах XIX века. До 90-х годов XX века основной путь подготовки руководителей детских садов заключался в постепенном и поступательном продвижении в процессе работы от должности воспитателя до должности заведующей. На основании «Устава детского сада» (1944) заведующим мог стать специалист, имеющий среднее педагоги- ческое образование, специальную дополнительную подготовку и стаж работы не менее 2 лет.

Развитие общественного дошкольного воспитания и усложнение деятельности заведующих изменило требования к их профессиональной подготовке. В нормативных документах 1970-х годов указывается, что эту должность может занять только человек, имеющий высшее педагогическое образование, окончивший специальные медицинские курсы и стаж работы которого составляет не менее 3-5 лет («Квалификационные характеристики должностей руководящих работников детских дошкольных учреждений» 1977 г.). В тарифно-квалификационных характеристиках (требованиях) по должностям работников учреждений образования РФ 1995 г. эти требования в основном сохранены.

Раньше основной формой подготовки заведующих являлись курсы повышения квалификации после окончания специальных учебных заведений. Такая подготовка имела ряд преимуществ: она обеспечивала глубокое понимание ребенка, владение системой психолого-педагогических знаний, освоение педагогических умений. Однако при такой подготовке обнаруживались и многие недостатки: отсутствие знаний в области теории управления, слабое владение основными функциями руководства образовательным учреждением, в том числе организацией делопроизводства.

К 1990-м годам назрела необходимость обновления содержания подготовки студентов педагогических вузов к управленческой деятельности в ДОУ.

Большую роль в решении проблемы подготовки высококвалифицированных руководителей системы образования сыграл Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования России по специальности «менеджер образования» (2000 г.). В соответствии с ним в число учебных дисциплин в учебные планы были введены предметы, способствующие целенаправленному освоению знаний, необходимых будущим менеджерам дошкольного образования, в том числе «Организация делопроизводства в дошкольном учреждении».

Управленческий труд в дошкольном образовательном учреждении связан с ведением большого числа документов разной направленности и назначения. В настоящее время управленческая деятельность образовательных учреждений еще невозможна без большого числа бумажной документации, необходимой для принятия правильных управленческих решений. Четко организованное делопроизводство позволяет руководителю и вышестоящим организациям вовремя получать информацию о состоянии дел в учреждении и своевременно на это реагировать.

Отсутствие четкой организации работы с документами, напротив, не позволяет руководителю принимать юридически и организационно грамотные решения, из-за чего в конечном итоге такое учреждение не сможет стать конкурентоспособным на рынке образовательных услуг. Поскольку в учреждении отсутствуют специальные службы, работающие с документами, вся ответственность за правильное ведение делопроизводства лежит на руководителе.

Данное учебное пособие, во-первых, содержит номенклатуру дел в образовательном учреждении, и во-вторых, показывает организацию и процесс делопроизводства, оформления документов, их движение, контроль за их исполнением.

В Приложении даны образцы документов конкретного образовательного учреждения - школы-детского сада ¹ 672 г. СанктПетербурга (директор С.А.Бабак). Документы составлены с уче- том нормативных документов и отражают основные направления деятельности любого образовательного учреждения: работу с кадрами, организационно-педагогическую, финансово-хозяйствен- ную (в том числе осуществляемую самостоятельно) и др. и потому будут полезны как студентам, так и практическим работникам образования.

Пособие разработано с учетом требований государственного образовательного стандарта к подготовке специалиста по специальности 031100 - «Педагогика и методика дошкольного образования», с получением квалификации «организатор-методист дошкольного образования».

1. ПРЕДМЕТ УЧЕБНОГО КУРСА «ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ»

Управление - одна из ролей менеджера, связанная с ответственностью за разработку и реализацию программ функционирования и развития учреждения (организации), достижением поставленных перед ним целей.

Управление дошкольным образовательным учреждением в настоящее время неизбежно сопряжено с подготовкой многих видов документов, без которых невозможно своевременно и грамотно принимать управленческие решения, а следовательно, невозможно обеспечить качественное функционирование и развитие учреждения.

Предметом учебной дисциплины «Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении» является документационное обеспечение управления. Поскольку в штатах дошкольных образовательных учреждений отсутствует специальная профессиональная служба по работе с документами, делопроизводство - составление и организацию работы с документами - осуществляет руководитель учреждения.

 документах фиксируется и учитывается деятельность учреждения, поэтому качество его функционирования проверяется прежде всего по документам.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Совокупность документов, оформленных по единым правилам, соответствующих государственным стандартам, принято называть документацией.

Документирование управленческой деятельности - это процесс создания, записи (фиксации) и оформления информации на различных носителях по установленным правилам.

 специальной литературе по делопроизводству используется еще и термин документационное обеспечение управления. Это - процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой в управлении тем или иным учреждением (организацией).

Источниками данного курса являются: история делопроизводства в нашей стране и за рубежом, нормативные документы, современная практика делопроизводства, обеспечивающая документирование, а также современные научные исследования в области делопроизводства.

Необходимость отражать деятельность людей в различных документах появилась еще в глубокой древности. Способы фиксации информации и носители информации изучаются документоведением.

Делопроизводство в нашей стране регламентируется нормативными документами, позволяющими с позиций науки подойти к разработке комплекса правил, нормативов, рекомендаций, определяющих организацию данных процессов в учреждениях и организациях. Одним из важнейших нормативных документов, разработанных в нашей стране, стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), опубликованная в 1973 г. В связи с массовым внедрением в управление аппаратов вычислительной техники данный документ был усовершенствован. Новая редакция этого документа была утверждена Главархивом СССР в 1988 г. Он назван Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Повышение качества подготовки управленческих документов было связано с появлением государственных стандартов в делопроизводстве (ГОСТ). Первые ГОСТы на организационно-распо- рядительную деятельность были изданы в 1972 г. (ГОСТ 6.38-72) и впоследствии перерабатывались и совершенствовались в 90-е годы (ГОСТ 6.38 -90, ГОСТ Р 6.30 -97).

Основные требования к оформлению организационно-распо- рядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов» (М.: Издательство стандартов, 1997).

В процессе документационного обеспечения управления используются государственные и ведомственные нормативные акты, отражающие специфику деятельности учреждений (организаций).

Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон РФ «Об образовании», «Типовое положение об общеобразовательном учреждении», «Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ» ¹ 212/19-12 от 30.03.94 г., Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.

При подготовке документов, связанных с деятельностью персонала, все без исключения организации и учреждения, незави-

симо от формы собственности опираются на Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).

Практические пособия по делопроизводству разработаны для специалистов, непосредственно отвечающих за организацию работы с документами, и основаны на действующих в Российской Федерации законодательных актах и нормативно-методических документах. Материалы пособий представляют интерес и для менеджеров образования.

В последние годы особенно интенсивно ведутся научные исследования в области делопроизводства.

Основные задачи учебного курса «Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении»:

освоение системы знаний по основным вопросам, связанным с документационным обеспечением управления дошкольным образовательным учреждением;

приобретение навыков грамотной работы с документами.

Вопросы и задания

1. Что является предметом учебного курса «Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении»?

2. Выделите ключевые понятия данного раздела и дайте их определе-

3. Каковы основные задачи данного учебного курса?

4. Какие положения Закона РФ «Об образовании» и «Типового положения о дошкольном образовательном учреждении» можно использовать в делопроизводстве ДОУ?

2. СТАНОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Делопроизводство имеет длительную историю. Документы вна- чале возникали как свидетельства происходивших событий, а затем - как способ закрепления имущественных отношений между людьми. Рождение документов связано с возникновением письменности.

Письменные источники, обнаруженные в Египте (литературные памятники, надписи на гробницах, храмах, царские надписи, документы царских хозяйств), позволяют судить о том, что фиксация событий жизни и общественных отношений стала производиться довольно давно. Сохранились обломки древнеегипетской летописи, высеченной на камне примерно в третьем тысячелетии до нашей эры. В летописи перечислялись египетские цари. Первые документы Шумера представляют собой законы о коммерческих сделках, переписку и др. Они также отно-

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ДЕТСКИЙ САД ОБЩЕРАЗВИВАЮЩЕГО ВИДА № 000»

ГОРОДА КРАСНОДАРА

Должностная инструкция

делопроизводителя МДОУ « Детский сад № 000»

______________________

1.Общие положения.

Назначается и освобождается от должности заведующим. Освобождение от должности производится по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ.

1.2. В своей работе подотчетен заведующему.

1.3. В своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации , федеральными законами «Об общих принципах организации местного самоуправления », «Об образовании», другими федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, нормативно-правовыми актами федеральных, краевых и муниципальных органов исполнительной власти и Управления общего и профессионального образования г. Краснодара, Уставом МДОУ

«Детский сад № 000», типовым Положением об образовательном учреждении.

2. Обязанности.

2.1. Должен выполнять обязанности, определенные нормативными правовыми актами для образовательных учреждений и Уставом МДОУ «Детский сад № 000»:

Делопроизводитель принимает и регистрирует корреспонденцию, передает заведующему детским садом.

В соответствии с резолюциями заведующего передает документы на ис­полнение.

Ведет картотеку учета прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным до­кументам.

Отправляет исполненную корреспонденцию адресатам . Ведет учет по­лучаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит доку­менты текущего архива.

Подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством и регистрационную картотеку.

Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель непосредственно подчинен заведующему детским са­дом и имеет ненормированный рабочий день.

Ведет табель выхода на работу сотрудников медико-педагогического персонала.

Оформляет материалы при приеме на работу только после прохождения вводного инструктажа.

Хранит контрольные карточки на получение вводного инструктажа по техники безопасности лицами принятыми на работу.