Опись документов – это упорядоченное и систематизированное перечисление всех имеющихся деловых бумаг .
Любая организация, ведущая в течение длительного времени свою деятельность, имеет обширный документооборот и хранит у себя все необходимые материалы.
Для внутреннего пользования юридическими лицами
Если классифицировать документы предприятия, то они могут подразделяться на следующие виды:
- уставные и связанные с деятельностью юр. лица ( , заседаний совета директоров, отчеты о выпуске ценных бумаг);
- бухгалтерские документы ( , первичные учетные документы, журналы-ордера, );
- кадровые документы ( , трудовые книжки, );
- договоры (с контрагентами, с обслуживающими компаниями, купли-продажи имущества организации, и т. п.)
- входящая и исходящая корреспонденция и ;
- производственная документация, связанная с выпуском продукции, оказанием услуг;
- сертификаты и лицензии;
- юридические документы, связанные с участием в судебных спорах.
Это не полный перечень, у каждого юридического лица имеется масса собственных дополнительных деловых бумаг. Каждому виду отведен определенный срок хранения, установленный законодательно:
- Так, большинство бухгалтерских документов хранится в течение 5 лет .
- Некоторые — в виде годовых отчетов, связанные с активами и имуществом предприятия, по валютным операциям, расчеты страховых взносов должны храниться постоянно . Также до момента ликвидации хранятся уставные документы.
- Кадровые бумаги: , личные дела хранятся в течение 75 лет .
Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно. Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется опись (по каждому разделу составляется отдельная). В ней указывается структурное подразделение предприятия, дата создания документа, порядковый номер, наименование, количество листов и исполнитель (то есть тот, кто ее изготовил).
Благодаря правильно составленной описи найти искомый документ не составит труда. Впрочем, она нужна не только в сфере внутреннего делопроизводства, но и во взаимоотношениях с другими организациями.
Заполнение подобной документации в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
При передаче документов в архив
При оно обязано передать в государственный или муниципальный архив в первую очередь персональные сведения по работникам: личные дела и карточки. Сделать это необходимо во избежание нарушений прав лиц, работавших на предприятии в момент обращения в отделения Пенсионного фонда за начислением и получением пенсии.
Часто записи, внесенные в трудовую книжку для подтверждения , который в свою очередь влияет на размер пенсии, бывают некорректными. Сотрудники Пенсионного фонда должны сделать запрос на предприятие, где трудился работник, а в случае его ликвидации в архив, чтобы получить подтверждение представленных сведений.
Документы передаются согласно описи, до ее составления работники архива разъясняют, какие документы подлежат передаче и как правильно оформлять перечень, по которому личные дела будут приниматься.
В тех случаях, когда предприятие признано несостоятельным (банкротом), назначенный конкурсный управляющий обязан передать по описи документы в архив, иначе суд откажет в завершении процедуры.
Для направления в государственные органы
Если предприятие отправляет документы по почте, например для налоговой инспекции (ИФНС ), Фонда социального страхования (ФСС ) и прочих официальных ведомств, то для того, чтобы в дальнейшем не возникло какого-либо спора или не был поставлен под сомнение сам факт отправки, лучше составить опись и заверить ее с помощью почтового работника.
На Почте России имеются стандартные бланки описи вложений в ценные письма или бандероли, в которых нужно указать отправителя, получателя, перечень корреспонденции и количество листов.
Опись требуется также при представлении документов в суд
в качестве приложения к исковому заявлению или в ходе судебного разбирательства. Поскольку процессуальное законодательство требует, чтобы необходимые документы были направлены не только суду, но и всем лицам, участвующим в деле, то они должны сопровождаться описью. Каких-либо особых требований к перечню не требуется, нужно просто перечислить и указать количество страниц.
Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу. Например, учреждения Росреестра, получая от граждан и юридических лиц документы на регистрацию недвижимого имущества или сделки, составляют расписку с указанием перечня документов: договоров, учредительных документов, правоустанавливающих, кадастровых паспортов и прочих.
Подобным образом поступают также миграционная служба, ГИБДД, МЧС и т. д.
При подаче заявления в полицию
или иные правоохранительные органы с целью сообщения о преступлении или защиты нарушенного права необходимо обосновать и доказать факты, изложенные в обращении. Перечисляя приложенные доказательства, также понадобится составить опись.
Во взаимодействиях с теми же правоохранительными органами, службой судебных приставов, налоговой организацией может возникнуть проблема, когда у гражданина или юридического лица производят изъятие или выемку документов, чаще всего в оригиналах. От того, как будет составлена опись, зависит очень многое, в последующем при возврате изъятой документации она будет передаваться по составленному ранее перечню.
Порядок передачи документов по списку требует особого внимания, обе стороны обязаны тщательно проверять зафиксированные в перечне материалы на предмет наименования, количества листов, соответствия указанному и имеющемуся фактически. В случае возникновения разногласий необходимо составить соответствующий акт, в котором нужно указать несоответствие и сроки устранения.
Для передачи другой организации
В ходе осуществления деятельности при заключении договоров контрагенты требуют представить полный пакет документов, которые тоже необходимо описать. В дальнейшем может понадобиться отправить по почте или передать с нарочным акты выполненных работ и оказанных услуг, об отправке товара, перевозочные документы, ценные бумаги и прочее. Во избежание возникновения недоразумений и претензий лучше составить опись. Подписать ее может должностное лицо или любой уполномоченный сотрудник с указанием фамилии и имени.
Если отнестись во всей ответственностью к составлению подобного перечня, который многие игнорируют и считают необязательным и излишним, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов, ненаправлении требуемых бумаг и прочих проблем.
В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.
Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:
- в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
- в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).
Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.
К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.
Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел)
Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.
Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.
Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).
На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.
Для определения сроков хранения используют:
- номенклатуру дел за соответствующий год;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
- ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).
Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.
Оформление сдаточной описи документов в архив
В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.
В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.
Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).
Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре;
- заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
- крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).
Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.
Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.
Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.
В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.
В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.
Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.
Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10 :
02 – принятый номер отдела в организации;
сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»;
10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.
Пример 1
Опись дел структурного подразделения
Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»
(ООО «Хлопок»)
Отдел обеспечения
|
УТВЕРЖДАЮ |
|||
|
Начальник отдела обеспечения |
|||
|
Комкова |
А.П. Комкова |
||
|
(подпись)
|
(расшифровка)
|
||
ОПИСЬ № 02сп-10
|
Заголовок дела |
Количе- |
хранения |
Примечание |
|||
|
Лицевые счета по заработной плате работников Общества за 2010 г. «Авд-Дем» |
Январь–декабрь 2010 г. |
75 лет ЭПК | ||||
|
То же, «Дон-Зык» |
Январь–декабрь 2010 г. |
75 лет ЭПК | ||||
|
То же, «Ике-Каи» |
Январь–декабрь 2010 г. |
75 лет ЭПК | ||||
|
То же, «Кир-Куз» |
Январь–декабрь 2010 г. |
75 лет ЭПК | ||||
|
То же, «Лео-Пик» |
Январь–декабрь 2010 г. |
75 лет ЭПК | ||||
|
То же, «Сты-Ящи» |
Январь–декабрь 2010 г. |
75 лет ЭПК |
|
В данную опись внесено | |||||
|
(цифрами и прописью) | |||||
|
В том числе: |
|||||
|
Старший бухгалтер |
Непоседова |
Д.А. Непоседова |
|||
|
(подпись) |
(расшифровка) |
||||
|
СОГЛАСОВАНО |
||||
|
Начальник канцелярии |
||||
|
Гиляровская |
Л.Е. Гиляровская | |||
|
(подпись) |
(расшифровка) | |||
|
6 (шесть) ___________________________________ ед. хр. | |||||
|
(цифрами и прописью) | |||||
|
нет ____________ (цифрами и прописью)
| |||||
|
Старший бухгалтер |
Непоседова |
Д.А. Непоседова |
|||
|
(подпись) |
(расшифровка) |
||||
|
6 (шесть) _________________________________ ед. хр. | |||||
|
(цифрами и прописью) | |||||
|
нет ______________ |
регистрационно-контрольных картотек к документам |
||||
|
(цифрами и прописью) | |||||
|
Ведущий специалист |
Рыжова |
Я.П. Рыжова |
|||
|
(подпись) |
(расшифровка) |
||||
На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.
Опись дел постоянного хранения
В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.
Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а).
В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).
Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.
Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).
Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.
Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.
К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.
Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости - список сокращений (при их наличии).
Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).
Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:
- опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
- рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
- представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
- утверждает руководитель организации.
Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.
К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.
Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.
Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.
Пример 2
Опись дел постоянного хранения
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количе- |
Примечание |
||
|
Секретарь | |||||
|
Приказы № 1- 168 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. и документы к ним | |||||
|
Распоряжения № 1- 79 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. | |||||
|
Финансово-экономический отдел | |||||
|
Штатное расписание Общества на 2010 г. и изменения к нему | |||||
|
Годовой бухгалтерский отчет Общества за 2010 г. |
В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с № 86 по № 88, в том числе:
литерные номера: 86 а
пропущенные номера: нет
Архивист Корейко Ю.Н. Корейко
16.01.2013
Ведущий специалист общего отдела Мембрана Т.В. Мембрана
16.01.2013
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ОАО «Каска»
от 22.01.2013 № 1
Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.
Опись дел по личному составу
Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3). Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают три экземпляра описи.
Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:
- приказы и распоряжения по личному составу;
- списки личного состава;
- протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
- документы о награждении;
- документы о проведении служебных проверок;
- личные дела и личные карточки;
- лицевые счета работников по заработной плате;
- акты о несчастных случаях.
При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.
Пример 3
Опись дел по личному составу
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Приме-чание |
|
|
Приказы № 01-к–82-к генерального директора по личному составу за 2010 г. (прием, перемещение, поощрение, увольнение) | |||||
|
Личные карточки работников, уволенных в 2010 г. | |||||
|
Акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним за 2010 г. (приказы, протоколы, объяснительные и др.) | |||||
|
Личные дела работников, уволенных в 2010 г. | |||||
|
Афиногенов Николай Григорьевич | |||||
|
Смирнова Татьяна Викторовна |
В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед. хр., с № 61 по № 65 ,
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Архивист Корейко Ю.Н. Корейко
16.01.2013
Начальник отдела кадров Корягина А.Ю. Корягина
16.01.2013
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ОАО «Каска»
от 22.01.2013 № 1
Составление описей дел постоянного и долговременного срока хранения – это совместная работа архива организации (ведомственного архива) с делопроизводственной, кадровой службами, а также с ведущими специалистами всех структурных подразделений организации.
Часто в организациях и предприятиях возникает необходимость для составления описаний дел в архиве или в делопроизводстве.
Любая опись предназначена для учета и раскрытия содержания всех дел предприятия. Это делается для того, чтобы в будущем ее можно было применять в целях оперативного поиска всех документов, а также в справочных целях.
Порядок передачи документов
Отметим, что порядок оформления и составления описей дел регламентирован главными и основными правилами работы архивов предприятия, которые одобрены решением Коллегии Росархива.
Рассмотрим порядок оформления и составления описи дел, которые подаются в архив предприятия. Но для начала остановимся на непосредственной организации работ, что касается передачи документов в архив.
Архив организации должен комплектоваться документами временного (около десяти лет) и постоянного хранения.
В первом речь идет о деле по личному составу, хотя в архиве составляются описи дел и специфических видов документации.
Обычно дела, которые хранятся меньше 10 лет, в архив не попадают, поскольку они часто остаются только в структурных подразделениях до момента истечения основных сроков их хранения или же утраты практического значения.
В будущем их могут просто уничтожить по акту соответствующей формы. Хотя, иногда по решению руководства, разрешается передавать такие дела в архив.
Сроки хранения документов
Для определения сроков хранения документации используют следующее:
- Отраслевые или ведомственные перечни ценных бумаг обязательно с указанием основных сроков хранения;
- Номенклатуру дел за год;
- Весь список управленческих архивных документов, сформировавшихся в процессе деятельности органов местных организаций, государственных органов или местного самоуправления;
- Перечень архивных документов, сформировавшихся в производственной деятельности или в научно-технической с указанием сроков сбережения.
В отношении с нормативными требованиями документы должны подлежать передаче в архив примерно через трехлетний период после их завершения в делопроизводстве.
Составление описи передачи документов
Сотрудник структурного подразделения составляет сдаточную опись документации. Делает он это по всем установленным правилам. Опись составляется в 2-ух экземплярах, один передают в архив, а другой - в отдел.
Опись дел структурного подразделения должна включать в себя такие элементы:
- Общее количество листов;
- Индекс дела по номенклатуре;
- Основной срок сбережения дела и его заголовок;
- Крайние даты (поздняя и ранняя);
- Порядковый номер по отдельной описи по каждому структурному подразделению.
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ
Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой кадровой службой.
Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.
Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы:
Постоянного хранения;
Временного (свыше 10 лет) хранения;
По личному составу.
Ряд организаций описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не составляет (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.
Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки ф.Т-2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).
В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, т.е. в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии - лицевые счета (при их отсутствии - ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии - приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда - документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.
Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.
Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.
Приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));
Личные дела уволенных работников (при условии, что на личные дела не составляется отдельная опись, о чем будет сказано далее);
Личные карточки уволенных работников (ф.Т-2);
Список (штатно-списочный состав) работников организаций;
Протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).
Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2007 г. опись должна быть составлена в 2008 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).
Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.
Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:
Соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
Правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;
Качество подшивки или переплета дела;
Правильность нумерации листов дела;
Наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;
Наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;
Правильность оформления обложки дела.
В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.
После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.
Описи дел составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5. Форма описи дел структурного подразделения, в т.ч. кадровой службы, приведена в приложении 1 к данному материалу.
При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие правила.
Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).
Индекс дела (графа 2 описи) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что согласно Инструкции личные дела работников учитываются не по номенклатуре дел, в которой они обозначаются под одним индексом, а по книге (журналу) учета личных дел. В связи с этим при внесении в опись личных дел уволенных работников их индексами будут являться порядковые номера согласно книге (журналу) учета личных дел.
Заголовок дела (графа 3) полностью переносится в опись с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами «То же» с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номер тома, части, буква алфавита и др.).
Если дело с приказами директора организации о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:
«Приказы № 1-115 директора организации по личному составу (прием, перевод, увольнение работников). Т.1»
«То же. № 116-231. Т.2».
Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:
«Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Т.1».
«То же с буквы «Л» по букву «Ш». Т.2».
Необходимо обратить внимание, что использование слов «То же» не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.
В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.
Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел кадровой службы:
Приказы (распоряжения) по личному составу;
Список (штатно-списочный состав) работников;
Личные карточки уволенных работников;
Личные дела уволенных работников;
Протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий;
Невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;
Документы расследований несчастных случаев.
При этом согласно п.23 Инструкции личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий независимо от крайних дат личных дел. Аналогичным образом по алфавиту фамилий работников систематизируются дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.).
Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу кадровой службы указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.
Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе проведения экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух перечней типовых документов с указанием сроков хранения. Для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела в графе 6 может быть дополнен номером статьи по перечню.
В графе 7 «Примечание» при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и др.
Пример оформления описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, приведен в приложении 2.
Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2-3 года. В этом случае все дела должны быть систематизированы прежде всего по годам. При этом, если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности, приведенной выше.
Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким-то причинам не составлялись описи дел по личному составу за два и более года.
Пример оформления описи дел по личному составу кадровой службы, включающей документы за 2 года, приведен в приложении 3.
Необходимо обратить внимание, что в опись дел по личному составу кадровой службы включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу временного (свыше 10 лет) хранения, но и документы постоянного хранения, например: «Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами», «Документы (представления, ходатайства, наградные листы и др.) о представлении к награждению работников государственными наградами» и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.
Кроме того, в соответствии с п.23 Инструкции допускается составлять отдельные описи личных дел уволенных работников. Правила составления такой описи идентичны правилам составления описи дел по личному составу кадровой службы с той лишь разницей, что в нее включаются только личные дела уволенных. Составление отдельных описей личных дел целесообразно в том случае, если в организации ежегодно образовывается большое количество дел соответствующей категории.
Пример оформления отдельной описи личных дел приведен в приложении 4.
Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).
Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» - личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись.
№ 3 л/с-2007, где 3 - номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с - обозначение категории дел, 2007 - год, в котором были заведены дела (примечание 1 ), включенные в опись.
В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).
«В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29».
Опись дел подписывается составителем с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления (примечание 2 ) и утверждается руководителем кадровой службы.
Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, такие комиссии создаются в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.
Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в 2-х экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе. Если кадровая служба имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи, который прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.
Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел: на обложках дел, внесенных в опись кадровой службы, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, так как в дальнейшей при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.
На основании составленных описей дел структурных подразделений, в т.ч. и описи дел по личному составу кадровой службы, производится передача дел в архив организации.
Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.
Все дела кадровой службы принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этой службы. На всех экземплярах описи дел кадровой службы напротив каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником кадровой службы, передавшим документы.
Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, в которую, как уже указывалось, включаются дела не только кадровой службы, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда и др.).
Примечание 1. Для личных дел - год увольнения работника.
Примечание 2. Функции такой службы может выполнять канцелярия, общий отдел, управление делами, секретариат и др.
29.02.2008 г.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
| № п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) | Приме-чание | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | 3-2 | 02.01.2006 31.12.2006 | 154 | 75 лет | ||
| 2 | 3-9 | 2006 | 15 | 75 лет | ||
| 3 | 3-9 |
То же. С буквы «Ц» по букву «Я». Т.2 |
2006 | 10 | 75 лет | |
| 4 | 57 | 30.12.1999 20.12.2006 |
25 | 75 лет | ||
| 5 | 153 | Бирюков Владимир Олегович | 10.02.2001 15.11.2006 |
38 | 75 лет | |
| <…> | ||||||
| 12 | 54 | Федосов Владимир Васильевич | 15.05.1999 03.10.2006 | 18 | 75 лет | |
|
Невостребованные трудовые книжки |
||||||
| 13 | Адамович Игорь Васильевич | 10.12.2006 | 50 лет | После уволь-нения |
В данную опись внесено 13 (тринадцать) дел с № 1 по № 13.
| № п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Коли- чество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) | Приме-чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 2002 | ||||||
| 1 | 3-2 | Приказы № 1-102 директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение). Т.1 | 02.01.2005 31.07.2005 | 251 | 75 лет | |
| 2 | 3-2 | То же с № 103 по № 200. Т.2 | 01.08.2005 31.12.2005 |
120 | 75 лет | |
| 3 | 3-9 | Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Я» | 2002 | 15 | 75 лет | |
| Личные дела уволенных работников | ||||||
| 4 | 110 | Абрамович Иван Иванович | 30.01.2000 12.12.2005 |
15 | 75 лет | |
| 5 | 46 | Олехнович Татьяна Петровна | 15.02.1999 11.11.2005 |
19 | 75 лет | |
| <…> | ||||||
| 10 | 57 | Сынковицкий Алексей Евстигнеевич | 07.07.1999 09.05.2005 |
38 | 75 лет | |
| 2003 | ||||||
| 11 | 3-2 | Приказы директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение) | 02.01.2006 31.12.2006 | 154 | 75 лет | |
| 12 | 3-9 | Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Х». Т.1 | 2006 | 15 | 75 лет | |
| 13 | 3-9 |
То же. С буквы «Ц» по букву «Я». Т.2 |
2006 | 10 | 75 лет | |
| Личные дела уволенных работников | ||||||
| 14 | 57 | Алексейчиков Андрей Петрович | 30.12.1999 20.12.2006 |
25 | 75 лет | |
| 15 | 153 | Бирюков Владимир Олегович | 10.02.2001 15.11.2006 |
38 | 75 лет | |
| <…> | ||||||
| 19 | 54 | Федосов Владимир Васильевич | 15.05.1999 03.10.2006 | 18 | 75 лет | |
|
Невостребованные трудовые книжки |
||||||
| 20 | Адамович Игорь Васильевич | 10.12.2006 | 50 лет | После уволь-нения |
В данную опись внесено 20 (двадцать) дел с № 1 по № 20.
В данную опись внесено 17 (семнадцать) дел с № 1 по № 17.
Готовите документы для передачи в архив? Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать.
Из статьи вы узнаете:
Назначение внутренней описи документов дела
Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98). Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой дел.
Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней описи документов , которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.
Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима:
для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела);
для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания;
Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.
Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.
Внутренняя опись документов дела: типовой бланк
Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД. В данный типовой бланк включены следующие данные:
Порядковый номер (номер записи);
Индекс (уникальный идентификатор объекта);
Заголовок (краткое содержание служебной бумаги);
Номера листов (какие листы дела занимает данная документация).
Кроме того, стандартная форма позволяет делопроизводителю вносить в перечень примечания для каждой единицы дела (например, если в папку подшита копия, а не оригинал). При необходимости, делопроизводитель может добавить поля в типовую форму, однако, убирать вышеперечисленные графы нельзя.
Для оформления потребуется обычный белый лист формата А4. Фирменные бланки, как правило, не используются, и все необходимые сведения указывают непосредственно на титульном листе.
К внутренней описи обязательно составляют итоговую запись. В ней указывают, сколько листов документации включено в дело и сколько листов занимает сам перечень.
Образец внутренней описи документов личного дела
Внутренняя опись документов личного дела по сути является вкладышем в папку с досье работника. В нем приводится перечень всей документации, собранной для сотрудника в индивидуальном порядке. Данный перечень, как и личное дело, заполняется постоянно на протяжении всего срока работы данного сотрудника.
Для всех включенных в папку бумаг указывают дату и номер, название, номер листа. Также необходима отметка о том, помещен ли в досье оригинал или копия. Данный перечень удостоверяют подписью составителя. В обязательном порядке указывают дату составления.
В случае увольнения сотрудника, его личное досье направляют в архив на хранение. В папку подшивают заявление об увольнении (или любой другой документ с указанием причины увольнения), а также соответствующий приказ руководителя.
