В выдаче подотчетных средств изменились некоторые правила. В статье подробно разберемся как выдать сотруднику деньги в подотчет в 2018 году.

Понятие подотчета

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.

На что тратить деньги в подотчет

Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:

Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
Представительские расходы.

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.

Кому можно выдавать подотчетные деньги

Как правильно выдать деньги в подотчет

До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление. Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.

Приказ о выдаче денег в подотчет

Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.

Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.

Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.

Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.

Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П. Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров».

Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.

Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.

Заявление о выдаче денег в подотчет

Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.

Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.

Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.

Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.

Деньги в подотчет на карту работнику

Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.

Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Выдача подотчетных средств

Деньги в подотчет директору

Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ. В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник. Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.

Как отчитаться за деньги в подотчет?

Руководителем организации устанавливается срок, после которого сотрудник должен отчитаться за полученные средства. К примеру, бухгалтеру выдали аванс на покупку канцтоваров, сроком на 5 дней. По истечении этого срока бухгалтер в течение 3-х дней должен предоставить отчет. Если отчет составляется по командировочным расходам, то отчитаться сотрудник должен в срок до 3-х дней с момента возвращения из поездки.

В кассовых операциях немалое значение имеют авансовые отчеты. В случае неправильного заполнения документов налоговая может доначислить НДФЛ, а также штраф. Чтобы снизить риск пени, нужно соблюдать правила выдачи в подотчет средств: выдавать деньги на основе заявления и получать отчет в срок. Но есть иные нюансы оформления операций.

Цель

Выдача в подотчет денег под отчет может потребоваться с целью:

покупки ТМЦ;
оплаты командировочных расходов;
расчетов по договорам.

Такие операции регулируются указанием Банка России № 3210 «О порядке ведения кассовых операций».

Алгоритм

Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.

Документы

Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета. Если ошибок нет, то документ подписывает руководитель, после чего деньги списываются. Вот как осуществляется выдача средств в подотчет. О том, как писать заявление, читайте ниже.

Заявление на выдачу в подотчет: образец

Директору ООО «(наименование)» Ф. И. О.
от водителя Ф. И. О.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать под отчет денежные средства в сумме 6 000 (шесть тысяч) рублей на срок восемь календарных дней для покупки тосола для рабочего автомобиля «ТАТА».

Баланс расчетов по ранее выданным суммам:

задолженность сотрудника по ранее выданным суммам в подотчет отсутствует.

Бухгалтер ____________ Ф.И.О.

Директор _____________ Ф.И.О.

Нюансы

Если потрачено меньше средств, чем было выдано, то остаток возвращается в кассу, и на него оформляется приходный ордер. В обратной ситуации сумму перерасхода организация должна вернуть сотруднику на реквизиты, указанные в отчете. Эта операция, как и выдача в подотчет, оформляется расходным ордером.

Если средства не возвращены в кассу, то они должны быть удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Сотрудник должен дать на эту операцию письменное согласие. В противном случае взыскание будет осуществляться через суд. Сумма удержания за месяц не может превышать 20 % зарплаты сотрудника.

Лимиты

Выдача денег в подотчет из кассы ограничена 100 тыс. руб. Есть некоторые условия. Если сотрудник подотчетными средствами от своего имени оплатил оказанные ему услуги (например, во время командировки), лимит не применяется. Если он использует подотчетные деньги для расчетов по договорам, заключенным от имени организации, нужно соблюдать лимит - 100 тыс. рублей по одной сделке. Максимальный срок в законодательстве не прописан. Но если деньги выдаются на длительный период, инспекторы могут расценить сумму как заем и начислить все налоги.

Если учетной политикой предусмотрена выдача подотчетных средств путем перечисления их на карту, необходимо, чтобы у предприятия был заключен соответствующий договор с банком.

Если заявление на выдачу в подотчет не содержит даты возврата средств, то считается, что деньги выданы на один день. В случае нарушения сроков сдачи отчетности на потраченную сумму начисляется НДФЛ. С целью регулирования сроков предоставления документов можно составить приказ на выдачу в подотчет. Образец:

ООО «(наименование)»

Приказ № 1
об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет

В целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила:

1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:

по хоз. нуждам – не позднее 15 дней с даты выдачи средств;
по командировочным расходам – в течение 3 дней после возвращения.

2. Средства должны расходоваться только по назначению.
3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс. руб.
4. Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера.

Директор ______________ Ф.И.О.

Спорные операции

Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.

Операция	Решение
Сотруднику требуются деньги под отчет, но руководитель отсутствует	На основании доверенности оформить операцию может бухгалтер или финдиректор
Директор устно просил бухгалтера выдать ему денежные средства	Выдача в подотчет должна быть оформлена письменно
Работнику требуется сумма, превышающая лимит расчетов (более 100 тыс. руб.)	Такие сделки оформляются, только если речь идет о наличных расчетах с другими организациями
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору средства выдаются подрядчику	С 01.06.14 лицо, трудоустроенное по гражданско-правовому договору, считается работником организации. То есть никаких нарушений кассовой дисциплины нет
Бухгалтер настаивает на подписании договора о полной материальной ответственности	Выдача в подотчет не является основанием для заключения такого договора. Если сотрудник не вернет деньги, их можно будет удержать с зарплаты.

Проверка отчета

Средства должны быть потрачены целенаправленно. Каждый расход должен быть подтвержден чеками. Также должно быть оформлено командировочное удостоверение, транспортные документы. Если дойдет до суда, важно, чтобы первичная документация была оформлена правильно. Тогда суд примет сторону компании. Рассмотрим детальнее реквизиты документов.

Если сотрудник перед отъездом в командировку получил наличными деньги на билеты и суточные, а затем поездка была продлена, дополнительную сумму можно перевести на карту. Получается, что работник получил средства повторно. Но, поскольку они перечисляются по одной и той же поездке, отчитаться сотрудник должен в один день за все суммы сразу.

Кассовый чек

Если в нем отсутствует полное наименование покупки или плохо пропечатаны реквизиты, то он принимается к учету, только если дополнительно предоставляется товарный чек. Товар должен быть куплен в рабочее время. За переработку полагается доначисление зарплаты. Кассовый чек подтверждает факт передачи средств. Чтобы включить расходы в целях налогообложения, нужны другие документы с такими реквизитами: Ф. И. О. должностных лиц, их подписи.

Товарный чек

В нем часто отсутствует печать или номер. Хотя эти реквизиты не являются обязательными для заполнения, налоговики могут не принять документ. Хуже обстоят дела, если даты на кассовом и товарном чеках не совпадают. Такие расходы можно будет отстоять только через суд.

ТОРГ-12

В ТТН обязательно должны быть указаны грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки, номер путевого листа, марка и номера автомобилей. Без них документ не принимается к учету. В товарной накладной часто отсутствуют должность лица, подписавшего документ, печать грузополучателя, дата. Эти реквизиты считается обязательными для заполнения.

Для того, чтобы получить деньги в подотчет, работнику необходимо иметь на это разрешение руководителя. Получить его можно путем составления на имя директора специального заявления с просьбой выдать средства. Для создания такого документа могут быть разработаны специальные шаблоны, или работнику нужно оформить его в произвольной форме.

Нужно ли писать заявление о выдаче денег подотчет?

Установленный законом порядок выполнения кассовых операций обязывает, чтобы такое заявление обязательно составлялось при выдаче денег на производственные нужны.

Причем его нужно оформлять каждому сотруднику на каждый факт .

Необходимость составить заявление распространяется также и на директора. Необходимо помнить, что во многих небольших компаниях именно руководитель наиболее часто будет брать подотчет.

Также теперь разрешено выдавать деньги в подотчет лицам, которые выполняют работы или услуги по договору подряда. Но им также нужно оформить заявление с просьбой о выдаче.

Основной причиной составления такого документа является подробное указание целей, на которые запрашиваются средства, а также срока, в течение которого нужно будет отчитаться. Директор должен подписать его, утверждая выделение такой суммы и на указанное время.

Данное заявление необходимо предъявить кассиру, который на его основании оформить расходный ордер.

Важно! Поскольку на заявлении уже находится виза руководителя с разрешением выдать денежные средства, то на расходном кассовом ордере аналогичная подпись может не проставляться.

После того, как работник сдаст авансовый отчет по произведенных расходам на проверку, бухгалтер должен удостоверится в расходовании средств на запрошенные цели. В результате этого могут быть найдены расходы, которые сотрудник не имел право делать с полученных сумм.

Предпринимателям тоже нужно оформлять заявление, если они берут из кассы средства на производственные нужды. При расходовании на личные цели этот документ писать не нужно.

Образец составления заявления на выдачу подотчетных денег

Стандартной утвержденной формы для написания заявления на выдачу денежных средств в подотчет не существует. Любая компания имеет полное право разработать его самостоятельно с учетом своей специфики.

Но важно, чтобы на нем содержались 4 реквизиты:

Запрошенная сумма;
Период, в течение которого нужно отчитаться;
Состояние задолженности по предыдущим подотчетам;
Виза руководителя.

Пример заявления для сотрудника

Когда заявление составляет любой сотрудник компании, кроме директора, ему необходимо вверху справа написать кому он адресует этот документ - должность руководителя, его Ф.И.О., наименование фирмы, а затем чуть ниже - от кого, также должность и Ф.И.О.

Посередине листа нужно проставить наименование бланка – .

Текст начинается со слов просьбы – «Прошу выдать подотчет наличные денежные средства», после чего проставляется их размер - как суммой, так и в буквенном выражении, на какой срок и на какие цели. Срок в днях может быть также написан цифрой и буквами.

Ниже разработчику бланка надо предусмотреть строку, в которой бухгалтер поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности по подотчету у сотрудника.

Важно! Выдача новых подотчетных сумм при наличии уже выданных и не закрытых оправдательными документами денежных средств запрещено. За это проверяющие органы могут наложить штраф на фирму и должностное лицо.

Проставленную информацию бухгалтер утверждает своей подписью.

Пример заявления для директора

Внимание! Директор компании, несмотря на свой руководящий статус, также является работником фирмы. А потому ему на общих основаниях нужно составить заявление на выдачу денег в подотчет. Но его текст немного отличается.

Так, вверху записывается наименование компании и должность и Ф.И.О. директора.

Текст документа начинается с фразы «Необходимо выдать подотчет». Ей выражается не просьба, а определяется необходимость в получении запрошенной суммы. Дальше он также ставит цель получения, сумму и срок отчета.

Затем руководителю нужно поставить свою подпись и дату составления. Эта же виза разрешает выдать деньги, а потому нет необходимости повторно подписывать бланк.

Нужно ли писать заявление о выдаче денег под отчет и чем грозят предприятию различные нарушения процедуры?

Выдача подотчетных средств – уязвимое место многих организаций, так как эта процедура связана с рядом формальностей. Многие бухгалтеры допускают различные ошибки, которые потом дорого обходятся предприятию.

Споры о необходимости такого документа, как заявление, наконец-то прекращены, так как с 2019 года это является обязательным условием.

Но как правильно его составлять и следует ли делать это каждый раз? И как быть, если деньги под отчет собирается взять руководитель?

Основные сведения

Ни одна организация не может обойтись без таких расходов, как отправление сотрудников в или траты на хозяйственные нужды.

Особенно, если это большая компания и сотрудников несколько сотен, а то и тысяч. Законодательство РФ часто вносит различные изменения в процедуру выдачи подотчетных средств.

В последний раз они были внесены в 2019 году:

Теперь можно выдавать деньги не только штатным работникам, но и тем, с кем заключен .
Подотчетные средства можно получить безналично.
Заявление является обязательным условием для получения денег.

После того, как все формальности с заявлением закончены, бухгалтеру остается только выдать и отдать сотруднику деньги.

Со своей стороны сотрудник обязан потратить деньги по назначению и отчитаться за все траты. Сделать это необходимо не позднее, чем через три дня, осле окончания установленного срока.

Чаще всего для этого используется так называемый . Все необходимые бланки находятся в широком доступе.

К нему следует приложить все квитанции и чеки. Еще один спорный вопрос, волнующий многих бухгалтеров, это лимит на выдачу и трату денег.

С одной стороны, закон устанавливает ограничение в размере 100 тыс. рублей. Но есть нюансы:

лимит применяется только в случае расчета подотчетного лица с компанией или частным предпринимателем;
он не распространяется на безналичные расчеты ().

Другими словами, если работник не должен превышать этот лимит при одноразовой оплате каких-либо услуг от лица компании. Это очень важно знать, так как такие мелочи будут рассчитаны как нарушение.

Если налоговая инспекция обнаружит, что выдача подотчетных средств была произведена с какими-то нарушениями, то к предприятию применяются штрафные санкции.

На организацию накладывается специальный штраф в размере от 40 до 50 тыс. рублей, а на должностное лицо – от 4 тыс. рублей до 5 тыс. рублей.

В случае, когда сотрудник не возвращает остаток выданной ему суммы или не может в должной мере отчитаться за свои траты, организация вправе удержать эти деньги из его заработной платы.

Или решить вопрос в судебном порядке, если работник уже уволился. Закон дает 3 года, в течение которых компания может подать .

Определения

Подотчетными лицами являются работники организации, которые берут деньги из кассы для осуществления своей профессиональной деятельности.

Следует уточнить, что подотчетные средства могут быть выданы также и для других целей. Для получения этих средств следует придерживаться определенных формальностей.

Назначение денег

Чаще всего средства из кассы предприятия выдается для , представительских расходов и хозяйственных нужд.

В расходы из-за служебных поездок входит оплата билетов, и суточные. Деньги могут выделяться на почтовые расходы, передвижение сотрудника, услуги переводчика и т. д.

Кроме того, сотруднику могут понадобиться дополнительные расходы, связанные со встречами деловых партнеров, презентациями и т. д. Эти траты считаются представительскими расходами.

На практике очень сложно убедить налоговые органы в необходимости подобных трат. Их и проверяют особенно тщательно, так как зачастую суммы на это тратятся немаленькие.

Многие недобросовестные руководители стараются «списать» на такие расходы огромные деньги, которые на самом деле тратятся на другие цели.

Что касается хозяйственных нужд, то ими обычно занимается уполномоченный на это работник. Сюда входит покупка производственных и не только материалов, оргтехники и канцтоваров.

Сотрудникам важно понимать, что отчитываться за подобные расходы следует вовремя. В первую очередь, следует вернуть оставшиеся деньги.

Это касается и отчета. Дело в том, что когда сотрудник не подтверждает свои расходы вовремя, деньги и товары считаются его доходом.

Который, естественно, облагается дополнительными налогами (). И доказать обратное можно только в судебном порядке, да и то не всегда.

Законные основания

Следует знать, что все подотчетные средства не выдаются без соответствующего заявления работника. Оно и является основанием для выдачи денежных средств. Законодательство также контролирует процесс выдачи таких средств.

Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм

Сначала необходимо открыть специальный расчетный счет и перевести необходимую сумму. Важно знать, что пока сотрудник не начнет тратить эти деньги, они считаются не выданными ( ).

У каждого работника должна быть собственная карта. При заключении договора с банком следует предоставить список всех сотрудников, на которых они будут оформляться (2.1 положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П).

Кстати, лимит в 100 тыс. рублей в этом случае можно не соблюдать. Что касается зарплатной карты, то здесь также потребуется правильное оформление всех документов.

Для этого понадобиться бланк, который разрабатывается на каждом предприятии самостоятельно, и заявление сотрудника.

Выдача денег подотчетным лицам – важная часть бухгалтерского учета. Организация обязана контролировать все расходы, связанные с хозяйственными операциями.

Иначе компания начнет нести убытки и платить огромные штрафы. Но переносить всю ответственность исключительно на руководство также не стоит.

Очень хорошо, когда сотрудники сами понимают всю важность правильного заполнения бумаг и вовремя отчитываются за потраченные в командировке средства.

Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.

Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы). Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется .

Реквизиты заявления укажите в РКО, оформляемом при выдаче соответствующей суммы подотчетнику.

Что должно быть в заявлении о выдаче наличных под отчет

Необходимый минимум данных в заявлении:

Сумма выдаваемых под отчет наличных;

На какой срок выдаются наличные;

Подписи подотчетника и директора;

Дата подписания заявления директором.

Подписи главбуха (бухгалтера) и кассира не обязательны.

Можно ли заполнить заявление о подотчете на компьютере

Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления. А потом подотчетник и директор поставят на заявлении свои подписи.

Что будет за подотчет без заявления

Если инспекция при проверке обнаружит, что в предшествующие два месяца была хотя бы одна выдача наличных под отчет без заявления, она попытается оштрафовать организацию и директора по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка хранения свободных наличных или же порядка ведения кассовых операций вообще.

Если деньги под отчет выдаются безналичным путем (например, вы перечисляете их на зарплатную карту работника), то заявление оформлять не обязательно. Оно требуется только для выдачи под отчет наличных из кассы. Соответственно, и оштрафовать за отсутствие заявлений на «безналичный подотчет» нельзя.

Приказ с перечнем подотчетных лиц не заменяет заявления

Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.