Здравствуйте, Татьяна.
Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.*
«Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105)
2.8. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.Запрещается использовать для записей простой карандаш.
получаю от контрагентов скан подписанных документов, возникает вопрос: имеют ли такие документы(договора, счета, акты) юридическую силу?
Скан договора не может являться доказательством по делу, если оно дойдет до суда, поскольку.
Статья 67. Оценка доказательств
1. Суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств.
2. Никакие доказательства не имеют для суда заранее установленной силы.
3. Суд оценивает относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности.
4. Результаты оценки доказательств суд обязан отразить в решении, в котором приводятся мотивы, по которым одни доказательства приняты в качестве средств обоснования выводов суда, другие доказательства отвергнуты судом, а также основания, по которым одним доказательствам отдано предпочтение перед другими.
5. При оценке документов или иных письменных доказательств суд обязан с учетом других доказательств убедиться в том, что такие документ или иное письменное доказательство исходят от органа, уполномоченного представлять данный вид доказательств, подписаны лицом, имеющим право скреплять документ подписью, содержат все другие неотъемлемые реквизиты данного вида доказательств.
6. При оценке копии документа или иного письменного доказательства суд проверяет, не произошло ли при копировании изменение содержания копии документа по сравнению с его оригиналом, с помощью какого технического приема выполнено копирование, гарантирует ли копирование тождественность копии документа и его оригинала, каким образом сохранялась копия документа.
7. Суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждаемые только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа, и представленные каждой из спорящих сторон копии этого документа не тождественны между собой, и невозможно установить подлинное содержание оригинала документа с помощью других доказательств.
Так что без оригиналов никак, ну или, если передача происходит в электронном видео, то тогда нужно иметь ЭЦП, чтобы была возможность подписать договор в электронном варианте, и чтобы такой договор имел юридическую силу.«Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации» от 14.11.2002 N 138-ФЗ (ред. от 03.04.2018) Статья 71. Письменные доказательства
1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, либо выполненные иным позволяющим установить достоверность документа способом. К письменным доказательствам относятся приговоры и решения суда, иные судебные постановления, протоколы совершения процессуальных действий, протоколы судебных заседаний, приложения к протоколам совершения процессуальных действий (схемы, карты, планы, чертежи).
2. Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию. Если копии документов представлены в суд в электронном виде, суд может потребовать представления подлинников этих документов. 3. Копии письменных доказательств, представленных в суд лицом, участвующим в деле, или истребуемых судом, направляются другим лицам, участвующим в деле.
4. Документ, полученный в иностранном государстве, признается письменным доказательством в суде, если не опровергается его подлинность и он легализован в установленном порядке.
5. Иностранные официальные документы признаются в суде письменными доказательствами без их легализации в случаях , предусмотренных международным договором Российской Федерации.
В предлагаемой статье Т.О. Евмененко, руководитель Департамента налогообложения консалтинговой фирмы "ДЕ-КОНС" рассматривает основные проблемные вопросы, связанные с нюансами заполнения документов. Зачастую из-за неправильно составленного/заполненного/подписанного документа налогоплательщик лишается вычета по НДС или не может подтвердить свои расходы в целях налогообложения прибыли.
Не все еще однозначно
Российское законодательство уделяет особое значение соблюдению порядка оформления первичных и других документов, служащих основанием для исчисления налогов. Достаточно вспомнить пункт 2 статьи 169 НК РФ, который прямо устанавливает зависимость между возможностью предъявления "входного" НДС и правильностью заполнения счетов-фактур. Согласно статье 252 НК РФ, подтвердить формирование расходной части налоговой базы по налогу на прибыль могут только те первичные документы, которые отвечают требованиям законодательства РФ. Но все ли правила в законодательстве однозначно прописаны?
К сожалению, на практике бухгалтер до сих пор вынужден ломать голову не только над заполнением отдельных реквизитов документов, но даже вопрос о цвете и химическом составе чернил на сегодняшний день остается более чем актуальным.
Комбинированный способ или внесение исправлений?
Прежде всего, необходимо отметить, что НК РФ не содержит каких-либо ограничений в выборе способа заполнения документов. В равной степени реквизиты счета-фактуры могут быть выполнены как машинописным или ручным способом, так и с использованием комбинированного варианта. В пункте 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж закреплена такая возможность:
"Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут регистрироваться в книге покупок."
Это уточнение было весено в Правила постановлением Правительства РФ от 11.05.2006 № 283.
Налоговые органы и раньше признавали такой способ. В письме МНС России от 26.02.2004 № 03-1-08/525/18 "О порядке оформления счетов-фактур" (также см. письмо УФНС РФ по г. Москве от 14.06.2007 № 19-11/055846) разъяснено, что заполнение счета-фактуры комбинированно, то есть компьютерным и ручным способом, признается соответствующим требованиям налогового законодательства. Единственное пожелание налоговиков заключается в последовательности расположения, содержания и числа показателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 "Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Постановление № 914), в типовой форме счета-фактуры. При соблюдении данного требования считается, что налогоплательщик составил документ без нарушений налогового законодательства.
Вместе с тем, заполнение счета-фактуры смешанным способом (одновременно машинописным и рукописным) налоговые органы зачастую квалифицируют как внесение исправлений в счет-фактуру, которые должны быть заверены в установленном порядке.
Так, в письме УФНС России по г. Москве от 14.06.2007 № 19-11/055846 указано, что исправления, внесенные рукописным способом в счет-фактуру, составленный машинописным способом, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления в соответствии с пунктом 29 Правил, утвержденных Постановлением № 914. Внесение исправлений в счета-фактуры с нарушением положений пункта 29, по мнению налоговых органов, является основанием для отказа в применении вычетов по НДС.
Тем не менее, практика арбитражных судов сводится к тому, что заполнение отдельных граф счета-фактуры от руки, в то время как все остальные заполнены машинописным текстом, не является исправлением счета-фактуры, требующим специального заверения.
При рассмотрении споров по данному вопросу арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Московского округа от 26.09.2007, 03.10.2007 № КА-А40/ 10140-07 по делу № А40-314/07-141-3, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2007 по делу № А05-13752/2006-11) обращают внимание на то, что положения законодательства о налогах и сборах не содержат запрета на заполнение счетов-фактур как рукописным, так и машинописным способом, либо двумя способами одновременно. Совмещение различных способов заполнения счетов-фактур не может являться основанием для отказа налогоплательщику в осуществлении вычетов, уплаченных поставщикам сумм НДС по таким счетам-фактурам.
Таким образом, заполнение счетов-фактур смешанным способом (машинописным и рукописным) не является исправлением, которое следует заверять в установленном порядке, и не может служить основанием для отказа налогоплательщику в применении вычета уплаченных по данным счетам-фактурам сумм НДС. Однако налогоплательщику необходимо подготовиться к отстаиванию своих интересов в арбитражном суде.
Интересно, что в отношении первичных документов (актов, накладных, счетов и т. п.) в настоящее время разъяснения со стороны фискальных органов отсутствуют. Вместе с тем, по мнению автора, в данном случае вполне приемлемы те же самые доводы, что и в отношении счетов-фактур. Так, статья 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", раздел 2 "Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденного Министерством финансов СССР 29.07.1983 № 105 (далее - Положение о документообороте), пункты 12-18 "Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета), в которых закреплены требования по оформлению первичных документов, не содержат ограничения в способе заполнения первичных документов. Отсутствие как прямого, так и косвенного запретов позволяет налогоплательщикам заполнять документы комбинированным способом.
Что нарушил бухгалтер, заполнив документы гелевой ручкой черного цвета?
На сайте сайт развернулась обширная дискуссия о возможности заполнения первичных документов и счетов-фактур гелевой ручкой черного цвета (/forum/thread.jsp?id=417586). На взгляд автора, ответ на данный вопрос достаточно очевиден.
Согласно пункту 2.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.
Как видно, речь принципиально идет об обязательстве обеспечения налогоплательщиком сохранности информации, нанесенной на бумажный носитель тем или иным раствором, будь то чернила или паста шариковой ручки. Более того, перечень возможных средств, используемых для нанесения надписи, является открытым.
В свою очередь, НК РФ, равно как и Постановление № 914, не содержат особых указаний о типе и видах средств, которые необходимо использовать при заполнении счетов-фактур.
Таким образом, на сегодняшний день отсутствуют нормативные документы, не позволяющие налогоплательщику использовать гелевую ручку.
Что касается цвета пасты, чернил или геля, то, как ни странно, именно по заполнению первичных документов и счетов-фактур опять же какие-либо указания свыше отсутствуют. Минфин России очень подробно разъяснил порядок заполнения деклараций по ряду налогов, обязав использовать синие или черные чернила. Такие "ограничения" можно увидеть, например, в приказах финансового ведомства об утверждении декларации по налогу на имущество, единому социальному налогу, транспортному налогу и т. д.
Хотя и в этом случае, несмотря на своего рода ограничение, арбитражный суд принял позицию налогоплательщика, признав обоснованным заполнение налоговой декларации гелевой ручкой (см. постановление ФАС ЦО от 30.11.2005 № А09-1916/05-22).
Кстати интересно, что при рассмотрении одного из дел ФАС ВСО допустил возможность подписания счета-фактуры красными чернилами (см. постановление от 14.02.2006 № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).
Подписываем документы и опять нарушаем?
Нередки случаи, когда заместители руководителя предприятия на должность директора, выполненную на документе машинописным способом, ставят пастой (чернилами и т. д.) косую черту. Достаточно ли данного значка, чтобы документ приобрел юридическую силу?
Как таковая косая черта действующими нормативными документами запрещена. Так, в пункте 2.3.1.11 приказа Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" сказано, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: "и.о.", "зам."). Но недопустимо подписывать документы с предлогом "за" или с проставлением косой черты перед наименованием должности. Документы, оформленные с нарушением вышеуказанных требований, арбитражный суд может расценить как подписанные неустановленным лицом. Например, ФАС Московского округа посчитал подписание договора неустановленным лицом при наличии значка "косая черта" перед должностью генерального директора организации (см. постановление от 15.07.2002 № КГ-А40/4377-02).
Еще более опасно (с точки зрения налоговых последствий) получить с таким значком счет-фактуру от поставщика, если подпись заместителя не расшифрована.
Отсутствие расшифровки подписей является для налоговых органов основанием для признания счета-фактуры несоответствующим статье 169 НК РФ. Такая позиция обосновывается необходимостью удостоверения подписания счета-фактуры надлежащим лицом. Кроме того, Постановлением № 914 утверждена форма счета-фактуры, предусматривающая расшифровку подписей руководителя и главного бухгалтера.
Вместе с тем, пункты 5 и 6 статьи 169 НК РФ не требуют наличия расшифровки подписей должностных лиц организации. А поскольку нормы статьи 169 НК РФ прямо не устанавливают такой реквизит как обязательный, само по себе отсутствие расшифровки подписей на счете-фактуре не является безусловным основанием к отказу в вычете по НДС.
Что касается требований, закрепленных в Постановлении № 914, то они в отношении реквизитов не могут являться обязательными уже в силу того, что Правительству РФ Налоговым кодексом РФ не даны полномочия по установлению формы счета-фактуры.
Аналогичную позицию можно увидеть, например, в Постановлении ФАС Московского округа от 10.08.2007 № КА-А40/7474-07, Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2007 № Ф08-684/2007-280А.
К сожалению, практика арбитражных судов в отношении установления лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры, в целом не является единой.
В большинстве случаев суды обязывают налоговые органы доказывать не только подписание счета-фактуры лицом, не являющимся руководителем, указанным в счете-фактуре, но и то, что данное лицо в принципе не уполномочено счет-фактуру подписывать.
Так, Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 16.01.2007 № 11871/06 поддержал позицию налогоплательщика о правомерности предъявления НДС к налоговому вычету на основании спорного счета-фактуры, исходя из того, что налоговая инспекция ни в своем решении, ни в представленных в материалы дела документах не привела доказательств подписания счета-фактуры лицом, не имеющим на это полномочий. Более того, налоговый орган в своих документах не сослался на принципиальное наличие таких доказательств. То обстоятельство, что счет-фактура подписан другим лицом, а не директором поставщика (который умер), само по себе не может быть положено в обоснование отсутствия у подписавшего документ лица соответствующих полномочий, если инспекцией это не доказано.
В постановлениях от 02.08.2007 № А56-45155/2006, от 14.03.2007 № А56-58914/2005 ФАС СЗО указал, что вывод о несоответствии представленных заявителем счетов-фактур требованиям статьи 169 НК РФ в связи с тем, что они подписаны неустановленными лицами, неправомерен, поскольку основан только на показаниях директоров поставщиков без проведения экспертизы и оценки других доказательств. Суд акцентировал внимание на том, что налоговый орган не доказал и факт осведомленности организации о подписании счетов-фактур неуполномоченными представителями контрагентов. Пункт 6 статьи 169 НК РФ не обязывает налогоплательщика контролировать соблюдение законодательства о налогах и сборах его поставщиками, а также проверять наличие у иного лица поставщика полномочий на подписание счетов-фактур для предъявления сумм налога к вычету и возмещению.
Вместе с тем, нельзя не сказать и о противоположной практике. Так, ФАС Московского округа принял в качестве допустимых доказательств протокол опроса свидетеля, подтвердив таким образом подписание документов неустановленным лицом. Также суд принял во внимание следующие противоречия:
- в представленных в инспекцию счетах-фактурах имеется подпись главного бухгалтера, а в счетах-фактурах, представленных в суд, этой подписи нет;
- в представленной выписке из книги покупок отражены спорные счета-фактуры, но с датой оплаты, не соответствующей данным документам.
Так как спорные документы подписаны неустановленным лицом, содержат противоречивые и недостоверные сведения, составлены с нарушением требований статьи 169 НК РФ, суд признал правомерным позицию налоговиков (см. постановление от 21.02.2006, 01.03.2006 № КА-А40/ 652-06).
Таким образом, дабы избежать спорных ситуаций с налоговыми органами, заместитель руководителя поставщика должен не только поставить значок "зам.", но и расшифровать свою подпись.
Хотя Налоговый кодекс РФ не исключает возможности для налогоплательщика подпись оставить без расшифровки.
Как же часто каждый сталкивается с проблемой поиска необходимой документации. Войдя в круговорот бюрократических лабиринтов, порой оказывается очень трудно из них выйти. Ведь так много непонятных правил, которые нужно было знать раньше. Пожалуй, многим знакомы ситуации, когда ради получения одной единственной бумажки необходимо добыть ещё десять. И вот, рядовой гражданин, не подозревающий о том, что его ждет, начинает бегать из окошка в окошко, из инстанции в инстанцию.
А к множеству официальных преград, добавляются ещё и неофициальные, такие как: неуважительное отношение, колоссальные очереди, необоснованные придирки к почерку, месту печати, цвету пасты ручки. Если с остальными претензиями ещё возможно поспорить, отстаивая свои права, то вот какой ручкой можно составлять и подписывать документ? Этот вопрос требует более детального и углубленного разбора. Хоть тема и может показаться незначительной, но все же рано или поздно каждый сталкивается с ситуацией, где будет иметь значение какую ставить подпись на документах, цвет ручки важен ли при этом или нет.
Итак, разберем, какие же ручки актуальны для использования в делопроизводстве, а какие нет, какими должны быть их цвет, структура. Также будет указана толщина графически наносимого чернила и прочее. Первое, что необходимо знать, - это какими ручками и чернилами подписывать документ, чтобы не возникало претензий.
Черный
Большинство обывателей предпочитают черный в повседневном обиходе. С точки зрения статуса, данный цвет является более респектабельным и презентабельным. Считается, что лицам начальствующим лучше ставить подписи именно черными чернилами. Потому что психологами доказано, что даже на подсознательном уровне этот цвет оставляет впечатление надежности и стабильности. Также он свидетельствует о твердых намерениях. Поэтому людям, занимающим руководящие посты, рекомендуется пользоваться чернилами только лишь черного цвета. Наглядным примером такой показательной разницы в отношениях может являться обычная школа. Все отлично помнят, что учителя все заполняли черной ручкой.
При этом ученикам позволялась использовать в тетрадках исключительно синие чернила. Известен случай, когда у учащегося закончилась синяя паста, и он продолжил ведение тетради черной ручкой, которая оказалась под рукой. После проверки учитель оставил в тетради комментарий: «Черной ручкой будешь писать, когда станешь профессором!». И после этого ученик раз и на всю жизнь осознал, как важен выбор цвета чернила, исходя из жизненных ситуаций разных характеров.
Возможна подделка подписи
Все же остается нерешенным вопрос о том, можно ли подписывать документы черной ручкой. Хотя в век электронных технологий человек все больше приходит к использованию печатных символов, но все-таки какие-то рукописные документы остаются актуальными и на сегодняшний день.
Ведь если печатный текст можно подделать, просто перепечатав его, то скопировать почерк человека гораздо сложнее. Поэтому и сегодня пользуются актуальностью такие рукописные символические значения как дата, подпись, подтверждение «Копия верна» и так далее. Хотя можно и рукописный текст подделать при помощи программ вроде Photoshop или же просто умелым обращением с печатной техникой, такой как принтеры и сканеры. Но все же далеко не каждого проведешь даже такими уловками. Так как внимательный сотрудник заметит разницу между настоящими чернилами и копией.
Можно ли? Варианты решения данного вопроса
Можно ли подписывать документы ручкой черного цвета? На сегодняшний день не существует единого для всех распоряжения об этом. Подобные вопросы, зачастую решаются на местах. То есть каждая организация, будь то частная структура или же государственное учреждение, сами для себя устанавливают правила пользования чернилами. В одних заведениях будет позволяться подписывание документов черной или синей ручкой, в других выбор будет остановлен на одном определенном цвете. В некоторых будет четкое разграничение и разъяснение, кому и какой ручкой можно пользоваться, а кому нельзя.
Допустим, начальствующие лица могут пользоваться только черными цветами, подчиненные синими. Или же все сотрудники смогут писать черным цветом, а вот для посетителей обязательным будет лишь синий. Могут быть и другие варианты. Например, для всех обязательным будет использование черной ручки, а возможно и такое, что и вовсе не будет никаких ограничений. Для того, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, нужно поинтересоваться у сотрудников или у других посетителей актуальными вопросами по заполнению документов и внутренних правил организации, то есть можно ли подписывать документы черной ручкой, какой срок подачи и рассмотрения их, сколько экземпляров необходимо составить для полноценной работы.
Документы электронные и бумажные
Хоть документы в электронном виде и заполняют жизненное пространство все больше и больше, но все же материальный обладает большей юридической силой. Потому что его тяжелее подделать, как об этом уже говорилось ранее.
Во все времена важной проблемой являлось хранение документов, особенно если они были изготовлены из бумаги. В среднем, срок годности бумажной продукции составляет около одного века. Далее его разрушают тление, влажность, выветривание. И это является большой проблемой. Потому что, например, многие потомки не могут доказать наследственное право из-за того, что документы попросту испортились.
Выбор бумаги для документов
Так что при выборе бумаги и чернил необходимо смотреть на качество. Желательно, не скупиться. Особенно, если документы ваши будут предназначены для длительного использования. Бумага должна обладать достаточной плотностью. Также она быть сделана из качественной целлюлозы.
Выбор чернил. Можно ли подписывать документы черной ручкой?
К чернилам, конечно же, предъявляются свои отдельные требования. Они должны быть надежными в хранении отведенной им информации. Необходимо проследить, чтобы чернила не боялись солнечного света. Так как при длительном ультрафиолетовом облучении происходит выгорание цветовых пигментов. В результате чего нанесенные данные могут потускнеть так, что их невозможно будет прочесть.
Также при выборе следует смотреть на отношение их к воде. Если же краска моментально расплывается и портится при попадании жидкости на поверхность бумаги, то такой ручкой лучше не пользоваться для важных записей. И самое главное - некоторые чернила могут утратить свой цвет просто от времени. Это, как правило, дешевые ручки. Их не стоит использовать, когда речь идет об информации, которую нужно хранить годами, а порой даже и столетиями. Ну и нельзя не затронуть вопрос о цвете, о том, можно ли подписывать документы черной ручкой? Конечно же, да. И не просто можно, а и нужно. Так как в сроке длительности именно черные пигменты превосходят все остальные.
Надежные ручки и чернила - залог сохранности информации на документах
Можно ли подписывать кадровые документы черной ручкой? Освещая этот вопрос, все же следует упомянуть о ещё одном аспекте в использовании чернил.
Важно помнить ещё одну причину, почему стоит выбирать надежные. Это постоянные использования документов для ксерокопирования и цветного копирования. Если на документ будут нанесены некачественные чернила, то от постоянных облучений они будут терять цвет. Это, конечно же, плохо отразится на их качестве.
Небольшое заключение
Важно всегда бережно относиться к документам, к их заполнению и хранению. Ведь они являются важным аспектом в жизни. При обращении с документами необходимо всегда быть аккуратным и внимательным. Приходя в организацию для работы, нужно разузнать, как правильно заполнять бумаги, можно ли подписывать документы черной ручкой, сколько экземпляров должно быть, в каком порядке их подавать. Только обладая данной информацией, можно не чувствовать себя неловко при столкновении с бюрократическими организациями.
Действительно, почти на подсознательном уровне черный цвет проставленной личной подписи всегда одобрялся нашими руководителями и даже сейчас иногда считается более «статусным». Очень правильно специалисты служб делопроизводства возвращают руководство с «высот» на профессиональную «почву», обращая внимание на необходимость обеспечения правовой функции документа, его сохранности и использования в качестве доказательства.
Способы естественной (самой простой и дешевой) возможности отличить оригинал по внешним признакам от всех возможных копий (бумажных, факсимильных, электронных) сохраняют свою актуальность. Обычаем делового оборота остается способ, когда при черном машинописном или принтерном тексте документа синим цветом оформляются идентификационные реквизиты (дата, индекс и личный росчерк в реквизите «подпись»), что и обеспечивает внешние признаки оригинала.
Единой правовой нормы, относящейся к способам и средствам оформления официального управленческого документа на бумажной основе, на общегосударственном уровне не существует. В рамках своих зон ответственности государственные органы могут устанавливать свои ведомственные требования к оформлению реквизитов некоторых видов документов, что и делается в настоящее время прежде всего с позиций «износоустойчивости» чернил / цвета краски . А напрямую требования к цвету чернил, которые должны соблюдаться при оформлении документов, устанавливает, как известно, Банк России, но тоже по отношению к конкретным видам банковских документов - карточке образцов подписей и оттиска печати, чековым книжкам, векселям и ценным бумагам, существующим в документарной форме.
Всеобщее увлечение переводом документов в электронную форму и «их проблемы», к сожалению, отодвинули на второй план изучение физической сущности документов, изготавливаемых на современной бумаге и с помощью новых способов и средств, которые в условиях рынка не только подлежат очень быстрой смене, но и становятся даже объектом фальсификации, подделки (это особенно касается расходных материалов для принтеров).
Поэтому две важнейшие задачи - защита документа (аутентичности и юридической силы) и обеспечение его сохранности - рекомендуем решать в настоящее время самостоятельно на уровне организации . Руководитель организации и профессиональная служба делопроизводства в локальных нормативных актах (регламентах издания распорядительных документов, выдачи доверенностей, ведения переписки и т.п.) могут установить требования к форме представления оригинала (для документов постоянного и долговременного сроков хранения качественная по составу сырья бумага обеспечивает срок доказательного хранения в течение 100 лет) и средствам его изготовления, в том числе к чернилам, их цвету, ручкам, печатающим устройствам и т.п. Это и повседневная задача, и перспективная, т.к. документы в рамках корпоративного управления признаются активом организации, который она сама должна защищать и хранить.
К решению конкретного вопроса о выборе цвета чернил при оформлении идентификационных реквизитов документов организации рекомендуем подходить с позиций общих требований к обеспечению сохранности документов. Средства оформления документов (нанесения текста) должны быть светостойкими, водостойкими, износостойкими .
Представьте, сколько раз делаются ксерокопии оригиналов, когда идентификационные реквизиты подвергаются «световой атаке», после которой сразу начинается процесс выцветания, и при последующей сдаче документов в архив возникает риск просто не обнаружить подписи на документе, а только ее следы. В бумаге, обладающей пористой структурой и большой гигроскопичностью, могут начаться физико-химические процессы, которые вызывают поглощение водорастворимой краски капиллярной ручки . И, наконец, смазывание, стирание, расплывчатость линий могут обнаружиться после применения неизвестной новой ручки, полученной руководителем в качестве сувенира из дальних стран . Поэтому службе делопроизводства необходимо проверять рекламные заявления компаний-производителей средств изготовления документов (научно они называются «рукописными средствами текстонанесения»), требовать сертификаты и по договоренности с руководством устанавливать обязательность применения светостойких и водостойких современных чернильных и шариковых ручек при подписании документов .
С точки зрения противодействия выцветанию, удобства чтения и копирования собственно текст официального документа должен быть черным , контрастным, без применения принтерных режимов экономной печати . Для изготовления документов постоянного и долговременного сроков хранения рекомендуется также применять принтерную матричную печать, которая является износоустойчивой, и специальные «фирменные» сорта бумаги для принтеров со стабилизирующими свойствами , которые приспособлены для закрепления принтерных чернил / краски в момент нанесения.
Для оформления идентификационных реквизитов оригинала в этом случае целесообразно применять следующие за черным по параметру светостойкости цвета - синий и фиолетовый (последний - цвет штемпельных красок для проставления печатей и штампов; светостойкость синего цвета все-таки выше). Таким образом обеспечиваются оформление и защита оригинала документа по его внешним признакам. Современные пасты «фирменных» шариковых ручек в основном соответствуют параметру водостойкости и могут применяться для подписания документов. А вот в чернильных авторучках (если это не специальные водостойкие чернила, которые используются в конфиденциальном делопроизводстве), капиллярных ручках, ручках-роллерах и в маркерах с цветными чернилами современные химические краски / чернила являются водорастворимыми и в обозримый период даже оперативного хранения расплываются или размываются. При необходимости в последующем ксерокопировать документы, подписанные водорастворимыми чернилами, копии не будут выглядеть убедительно и могут быть не приняты вообще, а особенно - для нотариального удостоверения. В целом же показатели светостойкости и водостойкости материалов и веществ, из которых состоит документ как материальный объект, должны рассматриваться комплексно, как взаимосвязанные показатели.
Для принятия конкретных решений о регламентации правил оформления документов с позиций обеспечения качества и сохранности материального носителя рекомендуем изучить работы Владимира Федоровича Привалова, научное наследие которого становится все более востребованным, например:
- Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / ВНИИДАД. - М., 2002;
- Привалов В.Ф. Современные принтерные и рукописные тексты документов как объекты архивного хранения: Научно-методическое пособие / ВНИИДАД. - М., 2003.
Обратите внимание и на разработки наших коллег из Белорусского НИИ документоведения и архивного дела, которые также изучают документ как материальный носитель в аспекте его свойств и веществ, например:
- Обеспечение оптимальных условий хранения документов на бумажных носителях Национального архивного фонда Республики Беларусь: Методические рекомендации / БелНИИДАД. - Минск, 2011.
Свернуть Показать
Наталия Лобанова , главный редактор журнала
Если приведенные в этом ответе аргументы не покажутся вашему руководителю убедительными, то можете предложить ему принять участие в шуточном эксперименте:
- подберите несколько видов ручек, в т.ч. самые «ненадежные»;
- на листе бумаги напечатайте текст - перечень ручек (с указанием производителя и модели, типа ручки и используемых чернил, цвета чернил). Среди ручек, участвующих в эксперименте, должны быть не только подобранные вами, но и любимая ручка шефа, которой он подписывает документы. После описания каждой ручки оставьте достаточно пустого места для последующей рукописной надписи;
- перечень ручек можете предварить заголовком «Эксперимент начат <дата> <должность и Ф.И.О. руководителя> и <собственная должность и Ф.И.О.>»;
- с отпечатанным таким образом листом и перечисленными в нем ручками загляните к руководителю, когда у него будет хорошее настроение. И предложите ему написать одну и ту же фразу и поставить личный росчерк всеми этими ручками (например, «Глупости все это <подпись> <дата>») - под каждым наименованием ручки будет то, что руководитель ею напишет;
- положите этот лист на подоконник окна (желательно с южной стороны, где максимум солнечных лучей); дополнительно можете периодически «мучить» лист ксерокопированием;
- а дальше есть 2 пути: либо при первых ощутимых признаках «увядания» рукописного текста показать экспериментальный образец руководителю и потом делать это систематически раз в квартал; либо через год впервые показать результаты эксперимента шефу, чтобы произвести фурор. Он увидит «останки» некоторых надписей и «живучесть» других своими глазами.
Результаты эксперимента могут быть чрезвычайно полезны руководителю, например, он может сделать для себя вывод о том, какого рода документы какими ручками стоит подписывать. А самым сложным для вас может оказаться обеспечение наличия экспериментального листа на подоконнике в течение длительного времени (ведь признаться потом руководителю в его утере будет крайне неловко).
