Соединяем внутренний и внешний документооборот. Схема документооборота организации

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Основные понятия документооборота

План

Введение

1. Сущность документооборота

2. Технология работы с документами

3. Обработка входящих документов

4. Обработка исходящих документов

5. Внутренний документооборот

6. Архивное хранение документов

Заключение

Список литературы

Введение

Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), включаются в ее Документооборот. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации применяются различные количественные и качественные оценки. Одним из основных показателей является объем документооборота - число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период.

Информационно--документационное обеспечение деятельности любой организации является очень важной обслуживающей функцией. В крупных и средних организациях эти функции обычно выполняет специальное структурное подразделение, которое может иметь различные названия: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат.

В небольших компаниях эти функции, как правило, возложены на секретаря. Основным нормативным документом, определяющим работу по документационному обслуживанию организации, является инструкция по делопроизводству. Разрабатывается она на основе общегосударственных нормативных документов: Основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления, Основных правил работы вневедомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, методических материалов архивных органов, ведомственных правил.

Цель работы: рассмотреть документооборот и его этапы.

Задачи работы:

Рассмотреть сущность документооборота;

Рассмотреть технологию работы с документами;

Рассмотреть обработку входящих документов;

Рассмотреть обработку исходящих документов;

Рассмотреть внутренний документооборот;

Рассмотреть архивное хранение документов.

1. Сущность документооборота

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерском обслуживании с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры. Основные этапы документооборота: составление и оформление документа; принятие документа бухгалтерией (учетным аппаратом); движение документов по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей; передача документа на средства вычислительной техники (иной оргтехники) и их возвращение; передача документов в архив. Правильная организация документооборота требует составлений плана документооборота, который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию, обработку, использование для записей в учетные регистры и передачу в архив.

План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. На предприятии должно быть разработано положение об организации документооборота и график документооборота. Данное положение разрабатывается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия и утверждается его руководителем. Оно служит для упорядочения движения и обеспечения своевременного получения первичных документов для записей в бухгалтерском обслуживании. В нем указываются сроки предоставления документов, пути их движения, ответственные лица. В графике отражается перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, а также указываются конкретные исполнители, их взаимосвязь срок выполнения работ. Контроль за соблюдением графика документооборота на предприятии осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка подачи в бухгалтерию или на вычислительное устройство необходимых документов и ведомостей является обязательными для всех подразделений и служб предприятия. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. - М., 2001. - с. 32

Рис. 1. Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации

2. Т ехнология работы с документами

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (хотя в него может входить и ОРД).

В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации.- М.: Экмос, 2000. - с. 41

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

1. Входящие документы, поступившие в канцелярию из внешних организаций

2. Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации

3. Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.

3. Обработка входящих документов

Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (рис. 2):

Экспедиционная обработка;

Регистрация;

Рассмотрение руководством и выдача резолюции;

Ознакомление в структурном подразделении или исполнение;

Контроль исполнения.

Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:

Постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;

Отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;

Снятие исполненных документов с контроля.

Рис. 2. Порядок обработки входящих документов

Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров к записи установленных сведений о «их в регистрационную ферму. Регистрируете» практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е, для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это. однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.

Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.

По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.

Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю- начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т. д. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000. - с. 68

Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10 % от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению документа заносится сотрудником канцелярии в учетную карточку, т.е. документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном, подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.

Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.

4. Обработка исходящих документов

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры (рис. 3):

Разработку проекта документа в структурном подразделении;

Согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

Утверждение документа руководством;

Регистрацию документа;

Экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Рис. 3. Порядок обработки исходящих документов

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000. - с. 71

Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.

5. Внутренний документооборот

Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.). На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.4):

Подготовка проекта внутреннего документа;

Обеспечение согласования документа;

Утверждение;

Контроль исполнения документа;

Подшивка копии в дело.

Рис. 4. Обработка внутренних документов

Проекты внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов. Белов А.А. Делопроизводство, документооборот. - М.: Книжный Мир, 2004. - с. 48

6. Архивное хранение документов

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. - М.: Экмос, 2000. - с. 49

Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь - от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные нормативно-методические документы государственных органов.

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Список литературы

1. Белов А.А. Делопроизводство, документооборот. - М.: Книжный Мир, 2004.

2. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. - М.: Экмос, 2000.

3. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. - М., 2001.

4. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000.

5. Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. - М., 1994.

6. Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов-на-Дону, 1999.

Подобные документы

Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

контрольная работа , добавлен 22.08.2013

Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

реферат , добавлен 11.12.2010

Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.

курсовая работа , добавлен 23.02.2011

Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.

курсовая работа , добавлен 09.12.2012

Принципы организации документооборота в управленческой деятельности. Основные понятия, виды и способы организации документооборота. Архитектура систем. Эффект от внедрения DIRECTUM. Основные функции DocsVision и сравнение используемых технологий.

дипломная работа , добавлен 13.03.2013

курсовая работа , добавлен 25.12.2014

Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

контрольная работа , добавлен 09.03.2016

Правовое регулирование управления документацией, система международных стандартов. Особенности электронного документооборота за рубежом. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта.

дипломная работа , добавлен 20.10.2010

Основные виды документооборота. Безбумажный обмен неюридическими документами. Дублирование электронных документов бумажными. Организация бизнес-процессов на современном предприятии. Документопотоки компании с территориально-распределенной структурой.

доклад , добавлен 18.11.2009

Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг , начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

Входящие . Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
Исходящие . Они составляются для следующих целей:
- в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
- в виде запроса для последующего получения ответа.
Они подготавливаются на основании внутренних документов.
Внутренние . Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

Регистрационный номер . Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
Код по номенклатуре дел . Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
Источник . Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих - название сторонней организации, отправившей запрос.
Исполнитель . Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

список исполнителей, то есть составителей;
срок исполнения;
перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

Первичная обработка . На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
- обратный адрес есть только на нём;
- конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
- дата написания и время отправления бумаг отличаются;
- на конверте имеются пометки отправителя.
Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.
Предварительное рассмотрение . На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
Регистрация . На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
- внутренняя;
- входящая;
- исходящая;
- конфиденциальная;
- коммерческая.
Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:
- для внутренних и коммерческих - порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
- коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
Рассмотрение руководителем . На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
- фамилия и должность исполнителя;
- сроки выполнения.
Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.
Направление на исполнение . На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
Контроль выполнения . На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
- текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
- предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
- итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.
Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.
Подшивка . Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной .
Он должен соответствовать следующим требованиям:
- создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
- может быть представлен в бумажной форме;
- содержит все обязательные атрибуты;
- имеет структуру, соответствующую бумажным документам.
Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.3):

подготовка проекта внутреннего документа;

обеспечение согласования документа;

утверждение;

контроль исполнения документа;

подшивка копии в дело.

Рис. 3. Обработка внутренних документов

Проекты.внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению.

· Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)

· Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)

· Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)

· Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)

· Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)

· Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)

· Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)

· Структура и штатная численность

· Сметы (расходов, использования средств и т. д.)

· Перечень документов, на которых ставится печать

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

· Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).

· Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.

· Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

· Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).

· Заявки (на оборудование и т. д.).

· Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).

· Командировочные и другие служебные удостоверения.

· Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.

· Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

· Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

· Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).

· Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).

· Свидетельства об открытии представительств.

· Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).

· Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.

· Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

· Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).

· Характеристики.

· Штатные расписания и изменения к ним.

· Перечень документов, не подлежащих регистрации.

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

· Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

· Графики, наряды, заявки.

· Сводки и информация, присланные для сведения.

· Прейскуранты, прайс-листы.

· Технические условия.

· Нормы и нормативы расходов материалов.

· Поздравительные письма.

· Пригласительные билеты.

· Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

· Формы статистической отчетности.

· Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".

· Объяснительные записки.

· Форма журнала регистрации входящих документов

Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.

Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".

Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

На крупных предпритиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители .

Специалисты - это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp.
Технические исполнители - это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.

Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:

1). Пpием и pегистpация (учет) документов

2). Распpеделение документов и доставка их исполнителям

3). Офоpмление и отпpавка исходящих документов

4). Стеногpафиpование и печатание документов

5). Контpоль за сpоками исполнения документов

6). Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив

7). Организация хpанения и обеспечение использования документов , хpанящихся в аpхиве.

Вопросы для самопроверки.

1. В чем состоит различие централизованного документооборота организации от документооборота структурного подразделения?

2. Как обрабатываются секретарем входящие документы?

3. Как обрабатываются секретарем исходящие документы?

4. Как организован внутренний документооборот в организации?

5. Каков порядок регистрации документов секретарем?

6. Какие функции выполняет канцелярия во взаимодействии с секретарем?

Похожая информация.

Введение

1. Понятие документооборота

2. Общая структура документационного обеспечения управления

3. Классификация документов

4. Нормативная база делопроизводства

5. Автоматизация документооборота

6. Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»

Заключение

Список использованной литературы

Приложение 1

Введение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен .Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

1. Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению :

Горизонтальные - связывают организации одного уровня

Вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются :

формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

2. Общая структура документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1).

Рис.1. Схема документационного обеспечения управления

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Рис. 2. Документооборот на предприятии

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Рис. 3. Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

3. Классификация документов

Существует целый ряд вариантов классификации документов.

По происхождению - Служебные, личные

По срочности - Срочные, несрочные

По гласности - Секретные, сов.секретные, для служебного пользования, несекретные

По форме - Типовые, индивидуальные

По срокам хранения - Временного хранения, долговременного, постоянного

По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние

По типу носителей - Бумажные, электронные

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:

· организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);