При предоставлении сотруднику отпуска, кадровая служба совместно с бухгалтерией должны составить записку-расчет о его оформлении. Этот бланк является подтверждающим документом факта предоставления работнику в соответствии с законодательством положенного ему времени отдыха. Кроме этого, он необходим бухгалтеру, чтобы осуществить расчет оплаты времени отпуска.
После оформления и ознакомлении с ним сотрудника, менеджер по кадрам заполняет на него специальный документ под названием записка расчет о предоставлении отпуска работнику. Его необходимо оформлять на каждого работника отдельно.
Предприятия, в зависимости от положений своей учетной политики, могут применять данный документ или нет. Для этого в компании могут использовать унифицированную форму, которая утверждена соответствующим актом Госкомстата.
Многие специализированные программы содержат документ форма т 60. Он заполняется автоматически при расчете отпускных.
Выписывается документ на основании соответствующего приказа. Лицевая сторона по своей сути представляет дублирование его содержания. После этого инспектор по кадрам передает его для расчета начислений в бухгалтерию, подтвердив достоверность указанных сведений своей подписью.
Бухгалтер производит выборку всех необходимы данных, которые он вносит с обратной стороны. Далее, используя вышеупомянутые сведения, счетный работник производит расчет, и соответствующую информацию заносит в записку. В ней бухгалтер-расчетчик указывает не только начисленную сумму, но и денежные средства на руки. Правильность заполненных сведений с оборотной стороны заверяется подписью расчетчика. На ее основе заполняются расчетно-платежные и платежные ведомости.
После этого унифицированная форма т 60 подшивается к документам по расчету заработной платы за соответствующий месяц, и должна хранится там 75 лет. Ознакамливать работника с ее содержимым не надо. Но он, согласно законодательству, может написать заявление о выдаче копии этого документа.
Порядок заполнения формы № Т-60
Лицевая сторона
В верхней части записки-расчет записывается название компании, проставляется код постановки предприятия на учет в органах статистики (). Документу присваивается номер по порядку, и проставляется дата его оформления.
Специалист кадровой службы заполняет личные данные работника, его табельный номер, должность, название подразделения, в котором он работает.
Далее нужно указать за какой период оформляется отпуск, его продолжительность и даты начала и окончания времени отдыха. Если сотруднику положен дополнительный отпуск, ниже записывается информация о его виде, коде, продолжительности, датах, основаниях.
После этого лицевую сторону формы Т 60 подписывает кадровый работник с расшифровкой его должности и Ф.И.О.
Оборотная сторона
С оборотной стороны бухгалтер в первой таблице помесячно указывает принимаемые в расчет суммы заработной платы. Во второй за весь данный период нужно посчитать общее число календарных дней, используемых при подсчете, или количество часов (если используется почасовая тарификация). Здесь же нужно записать среднедневной (среднечасовой) заработок сотрудника, который рассчитывается как частное от деления итога первой таблицы на значение столбца 4 или 5.
В следующей части расчетчик заполняет все необходимые ведения о начислении: периоды, количество дней отпуска, суммы отпускных, начисляемые из фонда заработной платы и других источников. При этом сумма отпускных определяется как произведение значения столбца 6 на 7, и 6 на 11.
Графа 15 равна итоговой сумме столбцов 8, 9, 10, 12, 13, 14.
В последней таблице рассчитываются удержания, производимые с сумм отпускных (НДФЛ, алименты и т. д.). В графе 23 указывается размер суммы, причитающейся работнику к выплате на руки, которая определяется как разница между значениями столбцов 15 и 22.
Эту же сумму необходимо расписать прописью ниже, а также указать реквизиты платежных документов - дату и номер.
Нюансы
При расчете отпускных не учитываются суммы, для определения которых производился расчет среднего заработка (отпуск, командировка, выполнение государственных обязанностей). В этом случае, если начисления были единственными в каком-то из месяцев, ставится прочерк.
Каждый работник предприятия, в том числе и его руководство, согласно действующему законодательству имеет право на время отпуска, которое может быть ему выделено на основании его заявления и графика отпусков. Оформляется данный период распоряжением, а также выписывается записка расчет о предоставлении отпуска работнику.
Это документ используется для осуществления расчета суммы отпускных, которые полагаются работнику. Для него установлена Росстатом специальная форма Т-60, какую предприятие имеет право использовать, или разработать в соответствии с нуждами компании собственный бланк.
Стандартизированные формы включены во все специализированные программы. При периодическом внесении всех необходимых данных, бланк заполняется в автоматическом режиме.
Выписывается он в отделе кадров вместе с приказом на предоставления отпуска. Определенных сроков оформления документа не существует. Есть правило, что работник за три дня до отправления в отпуск или в течение этого же срока с момента поступления от него заявления, должен получить причитающуюся ему сумму отпускных. Поэтому желательно данный документ выписывать сразу же после издания соответствующего распоряжения.
При его заполнении инспектор по кадрам в записке расчете указывает все дни оплачиваемых отпусков (ежегодных и дополнительных), а также период времени за которые они положены. Согласно законодательству каждый месяц труда дает работнику право на 2,33 дня отпуска. После этого он визирует документ своей подписью и передает его для произведения расчета оплаты этого времени отдыха в бухгалтерию
Бухгалтер-расчетчик выполняет выборку всех необходимых для определения отпускных сведений, к которым относятся суммы зарплаты, премий, доплат и т. д., а также периоды времени (за каждый полный месяц 29,3). Далее он определяет среднедневной заработок и с учетом количества дней отпуска рассчитывает общую сумму оплаты дней отдыха.
В соответствующих графах производится удержание НДФЛ и прочих сумм, и определяются деньги к выдаче. В записке проставляются реквизиты платежных документов на выдачу или перечисление денег. После подписания бланка бухгалтером, его подшивают к расчетным ведомостям за данный период времени.
Примечание. В каждой организации должен быть составлен и быть актуален , в соответствии с этим планом сотрудник в установленные законодательством сроки пишет , далее руководитель издает соответствующий . После этого бухгалтер производит расчет и за 3 дня до ежегодного отпуска сотрудник должен получить отпускные.
Порядок заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска
Лицевая сторона
Лицевую сторону бланка оформляется инспектором по кадрам. Сюда вносятся данные согласно изданного распоряжения об отпуске.
В верхней части документа записывается полное название фирмы и ее код по классификатору ОКПО. Ниже проставляется порядковый номер документа, дата его оформления.
Затем в соответствующих строках нужно указать полные Ф.И.О. работника, которому предоставляется отпуск, его табельный номер, название должности и структурного подразделения.
Если сотруднику согласно спецоценке условий труда положены дополнительные дни отдыха (например, в связи с вредными или опасными условиями труда), то ниже указывается их длительность, и заполняется таблица. В нее вносятся соответствующие данные: название отпуска, его период, даты начала и окончания и причину (основание) предоставления.
Затем указывается общее число дней отпуска (основного + дополнительного), после чего ответственный работник ставит свою должность, подпись и фамилию.
Оборотная сторона
Данную сторону заполняет бухгалтер-расчетчик.
Сначала сведения заносятся в раздел «Расчет оплаты отпуска». В левой таблице построчно указывается информация за предыдущие 12 месяцев работы - год и месяц (графы 1 и 2) и сумма за этот период, учитываемая при расчете среднего заработка (графа 3). В конце таблицы подводится суммарный итог.
В правой таблице нужно проставить количество дней (графа 4) или часов (графа 5) за которые производится расчет и вывести среднедневной заработок (графа 6).
Затем переходят к заполнению таблицы «Начислено» , которая состоит из двух частей, соответствующие текущему и будущему месяцу начислений с идентичными графами. Так, в графах 7 и 11 записывается число календарных дней отпуска, приходящихся на данный месяц, в столбцах 8-10 и 12-14 - сумма начислений, когда выплаты производятся за счет разных источников. В графе 15 подводится суммарный итог.
В таблицу «Удержано» в графы 16-21 вносятся соответствующие удержания (к примеру НДФЛ, по исполнительным листам и т. д.). В графе 22 указывается общая их сумма. Графа 23 - это деньги к выплате сотруднику.
Форма Т-60 является стандартной и на официальном языке называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику. Заполняется записка-расчет Т-60 непосредственно перед тем, как предоставить сотруднику организации очередной оплачиваемый отпуск. В этот документ входят все необходимые сведения, используемые для расчета отпускных и именно на основании него работник получает перед отпуском полагающиеся ему по закону отпускные средства.
Внимание! Выдавать отпускные сотруднику необходимо не менее чем за три дня до начала отпуска. При нарушении этого условия, работник организации имеет законное право отказаться от ухода в отпуск. Кроме того, это может повлечь за собой административное наказание со стороны контролирующих органов и штрафы.
Скачать образец и бланк записки-расчёта о предоставлении отпуска по форме Т-60
ФАЙЛЫ
Кто заполняет записку-расчет Т-60
Форма Т-60 содержит два больших раздела. Первый включает в себя персонифицированную информацию о работнике и заполняется специалистом кадровой службы. Второй раздел является основным и содержит сведения о полагающихся сотруднику отпускных начислениях. Оформляет его бухгалтер предприятия.
Документы, служащие основанием для составления записки-расчета
В качестве документального обоснования для составления записки расчета служат , заблаговременно составленный в организации, приказ руководства компании о предоставлении планового отпуска тому или иному сотруднику, платежная ведомость и РКО.
Перед тем, как отправить работника в плановый отпуск, кадровый специалист предприятия должен направить ему уведомление об отпуске, но не позже, чем за две недели до его начала.
В свою очередь будущий отпускник должен в обязательном порядке поставить под ним свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он согласен с периодом и условиями ежегодного планового оплачиваемого отпуска.
Заполнение лицевой стороны Т-60
- В эту часть документа включаются данные о полном наименовании организации, в которой трудится сотрудник с обязательным указанием ее организационно-правового статуса (ЗАО, ООО, ИП).
- Затем чуть ниже вписывается порядковый номер заполняемого документа по внутреннему документообороту и сведения, касающиеся лично работника: его ФИО, должность, структурное подразделение, к которому он относится, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.
- В следующей строке нужно обязательно прописать период, за который предоставляется отпуск (стаж сотрудника по месту работы) и точное количество дней отпуска (по календарю) с четким прописыванием даты начала и окончания отпуска.
- Если сотрудник уходит не в плановый оплачиваемый отпуск, а берет отпуск дополнительный или учебный, то это нужно вписать в соответствующую графу с обязательным указанием количества календарных отпускных дней, а также ссылкой на документ, послуживший основанием на его предоставление (приказ руководства и т.п.)
- В конце листа должна быть поставлена подпись должностного лица, заполнившего документ – в данном случае специалиста кадровой службы.
Заполнение оборотной стороны формы Т-60
Этот раздел в записке-расчёте по форме Т-60 является основным и включает в себя все сведения, касающиеся причитающихся сотруднику отпускных за расчетный период.
Таблица «Начислено» включает в себя все расчетные начисления отпускнику. В столбец под номером 8 (сумма за отпуск) нужно вписать результат умножения среднедневного заработка на количество планируемых отпускных дней.
При каких-то дополнительных начислениях, полагающихся сотруднику их также нужно внести в соответствующие столбцы документа. В 15 столбец вносится общая сумма, из которой потом нужно вычесть размер удержанного подоходного налога и вписать получившийся итог в 23 столбец данного расчета.
Получившаяся в результате сумма и будет той, которую необходимо выдать на руки работнику в качестве отпускных. Эту цифру нужно внести в документ как в числовом выражении, так и обязательно прописью. Бухгалтер, производивший расчеты должен поставить внизу листа свою подпись с расшифровкой.
Таким образом, записка-расчет по форме Т-60 является внутренним документом организации и подлежит обязательному бухгалтерскому учету, заполнение ее в полной мере должно отражать все сведения, касающиеся работника, в том числе его личные данные, а также выплаты, произведенные ему в отчетном периоде. На основе этой информации делается подробный расчет отпускных, которые получит сотрудник при уходе в отпуск.
Процедура предоставления отпуска состоит из нескольких этапов: работодатель издает соответствующий приказ, выплачивает отпускные, вносит необходимую информацию в кадровые документы. Унифицированная форма № Т-60 применяется для расчета заработной платы и других выплат при предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого или другого отпуска. Выплачивать отпускные работнику необходимо как минимум за три календарных дня до начала отпуска.
Как составить записку-расчет о предоставлении отпуска
В форме Т-60 указываются следующие данные:
- наименование организации;
- сведения о работнике с указанием структурного подразделения и должности;
- вид предоставляемого отпуска с указанием количества календарных дней;
- расчет сумм среднего месячного и дневного заработка для точного определения размера отпускных.
Дадим несколько рекомендаций по заполнению унифицированной формы Т-60. При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в строке «Период работы» указывается целый год, даже если он еще не отработан. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком строка не заполняется. Отпускные рассчитываются умножением среднего дневного заработка на количество дней отпуска и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.
Предлагаем вам скачать записку-расчет на отпуск (бланк 2019 года) в нашем конструкторе документов. Мы гарантируем, что представленный на этой странице шаблон полностью соответствует нормам действующего законодательства РФ.
Почему этот документ важен: Инспекторы могут не признать отпускные в расходах, если компания документально не подтвердит их сумму. Главный документ, который позволит избежать претензий, — форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
В чем часто ошибаются: Праздники включать в число календарных дней отпуска не нужно. Кроме того, рабочий год, за который предоставляется отпуск, вовсе не совпадает с календарным.
Когда понадобится документ
Всякий раз, когда сотрудник компании идет в отпуск, необходимо сделать расчет отпускных по специальной унифицированной форме. Без этого документа налоговики могут отказать признать расходы на отпускные при расчете налога на прибыль. Причем даже при наличии приказа о предоставлении отпуска (который тоже составляется по унифицированной форме).
Если ваша компания на «упрощенке»
В каком виде составить и что должно быть обязательно
Форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Все документы, приведенные в этом постановлении, являются обязательными для применения, поэтому составлять записку-расчет в произвольной форме нельзя.
В форме № Т-60 фиксируется прежде всего собственно величина отпускных. Кроме того, надо будет привести и другие показатели, в частности:
- -рабочий год, за который предоставляется отпуск;
- -продолжительность отпуска;
- -выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам);
- -количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;
- -среднедневной заработок.
Как определить рабочий год. Сразу подчеркнем, что календарный и рабочий годы не имеют ничего общего. Если календарный начинается 1 января и заканчивается 31 декабря, то рабочий отсчитывается с даты приема на работу. Например, сотрудник устроился в компанию 8 июня 2009 года. Тогда рабочим годом будет период времени с этой даты и по 7 июня 2010 года включительно. Но обратите внимание: есть периоды времени, которые в отпускной стаж не включаются. Например, отпуска за свой счет начиная с 15-го дня или отпуска по уходу за ребенком (ст. 121 Трудового кодекса РФ).
Еще по этой теме
Подробно о том, какие периоды включаются в «отпускной» стаж, а какие нет, можно прочитать в журнале «Главбух» № 19, 2009 .
В этом случае рабочий год продлевается на время таких периодов.
Что учесть, определяя продолжительность отпуска. По общему правилу продолжительность оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Но работнику может полагаться как удлиненный ежегодный отпуск, так и дополнительный. Причем такой отпуск может быть установлен законодательно (например, при ненормированном рабочем дне). А может предоставляться самой компанией на основании ее внутренних документов.
Одна из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней, другие же могут иметь любую продолжительность (ст. 125 Трудового кодекса РФ). То есть работник вправе написать заявление как на отпуск с понедельника по пятницу, так и с субботы одной недели по воскресенье другой.
Еще одна деталь, о которой важно помнить. Выходные праздничные дни в число дней отпуска не включаются и, соответственно, не оплачиваются (ст. 120 Трудового кодекса РФ). Допустим, работник написал заявление, что собирается отдыхать 7 календарных дней начиная с 8 июня 2009 года. Это означает, что последним днем отпуска будет 15 июня. Ведь 12 июня - праздник. Поэтому будьте внимательны в том случае, когда в заявлении на отпуск не указана его продолжительность, а просто приведены даты начала и окончания отпуска. Возьмем тот же пример, но предположим, что в заявлении просто указано, что работник идет в отпуск с 8 по 14 июня. Тогда продолжительность отпуска составит 6 календарных дней, несмотря на то что фактически сотрудник будет отдыхать полную неделю.
Как правильно рассчитать отпускные. Про то, как рассчитывать саму сумму отпускных, мы подробно писали в журнале «Главбух» № 15, 2009 . Поэтому останавливаться на методике расчета не будем. Добавим лишь, что в форме № Т-60 сумму отпускных нужно привести с разбивкой по месяцам, на которые приходится отпуск.
Как определить сумму к выплате. Последний этап - определить, какая сумма полагается сотруднику на руки. Иначе говоря, из начисленной суммы отпускных нужно удержать НДФЛ. При этом, если доход сотрудника облагается по ставке 13 процентов, нужно учесть все полагающиеся ему налоговые вычеты.
Пример: Заполнение формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска»
Сотрудник ООО «Мир» Соколов А.В. с 26 октября 2009 года уходит в отпуск на 14 календарных дней. То есть на октябрь приходится 6 дней отпуска, а на ноябрь - 8. При этом день выхода из отпуска - 10 ноября, поскольку 4 ноября - выходной праздничный день.
Расчетный период для исчисления среднего заработка - с 1 октября 2008 года по 30 сентября 2009 года. В течение этого времени оклад Соколова составлял 18 000 руб. Других выплат, кроме заработной платы, у сотрудника не было. Но при этом в течение расчетного периода Соколов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период с 6 по 19 июля 2009 года включительно. Таким образом, в этом месяце он отработал 13 дней, за которые ему начислили 10 173,91 руб. Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:
11 мес. 5 29,4 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. 5 17 дн. = 339,5226 дн.,
где 17 дн. - количество календарных дней в июле 2009 года, приходящихся на отработанное время.
Сумма среднедневного заработка будет равна:
(18 000 руб. 5 11 мес. + 10 173,91 руб.) : 339,5226 дн. = 613,14.
Общая величина отпускных составит 8583,96 руб. (613,14 руб. 5 14 дн.). Из этой суммы на октябрь приходится 3678,84 руб. (613,14 руб. 5 6 дн.), а на ноябрь - 4905,12 руб. (613,14 руб. 5 8 дн.).
Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. Сумма НДФЛ составит (Соколов - налоговый резидент России) 1116 руб. (8583,96 руб. 5 13%). На руки он получит 7467,96 руб. (8583,96 - 1116).
Форма № Т-60, которую заполнил бухгалтер ООО «Мир», представлена ниже.
Напомним, что выплатить отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 Трудового кодекса РФ). При этом выдавать вместе с отпускными и заработную плату за отработанное до начала отпуска время необязательно. Выдача зарплаты производится в сроки, которые установлены в компании, и от графика отпусков не зависит.
