Если меняется или увольняется сотрудник, ответственный за ведение, учет и хранение трудовых книжек, то потребуется составить акт их приема-передачи. В статье рассмотрим как правильно это сделать, а также приведем образец такого документа.
В каких случаях требуется акт приема-передачи трудовых книжек
Трудовые книжки, а также вкладыши в нее являются документами строгой отчетности. В данных документах содержатся персональные данные сотрудников, а также сведения о временных отрезках их трудовой деятельности у того или иного работодателя . На основании данных, указанных в трудовой, гражданину начисляется пенсия. В связи с этим учет и хранение трудовых должно происходить в соответствии с особыми требованиями, установленными «Правилами ведения и хранения трудовых» (далее – Правила).
Данные Правила учет бланков трудовых, заполненных книжек и вкладышей к ней происходит в специальных журналах:
- Приходно-расходной книге учета бланков трудовой книжки, а также вкладышей к ней.
- Книга учета движения трудовых книжек, а также вкладышей к ней.
Лицом, ответственным за трудовые книжки (их учет, ведение и хранение), является сотрудник, назначенный приказом директора. В случае смены ответственного лица потребуется составление такого документа, как акт приема-передачи трудовых книжек. Данный акт будет подтверждать тот факт, что одним сотрудником оформлена передача другому указанных документов. При этом второй сотрудник получил данные документы в указанном объеме и в надлежащем виде.
Важно! При смене лица, ответственного за ведение и хранение трудовых, передача кадровых документов производится по акту приема-передачи.
Порядок принятия документов по акту приема-передачи трудовых книжек
Для того, чтобы указанные документы были переданы по акту приема-передачи должным образом, необходимо соблюдение определенного порядка действий:
| Порядок действий | Подробное описание |
| Оформление приказа | В первую очередь необходимо убедиться в том, кто именно назначен ответственным лицом. При этом приказ потребуется оформить в любом случае, даже если в должностной инструкции предусмотрена обязанность работы с трудовыми книжками (вкладышами в трудовую). |
| Проверка места хранения трудовых книжек и вкладышей к ней | Для этих целей работодатель должен выделить либо специальный сейф, либо несгораемый шкаф. |
| Проверка информации, указанной в акте приема-передачи трудовых | Указанное в акте число трудовых должно соответствовать перечню сотрудников компании. Далее производится подсчет бланков, передаваемых по акту. с передаваемыми заполненными трудовыми книжками необходимо ознакомиться. При этом проверяется все ли актуальные сведения внесены в данный документ. |
Важно! В бланке акта приема-передачи трудовых есть графа «Примечание». В данную графу заносятся все те замечания, которые были обнаружены при передаче документов по акту приема-передачи трудовых. Например, при обнаружении неправильного оформления записей, либо при выявлении повреждений, а также в случае отсутствия одной или нескольких книжек.
Правила оформления акта приема-передачи трудовых книжек
Законодательством не установлены специальные требования и правила по составлению такого документа, как акт передачи трудовых. Однако, данные правила работодатель вправе разработать самостоятельно, после чего утвердить их во внутренних документах компании. Это можно зафиксировать в Положении о делопроизводстве, либо в Положении о кадровой службе. Если компания работодателя очень крупная с большим количеством сотрудников, то может потребоваться создание специальной комиссии. Тогда в Положении следует предусмотреть следующее:
- Порядок, по котором происходит создание комиссии, принимающей участие в проверке и передаче документов. Также определяется состав такой комиссии.
- Порядок работы созданной комиссии. При этом определяется порядок сверки документов, а также форма акта приема-передачи, бланк этого документа и образец заполнения данного документа.
Как составить акт-приема передачи трудовых книжек
Акт передачи трудовых обычно оформляется в виде таблицы, в которую заносится следующая информация:
- Сведения о владельце трудовой книжки (ФИО работника).
- Вид бланка (трудовая или вкладыш к ней).
- Серия и номер трудовой.
Осуществляя передачу трудовых, в данной таблице указываются сведения о документах (их номер и серию). Под таблицей указывается общее число документов одного вида. После заполнения акт заверяется лицом, сдавшем по данному документу книжки и лицом, принявшим их по данному акту. перед подписями указывается должность лица, подписывающего документа, а также расшифровка его подписи.
Важно! В случае утери книжек, нудно будет составить отдельный акт. В нем будут указаны причины отсутствия трудовых книжек. Заполняет этот акт лицо, передающее по акту документы.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Работнику для предъявления в Пенсионный фонд требуется пенсионная книжка. Как правильно выдать книжку ему на руки? Нужно ли оформлять акт приема-передачи или потребуется составить иной документ?
Заключение
Таким образом, передача таких документов, как трудовые книжки, а также вкладыши в нее, должна сопровождаться составлением специального документа. Этим документом является акт приема-передачи трудовых книжек. По данному документу один сотрудник (лицо, с которого снимается ответственность за трудовые книжки) передает другому (лицо, назначаемое ответственным за трудовые книжки) кадровые документы.
Акт передачи трудовой книжки - незаменимый документ. Учет и сохранность документов лежат на работодателе. Это закреплено законом. Что указывается в акте приема-передачи трудовой книжки?
Если дело касается кадровой службы, обязательно составляется акт передачи трудовых книжек. В документе приводится перечень бланков строгой отчетности и вкладышей к ним. В акте приема-передачи трудовой книжки обязательно указываются ответственные лица: сдающий документы и принимающий. Процесс сдачи происходит в присутствии специальной комиссии, итоги отражаются в акте приема-передачи трудовой книжки работнику.
Образец акта передачи трудовой книжки
Законодатель четко не указывает на необходимость составления акта передачи трудовой книжки внутри предприятия. Но, исходя из целесообразности мероприятия, руководитель имеет право издать локальный документ, где узаконить такую необходимость. Им может стать приказ или распоряжение по кадровой службе. Назначается комиссия, которая проведет проверку журналов движения трудовых, сверит достоверность данных и посчитает количество документов.
По итогам проверки составляется акт передачи трудовой книжки работнику, который теперь отвечает за сохранность и учет вверенных ему документов (согласно приказу).
Акт приема-передачи трудовой книжки в обязательном порядке заполняется в присутствии комиссии. В ее составе должны быть:
- Передающий документы – кадровый работник или другое ответственное лицо.
- Принимающий бланки строгой отчетности.
- Юрисконсульт организации.
- Заместитель руководителя (один из них).
- Глава кадровой службы (если есть отдельное подразделение).
По окончании заполнения образца акта передачи трудовой книжки, все члены комиссии заверяют документ личной подписью, подтверждая актуальность указанных данных.
скачать)Несмотря на то, что законодатель позволяет составлять акт передачи трудовой книжки в свободной форме, необходимо указать в нем как можно больше информации о передаваемой документации. Удобно систематизировать данные в табличном виде с указанием таких пунктов:
- Акт приема-передачи трудовой книжки работнику обязательно содержит порядковый номер.
- Ф.И.О. каждого сотрудника, чья книжка о труде хранится и будет передана ответственному лицу – обязательно указывается должность работника.
- Номер книжки, серия, наличие и номера вкладышей обязательно указываются в акте приема-передачи трудовой книжки работнику
- Дата, когда книжка была заведена (если новая) или поступила на хранение в кадровую службу (при приеме на работу).
- Примечания – необходимо отразить данные, характеризующие состояние трудовой книжки. Например, что она ветхая или была невостребованная при увольнении работником.
Как с помощью акта передать трудовую книжку сотруднику?
По закону все книжки о труде хранятся в кадровой службе и должны быть переданы на руки сотруднику в момент его увольнения или перевода на другое предприятие. Работодатель может обезопасить себя от претензий работнику о невыдаче книжки, составив акт передачи трудовой книжки. В документе (составляется в произвольной форме) отражаются:
- Сведения об отработанном перед увольнением времени (14 дней).
- Дате, когда книжка была передана на руки.
- Данные, что сотрудник не имеет претензий.
- Личная подпись работника.
Акт передачи трудовой книжки работнику хранится в архиве вместе с приказом на увольнение и другими документами по кадровой службе.
Если сотрудник переходит на другое предприятие и данные трудовые отношения оформляются переводом – между двумя руководителями может быть подписан акт приема-передачи трудовой книжки. В документе отражается информация о том, что бланк строгой отчетности переходит на хранение от старого работодателя к новому.
скачать)Правильное ведение и учет кадровых документов – гарантия, что работодатель не только соблюдает права сотрудников, но и не станет в будущем объектом судебного разбирательства. Поэтому так важно составлять акт передачи трудовых книжек при необходимости – увольнение кадрового работника, смена собственника или плановая проверка.
В статье будет идти речь об акте приема-передачи трудовых книжек. Что это за документ, каково его назначение, и как правильно составить – далее.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Трудовая книга имеется у каждого, кто работает. Когда человек переводится в другую организацию, документ необходимо переправить. Для этого составляется акт приема-передачи. Как его оформить?
Основные сведения
Любой оборот документации необходимо контролировать. С этой целью конкретный тип документа передается определенному сотруднику.
Он отвечает за его ведение и сохранность, транспортировку. Акт приема и передачи трудовых книжек является важным документом.
Установленной формы акта нет. К составлению документа имеются требования. В акте необходимо указать полное название организации, перечислить членов комиссии и внести дату и место его составления.
Для удобства используется табличный тип акта, который состоит из таких разделов:
- номер по порядку;
- перечень сотрудников и их личные данные;
- серия и номер трудовой книги;
- дата поступления книжки в организацию (или ее заведение);
- примечания.
После внесения всей информации акт подписывают члены комиссии, присутствующие во время проведения инвентаризации документов.
Также акт приема и передачи должны подписать 2 сотрудника кадровой службы – тот, который его передает и получает. Работник, чья трудовая книга передается внутри одного предприятия, акт не подписывает.
Схема действий при передаче трудовых книг по акту следующая:
- Создание специальной комиссии, ответственной за осуществление процесса и передачу документов.
- Проверка правильности заполнения документов комиссией.
- Проверка комиссией отсутствующей документации.
- Составление акта приема и передачи трудовых книг.
При увольнении
При увольнении работника, который отвечал за ведение документации, сопровождается передачей трудовых книг и прочей документации.
Обязанность по проведению такой процедуры законом не установлена. Бывает, что кадровик при увольнении отказывается подписывать акт приема-передачи.
Перед работодателем возникает проблема – как организовать передачу документов. Идеальный вариант – прием нового кадровика до момента увольнения старого.
Но такое не всегда возможно. Новый сотрудник вправе приступить к работе только после увольнения предыдущего работника.
Процесс передачи документации при увольнении включает такие этапы – создание комиссии, проверка документации и составление передаточного акта.
Как только назначена комиссия и проверена документация, необходимо приступать к оформлению акта приема и передачи. Составляется он в произвольной форме.
В документе отражаются названия документов и дел, период времени, количество и данные об отсутствующих документах. Обнаруженные недостатки необходимо отобразить в акте.
Если новый работник кадровой службы не принят, оформляется акт приема-передачи, по которому уволенный кадровик сдаст документы без проверки, например, главному бухгалтеру.
Прием-передача трудовых книжек оформляется отдельным актом. В акте перечисляются имеющиеся трудовые книжки.
Также указывается – данные о владельце, серия и номер документа, число книжек и вкладышей. Если трудовая книжка выдается на руки работнику, акт не составляется.
Если он согласен с увольнением, пишется заявление о выдаче трудовой книжки. Если сотрудник не согласен с фактом увольнения и считает решение начальства незаконным, то создается комиссия и оформляется акт.
При реорганизации в форме присоединения
Реорганизация предприятия – процесс длительный и сложный. Законодательство выдвигает множество требований, среди которых – оформление передаточного акта.
Реорганизация в форме присоединения – процесс, при котором одно предприятие передает свои обязательства другому и присоединяется к ней с целью ведения общей деятельности.
Процесс реорганизации не отменяет обязанность вести учет и хранить трудовые книжки. Новый работодатель должен получить их по акту.
Составляется он после проверки книжек, которые хранятся в реорганизованной организации. Оформляется в произвольной форме.
В документе указывается – данные владельца книжки, серия и номер документа, данные об отсутствии книжек или повреждениях.
В акте следует зафиксировать факт передачи бланков книжки и вкладышей.
Обязательное условие – указать сведения о лице, которое занималось составлением передаточного акта. Также включить информацию о нескольких свидетелях, присутствовавших при составлении.
При приеме на работу
Зачисление сотрудника на работу оформляется приказом. На основании этого документа работники отдела кадров заполняют и трудовую книжку.
При приеме на работу сотрудник обязан предъявить работодателю свою трудовую книжку. Заполнить документ кадровик обязан в течение недели после поступления на должность.
Принять трудовую книжку сотрудник кадровой службы обязан по специальному акту. В нем указать дату принятия книжки, от кого принимается.
Заверить акт своей подписью и печатью. Печать может быть организации или отдела кадров. При приеме на работу также оформляется акт специально назначенной комиссией.
Она может состоять из сотрудников организации, руководящего лица. Если это кадровик оформляется на работу, то он обязан присутствовать во время проведения комиссией проверки.
Также он должен принять от предыдущего сотрудника кадровой службы все дела.
Бывает, что при поступлении на работу новый кадровик обнаруживает, что состояние дел предыдущего сотрудника неважное.
Ошибки в содержании документов, их оформлении или хранении возлагает дополнительную ответственность на нового сотрудника.
Поэтому следует провести проверку и откорректировать систему делопроизводства. Это позволит устранить вопросы об ответственности за допущенные предыдущим кадровиком ошибки.
Таким образом, любые передвижения трудовых книжек должны сопровождаться актом приемки-передачи.
На предприятии регулируется законодательством. Работодатель должен обеспечить сохранность этих документов. Поэтому необходима периодическая проверка трудовых книжек , особенно при смене лица, которое назначено ответственным за их ведение.
Когда составляется акт передачи трудовых книжек
Любая передача трудовых книжек должна быть зафиксирована документально, чтобы работодатель в любой момент мог предоставить сведения об их движении . Акт передачи составляется, когда перемещается большое количество книжек. Это может быть в следующих случаях:
- Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
- Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
- Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.
Иначе говоря, любая передача книжек, за исключением временной выдачи на руки владельцу, должна быть оформлена актом.
Кто составляет акт
Акт должен составляться комиссией, которая должна состоять из трех человек и более. Она назначается приказом организации.
Лицо, передающее бланки и лицо, их принимающее в состав комиссии не должны входить.
В комиссии назначается председатель, который и руководит передачей трудовых книжек.
В конце акта все члены комиссии должны поставить свои подписи.
Утверждает акт руководитель предприятия. Если книжки передаются из одной организации в другую, то утвердить акт может руководитель любой из них.
Акт приема – передачи трудовых книжек: образец
Скачать заполненный образец акта можно ниже. А сейчас мы расскажем о порядке и правилах заполнения этого документа.
Порядок заполнения
Бланк акта приема - передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно. В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:
- Полное наименование организации. Акт можно составлять на официальном бланке компании.
- Дата и место составления документа.
- В правом углу ставиться гриф утверждения. Если у юридического лица есть печать, то она ставится на подпись руководителя.
- Состав комиссии и причина передачи трудовых книжек.
- Сведения о передаваемых книжках. Это самый главный раздел акта. Для удобства восприятия информации составляют таблицу, в которую вносят следующие данные: ФИО владельца книжки, ее серия и номер, особые отметки (например, невостребованная книжка или выдана владельцу на руки). Вкладыши указывают отдельно.
- Итоговое количество книжек.
- Подписи должностных лиц, участвующих в передачи: члены комиссии и работники, сдающие и принимающие трудовые.
В акт также можно внести сведения о сотрудниках, работающих по совместительству , на которых не ведется книжка и о наличии чистых бланков и вкладышей.
Акт составляется в 2 экземплярах, которые хранятся у передающей и принимающей стороны.
Правила составления
При составлении акта нужно соблюдать следующие правила делопроизводства:
- Акт составляется в письменном виде, заполняется на компьютере или пишется от руки;
- Документ не должен содержать помарок или исправлений. Написанный от руки должен быть полностью читаемым;
- Все подписи должны быть проставлены лично их владельцами;
- Если в акте больше одного листа, то все страницы нумеруются и сшиваются;
Если акт составлен с нарушениями требования, то он не будет иметь силы юридического документа.
При перемещении трудовых от одного работодателя к другому, либо при смене лиц, ответственных за их ведение, составляется акт передачи трудовых книжек. Образец скачать можно по ссылке ниже, либо составить самостоятельно. Но при этом он должен содержать сведения о передаваемых книжках и лицах, которые участвуют в передаче.
Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.
Как оформляется акт приема-передачи трудовых книжек? Образец можете посмотреть здесь:
О списании испорченных бланков
Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.
Об отказе от получения ТК
В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа. В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления. Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.
Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться в отдел кадров, или дать разрешение на их пересылку почтой. В случае отказа, он вправе оформить акт об отказе в получении трудовой книжки.
О непредоставлении трудовой книжки
Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но бланк для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.
Требования к оформлению
Для оформления используется бланк, разработанный компанией, или утвержденная форма.
Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:
- наименование компании;
- название;
- дата подписания и номер;
- место составления;
- заголовок;
- подпись руководителя и ответственных за составление лиц.
