Неправильная запись в трудовой книжке последствия. Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон

Трудовая книжка – документ, по которому высчитывается размер пенсии на момент достижения работником определенного законодательством возраста. Чтобы не возникло проблем со стажем, важно, чтобы все записи были внесены корректно. Если все-таки была допущена какая-либо ошибка, то она обязательно должна быть исправлена. Так как правильно оформить исправление в трудовой книжке?

Важно различать такие понятия, как «исправление», «дополнение», «изменение». В зависимости от понятия совершаются разные действия в отношении определенных записей. Дополнение – это не ошибка, а некое преобразование верных записей. В свою очередь, исправление – замена ошибочных и неправильных записей.

Некоторые общие правила

В трудовой книжке, а именно в графе «Сведения о работнике», нельзя сокращать или писать инициалами личные данные сотрудника (ФИО), дату рождения следует прописывать арабскими цифрами, где год указывается полностью, а перед цифрами от одного до девяти ставится 0.
Титульный лист должен включать в себя все соответствующие печати, записи и подписи как владельца, так и лица, которое несет полную ответственность за ведение трудовых книжек.
Наименования должностей и профессий обязательно должны соответствовать ОКПДТР.
Записи о приеме на работу и увольнении должны всегда включать в себя наименование одной и той же организации, название которой в точности соответствует оттиску печати этой организации. В случаи реорганизации предприятия в трудовой книжке специально делается запись об этом со ссылкой на определенный документ.

Нормативные акты, которыми надо руководствоваться при внесении изменений и исправлений

Трудовой кодекс Российской Федерации (часть, где говорится о том, какие фразы и формулировки вносятся в трудовые книжки).
Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства РФ. В них прописаны условия ведения и хранения книжек, изготовления бланков для них и обеспечения работодателей трудовыми книжками.
Инструкция, в которой прописаны правила по заполнению трудовых книг (утвержденная постановлением Министерства труда РФ). А именно несколько пунктов: 1.2, 2.3 и 2.4.

Любые исправления записей, их дополнения, а также исправления в трудовых книжках, принадлежащих сотрудникам, зависят от раздела, в который они вносятся.

Главные разделы трудовой книжки

Итак, трудовая книжка делится на три части: титульный лист (в него вносятся сведения о самом сотруднике)? сведения о работе? сведения о награждениях. Многие спрашивают, можно ли вносить исправления в трудовую книжку, а если можно, то в каком из разделов нельзя зачеркивать неправильные данные.

Изменения, вносимые на титульном листе

Титульный лист включает в себя сведения о работнике. Заполняя данную графу, важно вносить все записи корректно и в полном объеме.

При изменении имени, отчества, фамилии (например, при вступлении в брак), а также даты рождения проводятся следующие действия:

старые данные зачеркиваются только одной чертой}
далее записываются новые данные}
на обложке, с внутренней стороны, делается ссылка с номером и датой документа (это может быть паспорт, свидетельство о браке и др.) и заверяется это подписью и печатью уполномоченного лица.

Но что делать, если неправильно сделали запись в трудовой книжке, и ошибка была сделана в написании фамилии, имени или других данных? Тогда возможны два решения такой проблемы:

Если ошибка допущена, когда заполнялся титульный лист книжки впервые, то составляется соответствующий акт, а испорченный бланк уничтожается. Обычно за испорченный бланк работодатель не взимает деньги с работника.
Если ошибка была обнаружена гораздо позже, то наиболее правильным выходом из такой ситуации будет обращение в суд, чтобы признать принадлежность этой трудовой книжки.

Такие изменения иногда вносят именно по месту работы, где и была допущена ошибка, или даже по текущему месту работы, но при наличии документа от работодателя, который сделал ошибку. В таком случае изменения вносятся так же, как и при изменении данных.

Но следует помнить, что вариант внесения изменений без обращения в суд является спорным и может быть рассмотрен как несоблюдение норм ведения трудовых книжек.

Также стоит задать вопрос о том, как работодатель определил, что эта трудовая книжка принадлежит человеку, предоставившему паспорт? В мире существуют однофамильцы, у которых могут даже и имя, и дата рождения совпадать.

Новые записи о профессии или специальности, образовании

Очень часто, оформляя трудовую книжку впервые, работник может к тому времени не закончить учебное заведение. Тогда в трудовой книге будет вписано в графе «образование», например, «неоконченное высшее». В этом случае при получении диплома служащий должен обратиться к работодателю и попросить внести изменения в трудовую книгу по данному факту. То же самое происходит и при получении новой профессии или специальности. То есть в данном случае делается дополнение, а никак не исправление, и предыдущие данные не зачеркиваются.

Стоить помнить, что в случае внесения дополнений давать ссылку на удостоверения или дипломы на внутренней стороне книжки не нужно.

При обучении в вузе на момент оформления трудовой не стоит оставлять строку «образование» пустой. На основании студенческого билета, зачетной книжки или справки из вуза делается запись о неоконченном высшем образовании.

Что делать, если была неправильно сделана запись в трудовой книжке о приеме на работу

При приеме на работу могут неправильно вписать наименование должности или, например, структурного подразделения. Желательно успеть внести изменения перед тем, как появится следующая запись. В таком случае все исправляется следующим образом:

В таком случае все исправляется без особых проблем.

Важно помнить, что в данном разделе нельзя зачеркивать ошибочную запись. Если сотрудник уже устроился на новую работу, и была внесена новая запись (либо несколько), то исправления делаются таким образом:

В чистой строке ставится обязательно следующий порядковый номер.
Пишется, что запись номер … является недействительной, и тогда вносится правильная запись.
Указывается дата исправления.
Ссылка на документ (приказ или распоряжение) по данному факту делается в графе 4.

Если предприятие, допустившее ошибку, реорганизовано, то исправление оформляется его правопреемником. Если же организация была полностью ликвидирована, то исправления производятся по новому месту работы работодателем на основании свидетельства, например, копии приказа о приеме на работу, о переводе или увольнении сотрудника и т.п.

Если запись в трудовую книжку была внесена не верно об увольнении или о переводе на другую работу

Если увольнение или просто перевод на другую работу были признаны судом, работодателем или трудовой комиссией незаконными, а также, если меняется формулировка причины увольнения сотрудника, запись является недействительной.

Если работника восстанавливают в должности, то под следующим номером прописывается фраза «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе».
Если меняется формулировка причины увольнения, то запись звучит так: «Запись за номером … недействительна, уволен (измененная формулировка причины)».

Если в трудовой книге есть запись об увольнении, которая была признана недействительной, сотрудник вправе подать заявление и попросить выдать дубликат трудовой книжки, где будет исключена запись об инциденте.

Перемены в данных компании или сотрудника

При изменении организационно-правовой формы компании или ее названия в разделе «Сведения о работе» всегда вносится запись об этом факте. При этом такая запись не нумеруется.

Если сотрудник переходит на другую должность или переходит в другое отделение этой же компании, то такая запись вносится с новым номером.

Если меняется название в должности, то в разделе о работе запись вносится без номера на основании приказа об этих изменениях, внесенных в штатное расписание организации.

Если в трудовой книжке неправильная запись организации, в этом случае исправления вносятся по месту работы, где была допущена ошибка, либо по текущему месту работы при наличии документа от работодателя, который и допустил эту ошибку. Изменения вносятся таким образом:

Пишется неправильное название, указанное раньше.
Делается запись о том, что наименование организации указано неверно и следует читать «…» (правильное название).

Не верно внесены несколько записей в трудовую книжку

В случае нескольких недействительных записей или записей с ошибками каждая из них должна быть вынесена со следующим порядковым номером, датой признания ошибочной и заверена в отделе кадров или работодателем (если запись с текущего места работы), либо на основании каких-либо подтверждающих документов с тех мест работы, где совершили каждую из ошибок.

Как исправить две неправильные записи в трудовой книжке, если они следуют подряд

В случае, если в трудовую книгу были случайно внесены две неправильные записи подряд, каждая запись должна быть обязательно признана недействительной отдельно. То есть:

Следует фраза «Запись за номером … недействительна».
Ставится дата.
Запись заверяется уполномоченным лицом.
Пишется следующий порядковый номер.
Следует фраза о второй записи, что «Запись за номером … недействительна».
Ставится дата, и запись снова заверяется.

То же самое делается и со следующей неверной записью, если таковая имеется.

Не допускается формулировка «Записи за номерами … и … недействительны». Хотя этот вопрос является спорным, и такие формулировки иногда вносятся. Но чтобы избежать проблем при проверке записей в последующем расчете пенсии, стоит каждую запись исправлять отдельно.

Неправильно записан порядковый номер

Несмотря на то, что сама запись может быть верной, нумерация не по порядку все же является ошибкой, которая должна быть исправлена. Законодательно вопрос об исправлении ошибки в нумерации не урегулирован, и в правилах не сказано, как это делается. Однако, следуя всем правилам об исправлениях и изменениях в трудовых книжках, оставлять такую запись без внимания нельзя. В таком случае делается следующее:

Другие неточности

Бывают случаи, когда все записи – наименование организации, должность, структурное подразделение – вносятся одной строкой. Такая запись верная, однако был нарушен пункт инструкции по пользованию трудовыми книжками. Такую запись исправлять необязательно, но все-таки таких ситуаций лучше избегать. Ошибка говорит о том, что внесший запись не знает правил и всех инструкций по ведению трудовых книг. За такое нарушение этот человек может понести дисциплинарную ответственность.

Пенсионный фонд РФ не признает исправлений и изменений, которые не подтверждаются документально. Исключением может стать только судебное решение.

Многие специалисты отдела кадров, канцелярии и бухгалтерии, даже имеющие солидный стаж работы, не знают, как внести исправление в трудовую книжку.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ошибки в этом важном документе встречаются крайне редко, но если неправильная запись внесена, то исправить ее не только можно, но и необходимо в соответствии с законодательством.

Правовые основы

Российским Министерством труда и социального развития в 2003 году была разработана специальная инструкция (№69), регулирующая порядок заполнения трудовых книжек.

Исправления в документ должны вноситься в соответствии с этими требованиями.

При работе с трудовыми книжками следует учитывать и положения 225 Постановления Правительства РФ, регулирующего ведение и хранение этих документов (2003 г.).

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Неверные сведения могут быть обнаружены как на титульном листе трудовой книжке, так и в ее разделах и на вкладыше к ней.

Схема исправления данных практически одинакова, однако в каждом случае будут иметься свои особенности.

Общие правила

К самому оформлению трудовой книжки следует отнестись с особым вниманием, дабы избежать в будущем проблем с расчетом пенсии работника.

Если в новый документ были внесены неверные сведения, он подлежит уничтожению.

Если ошибка выявлена в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается. Она исправляется новой записью ниже.

Запись неверна

Текст внесен другой организацией

Даже если ошибка в документе допущена кадровиками другой фирмы, специалисты новой организации производят исправления в трудовой книжке работника.

Для этого он должен представить работодателю документы, подтверждающие факт наличия ошибки и содержащие правильную информацию.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если работник после увольнения еще официально не числится на новом рабочем месте, исправление выявленной неверной информации может произвести прежний работодатель.

Для этого он:

Вписывает в графу «Сведения о работе» название своей организации, тем самым открывая блок записей от лица бывшего работодателя (ведь ранее была поставлена запись об увольнении, и непонятно кто и на каком основании вносит данные).
Указывается текущая дата внесения исправлений арабскими цифрами.
Запись признается недействительной, указываются верные сведения.
Ставятся реквизиты Приказа, подтверждающие истинность новых данных.
Свою подпись ставит специалист кадрового отдела и хозяин трудовой книжки, ставится печать организации – блок исправительных записей закрывается.

Пример:

Указаны не те даты

Невнимательность кадровика при написании дат в трудовой книжке может привести к дальнейшим проблемам с Пенсионным фондом, поэтому сам работник должен несколько раз перепроверить написанное в документе.

Ошибка в дате приема в организацию или в иных датах должны быть обязательно исправлены в кратчайшие сроки.

При ее обнаружении работник:

Пишет заявление на имя директора с просьбой исправить ошибку.
Издается приказ о необходимости внесения исправлений, ему присваивается номер.
Работник кадровой службы письменно подтверждает недействительность ранее указанных данных.
Вписывается правильная дата, ставится номер приказа – основания для внесения изменений.
Специалист пишет свою должность, фамилию, инициалы и подпись, ставится печать.

При наличии ошибки в дате рождения сотрудника эта дата полностью зачеркивается сплошной линией, а сверху пишется верная информация.

Сбоку информация конкретизируется, указывается серия и номер Паспорта РФ с верными сведениями.

Пример:

Неправильно внесены реквизиты приказа

Важно знать, как исправить ошибку в одной из самых важных граф трудовой книги – сведениях о документе, на основании которого вносятся данные.

В большинстве случаев данные вносятся на основании приказа.

Порядок внесения данных о приказе таков: документ, его дата и номер. Ошибочно менять порядок этих реквизитов. При необходимости изменить запись из-за неверно внесенной информации о приказе запись дублируется, но последняя графа пишется уже без ошибки.

Если в самом приказе была допущена ошибка, в 4 графе должны быть записаны серия и номер отменяющего ее приказа.

Исправление сведений о награждении

В трудовой книжке предусмотрен отдельный раздел для внесения данных о награждении сотрудника за особые заслуги перед предприятием.

Часто заполнение этого раздела не производится. Но иногда информация о награждениях не только своевременно вносится в документ, но и содержит в себе ошибку.

В данном разделе, как и в других частях трудовой книги, сведения нельзя зачеркивать или заштриховывать.

Необходимо на текущую дату сделать пометку, что предыдущая запись действительной не является, далее указав правильные сведения.

Пример:

Замена сведений на титульном листе

Основные сведения о работнике содержатся на титульном листе трудовой книжки.

Незамеченная ошибка в основных реквизитах этой страницы должна быть устранена сразу после обнаружения. Запрещается замазывать штрихом.

Под неверной информацией следует сделать пометку о том, что вышеуказанные данные недействительны, а далее написать правильные сведения.

Зачеркивать слова в исключительных случаях на титульном листе разрешается.

После зачеркивания пишется правильное слово, затем исправление заверяется работодателем и ставится печать.

Пример:

Данные и исправления в трудовую книжку вносятся черной, фиолетовой или темно-синей пастой, обладающей светостойкостью и водостойкостью.

Примеры со сменой фамилии в трудовой книжке на практике встречаются наиболее часто.

Конкретных правил по исправлению на законодательном уровне не прописано, однако принято использовать следующую схему исправления:

Сплошной линией зачеркивается устаревшая или ошибочная информация.
Ниже (рядом) пишется действительная фамилия.
Изнутри (слева) исправленная информация уточняется и подтверждается вписанием названия, серии и номера документа – основания для исправления.
Исправление заверяется работодателем, ставится подпись и печать.

Исправление неточностей во вкладыше

Если работник часто меняет должности и места работы, некоторые разделы трудовой книжки могут закончиться.

Для дальнейшего внесения сведений о работе к трудовой книжке прикладывается специальный вкладыш.

В нем:

Если запись сделана неправильно при самом оформлении нового вкладыша, он подлежит уничтожению, о котором и составляется соответствующий акт.
Если на первой странице трудовой книжки уже проставлены серия и номер испорченного вкладыша, то серия и номер нового бланка также проставляются.
При наличии ошибки в какой-либо из записей, сделанных во вкладыше, порядок исправления стандартен. Сначала ставится порядковый номер новой записи, затем дата внесения исправления и правильный текст.
Указанная информация должна быть подтверждена Приказом, его серия и номер должны совпадать с данными Приказа в предыдущей записи.

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

Ошибки, недочеты, неверность в трудовых книжках россиян редкость, но не каждый работодатель, бухгалтер и специалист кадровой службы знает, как правильно их исправлять. Любые изменения в трудовой документации должны быть обоснованными.

Расскажем, когда трудовая признается недействительной, кто может внести изменения в документ, а также определим, какие ошибки бывают и как их исправляют.

При каких ошибках трудовая книжка становится недействительной – порядок признания её недействительной

В 2018 году порядок признания трудового документа такого типа недействительным с юридической точки зрения остается прежним.

Законом предусмотрено несколько условий, при которых этот документ теряет свою силу.

Перечислим их:

Инициалы сотрудника прописаны неверно . Вопрос может подняться, даже если кадровик записал неправильно одну букву, например, вместо «ё» написана «е».
На титульной странице-листе отсутствует печать компании/организации.
Отсутствует подпись ответственного, должностного лица, заполняющего трудовую книжку.
Дата заполнения документа прописана не та, каковой была на самом деле. Вписать другое число могут, чтобы увеличить трудовой стаж гражданина. Этого делать не стоит, ведь кадровика могут привлечь к ответственности и наложить штраф.

Как правило, признать недействительность документа может лицо, ответственное за его оформление. И это может быть даже специалист новой организации, в которую устраивается гражданин.

Напомним, что работодатель не имеет права отказать в трудоустройстве, если у соискателя была замечена недействительная трудовая.

При выявлении ошибок и для дальнейшего их исправления специалист должен опираться на разработанные инструкции и утвержденные требования.

Наименование нормативно-правового документа

Комментарий

Постановление Министерства труда и соцразвития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» № 69, от 10 октября 2003 года

Указан порядок заполнения трудовых книжек, требования к каждому разделу.

Устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек.

Приведены примеры новых образцов трудовых книжек.

Определен порядок ведения и хранения документации.

Если просмотреть данные документы, можно понять, какие требования к трудовой выставлены и какие документы будут признаваться недействительными.

Кто правомочен вносить исправления в трудовую книжку – общие правила внесения изменений

Изменять записи в трудовой документации могут не все специалисты.

Обычно должностное лицо назначает руководство организации . Оно должно заниматься всеми трудовыми, кадровыми вопросами компании.

Это может быть:

Сам руководитель. Но, заметьте, если он является физическим лицом, то он не имеет прав на исправление книжки.
Директор. Например, в крупных организациях имеется не только непосредственный начальник, руководитель, но и директор, занимающийся всеми правовыми вопросами.
Бухгалтер. Этот специалист занимается вопросами ведения и хранения трудовых книжек на малых предприятиях.
Специалист кадровой службы. Как правило, такая служба организована в крупных предприятиях.
Юрист. У компании может быть свой собственный юрист, решающий все правовые вопросы.

Запомните: любое изменение в трудовой книжке должно быть обоснованным. Для того, чтобы исправить запись, каждый из вышеперечисленных специалистов должен ознакомиться с документацией, подтверждающей неверность записи и наличие ошибки.

Общие правила внесения изменений в трудовой книжке в 2018 году:

Чернила, которыми будет сделана запись, должны быть световодостойкими.
Запись может быть сделана черной, синей или фиолетовой пастой.
Можно использовать гелевую ручку, либо ручку-роллер, либо шариковую.
Даты прописываются в документе арабскими цифрами. Число и месяц указываются двузначными, год – четырехзначными.
Применять корректирующие средства в исправлениях нельзя.
Старая запись не должна быть зачеркнута, заштрихована.
Для исправления ошибки следует внести новую запись, где будет указана ошибка на старую запись и прописана верная информация.
При исправлении новой трудовой, бланк можно уничтожить и оформить новую книжку.
Каждая запись должна быть пронумерована, поэтому если ошибка была сделана в 5 записи, а специалист оформляет 8 запись, то в ней просто указывается этот момент.
Ошибки могут быть сделаны не только в самой трудовой, но и на титульнике, вкладыше. При исправлении их действует такая же схема.

В том случае, если трудовой документ был признан недействительным полностью, то гражданину выдают его дубликат . Например, при увольнении, или переводе на другую работу.

Получить новую, исправленную трудовую можно по заявлению .

Заметьте , обязательно на первой странице документа делается пометка «дубликат».

Самые распространенные ошибки в трудовой – примеры ошибок и их исправлений

Рассмотрим самые распространенные ошибки, которые делают в трудовой кадровые специалисты, укажем, по каким правилам вносить изменения, и приведем примеры правильно оформленных документов.

1.Ошибки в титульном листе книжки или в сведениях о работнике

Титульный лист содержит основные сведения о работнике.

Опирайтесь на такие правила при исправлении ошибок:

Замазывать инициалы запрещено. Исключение – еле заметная, тонкая линия.
Справа в верхнем углу, на свободном месте указываем основания для изменения. Если фамилия меняется впервые, то изменения могут быть зафиксированы так: «Фамилия изменена на фамилию «Сидорова» на основании…». В том случае, когда фамилия меняется или «Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сидорова» на основании…».
Новые инициалы прописываются рядом со старыми.
Обязательно указывается документация, подтверждающая изменение данных.
Надпись должна быть подкреплена печатью компании/организации и подписью специалиста.
Чтобы изменить сведения в дате рождения, следует зачеркнуть их и написать правильную дату рядом.
Изменять данные об образовании, профессии, специальности не надо. Достаточно дополнить нужными сведениями, прописать их рядом, через запятую.

Примеры правильно исправленных инициалов:

Пример 1. Изменение фамилии впервые

Пример 2. Изменение фамилии не впервые

Пример 3. Изменение имени

Пример 4. Изменение даты рождения

Пример 5. Дополнение информации об образовании, профессии, специальности

2.Ошибки в указании дат

Все даты в книжке должны быть прописаны верно, иначе могут быть проблемы с начислением пенсии.

Проверяйте даты, а если заметили ошибку - обращайтесь к специалисту.

Он должен исправить ошибку, согласно таким правилам:

Прежде всего, следует оформить заявление на имя руководителя компании, где указать, какую дату следует изменить и по какой причине.
Руководитель в свою очередь оформляет приказ.
Кадровик создает новую запись в книжке, ссылаясь на новый приказ и указывая номер документа, верную дату.
Зафиксировать запись нужно подписью кадровика/бухгалтера с расшифровкой и печатью предприятия/компании.

Пример правильного исправления даты:

3.Ошибки в разделе о работе

Внесение новых сведений должно проходить по таким же правилам, как при изменении дат, чисел.

Кадровик должен написать заявление, в соответствии с которым руководитель оформит приказ. Далее, на основании этого документа, будут вноситься сведения в книжку.

Информация должна быть прописана четко, аккуратно, без сокращений.

Приведем примеры:

Важно: все записи должны подкрепляться подписью специалиста и печатью организации!

4.Ошибки, выявленные после увольнения

Исправлять внесенные данные может работник новой компании, куда устроился гражданин.

Конечно же, исправления должны подкрепляться документацией – приказом руководства .

Если же россиянин не успел оформиться в новой организации, то вносить изменения должен предыдущий работодатель.

Записи могут касаться перевода на другую работу, приема на работу, неправильного увольнения, неверных дат, неправильно вписанных должностей и т.п.

Приведем примеры:

5.Неверные реквизитные данные

Ошибка связаны со сведениями сопутствующих документов.

Вариантов ошибок может быть несколько:

Когда ошибку допустил специалист, внеся не те данные или нарушая последовательность (наименование документа, дата, номер). В этом случае делают повторную запись ниже, но только пишут ее безошибочно.
Когда ошибка была сделана в сопутствующем документе, например, в приказе поставили не верный номер или дату. В этом случае следует оформить новый документ, который будет отменять действие указанного приказа. Запись фиксируется так же, как и в примерах выше. Пишется, что пункт является недействительным.

6.Неверность в сведениях о награждениях

Внести изменения в этот раздел можно так же, без зачеркиваний, формируя новую запись.

Не забывайте, что она должна содержать информацию о подтверждающем документе, а также его реквизитах.

Пример:

7.Аннулирование сведений из любого раздела книжки

Чтобы отменить запись, указанную в любом разделе случайно, следует оформить новый пункт.

Прописывается номер записи - и то, что она считается недействительной. Ставится подпись и печать.

Пример:

8.Неверные данные во вкладыше

Сведения, которые вносятся во вкладыше, тоже можно изменять.

Сам вкладыш является продолжением книжки, поэтому требования к его оформлению - такие же.

Для внесения новых данных следует оформлять новые записи, подкрепляя их приказами с реквизитами, а также подписью кадрового специалиста и печатью.

9.Ошибочные записи, идущие подряд

В этом случае, нужно признать обе записи неверными - то есть, указывают вначале одну, затем – другую запись. Подкрепляются новые сведения документами.

Ставится обязательно фамилия кадровика, его подпись и печать предприятия.

Обобщенная запись к обеим предыдущим будет считаться неверной.

10.Забыли вписать информацию о реорганизации компании

При увольнении сотрудника может возникнуть неточность – название компании будет отличать от той, что на печати. Это возможно, если информацию о реорганизации забыли внести.

В случае такой неточности, кадровый агент должен:

Утвердить запись об увольнении недействительной.
Внести информацию о реорганизации.
Вписать запись об увольнении сотрудника.

Исправление в трудовой книжке - образец 2017 года , как это сделать правильно, должен быть настольным документом кадровика в любой организации. Знать, как внести исправление в трудовую книжку, важно не только в случае, когда ляп допущен самой фирмой, но и если кто-то из сотрудников обратился с просьбой исправить ошибку своего предыдущего работодателя.

Внесение исправлений в трудовую книжку: общие правила

Как установлено ТК РФ, фирма-работодатель должна не только внести в трудовую книжку специалиста информацию о его приеме в штат, но и поддерживать книжку в актуальном состоянии (ст. 66 ТК РФ). Это подразумевает также исправление ошибок в трудовых книжках - образец такого исправления представлен ниже.

В трудовой книжке содержатся как личные сведения о ее владельце, которые приводятся на титульном листе, так и информация, касающаяся его профессионального пути и полученных награждений, которая вносится в 2 соответствующих раздела.

Подробнее о том, как корректно внести в книжку указанную информацию, см. в статье .

Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке:

зачеркнуть неправильные и указать сведения, соответствующие действительности;
признать какую-то из ранее сделанных записей недействительной;
просто добавить актуальную информацию, не изменяя и не удаляя того, что было внесено в книжку ранее.

В 2017 году указанный порядок изменений не претерпел, поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в трудовой книжке, по-прежнему зависит от того, в каком именно разделе книжки была допущена неточность/ошибка.

Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки

На титульном листе кадровик компании может ошибиться при указании Ф. И. О. специалиста, его даты рождения, а также уровня образования.

П. 2.3 инструкции по заполнению книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, предписывает в случае ошибки в личных данных специалиста:

зачеркнуть недостоверные сведения одной чертой, после чего рядом (в той же графе титульного листа) указать актуальную информацию;
при этом слева, на внутренней стороне обложки книжки прописать, на основании какого подтверждающего документа было внесено исправление;
ответственному кадровику поставить свою подпись под указанной на обложке книжки ссылкой, а также подтвердить достоверность информации печатью фирмы.

Указанный выше порядок применяется как в случае, если изначально информация о специалисте была внесена неверно, а ошибку нашли только спустя годы, так и если, например, сотрудница сменила фамилию в связи с замужеством.

Если ошибка была допущена при первичном оформлении трудовой книжки (к примеру, сотруднику — выпускнику вуза), то исправлять ничего не надо. Следует просто уничтожить бланк с неверными данными и заполнить новый, содержащий корректные сведения (п. 42 правил заполнения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если на титульном листе необходимо отразить актуальную информацию об уровне образования работника (к примеру, он был бакалавром, а стал магистром), зачеркивания также не нужны. Достаточно просто прописать сведения, соответствующие действительности на текущий момент (п. 2.4 инструкции № 69).

А как исправить запись в трудовой книжке, сделанную не на титульном листе, а в других разделах? Расскажем далее.

Как исправить ошибку или неверную запись в трудовой книжке

Если ошибка допущена в разделах, в которых фиксируется информация о местах работы специалиста и его наградах, зачеркивать ничего нельзя (п. 30 правил № 225).

Исправление в данном случае будет производиться посредством признания ранее сделанной записи недействительной (путем внесения в книжку новой отдельной записи соответствующего содержания) с последующим указанием актуальной информации.

Важно! Исправление может внести кадровик не только компании, где была допущена ошибка, но и фирмы, выявившей ее, если сотрудник теперь работает в ее штате. При этом обязательно наличие официального подтверждающего документа из организации, которая допустила такую ошибку (п. 27 правил № 225).

Данный порядок исправления ошибок применяется в большинстве случаев: если было неправильно указано наименование компании, должность специалиста, департамент/отдел, в котором он трудился, и т. д. А также в случаях, если в книжку была внесена запись о переводе/увольнении, впоследствии признанном незаконным.

Подробнее о том, как признать запись недействительной, см. в статье .

Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец-2017

Основываясь на приведенных выше правилах, кадровики любой компании смогут без труда исправить допущенные ошибки как на титульном листе, так и в содержательной части трудовой.

Скачать образец исправления записи в трудовой книжке вы можете на нашем сайте.

Итоги

В 2017 году исправления в трудовой книжке по образцу, приведенному нами, необходимо производить, руководствуясь несколькими базовыми правилами:

Во-первых, если неточность была допущена на титульном листе (при этом ошибка выявлена не сразу при оформлении книжки), неверные сведения надо зачеркнуть, а рядом написать правильные.
Если же ошибка кроется в записи о месте работы специалиста либо его наградах, такую запись нужно сначала признать недействительной (посредством новой записи в книжке), после чего внести актуальную информацию.

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а .

Исправления могут вноситься следующими способами:

Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Читайте также: Оформление вкладыша в трудовую книжку

Запись можно признать недействительной двумя способами:

Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

Организацией, допустившей ошибку.
Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Если работник, забирает трудовую книжку для исправления по предыдущему месту работы, выдачу необходимо оформить соответствующим образом (расписка о получении), чтобы при ее утере организация не несла ответственности.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Читайте также: Что делать, если утеряна трудовая книжка: руководство к действиям

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

В случае когда происходит замена фамилии в результате брака , в качестве основания все равно ставится паспорт, поскольку данные в трудовую книжку вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, а свидетельство о браке в этот перечень не входит.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.