Предприятию контрагент оказывает экспедиторские услуги и к отчету прикладывает заверенные копии подтверждающих документов. Нужно ли с 1 июля 2018 года заверять документы по новым правилам - читайте в статье.
Вопрос: По новым правилам с 1 июля 2018 г. необходимо по-новому заверять копии документов. Нашему предприятию контрагент оказывает экспедиторские услуги и к отчету прикладывает заверенные копии подтверждающих документов. необходимо ли с 1 июля требовать заверять копии таких документов по новым правилам (с указанием места хранения оригинала) или достаточно надписи: "Копия верна".
Ответ: Нет, такой необходимости нет. Надписи «Копия верна» будет достаточно.
Дело в том, что и новый и старый ГОСТы по заверению копий документов - это рекомендованные стандарты. Применять их не обязательно. Организация сама определяет порядок заверения копий документов своими внутренними документами.
Обоснование
Как сейчас заверять копии для налоговиков, фондов и работников
По-разному заверяйте копии для работников, налоговиков и фондов. Например, оформлять копии приказов для сотрудников можете по правилам из нового ГОСТа. Варианты заверительных надписей для разных случаев найдете в образцах.
Как заверить копии для сотрудников
Компания сама решает, как будет заверять копии документов для сотрудников. Можно разработать свои правила или ориентироваться на ГОСТ.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен был вступить в силу с 1 июля 2017 года. Но срок сдвинули на 1 июля 2018 года (приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст). А пока действует старый ГОСТ Р 6.30-2003.
Правила из ГОСТа станут обязательными только для тех компаний, которые утвердят это в своем внутреннем документе, например в положении или приказе. Причем обязательным будет тот стандарт, который указан в документе. Если такого документа нет, заверяйте копии по правилам любого из ГОСТов, как в образце 1. Отличие нового ГОСТа от старого в том, что он требует ставить на копиях отметку, где хранится оригинал.
Образец 1. Как заверить копию приказа для сотрудника
Для копии трудовой книжки есть специальные правила. Как ее заверить, смотрите на образце 2.
Образец 2. Как заверить трудовую книжку
Как заверить копии для налоговой
Часто налоговая требует предоставить не один, а несколько документов. Для таких случаев чиновники установили специальные правила. Чтобы не пришлось ничего переделывать или платить 200 руб. штрафа за каждую забракованную копию, оформляйте сшивы так, как требуют налоговики (письмо Минфина России от 29 октября 2015 г. № 03-02-Р3/62336).
Копии многостраничных документов заверяйте так:
— сделайте копию только с одной стороны листа;
— соберите в пачки максимум по 150 листов;
— не повреждая текст, сделайте от 2 до 4 проколов и сшейте;
— свяжите нити свободно, чтобы каждый лист можно было открыть, прочесть или снять копию;
— пронумеруйте листы арабскими цифрами;
— сделайте прямоугольную наклейку из бумаги 40—60 мм? 40— 50 мм;
— приклейте ее на узел;
— выведите прошивные нити и обрежьте концы, они должны выходить за пределы наклейки не больше чем на 2—2,5 см;
— на бумажной наклейке сделайте заверительную надпись, как на образце 3 ;
— подпишите заверительную надпись у руководителя, проставьте его должность, фамилию, инициалы и дату заверения.
Печать, если она есть, поставьте так, чтобы оттиск частично заходил на наклейку и на последний лист.
Объединять в одну подшивку разные документы и заверять ее в целом не стоит (письма Минфина России от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Но если вы все-таки сдали в инспекцию такие сшивы, то оснований для штрафа нет. Налоговики вправе штрафовать только за то, что компания вообще не принесла документы или передала их с опозданием.
Сейчас ФНС готовит новые требования к документам, которые компания представляет на бумаге. Чиновники разрешат заверять одной подписью сшив из нескольких разных документов.
Образец 3. Как заверить сшивы копий для налоговой
Как заверить копии для фондов
Соцстрах не вправе отказать компании в приеме документов. Исключение только для электронного документа, который подписали недействительной электронной подписью (п. 16 Административного регламента, утв. приказом Минтруда России от 5 ноября 2013 г. № 658н). В остальных случаях сотрудники фонда обязаны принять документы.
Есть другая опасность, что после проверки проверяющие посчитают документы недействительными. Но для этого должны быть серьезные основания, например копии вообще не завереныили заверены неуполномоченным сотрудником. Как вы заверите документ — по новым правилам или по старым, не важно. Отметка о месте хранения документа значения не имеет.
Как применять печати «Верно» и «Копия верна», чтобы заверить копии документов по запросу работника, на какие моменты необходимо обратить особое внимание. Из статьи вы узнаете:
- как правильно заверить документы по запросу работника, используя печать «Копия верна»;
- нужно ли ставить печать «Копия верна» на копии документов для личного дела;
- какие реквизиты добавятся при заверении на документах «Копия верна».
Как правильно заверить документы по запросу работника, используя печать «Копия верна» Работники могут запросить у работодателя копии любых документов, которые непосредственным образом связаны с их трудовой деятельностью. Стоит учитывать, что выданные копии должны полностью воспроизводить информацию подлинников и внешние признаки.
Где писать "копия верна" на документах?
Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все локальные акты предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.
Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.
- ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) — содержит понятийный блок.
- Основы законодательства Российской Федерации о нотариате.
О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее. - Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X.
Как правильно заверить копию документа?
Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп.
«б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта… утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп.
«г» п. 24
Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8. При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе.
К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности.
Как заверить документы: печати «верно» и «копия верна»
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характерп.
1
ГОСТ Р 6.30-2003. ВЫВОД Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).
Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизитыч. 4 п. 1 Указа № 9779-X; п.
Как правильно заверить копию документа
- информация о месте нахождения оригинала;
- надпись «Верно» или «Копия верна» (обязательно с прописной буквы);
- название должности того, кто заверяет, его подпись и фамилия с инициалами;
- дата заверения;
- печать, если таковая предусмотрена форматом организации.
4 Если документ состоит из нескольких страниц, можно заверять каждую отдельно по выше приведенному образцу. Существует и другой путь:
- Страницы нумеруем по порядку;
- Сшиваем все листы ниткой или железной скобой, на месте крепежа размещаем бумажную наклейку;
- На наклейке указываем количество листов, ставим подпись заверяющего, его фамилию и инициалы;
- При наличии печати ставим оттиск таким образом, чтобы часть его находилась на наклейке.
Заверяя документ, обращайте внимание на качество оригинала.
Как заверить копию документа
- Документооборот, № 24
- Восстанавливаем утраченные документы, № 20
- Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
- В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
- ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
- Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
- Электронный документ - не просто созданный на компьютере, № 5
- Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
- Передаем учет аутсорсеру, № 3 2015 г.
Правила заверения копий документов
Внимание
В некоторых организациях нередко копии документов, в частности трудовых книжек, справок, заверяются главным бухгалтером или специалистом отдела кадров. Тема «как правильно заверить копию трудовой книжки» будет рассмотрена в следующем разделе.
Инфо
Если законом предусмотрено обязательное нотариальное заверение, то, соответственно, сделать это вправе только данное лицо. При этом нотариус свидетельствует только соответствие копии документа или выписки, но не имеет права подтверждать законность самого текста, полномочий подписавших лиц и пр.
Паспорт, трудовая книжка Эти документы являются одними из самых главных в жизни любого гражданина, поэтому мы рассмотрим правила их заверения отдельно. К примеру, нотариально заверенная копия паспорта может вам потребоваться в налоговую инспекцию, в суд, в миграционную службу, для сделки и пр.
Как заверить копию документа «надлежащим» образом
Если вы идете проставлять необходимые реквизиты к нотариусе не на один лист, а нанесколько, то вы обязаны предварительно скрепить листы, а также пронумеровать их, поставить печать организации и подпись лица, который заверил бумагу в организации. Нотариус не может заверить любые медицинские бумаги, договоры, документацию, имеющую надпись «Секретно» и бумаги, с которых запрещается снимать копии.
Как заверить электронные документы? Для того чтобы заверить электронную версию документации понадобится электронная подпись. Получить ключ электронной подписи можно в одном из удостоверяющих центров.
Будьте предельно внимательны при направлении пакета бумаг на получение ключа: предоставляемые данные должны быть подлинными и максимально точными. Одно неверное слово и ключ не будет действителен. Документ в электронном виде, заверенный электронной подписью, равносилен бумажной заверенной копии.
Справка Как заверить образцы документов «Копия верна»
- Название структурного подразделения следует разместить под наименованием компании в бланках писем или документов подразделений: отделений, филиалов, представительств, коллегиального органа (основанием служит пункт 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). По стандарту рекомендуется указывать реквизиты прописными буквами.
К примеру, «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ». - Наименование должности размещают непосредственно под указанием организации (территории или края, области) в бланках должностных лиц, руководителей органов власти, муниципального образования (основанием служит пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). К примеру, «ДИРЕКТОР».
Отметки об электронной подписи позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах.
Где ставят печать копия верна образец
Но на практике у обычных копий отсутствует юридическая значимость, особенно у тех документов, которые были представлены работниками от сторонних организаций или из иных учреждений, поэтому их рекомендуют заверять, используя штамп «Копия верна» с внесением всех реквизитов ответственных лиц, оформивших бумагу. И только после заверения подшивать в личное дело сотрудника.
Заверенная соответствующим образом бумага укажет на непосредственную дату оформления и сориентирует кадровиков в актуальности всех сведений, так как в оригинал могут быть внесены корректировки. Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать соответствующие правила оформления, которые установлены ГОСТом Р 6.30-2003, принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст.
Где ставить печать копия верна образец
Оформление осуществляется на общем бланке, благодаря чему процесс воспроизведения основных реквизитов заметно сокращается.
- Отпуск. Еще один элемент воспроизведения копий, осуществляемый уполномоченными лицами и упрощающий процедуру ведения дел в рамках предприятий различного типа и плана.
Так, порядок заверений копий документов организации достаточно прост, если разобраться в совершении этого процесса более детально.
Новые правила и нормативы Процесс работы службы по приему кадров нередко сопровождается необходимостью создания копии того или иного документа. Не так давно в рамки этого явления были введены изменения, в связи с которыми важно изучить процесс детально.
Субъект предпринимательской деятельности имеет право выдавать копии документов. Многие бумаги, предназначенные для предъявления в уполномоченные органы, подлежат заверению. У руководителей бизнеса часто возникают вопросы о том, как правильно заверять копии документов, какая информация в них должна быть отображена, и на какие законодательные акты можно ориентироваться, чтобы почерпнуть информацию о правилах проведения мероприятия.
Заверение копии
Что такое заверка документации
Копия документа воспроизводит его информационную наполненность, идентичную с оригинальной версией. Без подтверждения подлинности бумага не имеет юридической силы и ею невозможно воспользоваться в правовых взаимоотношениях. Заверенная копия документа - это документация, имеющая аналогичную структуру и содержание, но содержащая специальную отметку, обеспечивающую бумаге право на совершение юридических действий.
Помощь нотариуса
Если вид бумаг требует нотариального заверения, то документ не будет принят представителями уполномоченных органов без именно такого типа заверения. Проведение процедуры заключается в посещении нотариуса и в предоставлении ему оригиналов бумаг, с которых он самостоятельно снимет копии и проведёт с документацией требуемую операцию, зарегистрировав свои действия.
Заверение стандартным штампом
Необходимость нотариального подтверждения истинности конкретного документа обычно идентифицируется нормативными актами. Если в законе ситуация не оговорена, то можно осуществлять заверение копий документов в организации.
Некоторые субъекты хозяйствования для повышения собственного рейтинга среди аналогичных компаний, оказывающих идентичные услуги, нотариально заверяют всю документацию. Считается, что такое решение повышает уровень доверия клиентов. Оно оправданно, однако требует значительных финансовых вложений. Следует отметить, что если в окрестностях населённого пункта, вблизи хозяйствования субъекта бизнеса отсутствует нотариус, то правильно заверить документы помогут в административном подразделении округа.
Правила заверения копий документов
Заверение двухстороннего документа
При оформлении подтверждения подлинности копий бумаг на предприятии, у его представителей часто возникает вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации. Руководитель субъекта хозяйствования правомерен заверять только те бумаги, которые были им подписаны. Допускается также работа с той документацией, оригиналы которой хранятся на предприятии. Однако стоит учесть, что бумаги, принадлежащие сторонним компаниям и физическим лицам, официально копировать разрешается только после получения специального разрешения. Исключением является заведение личного дела на работника, требующее копирования идентифицирующей личность документации.
Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам (Статьи 88, 93 НК РФ), во внебюджетные фонды (Статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..."), для выдачи работникам (Статья 62 ТК РФ), участникам (Пункт 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд") и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с "в установленном порядке", "должным образом" или просто "надлежаще". Что же оно означает?
Разбираемся с терминологией
Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
(или
) нотариус;
(или
) сама организация (сам предприниматель).
Заверяем копии
Обращаемся к нотариусу
Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт "б" п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. "г" п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться "надлежащим" всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.
Примечание
Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии (Статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1):
(или
) главой местной администрации;
(или
) специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.
Заверяем самостоятельно
Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее - Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только "касающихся прав граждан" (Постановления ФАС МО от 21.09.2010 N КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 по делу N А72-15314/2009; ФАС ЦО от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 по делу N А43-12945/2009).
Более современный документ в этой сфере - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер (Пункт 1 ГОСТ Р 6.30-2003).
Вывод
Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).
Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты (Часть 4 п. 1 Указа N 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 по делу N А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 по делу N А65-8702/2005-СГ3-33).
|
Реквизит |
Чем предусмотрен |
Примечания |
|
|
Заверительная |
Указ N 9779-X, |
Как правило, это слова "Верно" либо |
|
|
Должность |
Указ N 9779-X, |
Руководитель или иное |
|
|
Подпись лица, |
Указ N 9779-X, |
||
|
Расшифровка |
ГОСТ Р 6.30-2003 |
Отсутствие расшифровки подписи в силу |
|
|
Указ N 9779-X, |
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает "копию |
||
|
Отметка о |
Указ N 9779-X |
Организация может заверять: |
|
|
Дата выдачи |
Указ N 9779-X, |
Дата является обязательным реквизитом, |
Приведем пример заверения копии.
Совет
При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять (Пункт 3 Указа N 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 по делу N А62-47/2009).
Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:
(или
) отдельно заверить каждый лист копии;
(или
) прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: "Копия на 6 листах верна".
Заверяет предприниматель
Положения Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для "надлежащего" заверения - по закону печать для них не обязательна (Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239).
Заверяем для налоговиков
Если ИФНС требует от вас копии документов для (Статьи 93, 93.1 НК РФ), то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитов (Приложение N 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@):
- заверительную надпись;
- подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
- печать организации.
Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередки (Пункт 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 691). В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.
Когда "надлежащее" заверение не обязательно
Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС (Статья 165 НК РФ)). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший Арбитражный Суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требование (Пункт 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144). Хотя из текста Закона этого совсем не следует (Статья 91 Закона об АО).
Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов - тогда точно ничего не забудете.
Почти у каждого из нас появляется ситуация, когда необходимо предоставлять документацию, заверенную определенным способом. Определенные органы требуют заверения каждого документа должностных лиц. Без выполнения подобных отметок бывает невозможным осуществление некоторых действий.
В основном достаточной является подпись человека, предоставляющего документы. Но в некоторых случаях может потребоваться специальное обозначение от организации или нотариуса.
Для чего может потребоваться такое действие
Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно. Это дает документу юридическую силу
.
Заверенная документация может использоваться для сдачи в суд, налоговую, контрагентам, работникам внебюджетных фондов, предоставления специалистам и пр. Она имеет важное значение в защите интересов и исполнении прав для физических и юридических лиц. Человеку может понадобиться заверенная копия для оформления наследства, в учебное заведение, при трудоустройстве, получения выплат и пенсий, разных имущественных сделок.
Так, на основании АДПК РФ определяется норматив, по которому в судебные органы должны сдаваться ксерокопии и подлинники документов, заверенные правильно. Иначе решение суда будет отменено или оспорено.
Заверение в организации
Часто в организации становится необходимым выполнение копии документации или выписки из нее. Чтобы копии обладали юридической силой, следует знать о правильности действий согласно нормативам делопроизводства к реквизитам.
После текста на свободном месте единственного или последнего листа многостраничного документа следует указать следующую информацию:
- пребывание подлинного документа (данный пункт наиболее важен для федеральных органов власти);
- копия верна;
- название должности заверяющего лица;
- подпись заверителя с расшифровкой;
- дата операции;
- для отправления документа в другую компанию ставится печать.
Правом на заверение копий обладают специалисты, занимающие руководящие должности и имеющие подобные обязанности.
Если в документе имеется более одного листа, то каждый из них нумеруется. Не имеет значения расположение цифровых обозначений, но они должны соответствовать подлиннику.
Обязательно следует скрепить все листы в соответствии с нумерацией документа, железной скобой или нитью. Место соединения располагается в той зоне, где отсутствует текст.
В области скрепления нити или скобы приклеивается специальная бумага с обозначением числа листов и подписи заверяющего лица. Также ставится печать, одна часть которой располагается на листе с нумерацией страниц, а другая – на документе.
В нормативных актах указывается, что листы многостраничной документации можно не соединять между собой. Но тогда на каждом листе проставляются обозначения, свидетельствующие о правомерности дубликата.
У нотариуса
Если нормативными документами установлена потребность в нотариальном заверении копий, то необходимо обращаться к нотариусу, иначе бумага не будет действительной. Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа.
Нотариус может заверять копии документов при предоставлении их оригиналов , оформление и состав которых выполнены согласно российскому законодательству. Согласно установленным правилам, нотариус определяет личность лица, обратившегося для подтверждения дубликатов документов. При этом проверяется паспорт или другой документ удостоверения личности.
Заверять копии бумаг по доверенности можно лишь в том случае, если она включает подобные полномочия. Ее необходимо составлять по установленным правилам, которые оговорены законами о нотариате.
Срок действия копий документов, заверенных нотариусом, не ограничен законодательно.
Но существуют ситуации, когда у него нет прав на заверение дубликатов следующей документации:
- с грифом секретности;
- договоров, составленных в письменной форме с нотариально не удостоверенной подлинностью подписей;
- дипломов об обучении без номера регистрации, подписей лиц;
- выписок без дипломов;
- медицинской документации с указанием о заболеваниях и др.
Также определенные требования предъявляются к содержанию и оформлению документов. Нотариус не имеет право на заверение копий следующих бумаг:
- при наличии в тексте неоговоренных приписок, корректировок, перечеркнутых слов и других исправлений или особенностей;
- при написании некоторых фрагментов карандашом;
- при наличии нечитаемых слов, реквизитов, печатей или подписей;
- при нарушенной целостности;
- при отсутствии нумерации многостраничного документа, скрепления печатью и сшивки;
- при наличии факсимильной подписи;
- при ламинации документа, когда сложно определить его подлинность.
Электронные документы
Электронная документация должна содержать электронную подпись, идентифицирующую владельца сертификата ключа. Сертификат предоставляется физическому лицу, которое действует от собственного имени или юридического лица в соответствии с доверенностью или Уставом.
Данные документы могут использоваться в любых правоотношениях, когда законом не предусмотрено запрета для их применения. Это могут быть , акты, заявления, отчеты, счета и договоры.
Не допускается составление в электронном виде документов строгой отчетности.
Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны
Документация, составляемая в России, обладает юридической силой только на ее пределах. Чтобы придать ей соответствующий статус для зарубежья, следует провести ее легализацию или использовать апостиль .
Легализация осуществляется следующим образом:
- заверяются копии документа, у нотариуса переводятся на другой язык;
- в Минюсте подтверждается подлинность реквизитов;
- в МИДе заверяется печать;
- документ отправляется в консульство.
Более простым способом заверения иностранных документов является апостиль. Это специализированный реквизит в виде штампа с пунктами, который наносится на лист.
Подробная информация о данных процедурах представлена на следующем видео:
