Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
Основные особенности
Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
- Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
- Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.
- Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
- Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Меры по восстановлению первичной документации
Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:
- Проведение сверок с контрагентами.
- Направление запросов на восстановление документов.
- Приведение обоснований о процессе восстановления счет-фактуры.
- Предоставление переписки с контрагентами о восстановлении бумаг.
- Приведение квитанций, чеков, реестров.
Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.
Получаем банковскую первичку
Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:
- Наименование документа.
- Контактные данные банка (ФИО руководителя, адрес, ИНН, КПП, контактное лицо).
- Контактные данные заявителя.
- Просьбу предоставить расчетные документы в максимально сжатые сроки.
- Номер расчетного счета компании.
- Подпись генерального директора.
Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.
Восстанавливаем кассовые чеки
Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.
Запрашиваем первичные документы у контрагентов
Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:
- О контрагенте (наименование компании, ФИО директора, ИНН и КПП).
- Наименование документа.
- Изложение обстоятельств.
- Просьбу о предоставлении копий.
- О заявителе, подпись гендиректора.
Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.
Восстанавливаем отчетность
Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
- Нарушение норм учета доходов, трат, объектов обложения налогами. Если нарушение допускалось на протяжении одного периода, штраф составит 5 000 рублей (п. 1 ст.120 НК РФ). Если правонарушение тянулось на протяжении более чем одного периода, штраф составит 15 000 рублей (пункт 2 статьи 120 НК РФ). Если нарушения спровоцировали уменьшение налоговой базы, штраф составит 10% от размера неуплаченного налога. Минимальный размер штрафа составит 15 000 рублей (п.3 ст. 120 НК РФ).
- Неуплата налога или уплата его не в полном объеме из-за уменьшения налоговой базы, неправильных расчетов. Назначается штраф в размере 20% от невыплаченной суммы налога (пункт 1 статьи 122 НК РФ). Если был выявлен сознательный умысел, штраф составит 40% от невыплаченного налога (пункт 3 статьи 122 НК РФ).
- Первичка не направлена в налоговую в положенные сроки. Штраф составит 50 рублей за каждый отсутствующий документ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).
В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.
Вчера отменили запрос по поводу льготу многодетным родителям. Но я еще спрашивала о последствиях утери первичных документов раньше истечения срока их хранения (5 лет).
Если компания потеряла документы, то она не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Отсутствие первичных документов, счетов-фактур признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за это предусмотрена ст. 120 НК РФ. Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода штраф составит - 10000 руб., если нарушение обнаружат в разных налоговых периодов - 30000 руб.
Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000руб.
Кроме того, по заявлению налоговой суд может применить к должностным лицам (например, руководителю) административную ответственность в виде штрафа:
От 300 до 500руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля;
От 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов.
Как организовать документооборот в бухгалтерии
Ответственность за отсутствие первичных документов
Внимание: отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением ( , ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена Налогового кодекса РФ.
Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.
Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:
- от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля ( , ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ);
- от 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов ( , КоАП РФ).
В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:
- если в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2);
- если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);
если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (
Как поступить, если первичные документы утеряны
Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку , на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом .
Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.
Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить
Ни одна компания не застрахована от утраты или порчи документов, причем это может произойти не только вследствие пожара, хищения, затопления, кражи, аварии и т.п. Иногда важные документы просто теряются в силу человеческого фактора. Надо ли восстанавливать утерянные и испорченные документы? И если нужно, то как это правильно осуществить? Сделать копию, дубликат или просто выписать заново? Смущает и то, что восстановленный экземпляр старого документа явно будет отличаться от сохранившихся пожелтевших от времени бумаг - и на это сразу обратит внимание любой проверяющий.
На все эти вопросы мы ответим и расскажем, как правильно поступить в таких случаях.
Требования к наличию и обеспечению сохранности документов
Первичные учетные документы нужны под каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Факт хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).
Первичные учетные документы подтверждают расходы компании, налоговые вычеты по НДС, взаимоотношения с работниками и т.д. Они необходимы самой компании, ее работникам, собственникам бизнеса, инвесторам, банкам, проверяющим из налоговой инспекции, ФСС, ПФР, ГИТ и других контролирующих органов.
Одним из обязательных требований, которым должны отвечать произведенные организацией расходы, является требование подтверждения расходов организации документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если расход не соответствует хотя бы одному из перечисленных в п. 1 ст. 252 НК РФ требований, то такой расход для целей налогообложения не учитывается (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).
Подтверждением данных налогового учета являются (ст. 313 НК РФ):
- первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Налоговые вычеты по НДС, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур (ст. 169 НК РФ), выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Трудовое законодательство также требует оформлять отношения с работником определенными документами (например, издавать приказ о приеме работника на работу, ежегодно утверждать график отпусков (ч. 1 ст. 68, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ)). Отсутствие документов в определенных случаях будет являться нарушением трудового законодательства (к примеру, отсутствие графика отпусков, табеля учета рабочего времени), за которое на организацию и ее руководителя или на предпринимателя может быть наложен административный штраф. А некоторые первичные кадровые документы (например, расчетная ведомость) необходимы и для бухгалтерского, и для налогового учета, и для отчетности по взносам. За их отсутствие организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа.
По общему правилу организации обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Отдельные виды документов в налоговых целях должны храниться еще дольше. Например, вся первичная бухгалтерская документация, подтверждающая объем полученного организацией убытка, должна храниться в течение всего срока (10 лет), когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. п. 2, 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6, абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ, Письма Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278, от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206).
Для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо сохранить документы, которые подтверждают период ее возникновения (Письмо Минфина России от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347, Определение ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12).
Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость основных средств, нужно хранить в течение всего срока, пока организация начисляет амортизацию (Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270).
Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", далее - Закон N 212-ФЗ).
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Для большинства организаций сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а для акционерных обществ - еще и в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").
Налоговые органы, территориальные органы ФСС РФ и ПФР вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, и документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ).
Указанные документы могут быть истребованы у организации налоговыми органами и территориальными органами ФСС РФ и ПФР в случаях проведения в отношении организации камеральной, выездной и повторной выездной проверки и проведения иных контрольных мероприятий, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемой организации, и информации относительно конкретной сделки (п. п. 1, 6 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. ст. 93, 93.1 НК РФ, ст. ст. 34, 35 Закона N 212-ФЗ).
Если у организации нет возможности представить истребуемые документы, то об этом необходимо уведомить проводящий проверку налоговый орган, территориальный орган ПФР, ФСС РФ (п. 3 ст. 93 НК РФ, ч. 6 ст. 37 Закона N 212-ФЗ).
Государственные инспекторы труда имеют право запрашивать у работодателей и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций (ст. 357 ТК РФ).
Обратите внимание! Истребовать документы (информацию) в порядке ст. 93.1 НК РФ можно не только у юридического, но и у физического лица, т.е. у работников организации (Письма Минфина России от 18.07.2012 N 03-02-08/58, ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ (п. 12)). За непредставление документов предусмотрен штраф 5000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ). В общем случае у работников на руках могут быть лишь справки о доходах по форме 2-НДФЛ и прочие подтверждающие получение доходов документы. Но они могут обладать интересующей налоговых инспекторов информацией - о самом работодателе, его контрагентах, о выплате зарплаты в конвертах и т.д. Так что если в организации проводится проверка, то лучше предупредить работников о таком развитии событий. Если они получили подобное требование, то пусть лучше посоветуются с работодателем, что именно ответить ИФНС - представить ей какую-то подтверждающую информацию или уклончиво ответить, что никакими документами и интересующими данными они не располагают.
Отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета является одним из грубых нарушений правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа по ст. 120 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
За такое грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в следующем размере:
- 10 000 руб., если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
- 30 000 руб., если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ).
Если же в результате отсутствия первичных учетных документов произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120, п. 1 ст. 122, ст. 123 НК РФ).
Непредставление в установленный срок организацией в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных законодательством о налогах и сборах РФ, при отсутствии признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. ст. 119, 129.4, 129.6 НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Если работодатель отказался представить в территориальные органы ПФР или ФСС РФ затребованные ими документы (копии документов), на него может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).
Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
При этом за организацию хранения документов бухгалтерского учета отвечает не главный бухгалтер, а руководитель организации (ч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
На руководителя организации может быть наложен административный штраф (примечание к ст. 2.4, ст. 15.11, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ):
- в размере от 2000 до 3000 руб. - за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов;
- в размере от 300 руб. до 500 руб. - за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС.
В то же время руководитель может передать свои полномочия сотруднику организации путем оформления соответствующего приказа (распоряжения). В этом случае уполномоченный сотрудник также будет отвечать за нарушение порядка хранения документации.
Надо ли восстанавливать документы?
Действующее законодательство не предусматривает обязанности восстанавливать утраченные документы. Как отмечено выше, в силу пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Истребуемые налоговым органом документы представляются с учетом положения, предусмотренного п. 5 ст. 93 НК РФ, согласно которому налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также в случае, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.
В ходе проведения налогового мониторинга налоговая инспекция не вправе истребовать у организации документы, ранее представленные в налоговый орган в виде заверенных организацией копий (п. 6 ст. 105.29 НК РФ).
Тем не менее контролирующие органы считают, что в целях обеспечения исполнения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, утраченные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, должны быть восстановлены, в том числе и когда утраченные документы уже были проверены налоговой инспекцией (Письма Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 14.08.2013 N АС-4-3/14759@), от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288, от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191, УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).
Организацию нельзя привлечь к налоговой ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если она может подтвердить, что они утрачены по не зависящим от нее обстоятельствам.
Судьи поддерживают организации, если налоговый орган истребует документы, которых у них нет в силу объективных обстоятельств, и признают причины утраты документов уважительными в следующих случаях:
- при пожаре - Постановления ФАС Московского округа от 22.10.2012 по делу N А41-31823/10, ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2012 по делу N А17-6025/2010, ФАС Московского округа от 25.10.2011 по делу N А40-151885/10-115-666, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 по делу N А32-47682/2009;
- из-за залива помещений, где хранились документы, - Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 28.12.2011 по делу N А32-6904/2010, от 08.12.2010 по делу N А63-16697/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14) по делу N А67-3461/07;
- в связи с переездом - Постановления ФАС Уральского округа от 29.02.2012 N Ф09-332/12 по делу N А07-5519/11, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 по делу N А32-7746/2010-58/156;
- при краже - Постановления ФАС Центрального округа от 19.03.2012 по делу N А23-1222/2011ДСП, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 по делу N А27-6824/2010;
- по вине недобросовестных действий компании, осуществлявшей бухгалтерский и налоговый учет - Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 по делу N А45-9482/2010.
Судьи разъясняют, что ответственность за правонарушение, предусмотренное п. 1 ст. 126 НК РФ, может быть применена только в том случае, если запрашиваемые документы имелись в наличии у налогоплательщика, а также у него была реальная возможность представить их в указанный срок.
Если имеются объективные причины отсутствия документов (пожар, хищение, авария, изъятие правоохранительными органами), то неважно, по какой статье организацию оштрафовали (по ст. 120 или по ст. 126 НК РФ), оспорить штраф можно в суде (Постановления ФАС Московского округа от 14.06.2013 по делу N А40-111468/12-20-575, от 26.11.2012 по делу N А40-32265/12-140-155; ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 по делу N А27-6824/2010; ФАС Поволжского округа от 01.09.2011 по делу N А55-22694/2010; ФАС Северо-Кавказского округа от 05.04.2013 по делу N А32-4116/2011). Отсутствие вины организации будет подтверждаться справкой соответствующего государственного органа, перепиской с контрагентами по вопросу восстановления утраченных документов и т.п. (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.08.2012 N 09АП-20494/2012-АК по делу N А40-32265/12-140-155, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2011 N 18АП-5547/2011 по делу N А34-6199/2010, ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.2009 по делу N А17-6799/2008).
При получении требования о представлении документов, которых у организации нет в силу объективных причин, нужно уведомить налоговую инспекцию об отсутствии запрошенных документов и причинах их отсутствия. К уведомлению необходимо приложить копии документов, которыми организация может подтвердить причины отсутствия истребуемых документов (акт о пожаре, справку о краже и т.п.). Сделать это надо в первый рабочий день после получения требования ИФНС (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ).
Однако во избежание конфликтов с проверяющими из ИФНС, ФСС РФ, ПФР, ГИТ мы все-таки рекомендуем организации принять все возможные меры по восстановлению утраченных документов, причем независимо от причин утраты.
Во-первых, при отсутствии документов по любым причинам ни у проверяющих из ИФНС, ФСС РФ, ПФР, ГИТ, ни у суда не будет оснований для того, чтобы убедиться в обоснованности позиции организации, поверить в правильность расчетов по налогам, страховым взносам или освободить от ответственности за их непредставление.
Самое неприятное - это не штрафы за отсутствие (ст. 120 НК РФ) или непредставление первичных учетных документов (ст. 126 НК РФ), которые при определенных обстоятельствах еще можно оспорить. Дело в том, что, если организация не сможет подтвердить документами произведенные расходы, проверяющие доначислят ей налог на прибыль или налог при УСНО, снимут вычеты по НДС, оштрафуют организацию за их неуплату по ст. 122 НК РФ, начислят пени по ст. 75 НК РФ. А суд может признать такие действия налогового органа правомерными (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 17.06.2013 по делу N А21-4194/2012, от 02.04.2013 по делу N А56-24479/2012, ФАС Центрального округа от 04.06.2013 по делу N А35-1143/2012).
Например, суд исходя из норм ст. ст. 252, 255 НК РФ посчитал неправомерным включение обществом в расходы по налогу на прибыль выплаченной директору М. заработной платы, так как документально не подтверждено фактическое исполнение М. трудовых обязанностей. М. назначена директором общества по решению единственного участника, проживала в Канаде и обязанности руководителя на основании доверенности исполняла ее мать.
По табелю учета рабочего времени М. в течение года работала каждый рабочий день по восемь часов. Из пояснений матери М. следует, что вопросы, касающиеся деятельности общества, М. решала по телефону, при этом М. звонила в организацию один раз в месяц. Заработную плату М. по доверенности ежемесячно получала ее мать. Учитывая, что М. фактически не исполняла трудовые обязанности в течение рабочего дня по восемь часов и нет доказательств, подтверждающих руководство М. деятельностью общества, суд не принял в качестве доказательств обоснованности расходов представленные обществом документы (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.08.2009 N Ф04-5161/2009(13429-А46-26), Ф04-5161/2009(20351-А46-26) по делу N А46-24100/2008).
Во-вторых, даже попытка восстановления документов (издание соответствующего приказа) поможет организации выиграть налоговый спор. Так, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.01.2010 по делу N А55-10367/2009 суд сделал вывод о том, что совокупность представленных доказательств не свидетельствует о получении обществом необоснованной налоговой выгоды. Утрата и невосстановление первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, произошли не в результате виновных действий налогоплательщика, а обусловлены чрезвычайными, непреодолимыми обстоятельствами. Судьи указали, что налогоплательщик предпринял меры к восстановлению утраченных документов, однако это не представилось возможным, поскольку контрагент был исключен из ЕГРЮЛ.
Поэтому утраченные документы все-таки лучше восстанавливать.
Пример 1. Компания утратила много первичных документов о расходах по сделкам с одним контрагентом сначала из-за пожара, потом из-за залива по причине неисправности кровли крыши. Налоговые инспекторы отказали в учете затрат, а в утрате документов обвинили саму компанию.
Судьи разъяснили, что при утрате первичных учетных документов инспекторы должны применять расчетный метод. То есть определять налоговые обязательства компании, сравнивая ее показатели с данными других организаций. Нельзя было просто отказывать в учете затрат. Кроме того, справка пожарной службы и акт о причинах залива доказывали, что компания не виновна в этих происшествиях (Постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 N Ф05-2554/2013 по делу N А40-136320/12-140-970).
Пример 2. Компаниям нужно хранить переписку с контрагентами, квитанции о направлении писем по поводу восстановления утраченных первичных учетных документов и счетов-фактур, поскольку это может пригодиться в случае налоговой проверки.
В Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 02.10.2014 N Ф05-9972/14 по делу N А40-41982/13 судьи поддержали доначисления НДС на сумму более 100 млн руб. Компания не смогла представить счета-фактуры на проверку и объяснила, что их похитили. Восстановленные счета-фактуры она представила уже в суд. Но судьи не приняли их, так как некоторые контрагенты на момент восстановления документов уже были ликвидированы, другие не подтвердили, что компания к ним обращалась. А у самой организации не сохранилось никаких доказательств совершения действий по восстановлению документов: переписки с контрагентами, квитанций о направлении им писем и др.
Поэтому, чтобы избежать налоговых споров, все запросы контрагентам о выдаче дубликатов первичных учетных документов надо направлять только в письменном виде по почте, факсу или электронной почте.
Какие документы нужно восстанавливать?
Восстанавливать нужно только те документы, срок хранения которых не истек.
Как сказано в Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.
Поскольку в случае утраты документов организацию, прежде всего, интересуют негативные налоговые последствия (невозможность документально подтвердить расходы, право на вычеты НДС, как следствие, взыскание недоимки по налогам, страховым взносам, начисление штрафов и пени), то в обязательном порядке необходимо восстановить только документы, относящиеся к периодам, которые могут быть охвачены налоговой проверкой или проверкой внебюджетных фондов (если такие проверки еще не проводились), а это по общему правилу 3 календарных года, предшествующие году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ, ч. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ). Ведь обосновать правомерность применения налоговых вычетов по НДС и учета расходов в целях налогообложения должен именно налогоплательщик (п. 1 ст. 252 НК РФ, Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10963/06).
Если же восстановление документов невозможно, налоговые инспекторы исключат расходы при исчислении налога на прибыль (единого налога при УСН) и снимут налоговые вычеты по НДС как документально неподтвержденные, взыщут недоимку по налогам, начислят штрафы и пени.
Целесообразность восстановления остальных документов руководство организации решает по своему усмотрению.
Порядок действий при восстановлении документов
Правила восстановления утраченных документов законодательством не установлены (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.06.2013 N 09АП-18970/2013 по делу N А40-150069/12).
На практике процедура действий по восстановлению документов по общему правилу включает в себя следующие шаги.
Шаг 1. Документальное подтверждение факта утраты документов
При утрате документов в случае чрезвычайного происшествия (стихийного бедствия, пожара, похищения, аварии и т.д.), вызванного экстремальными условиями, необходимо получить документальное подтверждение того факта, что данное событие имело место. Например, таким документами могут быть:
- при пожаре - акт о пожаре, составленный руководителем тушения пожара из подразделения ФПС МЧС России, в котором указывается в том числе количество поврежденных пожаром строений, помещений, техники и условия, способствовавшие развитию пожара; или протокол осмотра места происшествия по делу о пожаре; или справка ФПС МЧС России; а также акт инвентаризации, фиксирующий стоимость утраченного имущества (Приложение N 2 Порядка тушения пожаров подразделениями пожарной охраны, утвержденного Приказом МЧС России от 31.03.2011 N 156, Письма Минфина России от 24.09.2007 N 03-03-06/1/691, УФНС России по г. Москве от 25.06.2009 N 16-15/065190, от 23.10.2006 N 20-12/92773).
Обратите внимание! Кроме того, организация должна документально подтвердить, что причинами ущерба являются обстоятельства объективного характера, например, что документы уничтожены, поскольку находились именно в зоне пожара, или вследствие того, что бухгалтерия и отдел кадров располагались в помещении, непосредственно прилегающем к очагу пожара (Письмо УФНС России по г. Москве от 23.10.2006 N 20-12/92773, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.05.2006 N А19-18229/05-43-Ф02-1919/06-С1 по делу N А19-18229/05-43, ФАС Московского округа от 26.02.2008 N КА-А40/596-08 по делу N А40-35716/07-75-212);
При заливе помещении, где хранились документы, - справка о затоплении от коммунальной службы или от собственника здания в случае аренды помещений, справка о наводнении от МЧС России и Гидрометцентра, подтверждающая факт наступления наводнения;
- при краже - справка из полиции о факте хищения имущества и документов, талон-уведомление о приеме и регистрации заявления (Приложение N 5 Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в территориальных органах МВД России заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях, утвержденной Приказом МВД России от 29.08.2014 N 736).
При утрате документов в отсутствие чрезвычайных обстоятельств надо затребовать у работника, потерявшего документ, письменное объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).
Шаг 2. Создание комиссии по расследованию причин пропажи, гибели документов
При утрате первичных учетных документов руководитель организации обязан создать комиссию по расследованию причин их пропажи, гибели. При необходимости для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Такой порядок предусмотрен п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, которое все еще действует в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ (ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Указанный порядок действий предусмотрен для случаев утраты первичных учетных документов. Но руководствоваться им целесообразно также при повреждении или утрате других видов документов, так как иных правил не установлено.
Создание комиссии оформляется приказом по организации.
Обратите внимание! Формы, которые содержались в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, далеко не все являлись первичными учетными документами. А Закон N 402-ФЗ предъявляет требования исключительно к первичным учетным документам. К ним относятся документы, которые оформляют факт хозяйственной жизни. В свою очередь, факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете связывается с изменением финансового состояния организации (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Поэтому если оформляется операция, которая приводит к изменению финансового состояния организации, то в этом случае первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Закона N 402-ФЗ.
Например, из всех документов, которыми оформляется служебная командировка, единственным первичным учетным документом является авансовый отчет. Только признание руководителем организации реальной задолженности перед командированным работником суммы, которая истрачена им в командировке и отражена в авансовом отчете, меняет финансовое состояние организации. А сам приказ о направлении работника в командировку никак не влияет на финансовое положение организации, он только предшествует факту хозяйственной жизни.
Шаг 3 (только для чрезвычайных ситуаций). Проведение обязательной инвентаризации
При возникновении чрезвычайных ситуаций (хищения, стихийного бедствия, пожара, аварии и др.), вызванных экстремальными условиями, организация обязана провести инвентаризацию (ч. 3 ст. 11, ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).
Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Комиссия проводит обязательную инвентаризацию сохранившихся документов и составляет перечень тех, которые утрачены или повреждены. Если утрата (порча) документов не связана с чрезвычайными обстоятельствами, их инвентаризацию проводить не обязательно, но ее можно провести в добровольном порядке (ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). При этом не стоит проводить обычную инвентаризацию, если организации известно, какие конкретные документы утрачены или есть опись документов из пропавшей папки.
Шаг 4. Оформление акта
После установления причин утраты (порчи) документов комиссия по результатам своей работы составляет акт, который утверждает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием в нем состава комиссии, перечня утраченных документов и причин их утраты.
Шаг 5. Восстановление документов
Внешние первичные учетные документы восстанавливаются путем направления запросов в адрес банков, обслуживающих вашу организацию, и ваших контрагентов с просьбой предоставить вам копии выписок по банковским счетам вашей компании и копии платежных поручений, а также дубликаты договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур и т.д. Обычно такая услуга и у банков, и у некоторых деловых партнеров платная.
Собственные внешние и внутренние первичные учетные документы, которые хранятся в бухгалтерской программе, в программе "зарплата и кадры", нужно заново распечатать и подписать.
Восстановление документа производится путем оформления (Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 (п. 1)):
- или заверенной копии оригинала документа;
- или дубликата документа.
Порядок оформления копий документов регламентирован пп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Госстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, и п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (Письма Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122).
Согласно указанным нормам копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, а заверенной копией документа признается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Напомним, что с 07.04.2015 общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества не обязаны иметь круглую печать (Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ). С этой же даты сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества, отсутствие такой информации свидетельствует о том, что у юридического лица нет печати.
В то же время указанный порядок является рекомендованным, но необязательным (абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Поэтому заверительная надпись может выглядеть иначе и располагаться в любом свободном поле документа.
Арбитражная практика подтверждает, что налогоплательщик при утрате первичных документов также может подтвердить свои расходы их восстановленными копиями, в частности:
- при утрате первичных документов налогоплательщик для подтверждения расходов вправе представить в суд для оценки их восстановленные копии. Кроме того, подтвердить расходы можно копиями других документов, в частности счетов-фактур (Постановление ФАС Московского округа от 16.11.2012 по делу N А40-41130/11-91-180);
- налогоплательщик не представил ряд первичных документов в ходе выездной проверки в связи с их утратой при переезде в другой офис. Однако вместе с апелляционной жалобой в вышестоящий налоговый орган налогоплательщик представил восстановленные копии документов. Налоговый орган отказал в расходах, сославшись на то, что копии документов не заверены в соответствии с п. п. 3.22 и 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003. Суд указал, что законодательство о налогах и сборах не содержит запрета на подтверждение расходов копиями первичных документов (Постановление ФАС Московского округа от 19.01.2012 по делу N А40-33539/11-99-146).
Дубликат документа - это повторный экземпляр подлинника документа (пп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Так что не путайте заверенную копию документа с его дубликатом. Дубликат приравнивается к оригиналу.
Даже если восстановленные документы будут иметь вполне объяснимые недостатки в оформлении (например, из-за увольнения лиц, подписавших оригиналы, восстановленные документы подписаны другими лицами; из-за расхождения номеров первичных учетных документов, указанных в них и отраженных в регистрах налогового и бухгалтерского учета, связанного с ведением бухучета в системе 1 С-Бухгалтерия (версия 7.7), которая автоматически (по порядку) нумерует данные документы), то суд примет их в качестве доказательств правоты организации (Постановления ФАС Московского округа от 09.02.2009 N КА-А40/80-09 по делу N А40-15235/08-140-47, оставлено в силе Определением ВАС РФ от 20.04.2009 N 4405/09, Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.06.2013 N 09АП-18970/2013 по делу N А40-150069/12).
Пример 3. В августе 2015 г. при переезде в другое здание компания потеряла часть приказов по приему и увольнению работников за 2013 г. При этом в личных делах работников сохранились копии таких документов.
Во избежание споров как с проверяющими, так и с самими работниками лучше восстанавливать оригиналы потерянных приказов, даже при наличии их копий.
Дело в том, что срок хранения приказов по личному составу не менее 75 лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", п. "б" ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Так что копии приказов надо заменить дубликатами.
Для восстановления документов надо провести служебное расследование для установления причин и обстоятельств, которые привели к потере документов, отразить факт их утраты в акте, указав весь перечень утраченных приказов, их состав, период, за который они составлены. Потом приказом по организации назначить комиссию или отдельного сотрудника, ответственных за восстановление документов с указанием сроков такой работы.
Таков общий порядок восстановления первичных учетных документов, в числе которых очень много первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.
Пропажа первичных и иных документов может произойти по разным причинам, как форс-мажорным и иным уважительным причинам, так и по вине работников организации. Понятно, что необходимо в максимально короткие сроки восстановить утраченные документы. Вопрос возникает, в каком объеме это нужно сделать и в какие сроки?
Если компания не представит документы на проверку по причине их утраты, работники налоговых органов или проверяющие из фондов могут исчислить налоги и сборы с помощью расчетного метода. Их сумма может оказаться выше заявленной компанией, что повлечет за собой доначисления и штрафы. Кроме того, если будет установлено, что именно по вине организации не обеспечена сохранность документов, к ней могут быть применены различные виды ответственности - вплоть до уголовной. Во избежание налоговых рисков при утрате документов до истечения срока их хранения организация должна их восстановить. Для этого ей придется обратиться к контрагентам, в банк и к иным источникам информации.Какие документы подлежат хранению
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Это прописано в ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон №129-ФЗ). По общему правилу для целей налоговых проверок документы должны храниться в течение четырех лет (ст. 23 Налогового кодекса РФ). Сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, плательщики обязаны обеспечивать в течение шести лет (ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Кроме того, сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.10 №558). В основном это также пятилетний срок. Исключение составляют кадровые документы (приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и др.), которые необходимо хранить в течение 75 лет. Период хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона №129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. Это следует из п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.83 №105). До размещения документов в архиве они должны находиться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных главным бухгалтером лиц. Некоторые документы, например бланки строгой отчетности, хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Во избежание утери или злоупотреблений документы собираются в хронологическом порядке и переплетаются или подшиваются в папки.Ответственность за утрату документов
Виды ответственности, которые могут грозить компании или ее должностным лицам в случае утраты документов, приведены в таблице 1. В частности, если организация не примет мер по восстановлению документов, то некоторые суды могут признать законным ее привлечение к ответственности на основании п. 1 ст. 126 НК РФ . Этой нормой предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный налоговым органам документ. Аргументом является то, что налогоплательщик не обеспечил сохранность документов в течение четырех лет и, следовательно, нарушил норму, указанную в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 31.08.09 №Ф04-5161/2009(13429-А46-260, и от 24.01.08 №Ф04-474/2008(1090-А46-29)). Кроме того, за утрату документов должностные лица организации могут привлекаться к уголовной ответственности по ст. 199 Уголовного кодекса РФ . Это касается тех, у кого непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере. Но уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовых документов совершено умышленно с целью уклонения от уплаты налогов. Применительно к ст. 199 УК РФ:- крупный размер - это сумма налогов или сборов, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд более 2 млн руб., при условии, что доля неуплаченных налогов или сборов превышает 10% подлежащих уплате сумм, либо превышающая 6 млн руб.;
- особо крупный размер - сумма, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд более 10 млн руб., при условии, что доля неуплаченных налогов или сборов превышает 20% подлежащих уплате сумм, либо превышающая 30 млн руб.
Налоговые последствия в случае отсутствия документов
Как уже упоминалось, без документов организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей. В итоге у инспекторов будет полное право исчислить суммы налогов расчетным путем (подпункт 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Оспорить начисленные суммы будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону инспекторов. Суды отмечают следующее. Налогоплательщик утратил первичные документы, поэтому достоверность расходов и заявленных вычетов подтвердить не представляется возможным. Поэтому инспекторы вправе определить сумму его налоговых обязательств расчетным путем (Постановления Президиума ВАС РФ от 22.06.10 №5/10, ФАС Северо-Кавказского от 04.10.10 по делу №А32-51075/2009-19/964, Уральского от 30.08.10 №Ф09-6738/10-С2 и Поволжского от 04.05.09 по делу №А65-19622/2008 округов). Причем некоторые суды считают, что расчетный метод нужно применять и в том случае, когда отсутствуют только некоторые документы, подтверждающие расходы (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 09.03.10 по делу №А53-9407/2008, Северо-Западного от 27.10.09 по делу №А66-7842/2007 и Восточно-Сибирского от 26.12.07 №А19-9430/07-18-Ф02-9423/07 округов). Налоговый кодекс РФ не приводит алгоритм определения сумм налогов расчетным методом. Поэтому некоторые инспекции для исчисления НДС за основу берут только налоговую базу и не применяют вычеты. Большинство арбитражных судов их в этом поддерживает. Суды указывают, что применение вычетов - это право налогоплательщика, которое он может реализовать только при наличии счетов-фактур. Такие выводы содержатся в Постановлениях Президиума ВАС РФ от 09.11.10 №6961/10 и от 30.10.07 №8686/07, ФАС Поволжского от 12.12.08 по делу №А57-1126/2007, Уральского от 03.03.09 №Ф09-4483/08-С2 и Западно-Сибирского от 02.03.09 №Ф04-1250/2009(1614-А03-41) округов.Налоговая ответственность организации
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, бухгалтерских регистров:- утрата документов за один налоговый период (п.1 ст. 120 НК РФ) - штраф 10 000 руб.;
- - утрата документов за несколько налоговых периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ) – штраф 30 000 руб.;
- если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы (п. 3 ст. 120 НК РФ) – штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.;
- непредставление документов, истребованных налоговой инспекцией при проверке (п. 1 ст. 120 НК РФ) – штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.
Уголовная ответственность должностных лиц организации
Уклонение от уплаты налогов в крупном размере (ч. 1 ст. 199 УК РФ) – либо штраф от 100 000 до 300 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо арест на срок до 6 месяцев, либо лишение свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового. Уклонение от уплаты налогов в особо крупном размере (ч. 2 ст. 199 УК РФ) – либо штраф от 200 000 до 500 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет, либо лишение свободы на срок до шести лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.Ответственность плательщиков страховых взносов
Для организаций - за непредставление истребованных территориальными органами ПФР или ФСС документов налагается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Для должностных лиц – штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.33 КоАП РФ).Действия, предшествующие процедуре восстановления документов
При утрате документов организация обязана зафиксировать этот факт и выяснить причины утраты. Документы утрачены по вине работника. В этом в первую очередь нужно получить письменные объяснения от сотрудника, который допустил утрату документов (ст. 193 ТК РФ). Если документы утрачены по вине работника, то, прежде всего, нужно получить письменные объяснения от него об обстоятельствах утраты. Далее руководитель принимает решение о дисциплинарном взыскании на основании письменных объяснений работника и издает соответствующий приказ. Он оформляется в произвольной форме, если дисциплинарное взыскание - это замечание или выговор. Если дисциплинарным взысканием является увольнение, то издается приказ по форме №Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1 (Письмо Роструда от 01.06.11 №1493-6-1). И только после этого компания принимает меры по восстановлению документов. Утрата документов связана с чрезвычайными обстоятельствами. В данной ситуации сначала необходимо зафиксировать факт утраты документов вследствие экстремальных обстоятельств (кражи, пожара, затопления, землетрясения и пр.). Для этого следует получить соответствующие оправдательные документы:- талон-уведомление, подтверждающий принятие заявления о краже, постановление органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи либо справку следственных органов;
- справку Госпожнадзора МЧС России, или протокол осмотра места происшествия, или акт о пожаре, в котором установлена причина возгорания;
- справку из ДЭЗ, РЭУ об аварии коммунальных сетей или от собственника здания (если пострадавшая организация - арендатор) и др.
Как восстановить документы
Непосредственно способ восстановления документов организация определяет самостоятельно исходя из сложившейся ситуации. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (например, в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти. Собственную исходящую первичную и внутреннюю документацию организация оформляет самостоятельно. За помощью восстановления других документов придется обращаться к третьим лицам. Банковские документы. Прежде всего, компании необходимо получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщикам, снятие денежных средств на оплату труда работников. В ходе восстановления документов, компании, прежде всего, необходимо получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. Особенно важно начать восстановление документации с подачи запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского или налогового учета. Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета или банковских выписок, компания составляет перечень контрагентов, с которыми она сотрудничала. Каждому из них она отправляет запрос с просьбой предоставить копии первичных документов: договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур. Выписки из ЕГРЮЛ. Если адрес контрагента неизвестен, например сделка с ним была единичной и нужные сведения не сохранились, целесообразно получить в налоговых органах выписку из ЕГРЮЛ по данному юрлицу. Ведь в соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.08.01 №129-ФЗ сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, являются открытыми и общедоступными, за исключением некоторых из них. Следовательно, инспекции должны в ответ на запрос предоставить выписку из ЕГРЮЛ с указанием местонахождения поставщика или покупателя. При отсутствии информации о контрагенте или при невозможности определить конкретное юридическое лицо организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых данных. Налоговая и бухгалтерская отчетность. При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться к руководителю налоговой инспекции по месту регистрации с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Оформить такую просьбу нужно в виде заявления, приложив к нему подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты. Несмотря на то, что Налоговый кодекс РФ не обязывает налоговые органы предоставлять копии утерянных документов, как правило, они в этом организациям не отказывают. Запрос нужно подать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты. Отчетность во внебюджетные фонды. Методы восстановления этих документов аналогичны методам, применяемым при восстановлении налоговой отчетности. То есть нужно обратиться в территориальные отделения внебюджетных фондов по месту регистрации с просьбой предоставить копии всех утерянных форм расчетов по уплате страховых взносов. К письменному запросу организации прилагаются подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты. Учредительные документы. Для получения их копий организация должна обратиться с запросом в налоговые органы по месту учета. Такой запрос подается в произвольной форме. Порядок предоставления сведений утвержден Постановлением Правительства РФ от 19.06.02 №438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица. Указанная информация является платной. Таким образом, на основании документов, полученных от банков, контрагентов, инспекции, организации необходимо сформировать журнал хозяйственных операций, восстановить регистры бухгалтерского и налогового учета, обеспечить соответствие итоговых оборотов восстановленных регистров данным бухгалтерской и налоговой отчетности и выполнить иные действия по восстановлению документов. Валерий Соловьев, советник государственной гражданской службы РФ II классаЛ.А. Елина, экономист-бухгалтер
Восстанавливаем утраченные документы
Изучаем процедуру восстановления первички
Упомянутые в статье Положения, утв. Минфином СССР, можно найти: раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюсФакт утраты документов надо зафиксировать. Для подтверждения причин, приведших к утрате документов, лучше привлечь специалистов соответствующих служб (МЧС, полиции, управляющей компании). Правильное и своевременное восстановление документов поможет:
- подтвердить то, что ранее налоги были рассчитаны верно;
- избежать штрафа за непредставление документов по запросу ИФНС.
Фиксируем отсутствие документов
Если вследствие чрезвычайного происшествия ваши документы утрачены или безнадежно испорчены, прежде всего надо задокументировать все обстоятельства, которые к этому привели.
Если масштабы бедствия по утрате документов значительны, имеет смысл приказом директора создать специальную комисси ю ; Постановления АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14 ; АС ПО от 09.12.2014 № Ф06-18026/2013 .
Он может выглядеть так.
ООО «ВДВ - Все для вас»
Приказ № 16
О назначении комиссии для восстановления утраченных документов
г. Санкт-Петербург
В связи с прорывом трубы 07.09.2016 в подвальном помещении офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С целью выявления полного перечня утраченных документов, а также для их восстановления назначить комиссию в составе:
- председателя - главный бухгалтер Л.Ю. Селезова;
- членов комиссии: бухгалтер М.Н. Щапова, кассир В.Л. Мишина.
2. Комиссии в период с 08.09.2016 по 30.12.2016:
- составить акт осмотра затопленного помещения с целью выявления утраченных документов;
- провести инвентаризацию документации и составить перечень утраченных документов;
- обратиться в обслуживающие организации для подтверждения факта прорыва трубы, приведшего к утрате документов;
- организовать работу по восстановлению документов.
3. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Л.Ю. Селезову.
Председателю или члену комиссии нужно организовать обращение в сторонние организации, которые могут помочь зафиксировать причины, приведшие к утрате или уничтожению документов.
Внимание
В случае чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление и т. п.) организация обязана провести инвентаризацию документов, другого имущества и обязательст вч. 3 ст. 11 , ч. 1 ст. 30 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н .
Это могут быть:
- МЧС - при пожаре или стихийном бедствии;
- управляющая компания или другая организация, ответственная за водообеспечение, - если речь идет о затоплении, не связанном со стихийным бедствием;
- органы внутренних дел - при краже или умышленном повреждении документов и/или имущества.
Обязательно возьмите у них справку о случившемся.
После проведения инвентаризации документов, выявления утраченных и испорченных составьте акт в произвольной форме. Его должен утвердить руководител ьп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Этот акт может выглядеть так.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «ВДВ - Все для вас»
| А.А. Первый |
Акт о выявлении причин утраты документов и мерах, необходимых для их восстановления
г. Санкт-Петербург
На основании Приказа от 08.09.2016 № 16 комиссия составила настоящий акт о следующем.
1. Была проведена проверка сохранности кадровой, бухгалтерской и налоговой документации в связи с затоплением 07.09.2016 подвального помещения офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5.
2. Комиссией установлена утрата счетов-фактур, выписанных и полученных ООО «ВДВ - Все для вас» в течение 2014- 2015 гг. Конкретный перечень утраченных документов приведен в приложении 1 к настоящему акту.
3. Причина утраты: прорыв трубы в подвальном помещении офиса, что подтверждено справками:
- от 08.09.2016 № 125 от управляющей компании ООО «ЖКС»;
- от 08.09.2016 б/н от ООО «Водоканал».
4. Для восстановления утраченных документов требуется:
- распечатать выставленные счета-фактуры из бухгалтерской программы;
- сделать запросы поставщикам и иным контрагентам о получении дубликатов счетов-фактур, выставленных в 2014- 2015 гг. в адрес ООО «ВДВ - Все для вас». Запросы посылать письмами с уведомлением о вручении либо передавать лично работникам компаний-контрагентов под роспись.
5. Обязанность по восстановлению документов, указанная в п. 4 данного акта, возлагается на бухгалтера М.Н. Щапову и кассира В.Л. Мишину. Срок для направления запросов контрагентам - не позднее 30.09.2016.
Председатель комиссии
Члены комиссии:
| кассир |
В.Л. Мишина |
Восстанавливаем документы
В идеале надо восстановить все утраченные документ ыПисьма Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 , от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191 , от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288 . Если это нереально, постарайтесь восстановить хотя бы документы за текущий год и 3 предшествующих года. Ведь они могут быть охвачены налоговой проверко йст. 89 НК РФ .
Внутренние документы вы без проблем восстановите, если они создавались в бухгалтерской или иной программе.
Если уволились работники, которые подписывали оригиналы таких документов, восстановленные документы должны подписать действующие работники, ответственные за оформление аналогичных операций. А значит, придется оформлять полноценные дубликаты этих документов (как это сделать, расскажем дальше).
Если утрачена сдававшаяся на бумаге отчетность в налоговую, ПФР и/или ФСС, направьте запросы в эти органы на получение копий.
За получением копий утраченных банковских документов (если их нет у вас в электронном виде) надо обратиться в свой обслуживающий банк.
Сложнее дело обстоит с документами, которые вы получили от сторонних организаций либо на которых должны стоять подписи или иные отметки их представителей. Придется направлять им запросы на получение копий или дубликатов утраченных документов.
Что просить у контрагента: копию или дубликат
Правила бухучета и налоговое законодательство не устанавливают четкого механизма восстановления утраченных документов. Есть два подход аПисьма Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18 ; УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 (п.1) :
- <или> заверяется копия документа. Для этого оригинал документа копируется и на копии (к примеру, ниже реквизита «Подпись») проставляетс яподп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ; абз. 4 разд. 1 , п. 3.26 разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 , от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 :
- заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верн а»)абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 ;
- подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
- дата заверения.
Дубликат - повторный экземпляр подлинника документ аподп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 . Он приравнивается к оригиналу.
Можно заверить такую копию печатью - не обязательно круглой. Это может быть печать «Для документов» или аналогичный штамп с наименованием организации;
- <или> создается дубликат документа. Как его делать, существующие ГОСТы нам не поясняют. А значит, возможны разные варианты - вплоть до выписки дубликата от рукиПостановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013 .
Внимание
Контрагент вправе сам решить, оформлять ему заверенные копии либо выписывать дубликаты в ответ на ваш запрос по восстановлению документов.
Как правило, распечатывается точно такой же документ, как и первоначальный (с той же датой, номером и другими данными), ставится штамп «Дубликат» или такая же надпись в верхнем углу. Его подписывают те же уполномоченные лица, которые подписывали оригинал документа, или лица, их заменяющие. Часто от руки проставляется дата составления дубликата.
Учтите, что некоторые компании выдают заверенные копии или дубликаты счетов-фактур за деньги. К примеру, берут по 50 руб. за каждый документ. Причем требуют предоплату, а сами дубликаты выдают при условии подписания акта оказанных услуг.
Плательщики налога на прибыль смогут учесть затраты на восстановление документов в качестве прочих расходо вподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .
Составляем запрос к контрагенту
Запрос к контрагенту может выглядеть так.
ООО «ВДВ - Все для вас»
Исх. № 10
от 12.09.2016
Запрос на получение дубликатов документов
В помещении ООО «ВДВ - Все для вас» в связи с прорывом трубы, произошедшим 07.09.2016, были утрачены документы за 2014- 2015 гг.
Для их восстановления просим предоставить дубликаты счетов-фактур, выставленные в адрес нашей организации в течение указанного периода времени.
В таком запросе можно указать конкретные номера и даты документов, дубликаты/заверенные копии которых вы запрашиваете.
Если получить дубликаты или копии утраченных документов невозможно, причины этого надо зафиксировать:
- <или> в докладной записке работника, ответственного за восстановление документов;
- <или> в акте комиссии.
Сохраняйте доказательства ваших действий по восстановлению документов: переписку с контрагентами, квитанции о направлении им писем и прочее. Они пригодятся, если налоговики решат, что имеющиеся у вас дубликаты - это подделки, или просто не захотят признавать их для налоговых целе й .
Если организация-контрагент уже ликвидировалась и невозможно восстановить документы, подтверждающие расходы или вычеты НДС, придется смириться с тем, что при налоговой проверке инспекция может доначислить сам налог, начислить пени по нему, а также оштрафовать.
Решаем, сообщать ли инспекции об утрате документов
Некоторые бухгалтеры считают, что о массовой утрате документов в связи с чрезвычайным происшествием надо сообщить в налоговую инспекцию. Однако это не так. Законодательство не обязывает сообщать о таких ЧП ни в инспекцию, ни во внебюджетные фонды, а тем более передавать им копии актов, составленных комиссией.
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ
Налоговое законодательство не содержит штрафов за невосстановление утраченных документов. Однако лучше их восстановить, поскольку расходы и вычеты НДС без счетов-фактур и первички будут неподтвержденными. Кроме того, невосстановление документов - повод для выездной налоговой проверки.
Более того, необеспечение сохранности счетов-фактур и первичных документов - это один из поводов для включения организации в план выездных проверок. Как, впрочем, и их невосстановление в случае утраты в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление, наводнение, порча и проче е)п. 9 приложения № 2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ .
Если инспекция в ходе проверки затребует у вас пропавшие документы, надо как можно скорее сообщить ей о том, что документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия. Подтвердить его факт можно, представив копии акта комиссии и справки из управляющей компании, МЧС или другого ведомства. Это поможет избежать штрафов за непредставление (несвоевременное представление) запрошенных документо вПостановления АС ПО от 03.09.2014 № А72-9031/2013 ; ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446 , от 14.06.2013 № А40-111468/12-20-575 . В противном случае за каждый непредставленный документ налоговики могут оштрафовать организацию на 200 руб.п. 1 ст. 126 НК РФ
Те, кто сам перешел на электронный документооборот и при этом работает с такими же контрагентами, находятся в преимущественном положении. Ведь они могут делать неограниченное количество копий электронных документов - как своих, так и полученных от поставщиков и других контрагентов. Более того, электронные документы вообще можно не распечатывать.
