КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По курсу

« Основы делопроизводства»

Вариант 2

1. Классификация документов.

3. Дать определение делопроизводственным терминам: формуляр, нормативный документ, делопроизводство УСД, исковая давность.
Список литературы

1. Классификация документов.
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003.

Документ- зафиксированная на материальном носителе информация о фак¬тах, событиях, явлениях объективной действительности и мысли¬тельной деятельности человека с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ - это письменное доказательство действительно¬го осуществления или права на осуществление хозяйственной операции. Юридическое значение документа чрезвычайно важ¬но для управленческой деятельности, которая зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления докумен¬тов.
Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.
По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:
письменные - документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и издан¬ные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;
графические - чертежи, схемы, планы, карты, графики, ри¬сунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;
фотокинодокументы - разновидность документов, кото¬рые дают возможность запечатлеть те объекты или процес¬сы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной. Фотодокументы дают представление об объекте или процессе в статическом состоянии, кинодокументы позволяют увидеть эти же са¬мые объекты или процессы в их динамике;
фонодокументы. - фонограмма - новое прогрессирую¬щее средство фиксации.
По видам деятельности независимо от средств фиксации нее документы принято разделять на три большие группы:
организационно-распорядительные;
по финансово-расчетным операциям;
по снабжению и сбыту.
Организационно-распорядительные документы имеют ис-ключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельно¬стью. Эти документы составляются работниками всех подразде¬лений предприятия. Документы по организации учета и отчетно¬сти составляют непосредственно работники отдела учета.
Документы по финансово-расчетным операциям составля¬ют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денеж¬ных средств.
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущест¬венно работники планового отдела, отделов материально-техни¬ческого снабжения и сбыта, а также работники учета.
По месту составления документы подразделяются на:
внутренние, составленные работниками данного предпри¬ятия;
внешние, поступающие от других предприятий и лиц.
По содержанию документы делятся на:
простые, содержание которых посвящено одному вопросу;
сложные, содержание которых охватывает несколько во¬просов.
По форме документы бывают:
индивидуальные - содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка;
трафаретные - часть документа отпечатана, а часть впи¬сывается при составлении (документы такой формы увели¬чивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда);
типовые - созданные для группы однородных предпри¬ятий, например правила внутреннего трудового распо¬рядка.
По срокам исполнения документы подразделяются на:
срочные, требующие исполнения в определенный срок, ус-тановленный законом, инструкцией, приказом;
несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки - для телеграмм и три-пять дней - для корреспонденции.
По происхождению документы принято делить на:
служебные, затрагивающие интересы предприятия, цеха, отдела, группы работников;
личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
По назначению документы могут быть представлены в виде:
подлинников;
копий;
выписок;
дубликатов.
Подлинник - это документ, составленный в первый раз, под-писанный и надлежащим образом оформленный.
Копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в ус¬тановленном порядке соответствующим должностным лицом.
Иногда для работы требуется выписка из определенных раз¬делов подлинного документа. При оформлении выписки необхо¬димо указывать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
При утере владельцем подлинного документа организации вправе выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.
Дубликат - вторично воспроизведенный подлинный доку¬мент, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дуб¬ликат подписывают те же должностные лица, но это не обяза¬тельно. Слово «Дубликат» пишется вверху справа.
По юридической силе документы классифицируются на:
подлинные, которые выдаются уполномоченными работ¬никами организации с соблюдением всех правил;
подложные, содержание или реквизиты которых не соот¬ветствуют действительности.
Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т. е. имею¬щими в данное время юридическую силу, и недействительными, т. е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истек).
По степени обязательности документы подразделяются на-
директивные;
информационные.
По ограничению доступа к документу с целью защиты ин¬формации от несанкционированного доступа или ознакомления информацией посторонних лиц документы делятся на:
для служебного пользования, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;
конфиденциальные (коммерческая тайна) - ими может пользоваться ограниченный круг лиц;
секретные - документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, а также работники, имеющие специальное разрешение (доступ);
совершенно секретные - документы, с которыми имеет право знакомиться только адресат.

Распорядительные документы
Юридическим основанием возникновения распорядитель¬ных документов являются:
акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, Федеральными министерствами, государственными коми¬тетами РФ и другими органами исполнительной власти;
акты, издаваемые органами субъектов РФ, включая приня¬тие законов и иных нормативных правовых актов, которые действуют в пределах территории субъектов РФ (респуб¬лик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и окру¬гов, а также территориальных образований);
правовые акты организаций, направленные на осуществле¬ние их исполнительной и распорядительной деятельности, для реализации задач в соответствии с их компетенцией.
Виды распорядительных документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ.
В зависимости от содержания различают приказы по основ¬ной деятельности и по личному составу. Приказы по основной деятельности могут издаваться по указанию вышестоящих ил контролирующих органов, по инициативе руководителя и на ос¬новании докладных записок должностных лиц. Если основанием для издания приказа послужило указание вышестоящего органа, то в приказе обязательно надо указать полное название, номер и дату документа.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констати¬рующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа, в распорядительной - пред¬писываются конкретные действия. Распорядительная часть при¬каза начинается словом «Приказываю».
Приказ оформляется на общем бланке организации или на бланке приказа. В состав формуляра приказа входят следующие реквизиты:
наименование вышестоящей организации (если имеется);
наименование организации;
название вида документа;
дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?» (напри¬мер, «О повышении квалификации работников бухгалте¬рии», «Об учетной политике в 2004 г.» и т. д.);
текст;
подпись;
визы;
гриф согласования.
В констатирующей части излагаются причины издания приказa, цели и задачи предписываемых действий.
Если приказ издается во исполнение директивных указаний, то при ссылке в тексте на нормативный акт необходимо указать:
название документа (нормативного акта);
наименование органа, издавшего документ;
дату;
номер;
заголовок к тексту документа (если он есть), на который да¬ется ссылка, например: «Во исполнение решения управы, района «Мещанское» ЦАО г. Москвы от 10 мая 2004 г. № 56 «О мерах по...».
Констатирующая часть может быть опущена, если распоря¬дительная часть не нуждается в обосновании.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме с формулировки «ПРИКАЗЫВАЮ» (пишется прописными буква¬ми, с новой строки от нулевого положения табулятора).
В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть приказа может излагаться в таблич¬ной форме.
После подписания приказы регистрируются, а затем размно¬жаются в количестве, необходимом для рассылки заинтересован¬ным организациям и структурным подразделениям. Список на рассылку готовит исполнитель. Список адресатов печатают либо на обороте последнего листа приказа, либо на отдельном листе бумаги.
Приказ вступает в силу с момента его подписания.
Все лица, указанные в приказе, расписываются на первом эк¬земпляре или на отдельном листе бумаги в том, что они ознаком¬лены с содержанием.
Приказами по личному составу производятся оформление на работу граждан, их перемещение, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и мер воздействия и т. п.
В крупных фирмах приказы подобного рода заменяются при-емными, отпускными, увольнительными и переводными запис¬ками.
Приказы по основной деятельности нумеруются и подшива¬ются отдельно от приказов по личному составу.
Распоряжение - это документ, издаваемый руководителем организации или его заместителями по вопросам их компетен¬ции.
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности организаций и содержат следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (распоряжение);
дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
визы.
Структура текста распоряжения, так же как и приказа, со¬стоит из вводной и распорядительной частей. Во вводной части указывается, на основании какого нормативного документа или положения дел в данной организации требуется принятие каких-либо конкретных действий.
Распорядительная часть распоряжения начинается словами «УСТАНОВИТЬ», «УТВЕРДИТЬ», «ПРЕДЛАГАЮ ПРОВЕСТИ» и т. д.
Каждый пункт распорядительной части должен представлять конкретное действие с указанием исполнителя и срока исполне¬ния. Документ подписывается руководителем организации или его заместителем.
Решение - правовой акт, принимаемый в коллегиальном по¬рядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Порядок подготовки проектов решений совпадает с порядком подготов¬ки других распорядительных документов, разница лишь в том, что решения утверждаются коллегиально и записываются в протоколы.
Когда решения служат самостоятельными распорядительны¬ми документами, вместо содержания решения в протокольных записях может быть сделана ссылка на него с указанием заголов¬ка и номера решения.
В состав формуляра «решения» входят следующие реквизита
наименование коллегиального органа;
наименование вида документа (решение);
Дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подписи председателя и секретаря;
визы.
Текст решения содержит краткий, но исчерпывающий анализ и оценку сложившегося положения дел на конкретном участке.
Он должен состоять из двух частей: констатирующей и распо-рядительной.
Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать основному содержанию решения.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предпринимаемых действий и основания, вызвавшие принятые решения
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписывамые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть решения должна начинаться с на-именования коллегиального органа с последующим словом «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами с новой строки. После этого указывается, кому, какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.
Распорядительная часть может быть оформлена в виде табли¬цы. Возможно также сокращение распорядительной части за счет вынесения предписываемых действий в приложение в виде отдельного плана мероприятий. В последнем случае распоряди¬тельная часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий.
На каждое принятое решение заполняются учетные карточ¬ки. В них указываются номер решения, дата принятия, номер протокола заседания, заголовок решения, наименование струк¬турного подразделения (кто готовил).

2. Оформить документ информационно-справочной группы по образцам ОРД.
ЗАО «Роснефть»
ПРОТОКОЛ № 8
Общего собрания акционеров
г. Москва 22 мая 2005 г

Председатель - Голов В.П. Секретарь - Михеева Л.В.
Присутствовали: акционеры ЗАО «Роснефть» - 56 человек (список при-лагается).
Повестка дня:
1. Об утверждении годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в т.ч. отчетов о прибылях и убытках Общества за 2003 г.
2. Распределение прибыли Общества, полученной по итогам 2003 г.

1. Слушали: Иванцову К.Г. (текст доклада прилагается). Выступили: Матвеев О.П. - поддержал утвердить годовой отчет за 2003 г. Наумов А.И. - поддержал утвердить годовой отчет за 2003 г. Решили (постановили): утвердить годовой отчет, годовую бухгалтер¬скую отчетность, в т.ч. отчет о прибылях и убытках (счетов прибылей и убытков) Общества за 2003 г.
Голосовали: «за» - единогласно.
2. Слушали: Борисова Е.Е. (текст доклада прилагается). Выступили: Романов А.И. - поддержал предложения Борисова Е.Е. Решили: прибыль Общества, полученную по итогам 2003 г. в сумме 1 500 000 руб., распределить следующим образом:
500 000 руб. направить на хозяйственную деятельность Общества.

Председатель Подпись Голов В.П.
Секретарь Подпись МихееваЛ.В.

3. Дать определение делопроизводственным терминам: формуляр, нормативный документ, делопроизводство УСД, исковая давность.

1. Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа.
2. Делопроизводство УСД - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
3. Нормативный документ – письменный официальный документ, принимаемый уполномоченным органом государства. Он устанавливает, изменяет или отменяет существующие нормы.
4. Исковая давность – в гражданском праве – установленный законом срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено в суде.

Список литературы

1. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. 3-е издание. М., 2005.
2. Богатая И.Н., Кузнецова А.Н. Делопроизводство и бухгалтерия. 2-е издание. М., 2003.
3. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. Казань, 2000.
4. Давыдова Э. Делопроизводство. М., 2002
5. Кирсанов М. Современное делопроизводство. М., 2003.
6. Оглоблина ОМ. Образцы договоров по гражданскому зако-нодательству. М., 2003.

Лекция 1. Классификация и виды документов

Вопросы:

Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Место делопроизводства в структуре управленческого труда.

Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

1.Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);

организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

деловые письма, договоры, соглашения;

доклады, отчеты;

телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

устных переговоров, совещаний;

телефонных переговоров;

переговорных устройств и громкоговорящей связи;

телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);

регистрация документов;

передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;

передача документов для их последующего решения;

систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

оперативность в составлении и прохождении документов;

высокое качество документов;

оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);

применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;

оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;

создание компьютерных сетей и сетевых технологий;

применение специализированного программного обеспечения.

2. Место делопроизводства в структуре управления.

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;

логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;

творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

Управление делопроизводством , бумажным и электронным документооборотом в Республике Беларусь осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив), созданный в 1991 году. Белкомархив руководит работой 6 республиканских, 9 областных, 16 зональных, и более 100 городских архивов.

Вопросами научного использования документов занимаются два научно-исследовательских института:

Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного делопроизводства (Бел НИИДАД);

Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИИЦЭД).

Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор) в структуре Министерства юстиции Республики Беларусь.

Раздел 1. Документирование управленческой

деятельности

тема 1.1. виды и классификация документов

Вопросы:

Общие понятия о документе.

Классификация документов.

Основные виды документов.

Электронные документы.

Общие понятия о документе.

Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций * характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

Классификация документов.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются по следующим признакам:

. Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

справочно -информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.

По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа – копия части документа.

По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

постоянного срока хранения;

долговременного (свыше 10 лет);

временного (до 10 лет).

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

Основные виды документов.

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.

Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.

Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

Электронные документы.

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

Контрольные вопросы:

Понятие и цели делопроизводства.

Основные принципы делопроизводства.

Операции, составляющие процесс труда по делопроизводству.

Кто обеспечивает организацию и контроль делопроизводства.

На какие организации возложены функции организации, управления и контроля за делопроизводством в Беларуси.

Классификация служебных организационно-распорядительных документов.

Классификация личных документов.

Классификация документов по видам.

Классификация по стадиям создания документов.

Классификация документов по срокам хранения.

Понятие электронного документа и электронной подписи.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Классификация документов

классификации ценных бумаг и классификации видов ценных бумаг. Классификации ценных бумаг – это... определенного товара. Варрант является товарораспорядительным документом , передаваемым в порядке индоссамента (т.е. передаточной...

Классификация документов

Реферат >>

Классификация документов по назначению и порядку составления Классификация бухгалтерских документов - группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с... из кассы работникам. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как...

Классификация документов (3)

Реферат >> Промышленность, производство

Распорядительную и справочно-информационную; протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет... или непосредственного исполнения содержащегося в документе указания. Приведем ниже классификацию документов , используемых в гой или...

Виды технологий

Реферат >> Экономика

Их деление на различные виды и классы. Классификация информационных технологий необходима... областях (сферах жизни общества). Классификация информационных технологий зависит от... запросы и оформлением их в виде документов или отчётов. Отчёты могут создаваться...

Вся официальная документация подлежит четкой классификации, оформляется по единым стандартам. Вначале следует разобрать основные виды документов.

Основная классификация документов

Данная классификация - наиболее популярная в делопроизводстве, а также в вузах, готовящих соответствующих специалистов. Итак, вся документация подразделяется на группы согласно:

уровню обязательности;
времени хранения;
датам исполнения;
разновидности изложения;
по свой юридической силе;
источникам, происхождению;
степени ограничения доступа (гласности);
месту создания;
содержанию;
названию, наименованию;
области использования;
разновидности документирования.

Разновидности документации

Подробно разберем виды документов по каждому пункту упомянутой классификации.

По обязательности исполнения:

директивные (принуждают к исполнению, использованию);
информационные (содержат данные, сведения для ознакомления).

По продолжительности хранения:

временные (до 10 лет);
долговременные (более 10 лет);
постоянного хранения.

По дате исполнения:

срочные (с указанием четкой даты исполнения);
несрочные.

Виды документов по разновидности изложения:

унифицированные (составленные по строгой форме-стандарту какой-либо системы);
примерные (образцы, по аналогии с ними создается другая документация);
типовые (описывающие типовой, стандартный процесс, явление);
трафаретные (с заранее подготовленной структурой, "костяком" текста, например анкета);
индивидуальные (свободная форма изложения информации).

По наличию юридической силы:

оригиналы, подлинники (единственный или первый экземпляр документации);
копии (стопроцентно точно повторяющие оригинал, но не имеющие юридической силы);
отпуски (форма-копия, заготавливаемая "под копирку" непосредственно при составлении подлинника);
заверенные копии (формы копий, содержащие ряд реквизитов, придающих им юридическую силу);
выписки (отрывки из документов, обязательно содержащие данные о том, откуда они взяты, заверенные визой ответственного лица);
дубликаты (повторенные формы подлинника с равной ему юридической силой, составляются при уничтожении, утере, краже оригинала).

Виды документов по происхождению:

личные (касающиеся интересов определенного гражданина);
служебные, официальные (затрагивают интересы организации, их составитель - как физическое, так и юридическое лицо).

По степени гласности:

"совершенно секретно", "особая важность" (содержащие государственную тайну);
"конфиденциальная информация" (доступ ограничен законодательством России);
"коммерческая тайна" (открытый доступ несет вред обладателю данных);
"только служебное пользование" (документ только для работников организации);
открытый доступ.

Виды документов по месту создания:

исходящие (направляются за пределы учреждения);
входящие (приходят в учреждение извне);
внутренние (используются только в самом учреждении).

первичные (оригинальная информация);
обобщающие (вмещающие в себя данные из нескольких источников).

Виды документов по области использования:

статистика, отчеты;
документация по труду;
научно-техническая сфера;
финансы и бухгалтерия;
организационно-распорядительная.

сложные (разбор нескольких вопросов);
простые (посвященные единственной теме).

По разновидности документирования:

рукописи;
электронные печатные;
графические;
фото-, видеоформата.

Формы и виды документов внутри организации:

информационно-справочной направленности;
распорядительные;
организовывающие деятельность.

Оформление документов

Виды оформления документов подразделяются на следующие стадии:

Проект.
Оригинал.
Копия.
Дубликат.
Выписка.

Оформление документации ведется по строгим требованиям, которые обеспечивают ей юридическую силу. Ряд документов допускается составлять только в электронном варианте, ряд - от руки (расписки, объяснительные записки, доверенности, заявления).

Оформление официальной документации в РФ регулируется следующими актами:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Юридические документы

Правовая, или же юридическая, документация - это бумаги, обязательно включающие в себя правовую информацию.

Она содержит ряд признаков:

регуляция общественных отношений;
печатная/электронная форма;
соответствие всем правилам оформления документа по юридической технике ;
обязывающий характер;
составляется компетентными лицами;
создается в процессе юридической деятельности;
данные, значимые для юриспруденции;
основание создания и публикации: законодательство РФ, волеизъявление граждан, юридических лиц.

Виды юридических документов:

Фиксация фактов-доказательств.
Фиксация юридических фактов.
Содержание индивидуальных решений.
Правовые нормативные акты.

Разновидности юридической документации

Разберем классификацию детально:

1. Фиксация фактов-доказательств. Обоснование каких-либо фактов, обладающих юридическим значением, но по своей сущности никоим образом не являющихся юридическими. К примеру, процессуальная документация.

2. Фиксация юридических фактов. Самая многочисленная категория, которая делится на такие составляющие виды документов:

фиксация фактов, которые определяют правовые статусы (удостоверения личности, паспорта, свидетельства о рождении, браке и т. п.);
фиксация фактов, которые задают правовой режим (использование земельных угодий для строительства жилого здания или для сельскохозяйственных надобностей);
фиксация фактов волеизъявления (доверенность, сделка, договор и т. д.)

3. Документы с индивидуальными решениями, влекущие последствия, властно-обязательные по характеру. Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п.

4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению.

Нормативные документы

Основные виды нормативных документов в РФ:

ГОСТ Р - национальный государственный стандарт;
ОСТ - стандарт определенной отрасли;
СТП - стандарт данного предприятия;
СТО - стандарты научно-технических объединений и обществ;
ПР - определенные правила;
Р - рекомендации;
ТУ - технические условия производства.

Разновидности нормативных документов

Виды нормативных документов, описание:

ГОСТ Р - государственный стандарт России. Устанавливает обязательные требования безопасности к определенному виду продукции, а также методы контроля производства, условия хранения, транспортировки, упаковки и утилизации.
ОСТ - отраслевые стандарты качества, введенные для каждой отрасли производства, работ, услуг. На сегодня их насчитывается более 22 тыс.
СТП - стандарты предприятия; разрабатываются непосредственно им самим.
СТО - действие распространяется на новые виды продукции, услуг, методологий, технологий - всего инновационного.
ПР - правила, устанавливающие обязательные порядки, методику произведения деятельности.
Р - добровольные рекомендации для осуществления каких-либо работ.
ТУ - технические условия; схожи со стандартом, но применяются, когда его разрабатывать бессмысленно, например при разовом производстве. Документ при этом не должен противоречить в своем содержании ГОСТу.

Вид документа "Паспорт"

Рассмотрим все виды документов, удостоверяющих личность гражданина:

Паспорт РФ.
Заграничный паспорт гражданина РФ.
Паспорт моряка.
Военный билет офицеров в запасе.
Удостоверение беженца.
Документ, регистрирующий обращение иммигранта присвоить ему статус беженца.
Вид на жительство.
Иностранный паспорт.
Билет военнослужащего.
Офицерское удостоверение личности.
Свидетельство о рождении.
Документ, фиксирующий освобождение из мест лишения свободы.
Дипломатический паспорт для российского гражданина.

Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности. Система помогает в работе документоведам, юристам, финансистам, а также всем гражданам, чье положение дел приводит к работе с бумагами.

Лекция 1. Классификация и виды документов

Вопросы:

1. Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.

1.Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Цели делопроизводства:

создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

деловые письма, договоры, соглашения;

доклады, отчеты;

телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

устных переговоров, совещаний;

телефонных переговоров;

переговорных устройств и громкоговорящей связи;

телеконференций и т.п.

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);

регистрация документов;

передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;

передача документов для их последующего решения;

систематизация документооборота в организации.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

оперативность в составлении и прохождении документов;

высокое качество документов;

применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;

оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;

создание компьютерных сетей и сетевых технологий;

применение специализированного программного обеспечения.

2. Место делопроизводства в структуре управления.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Вопросами научного использования документов занимаются два научно-исследовательских института:

Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного делопроизводства (Бел НИИДАД);

Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИИЦЭД).

Раздел 1. Документирование управленческой

деятельности

тема 1.1. виды и классификация документов

Вопросы:

1. Общие понятия о документе.

2. Классификация документов.

3. Основные виды документов.

4. Электронные документы.

1. Общие понятия о документе.

Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

2. Классификация документов.

Документы классифицируются по следующим признакам:

2.1 . Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

2.1.1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

2.1.2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

2.1.3. справочно -информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

2.2. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.

2.3. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

2.4. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.

2.5. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

2.6. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Различают разновидности копий:

Выписка из документа – копия части документа.

2.7. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы.

Документ - средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, что бы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для того, что бы выработать основные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Плановая;

Организационно-распорядительная;

Первичная учетная документация;

Расчетно-денежная;

Отчетно-статистическая;

По ценообразованию;

По торговле;

Конструкторская;

Технологическая и т. д.