Одна из священных обязанностей секретаря - подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.
Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.
КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?
По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:
Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.
Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.
Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:
а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;
б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);
в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.
По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.
Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания - обсудить повестку дня и принять по ней решения.
ПОВЕСТКА ДНЯ
Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.
При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:
- Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.
Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.
- Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой . Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.
На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:
Приобретение новой поточной линии;
Технологическая подготовка производства;
Внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;
Модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;
Материально-техническое обеспечение производства.
В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.
Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.
- Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания . Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
- Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня . Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
- Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании , если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.
УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ
Общие требования к участникам мероприятия:
Компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;
Достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.
Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.
Как всех оповестить
Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия .
Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.
Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.
Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».
Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).
ПРИМЕР 1
Оповещение участников совещания
Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.
Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.
Рассадка участников совещания
Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:
Высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);
Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;
Представители организаций-партнеров.
Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).
Пример 2
Схема рассадки
Именные карточки
На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант - это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)
Рис. 1. Именная карточка для участника совещания
Бейджи
В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:
Ф.И.О. участников;
Их должности;
Наименование организации, которую представляет каждый участник;
Населенный пункт, в котором находится указанная организация.
На бейдже также могут быть:
Логотип организации, которую представляет участник;
Логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).
Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.
Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).
Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно
Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ
На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме - целый день.
Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.
Перерывы
Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).
На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).
Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.
Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, - тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.
Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.
Временные рамки
Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.
Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.
Уточните у председателя регламент каждого выступления.
Запланируйте перерывы, если это необходимо.
Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте
О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет - придется внести коррективы и вновь доложить председателю.
После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).
ПРИМЕР 3
Повестка дня с временными ограничениями
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ
Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов - различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.
Выделяют следующие виды протоколов:
. Краткий протокол - документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.
. Полный протокол , кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.
Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.
Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.
Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол - единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.
Шаг 1: готовим рабочее место
Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:
. Выберите для себя место в зале , где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).
. Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки . Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.
. Запаситесь канцелярскими принадлежностями . Возьмите с собой 2-3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.
. Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы : часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.
Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.
Шаг 2: фиксируем ход совещания
Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.
Как вести черновые записи?
1. Подготовьте листы для черновика протокола - их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).
ПРИМЕР 4
Черновик протокола совещания. Лист № 1
Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:
Лист № 2 : «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;
Лист № 3
Лист № 4 : «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;
Лист № 5 : … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 6 : «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;
Лист № 7 : … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 8 : «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;
Лист № 9 : … (заполняется в ходе совещания).
2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом - возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.
Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:
В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.
3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ» . На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты . Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.
4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:
Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.
В кратком протоколе
Уважаемая Ольга!
Ответ на Ваш вопрос дает Трудовой Кодекс РФ. Читайте и наслаждайтесь:
Статья 9. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в договорном порядке
В соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров.
Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению.
Статья 40. Коллективный договор
Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.
При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий.
Неурегулированные разногласия могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров или разрешаться в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами.
Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.
Для проведения коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации работодатель наделяет необходимыми полномочиями руководителя этого подразделения или иное лицо в соответствии с частью первой статьи 33 настоящего Кодекса. При этом правом представлять интересы работников наделяется представитель работников этого подразделения, определяемый в соответствии с правилами, предусмотренными для ведения коллективных переговоров в организации в целом (части вторая - пятая статьи 37 настоящего Кодекса).
Статья 43. Действие коллективного договора
Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором.
Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет.
Действие коллективного договора распространяется на всех работников организации, индивидуального предпринимателя, а действие коллективного договора, заключенного в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, - на всех работников соответствующего подразделения.
Коллективный договор сохраняет свое действие в случаях изменения наименования организации, реорганизации организации в форме преобразования, а также расторжения трудового договора с руководителем организации.
При смене формы собственности организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение трех месяцев со дня перехода прав собственности.
При реорганизации организации в форме слияния, присоединения, разделения, выделения коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока реорганизации.
При реорганизации или смене формы собственности организации любая из сторон имеет право направить другой стороне предложения о заключении нового коллективного договора или продлении действия прежнего на срок до трех лет.
При ликвидации организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока проведения ликвидации.
Статья 44. Изменение и дополнение коллективного договора
Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, установленном настоящим Кодексом для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов .
Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору.
ПАМЯТКА ПО ОРГАНИЗАЦИИ СОБРАНИЯ РАБОТНИКОВ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ УНИВЕРСИТЕТА
Общие положения
Конференция работников университета проводится на основании пункта 2.2. Коллективного договора и решения Комиссии по ведению коллективных переговоров ПГНИУ (протокол №16 от 01.01.2001 г.).
Норма представительства на конференцию работников ПГНИУ устанавливается в количестве один делегат от 10 работников (с учетом совместителей). Информация о численности работников подразделений предоставляется Отделом кадров ПГНИУ. Количество делегатов от каждого из структурных подразделений, в соответствии с нормами представительства, определяется проректорами или руководителями укрупненных структурных подразделений (начальниками управлений, деканами факультетов, директорами обособленных структурных подразделений и др.).
Ответственность за организацию собраний возлагается на руководителей подразделений и председателей профсоюзных бюро.
Избрание делегатов на конференцию работников ПГНИУ осуществляется в следующем порядке:
· От работников факультетов – на собраниях работников структурных подразделений факультетов;
· От работников общеуниверситетских кафедр – на собраниях работников кафедр;
· От работников библиотеки, АУА, АХЧ, ЕНИ – на собраниях работников отделов, лабораторий (в случае малочисленности подразделений возможно проведение совместных собраний);
· От работников профилактория, Березниковского филиала ПГНИУ, Учебно-научной базы «Предуралье», Камской биостанции, Троицкого учебно-опытного лесного хозяйства – на собраниях работников подразделений.
Подготовка к собранию
1. Определяется дата и место проведения собрания.
2. Информируются сотрудники о проводимом собрании. В объявлении необходимо указать дату, время и место проведения собрания, повестку дня («Об избрании делегатов на конференцию работников университета»). Размещение информации производится на видных местах не менее чем за три рабочих дня до даты проведения собрания.
3. Формирование состава оргкомитета собрания (рекомендуется в состав оргкомитета включить руководителя подразделения либо его заместителя и председателя профбюро), кандидатур для включения в руководящие органы собрания (председателя, секретаря).
Проведение собрания
1. Представителями оргкомитета проводится регистрация присутствующих на собрании работников, определение кворума. Для регистрации используются списки работников подразделения, предоставленные Отделом кадров ПГНИУ. Собрание правомочно, если на нем присутствуют более половины работников подразделения (в случае проведения совместных собраний – свыше половины суммарного количества работников подразделений, в которых проводится совместное собрание). В случае присутствия на собрании приглашенных (не являющихся работниками данного подразделения), они также регистрируются, но при определении кворума не учитываются.
2. Представитель оргкомитета открывает собрание, сообщает о кворуме, приглашенных и ставит на голосование вопрос о начале собрания.
3. Представитель оргкомитета предлагает избрать руководящие органы собрания (председателя, секретаря). После голосования собрание ведет избранный председатель.
4. Председатель собрания предлагает утвердить голосованием повестку дня собрания («Об избрании делегатов на конференцию работников университета») и регламент работы собрания (время на выступление докладчиков, порядок проведения обсуждения вопросов).
5. Председатель собрания (докладчик) выступает по утвержденной повестке дня, сообщает о количестве делегатов, которых необходимо избрать в соответствии с утвержденной нормой представительства. При наличии других выступающих называется его фамилия, имя, отчество, должность и название структурного подразделения, в котором он работает (при проведении совместных собраний).
6. Присутствующие на собрании выдвигают кандидатуры в делегаты конференции работников ПГНИУ. Количество выдвинутых кандидатур может превышать число делегатов, которых необходимо избрать в соответствии с утвержденной нормой представительства.
7. Выдвинутые кандидаты в делегаты отвечают на вопросы присутствующих (при необходимости).
8. Председатель собрания оглашает список выдвинутых кандидатов и предлагает определить порядок голосования (тайное или открытое, индивидуально или списком). В случае, когда количество выдвинутых кандидатур превышает число делегатов, которых необходимо избрать в соответствии с утвержденной нормой представительства голосование должно проводиться индивидуально по каждой кандидатуре.
9. Производится голосование за кандидатуры делегатов в соответствии с утвержденным ранее регламентом. Кандидатура считается утвержденной в том случае, если за нее проголосовало более половины от числа присутствующих на собрании участников (исключая приглашенных). В том случае, если количество кандидатур, за которые проголосовало более половины от числа присутствующих, превышает размер установленной нормы представительства делегатов от подразделения, собрание принимает решение о дальнейших действиях (возможные варианты: повторное голосование или утверждение кандидатов, набравших наибольшее число голосов). В соответствии с избранной процедурой определяется окончательный список делегатов.
10. Председатель собрания оглашает окончательный список избранных делегатов на конференцию работников ПГНИУ, который вносится в постановление собрания.
11. Председатель собрания объявляет о закрытии собрания.
Оформление протокола и выписки из решения собрания
Оформление протокола и выписки из решения собрания производится секретарем, избранным на собрании. При оформлении указанных документов рекомендуется использовать примерные образцы (см. приложение 1 и 2 к настоящей Памятке).
Подготовка общего списка делегатов конференции работников ПГНИУ
Протокол и выписка из решения собрания подписывается председателем и секретарем собрания и передается курирующему проректору или руководителю укрупненных структурных подразделений (декану факультета, начальнику управления и др.).
Проректоры или руководители укрупненных структурных подразделений контролируют соблюдение установленных норм представительства и готовят общий список делегатов на конференцию работников ПГНИУ.
Общие списки делегатов от факультетов и иных структурных подразделений университета за подписью руководителя и председателя профбюро передаются в профсоюзный комитет работников университета.
Профсоюзный комитет работников университета готовит общий список делегатов конференции работников университета, который подписывается ректором ПГНИУ и председателем профкома работников университета.
Приложение 1
Примерный образец протокола проведения собрания (объединенного собрания)
ПРОТОКОЛ
собрания работников (
Пермского государственного национального исследовательского университета
Всего работников ____ чел.
(представитель оргкомитета ): Собрание проводится при присутствии на нем более 50% работников подразделения. На собрании кворум имеется. Предлагается открыть собрание, избрать председателя и секретаря собрания.
Председатель объявляет повестку дня.
1. Об избрании делегатов на конференцию работников ПГНИУ.
СЛУШАЛИ: (докладчика) Об избрании делегатов на конференцию работников ПГНИУ, которая проводится в соответствии с пунктом 2.2. Коллективного договора и решением Комиссии по ведению коллективных переговоров от 01.01.01 г. Конференция проводится 1 февраля 2012 г. В повестку дня внесены два вопроса: 1. Об итогах выполнения коллективного договора за 2011 г. 2. О коллективном договоре на период гг.
В соответствии с нормой представительства, утвержденной Комиссией по ведению коллективных переговоров и подписанной со стороны работодателя ректором университета, со стороны работников – и. о. председателя профсоюзной организации работников в количестве 1 делегат от 10 работников (включая совместителей) необходимо избрать ____ делегатов. Предлагается выдвигать кандидатуры.
_______________ (председатель собрания): Собранием выдвинуты следующие кандидатуры делегатов работников университета:
«За» ____ чел.
«Против»____ чел.
«Воздержались» ____ чел.
«За» ____ чел.
«Против»____ чел.
«Воздержались» ____ чел.
«За» ____ чел.
«Против»____ чел.
«Воздержались» ____ чел.
ПОСТАНОВИЛИ: Делегатами на конференцию работников Пермского государственного национального исследовательского университета 1 февраля 2012 г. избрать:
1. __________________________ (фамилия, и. о., должность)
2. __________________________ (фамилия, и. о., должность)
Приложение 2
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
из протокола собрания работников ((наименование структурного(ых) подразделения(ий))
от «____» января 2012 г.
Всего работников ____ чел.
Присутствуют на собрании работников ____ чел.
1. __________________________ (фамилия, и. о., должность)
2. __________________________ (фамилия, и. о., должность)
Председатель собрания ____________________ (Ф. И.О., подпись)
Секретарь собрания ____________________ (Ф. И.О., подпись).
Не просто корявые, а ужасные. Такое ощущение что двоечники писали этот закон. Или люди далекие от банкротства.
Я для одного сайта делал обзор по изменениям, выложу его здесь.
Банкротство работодателя как инструмент борьбы с невыплатами зарплаты.
В период когда вся юридическая и неюридическая общественность бурно обсуждала будущее вступление с силу с 01 октября 2015 г. изменений к Федеральному закону «О несостоятельности (банкротстве)» № 127-ФЗ от 26.10.2002 г. (далее – Закон о банкротстве) о банкротстве граждан, тихо и без лишней помпы вступили в силу изменения к указанному Закону, касающиеся прав работников, перед которыми работодатель имеет задолженность по заработной плате.
Так сложилось, что до 29.09.2015 года, пока не вступили в силу изменения в Закон о банкротстве, работники были наиболее незащищенной категорией кредиторов в делах о банкротстве должников – юридических лиц.
По старой редакции Закона о банкротстве работники имели право только избрать представителя их законных интересов при проведении процедур, применяемых в деле о банкротстве, но какими-либо реальными рычагами воздействия на должника или арбитражного управляющего они не обладали. При этом размер задолженности перед работниками не имел никакого значения. Такому представителю отводилась роль «свадебного генерала» на собраниях кредиторов: представитель работников мог присутствовать на собраниях кредиторов без права голоса по вопросам повестки дня, знакомиться с копиями документов. Отсутствие представителя работников на собрании кредиторов (комитете кредиторов) не только не препятствовало его проведению, но и молчаливо одобрялось кредиторами, должником и арбитражным управляющим. А если нарушались интересы отдельного работника, например, по включению его требований во вторую очередь кредиторов, то работник самостоятельно пытался восстановить свои нарушенные права и законные интересы. Представитель работников мог участвовать только в урегулировании разногласий с арбитражным управляющим связанных с очередностью, составом и размером требований работников о выплате выходных пособий и об оплате труда лиц, работающих по трудовым договорам или общей суммы капитализированных платежей во внебюджетные фонды.
Нарушение прав работников должника начиналось практически сразу с того момента, когда должник принимал решение обратиться в суд с заявлением о банкротстве.
Закон о банкротстве предусматривает, что должник обязан приложить к заявлению о банкротстве копию протокола, в котором работники избрали своего представителя для участия в арбитражном процессе по банкротству работодателя. Но это требование обязательно только в случае, если такое собрание работников проводилось. Подвох заключается в том, что законодательно не установлена обязанность контролирующих должника лиц ставить в известность трудовой коллектив о том, что было принято решение о подаче в суд заявления о банкротстве. Таким образом, работники, не избравшие своего представителя до подачи заявления должника в суд, с самого начала исключались работодателем-должником из числа лиц, участвующих в арбитражном процессе. Наверно чтобы не мешали собственникам должника «реструктурировать» свой проблемный бизнес.
Тут надо указать еще на один нюанс, существовавший в старой редакции Закона о банкротстве: кредиторы по задолженности по заработной плате были работниками только до начала процедуры конкурсного производства, так как в соответствии со ст. 129 Закона о банкротстве последствием введения данной процедуры является уведомление работников о предстоящем расторжении трудовых договоров и увольнение работников. А теперь самое главное: понятие «бывший работник» старая редакция Закона о банкротстве не содержала! Таким образом, почти мифический представитель работников практически полностью исчезал из числа лиц, активно участвующих в процедуре банкротства должника.
Все это порождало большое количество нарушений прав работников-кредиторов при злоупотреблении правами должником или арбитражным управляющим, так как законодатель не предусмотрел право представителя работников на подачу в суд жалоб на действия (бездействие) арбитражного управляющего и заявления о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих должника лиц, если они причинили ущерб кредиторам.
Итак, рассмотрим какие новеллы внес законодатель в наш многострадальный Закон о банкротстве в части прав работников должника.
1. Законодатель уточнил состав кредиторов и признал, что кредиторами являются не только действующие, но и бывшие работники должника.
2. Уточнен состав задолженности перед работниками. Теперь в него включается задолженность по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору. Фактически это вся задолженность работодателя перед работником.
3. Представителя работников могут избирать не только действующие работники, но и бывшие работники должника.
4. Задолженность по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, теперь является признаком несостоятельности (банкротства) и учитывается при рассмотрении обоснованности заявления должника о признании банкротом.
5. Установлен порядок определения задолженности по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору:
Задолженность, возникшая на дату подачи в арбитражный суд заявления о признании должника банкротом, подлежит включению во вторую очередь реестра требований кредиторов;
Задолженность, возникшая после возбуждения дела о банкротстве, подлежит включению во вторую очередь текущих платежей.
6. Если должник оспаривает требования кредиторов-работников, то размер денежных обязательств, требований о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, определяется арбитражным судом в порядке, предусмотренном Законом о банкротстве. Ранее такие разногласия рассматривались в судах общей юрисдикции.
7. Самая главная новелла – работники теперь наделены правом подачи заявления о банкротстве работодателя. Законодатель установил только одно условие для возникновения такого права – задолженность по оплате труда или выплате выходных пособий должна составлять более трех месяцев. При этом размер задолженности должен быть подтвержден решением суда, вступившим в законную силу. Однако размер этой задолженности законодатель прямо не ограничил, а только указал в Законе о банкротстве, что для возбуждения дела о банкротстве должника задолженность перед кредиторами должна составлять не менее трехсот тысяч рублей. Таким образом, имея на руках вступившее в силу решение суда о взыскании задолженности по оплате труда в размере более трехсот тысяч рублей, работник обращается в арбитражный суд с заявлением о банкротстве работодателя.
Какие неограниченные возможности это дает!!! Изменения в Закон о банкротстве от 29.12.2014 года, касающиеся запрета на выбор должником кандидатуры арбитражного управляющего или саморегулируемой организации арбитражных управляющих, казалось навсегда закрыли возможность должникам совершить «самострел» с «дружественным» арбитражным управляющим. Но, не прошло и года как «калитка» вновь приоткрылась: никто и ничто не мешает единоличному исполнительному органу (да, собственно, и участникам юридического лица) быть теми самыми кредиторами-работниками с требованиями по зарплате более трехсот тысяч рублей.
8.
Новая редакция Закона о банкротстве предусмотрела процедуру созыва и проведения собрания работников, бывших работников должника и избрание представителя работников должника. Организация и проведение собрания работников, бывших работников должника осуществляются арбитражным управляющим. Данное собрание должно проводиться не позднее чем за пять рабочих дней до даты проведения собрания кредиторов. При этом собрание правомочно, если на нем присутствует более чем половина числа работников, бывших работников должника, известных на дату созыва такого собрания. Арбитражный управляющий обязан письменно уведомить всех известных работников должника о созыве собрания и опубликовать сообщение о собрании в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве, а в случае если число работников более ста он обязан опубликовать сообщение о собрании в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве и в официальном издании, определенном Правительством Российской Федерации (в настоящий момент таким изданием является еженедельное приложение к газете «КоммерсантЪ»).
Следует обратить внимание на несколько моментов:
- ни Закон о банкротстве, ни Трудовой кодекс, ни иные нормативные акты не регламентируют порядок созыва собрания работников до начала процедуры банкротства (кто инициирует, где проводится собрание, как извещают работников и тем более бывших работников, участвуют ли только работники, перед которыми есть задолженность или весь трудовой коллектив, кворум и т.п.).
- Закон о банкротстве не содержит указаний не конкретный перечень решений, которые может принять собрание работников. По умолчанию Закон дате право работникам и бывшим работникам принять следующие решения: избрание/прекращение полномочий представителя работников, размер вознаграждения. Могут ли работники принимать иные решения? Например, решение подать заявление о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих должника лиц.
- Так же из Закона о банкротстве явно не следует, что собрание работников должно проходить с той же периодичностью, что и собрание кредиторов должника.
- Не предусмотрена ответственность представителя работников за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Например, если представитель работников не присутствует на собраниях кредиторов, не обращается с заявлением о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих должника лиц.
9. Оплата услуг представителя должника осуществляется теперь за счет должника. Эта новелла позволит работникам более эффективно защищать свои права, выбирая в качестве своего представителя профессионального юриста или адвоката.
Мы настоятельно рекомендуют избирать представителя работников при обращении в суд с заявлением о банкротстве должника, так как имеется правовая неопределенность в следующем вопросе: может ли работник самостоятельно участвовать в арбитражном процессе по делу о банкротстве? Дело в том, что статья 34 Закона о банкротстве не упоминает работников и бывших работников в числе лиц, участвующих в деле о банкротстве должника, а статья 35 Закона предусматривает, что в арбитражном процессе по делу о банкротстве должника может участвовать только представитель работников должника. Работник, как самостоятельный субъект арбитражного процесса в Законе о банкротстве не предусмотрен , в связи с чем есть риск недопущения работника в процесс по рассмотрению обоснованности заявления о признании должника банкротом.
10. Представитель работников теперь имеет право на подачу заявления о привлечении контролирующего должника лица к субсидиарной ответственности в ходе конкурсного производства. Это хороший шанс работникам восстановить социальную справедливость, потрепав нервы бывшему директору или собственникам бизнеса.
11. Требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, включаются в реестр требований кредиторов арбитражным управляющим или реестродержателем по представлению арбитражного управляющего, а в случае оспаривания этих требований ― на основании судебного акта, устанавливающего состав и размер этих требований. Эта новелла, на наш взгляд дает более эффективную защиту прав работника и ограничивает произвол арбитражного управляющего по определению размера требований работника.
12. При санации должника теперь учитываются все требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору.
13. Для целей подачи заявления о банкротстве работодателя работники, бывшие работники должника вправе объединить свои требования к должнику.
14. Если при рассмотрении обоснованности заявления кредитора-работника о ведении в отношении должника процедуры банкротства судом будет установлено отсутствие у должника средств, достаточных для погашения расходов при проведении процедуры банкротства, то эти расходы не могут быть возложены на заявителя-работника.
15. Изменен порядок удовлетворения требований работников-кредиторов, включенных во вторую очередь реестра требований кредиторов.
Требования кредиторов второй очереди подлежат пропорциональному удовлетворению в следующем порядке:
В первую очередь ― требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, в размере не более чем тридцать тысяч рублей за каждый месяц на каждого человека;
Во вторую очередь ― оставшиеся требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору;
В третью очередь ― требования о выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности.
16. Требования по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору применяются также при банкротстве особых субъектов-должников: финансовых организаций, субъектов естественных монополий, крестьянского (фермерского) хозяйства.
Резюмируя выше изложенное можно сделать следующие выводы:
Вывод № 1. Предоставляя большой объем прав работникам должника, перед которыми имеется задолженность по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, законодатель дает им очень эффективный инструмент для погашения задолженности. И если еще недавно очень широко использовался термин «корпоративный шантаж», то можно смело говорить о появлении понятия «трудовой шантаж» - угроза банкротства работодателя по требованию работников с целью ускорения выплаты задолженности.
Вывод № 2. Изменения в Закон о банкротстве в отношении прав работников и бывших работников должника имеют серьезные пробелы и требуют законодательной доработки по следующим направлениям:
Определить размер задолженности перед работниками и бывшими работниками, при котором они имеют право на подачу заявления в банкротстве должника-работодателя. Сейчас этот размер приравнивается к общей норме о задолженности юридического лица в размере триста тысяч. По нашему мнению, для целей подачи заявления в суд и возбуждения дела о банкротстве размер следует изменить в меньшую сторону. Например, можно установить, что для целей возбуждения дела о банкротстве должника-работодателя размер задолженности должен быть больше либо равен оплате труда работника за три месяца, в соответствии с трудовым договором.
Установить, что к заявлению должника о банкротстве в обязательном порядке прикладывается протокол собрания работников и бывших работников, которым избирается представитель работников должника либо справка должника об отсутствии задолженности перед данной категорией кредиторов. Отсутствие протокола собрания работников или непроведение собрания работников перед подачей заявления должника о банкротстве, а также предоставление с суд недостоверных сведений об отсутствии задолженности по оплате труда и выпале выходных пособий, влечет для контролирующих должника лиц субсидиарную ответственность в размере непогашенных требований перед данной категорией кредиторов.
Регламентировать права работников, подавших заявление о банкротстве должника-работодателя при рассмотрении судом обоснованности данного заявления. Таким образом, дать возможность работнику реализовать свои процессуальные права, как заявителю в деле о банкротстве должника.
Е жегодно организации в форме обществ с ограниченной ответственностью (ООО) сталкиваются с необходимостью проведения общего собрания участников по итогам прошедшего года. Разумеется, обусловлено это требованиями действующего законодательства. В ООО общее собрание участников может быть очередным и внеочередным. Отличие состоит в том, что очередное собрание должно проводиться обязательно в установленные законом и уставом сроки, а внеочередное собрание проводится в случае необходимости принятия решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников.
Сроки проведения очередного собрания
Общее собрание участников является высшим органом управления в ООО, к компетенции которого относятся вопросы, определенные в ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - ФЗ об ООО).
Итак, поговорим об очередном общем собрании участников, которое должно проводиться во всех ООО без исключения. В соответствии со ст. 34 ФЗ об ООО очередное общее собрание участников общества проводится в сроки, определенные уставом общества, но не реже чем 1 раз в год . При этом, как говорится в законе, уставом общества должен быть определен срок проведения очередного общего собрания участников общества, на котором утверждаются годовые результаты деятельности. Оно должно проводиться не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года .
Однако возникает вопрос, кто и какую ответственность несет в случае, если собрание не будет проведено в установленные сроки . По общему правилу очередное общее собрание участников общества созывается исполнительным органом общества (генеральным директором, президентом и др.), порядок созыва общего собрания участников определен в ст. 36 ФЗ об ООО. В соответствии с ч. 11 ст. 15.23.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ) за незаконный отказ в созыве или уклонение от созыва общего собрания участников ООО, а равно нарушение требований федеральных законов к порядку созыва, подготовки и проведения общих собраний участников ООО предусмотрена ответственность в виде административного штрафа:
- для граждан - в размере от 2 000 до 4 000 руб.;
- для должностных лиц - от 20 000 до 30 000 руб.;
- для юридических лиц - от 500 000 до 700 000 руб.
Однако если в ООО один участник, на него . И штраф ему тоже не грозит, особенно с учетом того, что у единственного участника больше возможностей принять решение по итогам года, оформив его «нужной датой». Во всяком случае судебная практика, свидетельствующая о привлечении к ответственности за нарушение сроков принятия решения единственным участником по итогам прошедшего года, пока не сложилась.
Созываем собрание
ФЗ об ООО (ст. 36) в достаточной степени определяет порядок созыва общего собрания участников. Выделим основные действия , которые следует предпринять:
- уведомить каждого участника общества о проведении собрания не позднее чем за 30 дней до его проведения (заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества, или иным способом, предусмотренным уставом общества);
- уведомить каждого участника общества о внесенных в повестку дня изменениях (если таковые были) не позднее чем за 10 дней до проведения собрания (заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества, или иным способом, предусмотренным уставом общества);
- предоставить всем участникам общества следующую информацию и материалы в течение 30 дней до проведения собрания :
Отметим, что в законе среди информации и материалов, предоставляемых участникам при подготовке к проведению собрания, прямо не указан бухгалтерский баланс. Однако учитывая, что п. 6 ч. 2 ст. 33 ФЗ об ООО относит к компетенции общего собрания участников вопрос об утверждении годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов, не лишним будет приложить также годовую бухгалтерскую отчетность, которая .
В уведомлении должны быть указаны время и место проведения общего собрания участников общества, а также предлагаемая повестка дня. (см. Пример 1).
Отметим, что участники общества вправе вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов , соответствующие требованиям закона и относящиеся к компетенции общего собрания участников, не позднее чем за 15 дней до его проведения. Единоличный исполнительный орган включает в повестку дня дополнительные вопросы, однако при этом он не вправе вносить изменения в формулировки таких вопросов. Кроме того, он должен уведомить всех участников общества о внесенных в повестку дня изменениях, как мы отметили это выше, не позднее чем за 10 дней до проведения общего собрания участников (см. Пример 2).
Пример 1
Свернуть Показать
Уставом общества могут быть предусмотрены более короткие сроки для уведомления участников о проведении собрания, о внесении изменений в повестку дня и для предоставления информации и материалов к собранию (в соответствии с п. 4 ст. 36 ФЗ об ООО).
Между тем закон признает общее собрание правомочным и в случае нарушения порядка созыва собрания, но только если в нем участвуют все участники общества (п. 5 ст. 36 ФЗ об ООО).
Еще отметим, что если у ООО есть только один участник , то требования закона о созыве собрания на такое общество не распространяются . То есть единственный участник самостоятельно принимает решение по соответствующим вопросам повестки дня.
Пример 2
Уведомление об изменении повестки дня
Свернуть Показать
Проводим собрание
Все участники общества имеют право присутствовать на общем собрании участников ООО, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений (в соответствии с п. 1 ст. 32 ФЗ об ООО). При этом положения устава или решения органов общества, ограничивающие указанные права участников, ничтожны. Каждый участник имеет на общем собрании число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале общества , за исключением случаев, предусмотренных ФЗ об ООО. Хотя, надо сказать, уставом общества может быть установлен иной порядок определения числа голосов по единогласному решению участников общества. Но иной порядок, разумеется, будет являться больше исключением, чем правилом.
Общее собрание участников проводится в порядке, установленном ФЗ об ООО, уставом общества и его внутренними документами. А в части, не урегулированной указанными документами, порядок проведения собрания устанавливается решением общего собрания участников. В свою очередь внутренним документом в данном случае может являться локальный нормативный акт, например, такой, как положение об общем собрании участников .
Регистрация участников
Перед открытием общего собрания проводится регистрация прибывших участников. Она осуществляется в специальном журнале, таблице или регистрационной ведомости. Форма такого документа законом не предусмотрена. Ее можно закрепить локальным нормативным актом организации. См. Пример 3.
Следует отметить, что участники общества вправе участвовать в общем собрании как лично, так и через своих представителей. Представители участников общества должны предъявить доверенность, оформленную в соответствии с требованиями ст. 185 и п. 4 ст. 185.1 Гражданского кодекса РФ (см. Пример 4). С 1 сентября 2013 года печать на доверенности не нужна.
Незарегистрировавшийся участник общества или его представитель не вправе принимать участие в голосовании.
Пример 3
Свернуть Показать
Пример 4
Свернуть Показать
Открытие собрания
Общее собрание участников общества (обычно это гендиректор) в указанное в уведомлении время или ранее, если все участники общества уже зарегистрированы. Далее он проводит выборы председательствующего из числа участников общества путем голосования по принципу 1 участник - 1 голос большинством голосов от общего числа голосов участников (если уставом не предусмотрен иной порядок). Таким образом, обычно в начале собрания избирается его председатель и секретарь. Секретарем (для выполнения технической работы) часто назначают не участника общества, а кого-то из его работников, приглашенных на собрание.
Принятие решений по вопросам повестки дня
Участники голосуют и принимают решения на общем собрании только по вопросам повестки дня, о которой их уведомили в установленном порядке. Если на собрании присутствуют все без исключения участники, то в этом случае они могут принимать решения и по иным вопросам.
Решения принимаются большинством голосов от общего числа голосов участников общества , если необходимость большего числа голосов для принятия таких решений не предусмотрена ФЗ об ООО или уставом общества. Вместе с тем уставом может быть предусмотрено по вопросам об избрании членов совета директоров (наблюдательного совета) общества, членов коллегиального исполнительного органа общества и (или) членов ревизионной комиссии общества.
Пример 5
Свернуть Показать
Допустим, в выборный орган из 5 членов есть 10 претендентов. А участник Маслов Р.М. обладает 30% доли в уставном капитале ООО.
- процент в уставном капитале каждого участника приравнивается к голосам (у Маслова получается 30 голосов),
- далее 30 × 5 вакантных мест = 150 голосов,
- Маслов может отдать свои 150 голосов одному претенденту либо распределить их как угодно между несколькими, например: Иванову отдать 100 голосов, а Сидорову и Васечкину - по 25. Тогда получится, что Маслов распорядился всеми имеющимися у него 150 «кумулятивными» голосами.
Подсчет результатов будет вестись так: у каждого из 10 претендентов суммируются набранные голоса, и первая пятерка занимает 5 вакантных мест.
Вопрос в тему:
Свернуть Показать
Если в повестку дня собрания были внесены дополнительные вопросы лишь в ходе проведения собрания, и один из участников не согласен с этим ввиду того, что не имел возможности ознакомиться с материалами для принятия правильного решения по данным вопросам, но, тем не менее, такие вопросы были рассмотрены на собрании, можно ли признать недействительным решение общего собрания участников по таким дополнительным вопросам?
Признать их недействительными с учетом конкретных обстоятельств возможно в судебном порядке по заявлению участника общества, не принимавшего участия в голосовании или голосовавшего против такого решения. Но суд вправе с учетом всех обстоятельств дела оставить в силе обжалуемое решение, если голосование участника общества, подавшего заявление в суд, не могло повлиять на результаты голосования. Или, например, если допущенные нарушения не являются существенными и решение участников не повлекло причинение убытков данному участнику. Такая позиция подтверждается постановлением ФАС Уральского округа от 01.07.2008 № Ф09-4599/08-С4.
Оформляем протокол или решение
Если обществом владеет одно лицо , то ему нет необходимости соблюдать процедуру подготовки и проведения собрания нескольких участников ООО. Он просто должен оформить свое решение как минимум по вопросам обязательной повестки дня очередного собрания участников вовремя в период с 1 марта по 30 апреля.
Образцы решения единственного участника показаны в Примере 7 (если обществом владеет человек) и в Примере 8 (если организация).
Собрание участников ООО - это коллегиальный орган, решения которого оформляются протоколом (образец в Примере 6).
В соответствии с п. 6 ст. 37 ФЗ об ООО исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников общества. Разумеется, протокол он ведет не самостоятельно. Как правило, это делает секретарь собрания, избранный в ходе его проведения (он же впоследствии оформляет протокол по всем правилам). Эту работу обычно выполняет корпоративный секретарь, а в случае его отсутствия в организации - юрист, реже - обычный секретарь.
Также следует отметить, что не позднее чем в течение 10 дней после составления протокола его копию необходимо направить всем участникам общества в том же порядке, что и сообщения о проведении общего собрания. Сам протокол рекомендуем составлять не позднее 3 рабочих дней после закрытия собрания - аналогично требованиям к оформлению протокола в акционерных обществах ввиду того, что ФЗ об ООО таких требований не содержит.
Дата протокола (который может быть оформлен позже дня проведения собрания) всегда соответствует дате самого собрания.
Вопрос в тему:
Свернуть Показать
Протоколы принято подписывать двум лицам: председателю и секретарю собрания. Однако на практике встречаются протоколы очередного собрания участников ООО, где красуются подписи не председателя и секретаря, а всех его участников. Обычно так поступают в ООО с небольшим числом владельцев. Имеют ли силу подобные протоколы?
Отсутствие председательствующего на таком собрании - это нарушение, т.к. в п. 5 ст. 37 Закона об ООО сказано: «Лицо, открывающее общее собрание участников общества, проводит выборы председательствующего из числа участников общества». И никаких исключений из этого порядка не предусмотрено.
Другое дело, что это нарушение не является существенным, и признать протокол недействительным на данном основании вряд ли получится (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.01.2010 по делу № А63-1916/2009), тем более что каждый участник ООО выразил своей подписью согласие с содержимым данного документа.
Для протокола очередного собрания участников ООО, так же как и для решения единственного участника, обязательной формы не существует . Поэтому для правильного оформления этих документов нужно ориентироваться на требования закона (в первую очередь, к повестке дня и дате проведения собрания / принятия решения), а также на практику делового оборота, сложившуюся в отношении оформления данных видов документов (в т.ч. на рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003). Вы можете ориентироваться на приведенные далее в статье примеры протокола и решений. А разобравшись в данном вопросе, рекомендуем утвердить используемые формы документов у себя в организации.
Нередко вызывает споры вопрос о наличии в протоколе или решении печати , потому что он не урегулирован законом. По правилам делопроизводства ее не должно быть ни в протоколе, ни в решении , учитывая, что эти документы по своему назначению являются внутренними. Однако на практике отсутствие печати в данных документах может вызвать вопросы у нотариусов или органов, которым эти документы или их копии предоставляются, например, для регистрационных действий. Отказ в совершении установленных законом действий организация, конечно, может оспорить через суд. Но это займет немало времени и потребует усилий. Поэтому если протокол или решение будут предоставляться третьим лицам, от которых зависит предоставление тех или иных благ, то лучше проставить печать:
- Итак, на протоколе может ставиться оттиск основной печати ООО, проводящего собрание своих участников (оно указано в «шапке» документа). Ведь не ставить же здесь печать одного из нескольких участников.
- Обратите внимание, какая печать может ставиться в решении:
- если физлицо владеет обществом, то у него своей печати нет. А если оттиск очень хочется поставить, то пусть это будет оттиск печати ООО (по аналогии с протоколом);
- если же обществом владеет иное юрлицо (например, АО), то у этого юрлица имеется своя печать, которой принято заверять подписи ее уполномоченных лиц на важных документах. И тут возникает дилемма: какую печать поставить на решении? Есть те, кто советует проставить обе, чтобы угодить всем. Но по аналогии с двумя рассмотренными выше случаями на практике большинство ставит печать ООО.
С юридической точки зрения, ни один из приведенных вариантов проставления / отсутствия печати не повлечет нежелательных последствий как для ООО, так и для его участников.
Закон ничего не говорит о необходимом количестве экземпляров протокола или решения, которые нужно оформить. Мы уже упоминали, что участникам собрания закон считает достаточным направить копии протокола, значит, оригинал можно сделать и в 1 экземпляре. Если говорить о решении единственного участника, то его обычно изготавливают в 2 экземплярах: первый - для ООО, второй - для хозяина.
Образец оформления сшива многостраничного документа см. в Примере 5 статьи «Ведение журнала учета командированных работников, прибывших в организацию »
Если протокол или решение содержит более 1 страницы , то листы документа следует прошить и заверить сшив. Чья подпись здесь может красоваться? Это может быть председатель или секретарь собрания (на протоколе), единственный участник (на решении) или руководитель самого ООО.
Пример 6
Свернуть Показать
Обратите внимание на наличие в начале протокола, до перечисления присутствующих и приглашенных, указания на то, кто выполняет на собрании функции его председателя и секретаря. Практика оформления протоколов как организационно-распорядительных документов приучила располагать эту информацию здесь (отмечено цифрой 1 в Примере 6). Но не всегда внутренними документами ООО прописано, кто будет выполнять данные функции, чаще этот вопрос решается индивидуально на каждом собрании (в Примере 6 отображен как раз такой случай). Кому-то может показаться нелогичным указание на председателя и секретаря до того, как вопрос об их персоналиях решится на собрании. Но протокол - это не художественное произведение, в котором все отражается только в хронологической последовательности. Он имеет свои реквизиты, привычное расположение информации в формуляре документа. Поэтому мы отдали предпочтение удобству работы с протоколом и отобразили информацию о председателе и секретаре там, где принято описывать действующих лиц. Присутствие или отсутствие председателя и секретаря именно здесь никак не влияет на юридическую силу документа. Аналогичным образом следует оценивать соблюдение иных правил оформления организационно-распорядительных документов в протоколе или решении - с точки зрения юридической силы важнее содержание, способ расположения информации вторичен.
Свернуть Показать
Хранение документов собрания
Протоколы собраний участников ООО, так же как и акционеров в АО, хранятся постоянно .
Согласно ст. 50 ФЗ об ООО общество обязано хранить протоколы общих собраний участников общества по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества. По требованию участника ООО обязано обеспечить ему доступ к протоколу или предоставить его копию в течение 3 дней со дня предъявления соответствующего требования.
Отметим, что ни порядок, ни сроки хранения решений единственного участника ФЗ об ООО не содержит. Но здесь срабатывает принцип аналогии. Кроме того, мы помним, что Перечень типовых управленческих архивных документов содержит категории документов и сроки хранения для них. А для решений единственного участника ООО подходит статья 18 данного Перечня с постоянным сроком хранения; она применима для решений и протоколов участников в ООО и акционеров в АО, а также докладов, справок и иных документов, обсуждавшихся на собрании.
