Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя. Думаем, что ответ на него будет интересен многим.
- Кому: delo@сайт
- Тема: Вопрос читателя
Ликвидируется акционерное общество. Документацию по личному составу и организационные (уставные, регистрационные и т.п.) документы мы сдадим в государственный архив. А что делать с бухгалтерскими документами, которые сформированы, переплетены и хранятся в архиве компании? Срок хранения у них - 5 лет, за 2003-2007 годы объемы приличные.
- Леднева Ю.К.,
- г. Курск
В опросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс)
3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
Согласно данному постановлению получается, что сдать документы в архив может только организация, которая полностью прекращает свое существование. Если же она реорганизуется, то все документы передаются «одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ».
В октябре 2004 года с принятием закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в нашем законодательстве был закреплен порядок хранения архивных документов при реорганизациях и ликвидациях. Для коммерческих организаций передача в государственные архивы предусматривается только при ликвидации и только на основании договора.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами»
9. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.
10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
К сожалению, в нашем законодательстве фактически закреплено требование о хранении документов временного срока хранения ликвидированной организации даже после того, как ликвидационная комиссия завершит свою работу и организация прекратит свое существование . В законе об архивном деле предусматривается передача таких документов на хранение в государственные архивы на платной основе .
Но данное положение по разным причинам не всегда выполняется. В результате создается реальная угроза того, что документы могут стать бесхозными со всеми вытекающими из этого последствиями.
Порядок действий
Итак, при ликвидации коммерческой структуры рекомендуем поступить следующим образом:
1. В акционерных обществах решение о ликвидации юридического лица принимается общим собранием акционеров большинством голосов (пункт 4 статьи 49 Закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ). В обществах с ограниченной ответственностью такое решение принимается всеми участниками общества (пункт 8 статьи 37 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ).
На общем собрании назначаются и утверждаются:
- состав ликвидационной комиссии;
- проект порядка ликвидации;
- сроки ликвидации.
С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами юридического лица (это зафиксировано в пункте 3 статьи 62 Гражданского кодекса РФ).
Поэтому сначала нужно:
- оформить передачу документов организации ликвидационной комиссии передаточным актом , в котором обязательно должна быть информация о документах прежде всего постоянного хранения и кадровых делах, а также о документах временного срока хранения;
- с точки зрения автора, сама организация, принимая решение о ликвидации, должна предусмотреть, что ликвидационная комиссия должна будет сделать с документами, и принять решение о финансировании этих работ . Идея заключается в том, чтобы сами собственники организации приняли решение о дальнейшей судьбе документов.
2. Ликвидационная комиссия должна поступить с документами ликвидируемой организации следующим образом:
- можно заключить договор на обработку, упорядочение документов, оформление их на архивное хранение с архивом (государственным, муниципальным) или с коммерческой фирмой, которая оказывает подобные услуги. Это следует сделать, если ликвидируемая организация не в состоянии самостоятельно подготовить свои документы для последующего хранения;
- теперь следующий вопрос - куда передавать все эти дела?
Тут возможны варианты:
- документы постоянного срока хранения и кадровые дела нужно будет сдать в государственный архив по договору;
- а вот документы временного срока хранения можно передать как в госархив, так и на внеофисное хранение в коммерческую организацию. В любом случае вам потребуется заключить договор. И тут - внимание! Важно предусмотреть в нем условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.
Согласно п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10. 2004 №125-Ф3 «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив.
Подготовка документов перед сдачей в архив в себя включает:
Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
оформление дел;
описание документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение их сохранности;
сдачу документов в архив учреждения.
Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации
1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3. Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работни-ков).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологиче-ских процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии
Вместе с документами в архив передаются:
1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре
По состоянию на: 10.12.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2011
Автор: Гущина Инна Александровна
Тема: Документы кадровой службы, Архив, По инициативе работодателя, Оформление прекращения трудового договора
Рубрика: Кадровое делопроизводство
- Шаблоны документов
- Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Договор на оказание услуг архивными учреждениями
Нормативные документы
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (извлечение) Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (извлечение)
Справочные материалы
- Примерный договор между архивным учреждением и организацией
Что значит для кадровика ликвидация компании? Поиск нового места работы? В большинстве случаев. Три-четыре тяжелых месяца процедуры увольнения коллег, с которыми проработал не один день? К сожалению, да. А еще огромная работа с документами, которые были созданы в компании за столько лет.
Нет, рассуждения типа «все сжечь и дело с концом» мы даже не обсуждаем. Среди наших читателей подобного рода «кадровиков» нет. Мы в этом уверены.
И все же ликвидация компании – процедура, которую проходишь не каждый день, а от того, насколько грамотно будут подготовлены и переданы в архив документы кадровой службы, нередко зависит будущее человека, его пенсия. Как не ошибиться, какие документы необходимо сохранить и куда следует обращаться? Надеемся, этот материал вам поможет.
Документы по личному составу ликвидируемой организации должны поступать на хранение в соответствующий архив. А это значит, что основная цель работы с документами в процессе ликвидации - обеспечить их сохранность.
При этом документы должны сдаваться в архив в упорядоченном состоянии. И вот уже в процессе такой подготовки может возникнуть необходимость уничтожить документы, не подлежащие хранению.
Итак, с целями и задачами мы определились. Теперь перейдем к правилам передачи документов на архивное хранение.
СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ
Напомним, что после принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается конкурсная комиссия или назначается конкурсный управляющий.
Именно эти органы принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и документов по личному составу и отвечают за организацию процесса сбора и упорядочения документов, передачи их на хранение или уничтожение.
В состав ликвидационной комиссии в связи с этим может быть включен сотрудник архива , который и будет контролировать работы по подготовке и передаче документов на хранение.
В какой архив следует передавать кадровые документы при ликвидации организации?
Обратите внимание!
За все действия, совершаемые с документами ликвидируемой организации, отвечает ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий
НА № 2‘2005Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» основные правила для ликвидируемых организаций, у которых отсутствует правопреемник, предлагают два алгоритма действий.
Вариант 1. Передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию.
Вариант 2. Передача архива ликвидируемого предприятия в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
Если у организации нет вышестоящей организации, следует передать документы в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Такие центры созданы в некоторых субъектах РФ.
Цитируем документ
|
8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу , а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. 10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу , а также |
архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. Статья 23 Федерального закона от 2210.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» |
Например, в Москве подобные архивы были созданы на основании постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 № 81 «О создании архивов административных округов».
25 декабря 2007 г. Правительство Москвы приняло постановление № 1123-ПП, которым - в целях улучшения условий сохранности и активизации использования документов о трудовой деятельности работников организаций города - в структуре Главного архивного управления г. Москвы на базе архивов кадровой документации административных округов создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы.
Однако следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого центра функции архивов документов по личному составу возложены на соответствующие государственные (муниципальные) архивы.
Мы провели процедуру увольнения почти всех работников. Сейчас в организации работают только руководитель, бухгалтер, юрист и я, кадровик. Куда нужно обратиться по поводу передачи архивных документов по личному составу?
В период ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории вашего субъекта РФ.
Итак, при ликвидации организации документы передаются в вышестоящую организацию. В случае ее отсутствия - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Об этом мы еще поговорим, а пока давайте определимся, какие документы подлежат передаче на архивное хранение, а какие - нет. В государственный (муниципальный) архив передаются:
1.
Документы постоянного хранения.
2.
Документы по личному составу со сроком хранения 75 лет.
3.
Документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли.
Обратите внимание!
Полную таблицу документов по личному составу со сроками хранения см. на сайте HR-Portal
При этом негосударственные организации должны передавать свои документы в архив по договору. Документы с неистекшими сроками временного хранения принимаются архивами при наличии свободных площадей и на платной основе.
НА № 12‘2010Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).
Например, коллективные договоры, личные дела руководителей организации, списки членов руководящих и исполнительных органов организации должны храниться постоянно.
Некоторые документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (75 лет), представлены в таблице 1 .
Документы по личному составу временного хранения приведены в таблице 2.
Таблица 1
Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения
Таблица 2
Документы по личному составу, имеющие временный срок хранения
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ
Как мы уже отмечали, прежде чем сдавать документы в архив, их следует подготовить к такой передаче, поскольку Основными правилами работы архивов организации, одобренными Росархивом 06.02.2002 (далее - Основные правила), определено (п. 9.3): документы «передаются... в государственный архив в упорядоченном состоянии».
Подготовка архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, к передаче в архив осуществляется за счет средств ликвидируемой организации. Для этого в смету расходов включается статья, предусматривающая расходы на экспертизу ценности и обработку документов, если такие расходы запланированы.
Обратите внимание: упорядочение документов к передаче в архив может производиться собственными силами организации или с помощью специалистов архивных учреждений. В последнем случае председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий заключают с архивным учреждением договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.
Что подразумевается под фразой «подготовить документы по личному составу для передачи в государственный архив»? Какие конкретно действия необходимо выполнить?
В Основных правилах (подп. 3.7.23) описан порядок систематизации дел по личному составу. Подготовка к передаче на государственное или муниципальное хранение включает ряд процедур.
Процедура 1. Проведение экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности - это отбор документов для дальнейшего хранения. Она проводится путем полистного просмотра дел.
Обратите внимание!
Проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел не допускается
При проведении экспертизы из дела должны изыматься лишние экземпляры документов, проверяется правильность оформления документов дела.
Процедура 2. Оформление дел.
При оформлении производится систематизация документов в деле, подшивка или переплет дела, нумерация его листов, составление листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела (при необходимости).
Рассмотрим некоторые особенности оформления дел по личному составу.
Приказы по личному составу необходимо формировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Внутри дела (года) приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке.
При этом приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела.
Следует помнить, что на государственное (муниципальное) хранение отбираются те приказы, которые имеют срок хранения 75 лет. Приказы по личному составу, имеющие срок хранения 5 лет, будут включаться в акт о выделении к уничтожению дел, если срок их хранения истек.
Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.
Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем - копии документов об образовании, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т. п. И только после них - по хронологии дат - должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т. п.).
Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной работником кадровой службы, фактическому содержанию дела.
Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек работников. Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, где фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых данных при выполнении запросов граждан и организаций.
Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости - внутри конкретных годов делятся на тома.
При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же работника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек.
Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.
В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы : дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 664 Перечня данные документы подлежат хранению в срок «до востребования», а невостребованные - 75 лет. На основании этой статьи Перечня все невостребованные трудовые книжки должны быть переданы на архивное хранение.
После проведения процедуры ликвидации компании в составе документов, которые необходимо передать в архив, остались невостребованные подлинники личных документов работников. Есть ли какие-либо особенности в их подготовке для передачи в архив?
Невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, т. е. нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись.
Процедура 3. Составление описей и научно-справочного аппарата к ним.
По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются:
описи дел постоянного хранения;
описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения;
описи дел временного (до 10 лет) хранения.
В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, а также в целях облегчения поиска необходимых сведений, могут составляться отдельные описи на дела по личному составу.
Например, могут создаваться отдельные описи на дела по личному составу:
приказы;
личные дела уволенных работников;
личные карточки уволенных работников.
Совет При оформлении дел к передаче в архив обратитесь за консультацией к специалистам того архивного учреждения, в которое будете сдавать документы
Обратите внимание: необходимые рекомендации относительно особенностей составления заголовков дел, оформления описи и другие следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.
Описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива, а затем утверждаются конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии.
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
Ликвидируемые негосударственные организации передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору. В таком договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др.
Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе такой передачи проверяется наличие дел, указанных в описях.
Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел (приложение 1). Такой акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем архивного учреждения и председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим).
Один экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему.
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИКВИДИРУЕМОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Еще раз напомним, что, прежде чем приступить к уничтожению документов, сначала необходимо обработать дела, составить, утвердить и согласовать описи дел по личному составу. Только после этого можно переходить к уничтожению документов.
Документы ликвидируемой организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в общем порядке, установленном в пп. 2.4.1-2.4.7 Основных правил. На эти документы составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению приложение 2 ).
Обратите внимание!
По общему правилу нельзя уничтожать документы, срок хранения которых к моменту ликвидации организации еще не истек
Что касается документов с неистекшими сроками хранения, то, если они не представляют какой-либо ценности для налоговых, правоохранительных, судебных и других органов, их уничтожение в принципе возможно. При этом следует учитывать, что уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) в специальные пункты вторсырья с оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указаны дата и вес бумажной макулатуры.
Кстати сказать
| О договорах с архивными учреждениями
Архивные учреждения осуществляют работу, в т. ч. по комплектованию государственных архивов документами, экспертизе их ценности, контролю за организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, независимо от их организационно-правовой формы. Например, государственные и муниципальные архивы оказывают организациям методическую и практическую помощь в подготовке документов к передаче на государственное хранение, которая состоит в следующем: При проведении работ по приему дел, в т. ч. документов по личному составу, на государственное хранение, архивные учреждения выполняют следующую техническую работу: |
Также архивные учреждения проводят экспертизу ценности документов и оказывают помощь в составлении актов об уничтожении дел, не подлежащих хранению. Все эти работы архивные учреждения проводят на возмездной основе в соответствии с заключенными с организациями договорами. В настоящее время продолжают действовать: Формы этих договоров см. на сайте HR-Portal. Каждый государственный или муниципальный архив использует при этом свои формы для заключения соответствующих договоров. Например, это может быть договор на оказание услуг с архивным учреждением (приложение 3 ). Что касается цены на такие услуги, то она договорная и рассчитывается архивным учреждением в зависимости от объема работы. Порядок определения платы за оказание услуг (выполнение работ), относящихся к основным видам деятельности федерального бюджетного учреждения, подведомственного Росархиву, для граждан и юридических лиц утвержден приказом Росархива от 30.08.2010 № 65-А. |
Приложение 1
Пример оформления акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив
Приложение 2
Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение 2
Окончание
Приложение 3
Форма договора на оказание услуг архивным учреждением
Приложение 3
Продолжение
Приложение 3
1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
3. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
4. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
5. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
6. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
7. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
8. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
9. Акты о несчастных случаях.
10. Штатные расписания.
11. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
12. Табели и наряды работников вредных профессий;
13. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии.
Вместе с документами в архив передаются:
1. Опись переданных дел в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре + электронный экземпляр.
При приеме-передаче документов работник архива проверяет наличие необходимых документов, составляя таблицу (Таблица 6), в практике называемую «шахматкой»:
Таблица 6.
Работник архива, распределяя документы по годам, вносит наименование сдаваемых видов документов и ставит плюс в соответствующую графу «Годы, за которые документы сдаются», тем самым осуществляя отметку о сдаче. Шахматка позволяет увидеть недостающие за какой-то период документы. Например, в Таблице 6 мы видим, что недостает Приказов за 2009, 2012 годы. Следует обязать ответственных работников организации их досдать – составить акт, написать письмо и т.п.
Порядок расположения документов в шахматке соответствует расположению разделов, дел в номенклатуре (в последующем в описи). Как правило, дела располагаются по степени важности для деятельности организации в следующем порядке:
При составлении шахматки необходимо проверять наличие обязательных для сдачи в архив дел (по перечню), учитывая специфику организации. Например, нужно проверить наличие дел, содержащих важные решения для организации: если это школа – протоколы заседаний педсоветов, ведь именно там решаются все важные для школы вопросы; если это акционерное общество – протоколы заседаний акционеров и т.п. Обязательно должны быть сданы в архив финансовые годовые отчеты.
1. Что такое комплектование архива?
2. Что такое архивный фонд РФ?
3. Какие фонды и документы относятся к государственной части архивного фонда РФ?
4. Какие фонды и документы относятся к негосударственной части архивного фонда РФ?
5. Что такое профиль архива?
6. Какие два вида приема документов на государственное хранение вы знаете?
7. Что такое полный и выборочный (повидовой, групповой) прием документов на государственное хранение?
8. Каково цифровое обозначение форм приема документов на государственное хранение?
9. Какие действия включает понятие комплектования?
10. Что такое определение организаций-источников комплектования архива?
11. На основании каких критериев осуществляется отнесение организаций к источникам комплектования архива?
12. Что сказано в ФЗ № 125 об организациях-источниках комплектования архивов?
13. Каков порядок передачи документов в государственные архивы на архивное хранение из федеральных, муниципальных, государственных, негосударственных организаций согласно ФЗ № 125?
14. В какой форме могут составляться списки источников комплектования архива?
15. На основании каких нормативно-методических документов составляются списки источников комплектования?
16. Какие методики составления списков источников комплектования вам известны?
17. Как составляются списки источников комплектования в ГАПО?
18. Что такое Наблюдательное дело организации-источника комплектования и как оно ведется?
19. Что такое Карточка учета работы с учреждениями и как она ведется?
20. Что такое типовой перечень документов?
21. Что такое ведомственный перечень?
22. Какие типовые перечни вы можете назвать?
23. Какие ведомственные перечни вы можете назвать?
24. Кто несет ответственность за разработку перечней и в каком документе это зафиксировано?
25. Как построен Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 2010 года?
26. На какие группы делятся документы по срокам хранения?
27. Какова методика определения статьи и срока хранения документа по Перечню типовых управленческих архивных документов… 2010 ?
28. Каковы сроки временного хранения архивных документов согласно ФЗ №125, Перечня 2010?
29. Как осуществляется прием-передача документов в Государственный архив?
30. Какие документы оформляются в процессе приема-передачи документов на хранение?
31. В чем заключается методическая помощь архива организациям-источникам комплектования?
32. Изучите трехстороннее соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 2). Каковы обязательства организации, архивного отдела, архива?
33. Какие типовые управленческие документы подлежат передаче в архив на постоянное хранение?
34. Какие документы по личному составу подлежат передаче в архив на постоянное хранение?
35. Какие документы подлежат передаче на постоянное хранение при ликвидации организации?
36. Что такое шахматка, для чего она составляется и каков порядок расположения дел в ней?
Выберите себе бригаду-партнера. Договоритесь, какая бригада выполняет работу архива организации, сдающей документы в государственный архив, а какая бригада выполняет работу Отдела ведомственных архивов Государственного архива. Выполните задания соответствующего варианта.
Задание 1.
Список организаций-источников комплектования Государственного архива пополнился (см. указанный преподавателем вариант). Представьте дополненный список организаций-источников комплектования (Таблица 2). Заключите Договоры и Соглашения с теми организациями, с которыми отношения строятся на договорной основе. Приведите в качестве примера одно Соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) или один Договор с организацией-источником комплектования из предложенного списка.
Составьте письмо на имя директора Государственного архива с просьбой принять документы организации на хранение, оказать методическую помощь в организации передачи документов. Заключите Договоры и Соглашения с Государственным архивом от имени тех организаций, с которыми отношения строятся на договорной основе. Приведите в качестве примера одно Соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) или один Договор организации-источника комплектования из предложенного списка (в соответствии с указанным преподавателем вариантом) с Государственным архивом.
Вариант 1.
1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Управления Федерального казначейства по Пензенской области;
2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления по имущественным и градостроительным отношениям администрации города Пензы;
3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет филиала ОАО «Межрегиональная распределительная сетевая компания Волги – «Пензаэнерго»;
4. Раздел 11. Строительство. Архитектура. Градостроительство пополнился за счет ГУ «Управление госэкспертизы по Пензенской области»;
5. Раздел 13. Связь. Радиовещание, Телевидение. Печать пополнился за счет филиала ФГУП ВГТРК, ГТРК «Пенза»;
6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации профсоюза работников госучреждений и общественного обслуживания.
Вариант 2.
Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:
1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Инспекции Федеральной налоговой службы Первомайского района г.Пензы;
2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления инвестиций Пензенской области;
3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ООО Пензенская региональная компания по реализации газа «Пензрегионгаз»;
4. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ФГУП «Электромеханический завод» (г.Н. Ломов);
5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет Управления образования города Пензы
6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации профсоюзов работников народного образования.
Вариант 3.
Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:
1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Инспекции Федеральной налоговой службы Октябрьского района г.Пензы;
2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления экономики Пензенской области;
3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ООО «Пензенский завод «Автозапчасть»;
4. Раздел 12. Министерство транспорта РФ пополнился за счет Пензенского техникума железнодорожного транспорта. Филиал ГОУ ВПО «Самарский государственный университет путей сообщения»;
5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ «Классическая гимназия №1 г. Пензы»;
6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации работников зравоохранения.
Вариант 4.
Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:
1. Раздел 5. Охрана правопорядка пополнился за счет Отдела государственной фельдъегерской службы РФ в г. Пензе;
2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления по регулированию тарифов, энергосбережению Пензенской области;
3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ОАО «Пензкомпрессормаш»;
4. Раздел 9. Сельское, лесное, водное хозяйство и землепользование пополнился за счет Управления лесами Пензенской области;
5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ ДОД «Дворец детского и юношеского творчества» г.Пензы»;
6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенского регионального отделения общественных организаций Союза театральных деятелей.
Вариант 5.
Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:
1. Раздел 15. Культура, искусство пополнился за счет Министерства культуры и архива Пензенской области;
2. Раздел 15. Культура, искусство пополнился за счет Управления по культуре города Пензы;
3. Раздел 16. Здравоохранение пополнился за счет ФГУ «Федеральный центр сердечно-сосудистой хирургии Росздрава г. Пензы»;
4. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ «Лингвистическая гимназия № 6» г.Пензы;
5. Раздел 18. Страхование пополнился за счет Филиала ООО «Росгосстрах» - Управление в Пензенской области;
6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенского областного Совета ветеранов партии и комсомола.
Задание 2.
Для работников архива организации:
1. Номенклатура дел Вашей организации была составлена до выхода в свет Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г. Внесите соответствующие коррективы, связанные с номером статьи и сроком хранения, в соответствующий вашему варианту задания фрагмент номенклатуры дел.
2. Согласуйте измененную номенклатуру с работниками Отдела ведомственных архивов Государственного архива.
3. Составьте Справку на имя начальника Отдела ведомственных архивов Государственного архива об исправлении замечаний, если таковые имеются.
Для работников Отдела ведомственных архивов Государственного архива:
1. Окажите методическую помощь, проверив правильность составления номенклатуры дел организации-источнику комплектования. Номенклатура была составлена до выхода в свет Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г. Внесите соответствующие коррективы, связанные с номером статьи и сроком хранения, в соответствующий вашему варианту задания фрагмент номенклатуры дел.
2. Проверьте правильность составления Номенклатуры дел работниками организации. Составьте АКТ проверки. Ознакомьте с ним организацию-источник комплектования.
1 вариант
Номенклатура дел
на 2011 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед.хр. | Примечание | |
| 01. Руководство и контроль | ||||
| 01-01 | Устав общеобразовательного учреждения. | |||
| 01-02 | Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков. | |||
| 01-03 | Свидетельство о государственной аккредитации образовательного учреждения | |||
| 01-04 | Приказы директора школы по основной деятельности | |||
| 01-05 | Документы по аттестации образовательного учреждения | |||
| 01-06 | Должностные инструкции | |||
| 01-07 | Договоры с учредителем (уполномоченным органом) | |||
| 01-08 | Журнал регистрации приказов | |||
| 01-09 | Протоколы общих собраний | |||
| 01-10 | Лицензия на образовательную деятельность | |||
| 01-11 | Приемно-сдаточные акты, составленные при смене руководства. | |||
| 01-12 | Технический паспорт школы | |||
| 01-13 | Правила внутреннего трудового распорядка | |||
| 01-14 | Коллективные договоры |
2 вариант
Номенклатура дел
на 2011 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед.хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| 01. Руководство и контроль | ||||
| … | … | |||
| 01-15 | Личные дела учащихся | |||
| 01-16 | Алфавитная книга записи учащихся | |||
| 01-17 | Акты, справки и другие документы о несчастных случаях с учащимися. | |||
| 01-18 | Документы (акты, справки проверок и обследований состояния работы общеобразовательного учреждения). | |||
| 01-19 | Книга учета бланков и выдачи аттестатов о полном среднем образовании, золотых и серебряных медалей | |||
| 01-20 | Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании | |||
| 01-21 01-22 | Инвентарные описи основных средств и библиотечного фонда, сличительные ведомости и другие материалы по инвентаризации, Переписка по организационно – хозяйственным вопросам | |||
| 01-23 | Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением | |||
| 01-24 | Журналы регистрации входящей корреспонденции. | |||
| 01-25 | Журналы регистрации исходящей корреспонденции. | |||
| 01-26 | Дело архивного фонда (описи, акты, исторические справки). | |||
| 01-27 | Сводная номенклатура дел общеобразовательного учреждения. |
3 вариант
Номенклатура дел
Отдайте важную документацию в надежные руки. Любая компания, начинающая процедуру ликвидации (банкротства), непременно сталкивается с проблемой сдачи документов на долговременное хранение в архив. Это связано со многими факторами, в первую очередь с правилами, установленными законодательством России.
Ответственность за сдачу архива
При банкротстве предприятия ответственность за сдачу архива несут конкурсные управляющие. Данная процедура очень сложна для неосведомленных лиц и должна выполняться профессионалами. Наша компания имеет солидный опыт данной сфере. Гораздо проще обратиться к нам, чем пытаться что-то сделать самим. Не теряйте времени – оно бесценно!
Наша компания при заключении договора обязуется в установленные сроки передать на постоянное хранение особенно ценные и уникальные документы вашей фирмы. Вся документация пройдет процедуру упорядочения в соответствии с научно-справочным аппаратом.
Срок сдачи в архив при ликвидации и банкротстве.
Юр.адрес компании на момент ликвидации
Москва Московская обл. Другой регион
Период функционирования организации
Менее 3 лет от 3 до 5 лет от 5 до 10 лет более 10 лет
Среднее число работников в год Общее число работников всего
чел.
Существует ли база по зарплате, которую в случае необходимости можно будет использовать для восполнения недостающих лицевых счетов / расчетных ведомостей?
Есть ли договоры подряда (заключенные не со штатными работниками)
примерное числов в год всего
Имеется документ, подтверждающий факт или процесс ликвидации (решение суда, лист записи ЕГРЮЛ и т.д.)?
Все работники уволены?
Срок сдачи в архив: 2 мес.
Документы для Госархива
Вся кадровая документация, например, дела по личному составу, личные карточки Т-2, трудовые договоры, ликвидируемые вашей организацией, подлежат хранению в городском архиве. Передача документов в архив при банкротстве в соответствии с законодательством РФ является обязательной. Такого рода документы хранятся в государственном архиве после завершения процесса банкротства (ликвидации) организации.
Сдача документов в архив при банкротстве
Помимо всего вышеперечисленного, к каждому сформированному делу необходимо прикрепить описи и предисловия к ним. Без такого научно-справочного аппарата вашу документацию не примет ни один архив. Принимая то или иное дело, сотрудники Главархива склонны тщательнейшим образом сверять дело. Сверка происходит с описью и с правильностью оформления. Также у разных подразделений архива имеются в запасе свои, уникальные требования к документам, принимаемым ими на долгое хранение.
Сдача архива при банкротстве профессионалами
Если сдача архива при банкротстве стала для вас непосильной задачей, не тоните в этой процедуре, поручите дело профессионалам. Нашей компании по плечу любые трудности, связанные с процессом передаче документов в архив при банкротстве
