Путевой лист - это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Где взять корректные формы, как правильно заполнять и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Отдельные бланки разработаны для владельцев и арендаторов:

легковых автомобилей;
грузовых автомобилей;
специального транспорта;
легкового такси;
грузового такcи;
автобусов общественных и необщего пользования.

Необходимые предпринимателям формы утверждены двадцать лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 . Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476 , с 15.12.2017 в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Индивидуальных предпринимателей обязали указывать свой ОГРИП, а организации — ОГРН.

Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка должно указываться в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Новая форма путевого листа с 2019 г.

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Порядок оформления путевых листов установлен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 , который действует в редакции от 21.12.2018, вступившей в силу 01.03.2019. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Однако, по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно на один рейс, один рабочий день или смену. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Унифицированный бланк путевого листа	Кто и как заполняет

Чем грозит организации, если нет подписей механика, диспетчера и нет печати медосмотра?

Расходы можно списать, даже если в путевом листе нет отметки врача. Но полностью спор не исключен.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Организация может использовать:*

унифицированные формы;
самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице . Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 . При этом они не являются обязательными к применению .

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.* В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.*

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом .

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.*

Это предусмотрено пунктами , , и Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н , пунктами , Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 .

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника .

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют .

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Главбух советует: оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.*

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08 , постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007 , от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13 , постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5 , Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой . В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 № ШС-37-3/6848 .

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 № 03-04-05/28243 .

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152).

Срочно добавьте новый реквизит в путевые листы

Зарегистрирован Минюстом 13.02.17 № 45612

В путевых листах теперь надо записывать сведения о предрейсовом контроле состояния автомобилей. Изменения в порядок заполнения путевых листов внес Минтранс приказом от 18.01.17 № 17 , действует с 26 февраля.*

Компания вправе сама разработать и утвердить в учетной политике форму путевого листа либо использовать готовые бланки (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78). Какой бы ни применяли шаблон, в нем должны быть все обязательные реквизиты: наименование и номер листа, сведения о машине и др. Обязательные реквизиты есть в приказе Минтранса от 18.09.08 № 152 .

С 26 февраля в листе должна быть и отметка о предрейсовом контроле состояния машины. С июля 2014 года этого требуют правила безопасности (п. 29 приказа Минтранса России от 15.01.14 № 7). Но поскольку в списке обязательных реквизитов такого пункта нет, компании отметку на листе не ставили.

При этом обязательные предрейсовые медосмотры организация обязана проводить в течение всего времени работы сотрудника в качестве водителя (кроме водителей, которые управляют автотранспортом, выезжающим по вызову экстренных оперативных служб). А обязательные послерейсовые медосмотры нужно проводить в течение всего времени работы сотрудника водителем, но только если его работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов. Об этом сказано в пункте 3 статьи 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ.

Таким образом, поскольку использование машины для управленческих нужд не связано с перевозкой пассажиров и опасных грузов, послерейсовые медосмотры водителей не проводятся.

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, а также за нарушение порядка проведения обязательных осмотров водителей предусмотрена административная ответственность .*

Постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37 «Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих»

Механик

При бесцеховой структуре управления - механик участка либо механик ремонтной мастерской.

Должностные обязанности.* Обеспечивает безаварийную и надежную работу всех видов оборудования, их правильную эксплуатацию, своевременный качественный ремонт и техническое обслуживание, проведение работ по его модернизации и повышение экономичности ремонтного обслуживания оборудования. Осуществляет технический надзор за состоянием и ремонтом защитных устройств на механическом оборудовании, зданий и сооружений цеха. Организует подготовку календарных планов (графиков) осмотров, проверок и ремонта оборудования, заявок на централизованное выполнение капитальных ремонтов, на получение необходимых для планово-предупредительных и текущих ремонтов материалов, запасных частей, инструмента и т.п., составление паспортов на оборудование, спецификаций на запасные части и другой технической документации. Участвует в приемке и установке нового оборудования, проведении работ по проведению специальной оценки условий труда и рационализации рабочих мест, модернизации и замене малоэффективного оборудования высокопроизводительным, во внедрении средств механизации тяжелых ручных и трудоемких работ. Организует учет всех видов оборудования, а также отработавшего амортизационный срок и морально-устаревшего, подготовку документов на их списание. Изучает условия работы оборудования, отдельных деталей и узлов с целью выявления причин их преждевременного износа, осуществляет анализ причин и продолжительности простоев, связанных с техническим состоянием оборудования. Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы ремонта и восстановления узлов и деталей механизмов, а также мероприятия по увеличению сроков службы оборудования, сокращению его простоев и повышению сменности, предупреждению аварий и производственного травматизма, снижению трудоемкости и себестоимости ремонта, улучшению его качества. Подготавливает для предъявления органам государственного надзора подъемные механизмы и другие объекты государственного надзора. Осуществляет техническое руководство смазочно-эмульсионным хозяйством, внедряет прогрессивные нормы расхода смазочных и обтирочных материалов, организует регенерацию отработанных масел. Участвует в проверке оборудования цеха на техническую точность, в установлении оптимальных режимов работы оборудования, способствующих его эффективному использованию, в разработке инструкций по технической эксплуатации, смазке оборудования и уходу за ним, по безопасному ведению ремонтных работ. Рассматривает рационализаторские предложения и изобретения, касающиеся ремонта и модернизации оборудования, дает заключения по ним, обеспечивает внедрение принятых предложений. Организует учет выполнения работ по ремонту и модернизации оборудования, контролирует их качество, а также правильность расходования материальных ресурсов, отпущенных на эти цели. Обеспечивает соблюдение правил и норм охраны труда, требований экологической безопасности при производстве ремонтных работ. Руководит работниками подразделений предприятия, осуществляющими ремонт оборудования и поддержание его в работоспособном состоянии.
Должен знать:* постановления, распоряжения, приказы, методические, нормативные материалы по организации ремонта оборудования, зданий, сооружений; организацию ремонтной службы на предприятии; Единую систему планово-предупредительного ремонта и рациональной эксплуатации технологического оборудования; перспективы технического развития предприятия; технические характеристики, конструктивные особенности, назначение, режимы работы и правила эксплуатации оборудования предприятия; организацию и технологию ремонтных работ; методы монтажа, регулировки и наладки оборудования;основы технологии производства продукции предприятия; порядок составления паспортов на оборудование, инструкций по эксплуатации, ведомостей дефектов, спецификаций и другой технической документации; правила сдачи оборудования в ремонт и приема после ремонта; организацию смазочно-эмульсионного хозяйства; требования рациональной организации труда при эксплуатации, ремонте и модернизации оборудования; передовой отечественный и зарубежный опыт ремонтного обслуживания на предприятии; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства; основы экологического законодательства; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации.* Высшее профессиональное (техническое) образование и стаж работы по специальности на инженерно-технических должностях не менее 3 лет или среднее профессиональное (техническое) образование и стаж работы по специальности на инженерно-технических должностях не менее 5 лет.

Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»

4. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны:*
соблюдать правила обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
назначить ответственного за обеспечение безопасности дорожного движения, прошедшего аттестацию на право заниматься соответствующей деятельностью в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;

организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.*

Приказ Минтранса России от 15.01.2014 № 7 «Об утверждении Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом и Перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации»

6. В целях предупреждения дорожно-транспортных происшествий (далее - ДТП) субъект транспортной деятельности осуществляет ежегодное планирование мероприятий, указанных в Перечне .*
В случае ДТП с участием транспортных средств, принадлежащих субъекту транспортной деятельности, субъект транспортной деятельности проводит анализ причин и условий, способствовавших возникновению ДТП, результаты которого оформляются документально и хранятся не менее трех лет.
При осуществлении указанного анализа устанавливаются:

3) в отношении должностных лиц субъекта транспортной деятельности:*
фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, осуществлявшего предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства, соответствие указанного лица квалификационным и профессиональным требованиям, соблюдение условий и порядка проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства;

28. Субъект транспортной деятельности обязан обеспечить проведение предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.*
Запрещается выпуск на линию транспортных средств, не прошедших предрейсовый контроль технического состояния.

29. Сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.*

Приказ Минтранса России, Минтруда России от 11.03.1994 №№ 13, 11 «Об утверждении Положения о порядке аттестации лиц, занимающих должности исполнительных руководителей и специалистов предприятий транспорта»

1. Общие положения

1. Аттестация лиц, занимающих должности исполнительных руководителей и специалистов, связанных с обеспечением безопасности судоходства, полетов и движения наземных транспортных средств, проводится в целях определения пригодности их к работе по обеспечению безопасной эксплуатации транспортных средств.3
Основными задачами аттестации являются:*
- проверка уровня знаний нормативных правовых актов и других документов, регламентирующих безопасность судоходства, полетов, движения автомобильного, городского электрического и промышленного транспорта и умения применять их в работе;1
- формирование высокопрофессионального кадрового состава исполнительных руководителей и специалистов, обеспечивающих безопасную эксплуатацию транспортных средств.

3. Аттестация исполнительных руководителей и специалистов организаций проводится один раз в пять лет. Аттестация проводится после повышения квалификации аттестуемого.
Досрочно аттестация производится в случаях, когда на организациях выявлены грубые нарушения норм и правил, регулирующих безопасную эксплуатацию транспортных средств, или совершаются транспортные происшествия с тяжелыми последствиями.

4. Аттестация исполнительных руководителей и специалистов предприятий независимо от форм собственности проводится в аттестационных комиссиях региональных (бассейновых, морских администрациях портов) или иных органах государственного управления на транспорте, а в случае их отсутствия в органах, выдающих соответствующие лицензии организациям.*

5. Для проведения аттестации в региональных (бассейновых, морских администрациях портов) или иных органах государственного управления на транспорте, а в случае их отсутствия в органах, выдающих соответствующие лицензии организациям, создаются аттестационные комиссии. Аттестационная комиссия возглавляется заместителем руководителя органа, создающего эту комиссию.

На автомобильном, электрическом городском наземном транспорте

Руководители или заместители руководителей, отвечающие за обеспечение безопасности движения на предприятиях транспорта, независимо от форм собственности и вида деятельности.
Начальники:
- отделов (или иных подразделений) эксплуатации и безопасности движения, технического контроля, предприятий транспорта;
- колонн (маршрутов), отрядов.
Специалисты:
- диспетчеры, механики ОТК,* механики (мастера) колонн, отрядов.

«…Снимут ли инспекторы расходы по путевым листам без подписи врача?..»

«…У нас в штате много курьеров, которые ежедневно доставляют товары покупателям и пачками приносят путевые листы на служебные автомобили. Сейчас на выездной ревизии инспекторы обнаружили, что на многих документах нет подписи врача о прохождении предрейсового медосмотра. Все остальные реквизиты в первичке в порядке. Но мы беспокоимся, что проверяющие решат, что расходы не подтверждены. Снимут ли инспекторы расходы по путевым листам без подписей врача?..»

Из письма главного бухгалтера Светланы Луспекаевой, г. Москва

К нам обратилась читательница с вопросом, можно ли списать расходы на ГСМ по путевым листам без отметки врача о медосмотре. Ведь подпись доктора обязательна, а значит, первичка без нужного реквизита не подтверждает расходы. В ситуации разбирались специалисты Минфина, налоговики и независимые эксперты.

Олег Хороший, государственный советник РФ 3-го класса:

МИНФИН

- Само по себе отсутствие отметки врача на путевом листе не является основанием снять расходы. Но инспекторы могут усомниться в том, что работник действительно выезжал на служебном транспорте. Ведь отметка врача означает, что водитель на законных основаниях допущен к управлению автомобилем*. Если отметки нет, водитель не вправе управлять машиной. А значит, фактически не мог использовать автомобиль. Соответственно, нет и расходов. Но если инспекторы не докажут, что поездки не было, то решение можно оспорить в управлении и суде.

Ирина Илларионова, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса:

НАЛОГОВИКИ

- Инспекторы не вправе снять расходы лишь на том основании, что в путевых листах нет отметки врача. Подпись врача говорит лишь о том, что водитель здоров и готов управлять автомобилем. Но она не подтверждает факт поездки, количество потраченного бензина, пройденное расстояние и т. п. Поэтому, даже если работник управлял автомобилем без освидетельствования, это не значит, что расходы фиктивны или завышены.

Елена Лысова, генеральный директор Консалтинговой группы «ТАКО»:

НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ

- Отметка врача о прохождении медосмотра - обязательный реквизит путевого листа. Это следует из пункта 7 приказа Минтранса России от 18.09.08 № 152. И по формальным основаниям инспекторы могут снять расходы, так как документ не соответствует законодательству. Но если в путевом листе есть сведения о расходе и остатках горючего, пробеге, то он подтверждает расходы даже без подписи врача.*

Сергей Рюмин, аудитор, управляющий партнер ООО «КАФ „ИНВЕСТАУДИТТРАСТ“»:

- Инспекторы не вправе снять расходы, даже если в путевых листах нет подписи врача. Во-первых, освидетельствование необходимо для сотрудников с должностью «водитель», а не всех, кто управляет автомобилем. Во-вторых, для признания расходов на бензин достаточно, чтобы в путевом листе были сведения о маршруте, пробеге автомобиля, расходе топлива и его остатках в баке.

Людмила Хроколо, руководитель юридического отдела «УНП»:

НАШЕ МНЕНИЕ

- Расходы можно списать, даже если в путевом листе нет отметки врача. Но полностью спор не исключен. Поэтому стоит заранее подготовить аргументы в защиту. Во-первых, осмотр необходим для контроля за состоянием здоровья водителя перед выездом, а отсутствие отметок врача не означает, что расходов не было. Во-вторых, выезд на машине без осмотра - это нарушение требований безопасности дорожного движения, но не налогового законодательства (ст. 12.31.1 КоАП РФ). В-третьих, сами чиновники подтверждают, что ошибки в первичке, которые позволяют идентифицировать стороны сделки, наименование товаров, их стоимость, не являются основанием для отказа в принятии расходов (письмо Минфина России от 04.02.15 № 03-03-10/4547).*

Отвечает Владислав Волков,

заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

«Инспекторы сравнят доходы физлиц в 6-НДФЛ с суммой выплат в расчете по страховым взносам. Такое контрольное соотношение инспекторы станут применять с отчетности за I квартал. Все контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ приведены в . Инструкцию и образцы заполнения 6-НДФЛ за I квартал смотрите в рекомендации.»

Ответ на вопрос:

При наличии соответствующей квалификации и пройденной аттестации за механика может подписывать путевой лист любой сотрудник, в чью трудовую функцию входит технический осмотр транспортных средств.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

При этом законодательством не установлено, сотрудник с какой именно должностью должен проводить предрейсовый техосмотр транспорта.

Учтите при этом, что дополнительные обязанности, не входящие в трудовую функцию могут быть возложены на сотрудника в порядке совмещения, с установлением доплаты по соглашению сторон.

См. также по данному вопросу частные разъяснения Роструда: http://онлайнинспекция.рф/questions/view/11827 .

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Можно ли на водителя возложить обязанность по проведению предрейсового техосмотра автомобиля

Можно, но только при наличии соответствующей квалификации и пройденной аттестации.

Организации, которые эксплуатируют транспортные средства, предназначенные для перевозки пассажиров и грузов, должны обеспечивать проведение предрейсового контроля их технического состояния. Указанный контроль необходимо проводить ежедневно перед выездом транспортного средства на линию с места стоянки и по возвращении к месту стоянки с соответствующей отметкой об исправности или о неисправности транспорта в путевом листе. Для проведения предрейсового технического контроля в организации может быть назначено отдельное должностное лицо, которое соответствует квалификационным и профессиональным требованиям . Это следует из статьи 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ, а также пункта 6, Правил, утвержденных , и пункта 2 перечня, утвержденного .

Кроме этого, лица, которые занимают должность, связанную с обеспечением безопасности транспортных средств, должны проходить аттестацию на право занятия соответствующих должностей. По результатам аттестации таким сотрудникам выдают . Это предусмотрено .

Таким образом, обязанность по проведению предрейсового техосмотра следует возложить на сотрудника, который отвечает соответствующим квалификационным требованиям для проведения предрейсовых техосмотров и прошел аттестацию в установленном порядке. Им может быть и водитель, если он прошел профессиональную переподготовку и аттестацию.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2019 году: особые требования

Изменения в путевых листах в 2019 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Что будет за нарушения

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

	Путевой лист, бланк		Отличительные особенности в заполнении
			Отличительные особенности в заполнении
Легковые автомобили			Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов.
Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям			Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.
Грузовые машины с повременной оплатой водителям			Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.
		Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.
		Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу.
Автобусы для общественного и иного пользования		0345006 и 0345007	Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Образец заполнения путевого листа

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

Что изменилось в заполнении путевых листов с 26 февраля 2017 года? Обязательно ли в марте оформлять путевые листы по новой форме? Действительно ли теперь в каждом путевом листе требуется подпись механика о проведенном предрейсовом осмотре легкового или грузового автомобиля? Как в путевых листах учесть изменения с 15 декабря 2017 года? В данной статье вы найдете ответы на эти и другие вопросы, а также сможете скачать новые формы бланков путевых листов.

Формы путевых листов

В 2017 году организация или индивидуальный предприниматель может формировать и использовать:

или унифицированные формы путевых листов (утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78);
самостоятельно разработанные формы путевых листов.

Если унифицированные образцы путевых листов вдруг не подходят компании или ИП (например, если в них есть «лишние» реквизиты или если нет нужных), то можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Но в таком случае нужно иметь в виду, что самостоятельно разработанной форме должны присутствовать все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Путевые листы нужны, чтобы подтвердить производственный характер поездок и списать в налоговом учете горючее, запчасти и компенсацию за использование личного транспорта.

Новые обязательные реквизиты с 26 февраля

С 26 февраля Минтранс расширил перечень обязательных реквизитов путевого листа (Приказ Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). С этой даты в путевом листе обязательно требуется ставить отметку о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик должен указать дату и время проверки машины, подпись, фамилию и свои инициалы. Прежде такие отметки тоже можно было ставить, но совсем не обязательно. Таким образом, с 26 февраля 2017 года, к обязательным реквизитам путевых листов, которые разработаны самостоятельно, относятся:

Название - путевой лист;
Номер;
Срок действия;
Сведения о собственнике машины;
Тип и модель машины;
Государственный регистрационный знак машины;
Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж;
Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж;
Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
Ф.И.О. водителя;
Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр;
Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем;
Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины.

Федеральным законом от 08.11.2007 №259-ФЗ определена обязанность оформления путевых листов. Так, в обязательном порядке эту первичку требуется подготавливать следующим группам лиц:

Компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде.
Транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки.
Компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа.
Транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).

Отмена печати

С 26 февраля 2017 года в путевых листах можно не ставить печать или штамп. Вполне достаточно сведений о собственнике машины. Это название компании или арендодателя, адрес и телефон. Это также следует из Приказа Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). Однако печать можно проставлять и после указанной даты – ошибки не будет.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок – не более одного месяца. Когда же транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Новый бланк на 2017 год

В связи с расширением перечня обязательных реквизитов, некоторые компаниям и ИП потребуется скорректировать бланки своих путевых листов. Если после 26 февраля 2017 года в листе не будет всех обязательных реквизитов, то проверяющие могут расценить такой первичный документ как «неполноценный». И тогда, к примеру, с признанием затрат на ГСМ могут возникнуть сложности. Мы подготовили для вас новый бланк путевого листа, который содержит все реквизиты, обязательные с 26 февраля. Выглядит он так:

Также вы можете новый бланк путевого листа на 2017 год в формате Word для легковых автомобилей. Аналогичным образом вы можете поправить бланк путевого листа для грузовых автомобилей, чтобы в нем можно было делать отметки о предрейсовом техническом осмотре.

Имейте в виду, что если вы будете утверждать новый бланк путевого листа на 2017 год, то это обстоятельство потребуется зафиксировать в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008).

Во многих организациях директор и водитель и механик – в одном лице. В такой ситуации он и ставит подпись о том, что провел предрейсовый техосмотр. А также указывает дату и время проведения осмотра.

Поправки с 15 декабря 2017 года

Приказом Минтранса России от 07.11.2017 № 476 внесены поправки в правила заполнения путевых листов. Они вступают в силу с 15 декабря 2017 года. Если коротко, то в правилах появились нововведения о новых обязательных реквизитах. Поясним подробнее.

ОГРН

Кроме реквизитов, которые уже есть в путевом листе, с 15 декабря 2017 года требуется указывать дополнительно ОГРН компании или индивидуального предпринимателя.

С 15 декабря 2017 года указание ОГРН и ОГРНИП в путевых листах – обязательно. Без этих реквизитов путевые листы будут считаться заполненными с нарушением.

Где указывать ОГРН в путевых листах? Этот вопрос остается на усмотрение компании или ИП. По нашему мнению, ОГРН можно фиксировать в графе, предназначенном для информации об организации или ИП.

Дата и время предрейсового контроля

В порядке заполнения путевых листов с 15 декабря 2017 года дата и время предрейсового контроля технического состояния транспорта - это обязательный реквизит путевого листа. Установлено, что дата включает в себя число, месяц и год, а время – часы и минуты.

С 15 декабря 2017 года сведения о транспортном средстве должны включать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законом).

Изменения в правила обеспечения безопасности перевозок

С 15 декабря 2017 года внесены изменения в правила обеспечения безопасности перевозок. Если ранее предписывалось проводить ежедневный контроль технического состояния ТС перед выездом на линию с места стоянки и по возвращению к месту стоянки, теперь правилами установлено только проведение предрейсового контроля технического состояния до выезда транспортного средства с места постоянной стоянки.