Когда работник уходит в предусмотренный законом отпуск, он получает соответствующие выплаты. Чтобы подтвердить факт того, что отпуск действительно был предоставлен, а также привести сумму выплат, применяется единая форма Т-60. О том, как ее заполнить, бланк документа и готовый пример – все это можно найти ниже.
По законодательству каждый сотрудник может воспользоваться:
- оплаченным отпуском, который в большинстве случаев составляет 28 календарных дней;
- неоплаченным отпуском – т.е. без содержания, за свой счет, в соответствии с договоренностью с администрацией.
В первом случае всегда полагается начисление соответствующих выплат, которые и учитываются в форме. Таким образом, документ выполняет сразу 2 задачи:
- Фиксирует собственно факт отпуска на определенное количество дней.
- Фиксирует сумму отпускных, полагающихся в качестве компенсации на это количество дней.
Понятие оплаченного отпуска: что в него входит
При этом важно понимать, что оплаченный отпуск – это не только стандартные 28 календарных дней, но и дополнительные дни , которые предоставляются в ряде случаев:
- Педагогические работники, как правило, получают его в двойном размере – т.е. 56 календарных дней (в некоторых случаях 42 дня).
- Для работников, которые занимаются опасным трудом (а также вредным) на производствах, в регионах Крайнего Севера. Они получают к стандартному ровно одну дополнительную оплаченную неделю отдыха.
- Существует несколько профессий, по которым также полагаются дополнительные оплаченные дни. Перечень профессий, количество дней сильно отличаются в каждом конкретном случае. Например, медицинский персонал получают еще 3 дня, если их суммарный стаж работы по специальности составляет 3 года и более. А работники, которые работают в республике Чечня по командировке, получают еще 2 дня за каждый месяц. Например, если они отработали 10 полных месяцев, то их он увеличится на 20 дней.
- Наконец, если у сотрудника ненормированный рабочий день, что отражено в соответствующих документах, он получает дополнительно 3 дня для отдыха.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Любая компания имеет право на предоставление дополнительных дней отдыха любому сотруднику (с оплатой этих дней по среднему заработку). Соответствующие положения отражаются в коллективном, индивидуальном трудовом договоре, а также во внутренних документах организации.
Кто обязан оформлять
Форма Т-60 обязательна к заполнению всеми организациями, вне зависимости от характера их деятельности:
- небольшие фирмы;
- мелкие и крупные компании;
- общественные объединения;
- религиозные организации.
Однако все бюджетные учреждения не ведут такую отчетность – т.е. во всех муниципальных и государственных структурах эти формы не заполняются.
Бланк и образец формы
Т-60, официально утверждена и является единым вне зависимости от типа организации, которая его выдает. Пустой бланк, который действует на сегодняшний день, а также готовый пример заполнения, на который можно ориентироваться как на образец, представлены ниже.
Инструкция по заполнению
Документ состоит из двух сторон:
- На лицевой приводится основная информация. Эти сведения вносятся сотрудником отдела кадров или бухгалтером (если функция возложена именно на него). Источник информации – приказ, в котором утверждено предоставление отпуска в соответствии с графиком.
- Оборотная сторона – здесь приводятся суммы компенсации. Сведения рассчитывает и вписывает бухгалтер.
Особенности заполнения документа следующие:
- Период работы – здесь нужно указать общий срок работы в течение года. При этом всегда ставится 1 календарный год, даже если это время фактически не отработано сотрудником в полном объеме. С этой точки зрения работник, который трудился с января по май, а ушел в июне, и работник, который трудился с января по ноябрь, а уйдет в отпуск в декабре, имеют совершенно одинаковый срок работы – целый год. Если он оформляется в связи с беременностью или уходом за ребенком, эту строку нужно оставить незаполненной.
- В графе 3 приводится суммарная выплата зарплаты за каждый месяц расчетного года. При этом расчеты всегда ведутся по фактической зарплате. Если, к примеру, в одном месяце сотруднику выдали премию, а в другом удержали часть зарплаты в качестве меры взыскания, записываются фактические показатели. Расчеты при этом приводить необязательно. Получается, что в самой графе следует указать именно суммарную зарплату. А если есть необходимость расписать данные по каждому месяцу (в случае разного уровня дохода), лучше сделать отметки после таблице, где для этого отведено специальное место.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в расчете заработной платы постоянно задействуется так называемый корректировочный коэффициент, об этом факте составляют бухгалтерскую справку. Единой, разработанной формы для нее не существует, поэтому каждый бухгалтер составляет ее по своему усмотрению.
- В графе 4 приводятся данные по расчету отпускных денег. Следует учесть, что среднее количество календарных дней в месяце составляет 29,4 (поскольку в некоторых месяцах 31 день, в некоторых 30, а в феврале 28 (29)). Соответственно, именно на эту цифру и ориентируются при расчете ежемесячной суммы отпускных. Учитываются все дни отсутствия сотрудника, в том числе по уважительным и неуважительным (прогул) причинам. Например, в феврале 2017 года сотрудник уходил на больничный на 10 календарных дней. Тогда количество отработанных дней рассчитывается по такой формуле: (29,4/28)*(28-10) = 18,9
- Сведения в графу 5 заносятся только в том случае, если используется суммированный учет рабочего времени, когда из-за особенностей трудового процесса общее отработанное время может превысить нормальную продолжительность рабочего дня. Если режим нормированный, строка остается незаполненной.
Кто подписывает форму
Подписывают :
- Лицевую сторону – сотрудник отдела кадров.
- Оборотную сторону – бухгалтер.
Если в организации по каким-то причинам бухгалтер совмещает функции кадровика, допустимо, чтобы она заполнила обе стороны и поставила печати как с лицевой, так и с оборотной стороны.
Как производится расчет отпускных
Все отпускные, которые нужно выдать работнику, рассчитываются как умножение цифры в графе 6 на цифру в графе 7. А затем из суммы нужно обязательно удержать НДФЛ. То есть приводится только та сумма, которая и будет выплачена сотруднику фактически.
За 6 месяцев работы сотрудник получал ежемесячно по 40 000 рублей. Общая сумма составит 6*40 000 = 240 000 рублей. За это же время количество отработанных дней составило, например, 130 дней (работник не брал больничных и отгулов). Тогда 240 000/130 = 1846,15 рублей – это средний дневной заработок. Предположим, что предоставлен полный отпуск, т.е. сразу 28 дней. Тогда 1846,15*28 = 51 692,3 рубля. Но из этой суммы необходимо вычесть налог на доходы, т.е. 13%. Итоговая «чистая» сумма отпускных составит 44 972,3 рублей.
За те же 6 месяцев работы сотрудник отработал не 130 дней, а фактически 115, поскольку в течение 15 календарных дней он находился на больничном. При этом в соответствии с законодательством он имел право на получение 60% от своего среднего заработка во время нахождения на больничном (поскольку его суммарный официальный стаж менее 5 лет).
Записка-расчет представляет собой первичный учетный документ бухгалтерского учета, необходимый для подтверждения предоставления сотруднику оплачиваемого отпуска и обоснования расчета причитающейся ему выплат.
Документ оформляется по унифицированной форме Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года .
Порядок формирования
Записка-расчет составляется непосредственно перед предоставлением сотруднику оплачиваемого отпуска.
Документальным обоснованием для ее формирования являются заранее составленный работодателем график отпусков на очередной год, приказ руководителя организации о предоставлении отпуска сотруднику, платежная ведомость и расходный кассовый ордер.
Согласно действующему законодательству применение записки-расчета по форме Т-60 распространяется на все организации не зависимо от формы собственности за исключением бюджетных учреждений. Хранение данных документов осуществляется службой бухгалтерского учета со сроком не менее 5 лет.
Законом не установлены точные сроки формирования записки. Согласно Трудовому кодексу работник должен получить отпускные за 3 дня до выхода на отдых , поэтому целесообразно к этому моменту сформировать все необходимые документы.
Заполнение
Форма Т-60 представляет собой двухсторонний документ. Лицевая сторона содержит основные сведения о сотруднике и предоставляемом отпуске, ее оформлением занимается отдел кадров на основании приказа о предоставлении отпуска.
Оборотная сторона документа заполняется бухгалтерией и содержит в себе сведения о начисленных отпускных.
Лицевая сторона
- Вверху документа указываются полное наименование компании и ее код по классификатору ОКПО.
- Рядом с заголовком указывается его номер и дата составления.
- Следующие строки содержат персональную информацию о работнике:
- полные Фамилия, Имя, Отчество;
- табельный номер;
- наименования структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
- должности в соответствии со штатным расписанием.
- Далее следуют сведения непосредственно о предоставляемом отпуске.
- Сперва указываются данные об ежегодном оплачиваемом отпуске. Здесь отмечается за какой период работы предоставляется отпуск, его продолжительность в днях, а также даты начала и завершения.
- Следующие строки заполняются в случае предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска.
Дополнительный отпуск полагается определенным категориям работников в соответствии с Трудовым кодексом, его предоставление предусмотрено внутренними локальными документами организации.
- В самом низу лицевой стороны документа указывается должность ответственного сотрудника отдела кадров, подпись и ее расшифровка.
Оборот
В первом разделе оборотной стороны документа находится таблица, в которой отражаются сведения о начисленной заработной плате за предыдущие периоды.
- В графах 1 и 2 вписываются периоды в помесячной разбивке, за которые была начислена заработная плата.
- В графе 3 указывается размер выплат, полученный сотрудником в советующий период. В самом конце графы 3 определяется общая сумма начисленной за расчетный период заработной платы. Указываются все выплаты, полученные сотрудником в конкретном отчетном месяце (в т. ч. премии, надбавки, корректировки и т.д.). Как правило, расчетный период составляет 12 месяцев.
- В графу 4 заносится общее количество дней в расчетном периоде.
В расчете используют «условное» число календарных дней, которое в месяце составляет 29,4 дня. В случае если сотрудник был на больничном, производится соответствующий пересчет количества дней.
- Графа 5 заполняется, если устанавливается суммированный учет рабочего времени.
- В графе 6 указывается средний дневной (или часовой) заработок, который определяется как отношение итоговой суммы (6 гр.) к количеству календарных дней (гр.4) или часов (гр. 5).
- Следующий раздел «Начислено» состоит из двух одинаковых частей и содержит сведения о начисленных работнику отпускных. Заполнение второй части осуществляется в случае если отпуск выпадает на несколько месяцев.
- В графах 7 и 11 указывается количество дней отпуска, приходящиеся на соответствующий месяц.
- Графы 8, 9 и 12, 13 содержат информацию о сумме начислений, приходящихся на каждый месяц отпуска в зависимости от их источника финансирования. Сумма начислений в графе 8 (12) равна произведению количества дней отпуска, указанных в графе 7 (11), на средний дневной заработок, указанный в графе 6.
- Если работнику положены дополнительные выплаты, то они заносятся в графы 10 и 14.
- В графу 15 заносится итоговая сумма начисленных выплат по всем источникам финансирования.
- Раздел «Удержано» содержит в себе информацию обо всех удержаниях с заработной платы работника:
– в графе 16 указываются сведения об удержанных налогах;
– в графах 17-21 отображаются прочие удержания (к примеру, алименты). - В графе 22 суммируются значения по графам 16-21.
- В графе 23 рассчитывается итоговая величина отпускных выплат, которая определяется как разница между суммой начислений по графе 15 и суммой удержаний по графе 22.
Под расчетом бухгалтер вписывает причитающуюся к выплате сумму, затем дублирует ее прописью. Рядом вписываются реквизиты документа (номер и дата), по которому эта сумма будет выплачена. Внизу документа ответственный сотрудник бухгалтерии указывает свою должность, ставит подпись и указывает ее расшифровку. Ниже вы можете ознакомиться с бланком и образцом заполнения записки-расчет на отпуск.
Отпуск — приятное во всех отношениях событие, но только не для работников бухгалтерии в сезон отпусков. В крупной компании рассчитывать отпускные приходится регулярно. Рассмотрим, как это происходит, на примере.
В ООО «Бригантина» для оформления кадровых и бухгалтерских документов используют автоматизированную программу, и при расчете очередных основных и (или) дополнительных отпусков эта система формирует унифицированную форму Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» — именно она служит первичным документом в данной ситуации.
Как исправить ошибку, допущенную в первичном документе, смотрите в материале «Исправление ошибок в первичке: ФНС вводит новые правила» .
«Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» унифицированной формы Т-60 утверждена постановлением Госкомитета по статистике от 05.01.04 № 1. Скачать бланк формы Т-60 можно на нашем сайте:
ВАЖНО! Трудовым кодексом регламентирован порядок предоставления основных (ст. 114, 115) и дополнительных (ст. 116-119) отпусков, а также описаны особенности их предоставления (ст. 120-128).
Работник ООО «Бригантина» инженер Тарасов П. Г. с 24 мая уходит в отпуск на 28 календарных дней. Как бухгалтер заполнил справку-расчет Т-60, рассмотрим далее.
Заполняем форму Т-60 и выплачиваем отпускные
Унифицированная форма Т-60 по сотруднику Тарасову П. Г. заполняется с учетом:
- расчетного периода: с мая 2018-го по апрель 2019 года (12 календарных месяцев, предшествующих отпуску);
- заработка работника за указанный период (в соответствии с постановлением Правительства от 24.12.07 № 922 о порядке расчета средней зарплаты).
ВАЖНО! Рассчитанную сумму отпускных нужно выдать не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Отпускные Тарасову П. Г. были выплачены 21 мая, как и требуется по ТК РФ. Для этого бухгалтер оформил платежную ведомость унифицированной формы Т-53.
Новая форма "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
Подробнее о применении формы "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику":
- Отражение в бухгалтерском и налогом учете расходов на проведение новогоднего
Будут отражены следующим образом: Д-т 60, К-т 51 - 590 000 ... ; Д-т 91-2, К-т 60 - 500 000 руб. - отражены произведенные... работ; Д-т 19, К-т 60 - 90 000 руб. - отражены суммы... образом: Д-т 41, К-т 60 - подарки приняты к учету в... товаров; Д-т 19, К-т 60 - отражен НДС по приобретенным подаркам... для детей сотрудников; Д-т 60, К-т 51 - произведена оплата... записи: Д-т 10, К-т 60 - приобретены и оприходованы праздничные подарки... 19, К-т 60 - учтен НДС по приобретенным подаркам; Д-т 60, К-т...
- Трудовой договор
... », №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска...
- Передача строительных материалов субподрядчику
Д-т 10 «Материалы» К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками... НДС по приобретенным ценностям» К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками... со стоимости приобретенных материалов; Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и... 20 «Основное производство» К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками... НДС по приобретенным ценностям» К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками... прибыль от реализации материалов; Д - т 60/субсчет « Расчеты с субподрядчиком» ... НДС по выполненным работам; Д - т 60 К - 62 - 118 000 - ...
- Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности. Вопросы применения на практике
Записи: Д-т 44, К-т 60 - 100 000 руб. - отражены консультационные... договору; Д-т 19, К-т 60 - 18 000 руб. - отражен НДС... вычету; Д-т 44, К-т 60 - 100 000 руб. - отражены консультационные... договору; Д-т 19, К-т 60 - 18 000 руб. - отражен НДС... записи: Д-т 44, К-т 60 - (-100 000 руб.) - отражены консультационные... договору; Д-т 19, К-т 60 - (-18 000 руб.) - отражен НДС... записи: Д-т 44, К-т 60 - (-100 000 руб.) - отражены консультационные... договору; Д-т 19, К-т 60 - (-18 000 руб.) - отражен НДС...
- Документация по учету труда и его оплате
... », №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска... о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60). При прекращении действия трудового договора... , причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска...
- Расходы на оплату труда в строительстве
... »; Т-54а «Лицевой счет (свт)»; Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска...
- Отпуска
О предоставлении отпуска работнику (форма Т-60), формы которых утверждены Постановлением Госкомстата... о предоставлении отпуска работнику» (форма №Т-60). Следует учитывать, что оформление указанных... , который оформляется на бланке формы №Т-60. Согласно положениям статьи 136 ТК... . Соответственно, записка-расчет по форме №Т-60 должна быть оформлена не позднее...
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
- О трудовых книжках: правила учета, ведения и хранения
20,26,44 и К-т 60 и т.п. Работнику бесплатно...
Каждый официально работающий сотрудник располагает правом на ежегодный отдых . Перед его уходом в отпуск составляется записка-расчет, которая является официальным подтверждением предоставления данного периода и применяется для начисления отпускных.
Данный документ в 2016 году составляется по форме Т-60, согласно письму Роструда № ПГ/1487-6-1 от 14.02.13, только в упрощенном виде .
Данный бланк имеет весомое значение для:
- Начисления отпускных, которые должны выдаться на руки работнику в течение 3 дней после начала отдыха;
- Предоставления расходов на отпускные во время расчета прибыльного налога для отчета в налоговых инстанциях;
- Бланк является доказательством обоснованного количества дней, начисленных на отпуск.
В распоряжении работника имеется отпуск в 28 календарных дней, при работе на предприятии от 6 месяцев.
Во время расчета отпускных берется «условное» количество календарных дней , которое в полном отработанном месяце соответствует 29,4 дням.
Если же месяц отработан не в полном объеме, то данное условное число делится на фактическое количество календарных дней в месяце и умножается на число отработанных.
Правила формирования бланка и образец документа
Записка-расчет заполняется с 2-х сторон – лицо заполняется кадровиком, оборотную сторону бухгалтер, где и вносится расчет.
Лицевая сторона
В верхней части бланка формируется шапочка из данных о предприятии :
- Порядковый номер формы;
- Табельный номер трудящегося;
- Данные о структурном подразделении, где закреплен работник;
- Указывается его должность;
- Поле «А» содержит сведения о стаже сотрудника, применяя который и высчитывают количество отпускных дней. Также здесь указываются первая и последняя дата отдыха;
- Поле «Б» – информация о дополнительных отпусках;
- Графа «В» содержит число предоставленных дней для отдыха и общая его продолжительность;
- В итоге заполняющий документ работник, подписывается.
Оплачивать покупки в интернет-магазинах с помощью электронных кошельков очень удобно. Какие преимущества это даёт и как подключить электронные читайте по ссылке.
Оборотная страница
На обороте фиксируются расчеты, применяя сведения кадровика:
- Графа «Расчет оплаты отпуска» содержит данные о начислениях за каждый месяц года, используемые в вычете отпускных. Кроме, указывается общее число дней стажа года по календарю и высчитывается эквивалент среднего заработка;
- Графа «Начислено» содержит расчетные начисления;
- При этом в гр. 8 указываются насчитанные средства за отдых, которая равна вычислению среднего заработка от количества отпускных дней;
- Гр. 7 – сумма дней для отдыха;
- Гр 6 содержит число среднего заработка;
- При наличии прочих начислений заполняются следующие графы;
- Итог записывается в графу 15;
- Поле «Удержано» содержит сведения об удержаниях:
- В гр. 16 удержания НДФЛ с начислений в гр.15;
- В гр. 22 идет подсчет всех удержанных сумм;
- 23 графа содержит данные о выплачиваемой сумме;
- Данную сумму указывают цифрами и расшифровывают прописью;
- В итоге ставит роспись бухгалтер.
Образец записки-расчета можно скачать