Cтраница 1
Центральные экспертные комиссии создаются для того, чтобы обеспечить сохранность ценных исторических документов, образующихся в деятельности федеральных органов государственной власти, организацию и проведение методической работы по экспертизе ценности документов и отбору их на постоянное государственное хранение.
Центральная экспертная комиссия министерства (ведомства) осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за всеми процедурами определения ценности документов, обеспечения их сохранности и учета, архивной обработки и описания, передачи документов из делопроизводства в ведомственный архив, передачи документов на государственное хранение.
Персональный состав центральной экспертной комиссии назначается приказом генерального директора ООО Баштрансгаз из числа наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из заместителей генерального директора, не менее 3 - 5 человек. Секретарем комиссии является ответственный за архив.
Центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве и Центральная экспертная комиссия Госналогслужбы РФ совместным решением от 27 июня 1996 г. внесли изменения в этот Перечень, увеличив сроки хранения отдельных бухгалтерских документов.
В ГДР изготовление и сбыт медикаментов контролируются Центральной экспертной комиссией, которая не может пожаловаться на скуку. В самом деле, за один только 1975 г. под контролем находилось не менее чем 1600 лекарств для людей, 400 ветеринарных препаратов, свыше 1000 гигиенических средств и 1750 препаратов для диагностики заболеваний. Ежегодно от 30 до 50 медикаментов исключаются из перечня лекарственных средств и примерно столько же вносится в этот список. Требования органов здравоохранения относительно научно обоснованного доказательства действенности и безвредности новых лекарственных средств становятся все более жесткими. Это приводит к тому, что в настоящее время в некоторых случаях затраты на решение подобных вопросов составляют до 80 % общей стоимости разработки нового препарата.
В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.
Кроме того, Центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве и Центральная экспертная комиссия Госналогслужбы РФ совместным решением от 27 июня 1996 г. внесли изменения в этот Перечень, увеличив сроки хранения отдельных бухгалтерских документов.
В крупных учреждениях и на предприятиях, относящихся к I категории, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), объединяющие и координирующие деятельность экспертных комиссий структурных подразделений. Экспертные комиссии назначаются приказом руководителя учреждения в составе четырех-пяти человек. В комиссию должны входить квалифицированные специалисты, имеющие большой опыт работы и хорошо знающие отрасль, а также заведующие канцелярией, архивом и руководитель бухгалтерии. Возглавлять комиссию должен руководящий работник учреждения.
Сводная номенклатура дел организации подписывается начальником отдела делопроизводства и контроля документооборота, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) Общества, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан, и утверждается генеральным директором Общества.
Министерствам и ведомствам Российской Федерации рекомендовано на основе Примерного положения разработать индивидуальные положения о центральных экспертных комиссиях и по согласованию с Росархивом ввести их в действие.
Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией учреждения (ЭК), в учреждениях I категории рекомендуется создавать центральные экспертные комиссии ЦЭК и ЭК в структурных подразделениях.
Особо сложные экспертные вопросы решения связи заболевания с профессией, а также конфликтные ситуации, возникающие при проведении медосмотров, рассматриваются Центральными экспертными комиссиями при НИИ гигиены труда и профзаболеваний АМН СССР и Горьковским НИИ гигиены труда и профзаболеваний МЗ РСФСР в установленном порядке.
Отбор документов для хранения и определение документов, подлежащих уничтожению, производится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения (ЭК), создаваемой приказом руководителя. В учреждениях I категории создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК) и экспертные комиссии структурных подразделений.
Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, и прежде всего заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.
В этой Инструкции определено, какие документы передаются в архив, а клкие по истечении определенного срока уничтожаются на предприятии. Федеральная налоговая служба Российской Федерации и Федеральная архивная служба РФ утвердили Решение Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета от 27 июня 1996 г. и Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности от 27 августа 1998 г., увеличив минимальные сроки хранения некоторых документов до пяти лет.
Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
- в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
- в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
Состав экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.
Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
Задачи и функции ЭК
Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
- организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:
Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).
Отбор документов на хранение
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Отбор документов к уничтожению
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу . В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?
Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
ПРИМЕР 1
Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«САЛЮТ»
ПРИКАЗ
01.08.2008 № 35
О создании постоянно действующей экспертной комиссии
В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества
Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества
Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии
Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров
Попова Е.В. – заместитель начальника
отдела бухгалтерского учета и отчетности
2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.
Генеральный директор Минаев С.И. Минаев
ПРИМЕР 2
Протокол заседания экспертной комиссии
Общество с ограниченной
ответственностью «Русский текстиль»
ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
08.08.2008 № 2
Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора
Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.
Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер
Гусев С.И. – старший менеджер
Петухова И.С. – ответственный за архив
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.
2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.
Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.
1. СЛУШАЛИ:
И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
ВЫСТУПИЛИ:
Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.
Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.
2. СЛУШАЛИ:
И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.
ВЫСТУПИЛИ:
Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.
Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.
Председатель Попов И.В. Попов
Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина
Е.А. Кошелева,
зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»
Такая работа проводится в организации на постоянной основе. Она заключается в рассмотрении документов для установления сроков их хранения. Грамотная экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов и в соответствии с нормативно-методическими требованиями:
|
Мой комментарий |
|
|---|---|
|
На эту тему есть отдельная статья |
|
|
Подготовка дел к отправке на государственное хранение |
Когда организация - это источник комплектования государственного или муниципального архива (т.е. документы этой организации будут переданы туда на постоянное хранение). Обычно работники архивных организаций сотрудничают с такими учреждениями. Если вам не доводилось слышать об источниках комплектования, то наверняка вы не имеете к ним никакого отношения. |
Человеку, который несведущ в архивном деле, все вышеизложенное покажется довольно сложным заданием. На самом же деле с поставленной задачей не так сложно справиться, как кажется. Итак, обо всем по порядку.
При этом происходит использование номенклатуры дел фирмы за соответствующий год, типовых и ведомственных (если такие существуют) перечней документов с обязательным указанием их сроков хранения, а также другие нормативные документы, относящиеся к архивному делу.
На практике это означает следующее. Например, в архиве фирмы происходит обработка документов, которые находились на постоянном хранении, по личному составу за 2013 год. После просмотра номенклатуры дел, намечаются интересующие дела, определяется их местонахождение в том или ином структурном подразделении. Затем происходит сбор из данных отделов и намеченных дел постоянного хранения по личному составу за 2013 год. После отбора в установленном порядке дела передаются в архив. Специалист в архиве проводит научно-техническую обработку данных дел, что происходит в соответствии с нормативными требованиями формирования и оформления дел. Оставшиеся документы за 2013 год остаются на полках до окончания сроков хранения или до потери практического значения. Параллельно в структурных подразделениях отбираются для уничтожения дела с истекшими сроками хранения.
При отборе документов возможна переформировка дела. Такое необходимо, например, в результате неправильного формирования дел текущего делопроизводства. Это может быть помещение в дело документов с разными сроками хранения (постоянных и временных). Помимо этого, из дел постоянного хранения необходимо изъять черновики, дублетные копии, неоформленные, а также те документы, у которых есть отметка «ЭПК». Их также могли ошибочно отнести к категории дел постоянного срока хранения. К примеру, в перечне указан срок «3 года ЭПК». Частично документы такого дела могут иметь постоянный срок хранения как имеющие научно-историческое значение, другие же должны храниться в течение 3-х лет.
Стоит обратить внимание, что организации, которые не передают свою документацию в государственные или муниципальные архивы, могут заменять «постоянный» срок хранения на «10 лет» в соответствии с типовым перечнем. Может быть выбран и больший срок. В том числе и такой вариант как «до ликвидации организации». То есть, подобные организации не должны иметь документы постоянного хранения.
В таком случае разрешено частичное оформление дел. Не проводится пересистематизация и нумерация листов, дела не подшиваются в твердую обложку. Также необязателен лист-заверитель. Таким образом, разрешается хранить документы в папках, в которые помещены документы текущего делопроизводства, а также не производить дополнительные действия по оформлению дел. Но такие послабления не относятся к обработке дел по личному составу. Обычно срок их хранения составляет 75 лет, и обрабатываются они в установленном порядке.
В соответствии с существующими требованиями отбор дел необходимо производить исключительно с полистным просмотром. На практике это требование может и не соблюдаться. Это очень трудоемко, да и не всегда оправдано. В особенности, если документы отобраны для уничтожения, и они не имеют никакого практического значения. Дела, которые необходимо подшить в твердую обложку для постоянного или долговременного хранения, отбирают строго с полистным просмотром.
Результаты экспертизы ценности документов оформляются с составлением архивных описей дел и .
Необходимо обратить серьезное внимание на тот факт, что состав комиссии должен быть указан в заявлении, поданном в органы местного самоуправления для регистрации ОЭЭ. В связи с таким «динамическим» подходом к формированию комиссии целесообразно указать в заявлении, что состав комиссии может быть изменен (расширен) при необходимости. Желательно, чтобы окончательный состав комиссии формировался уже после ознакомления с документацией – объектом экспертизы. Только после того, как стало известно содержание и качество документации, какие воздействия оценены (или не оценены) в ней, можно принять окончательное решение о том, какие эксперты необходимы для эффективной работы комиссии.
К экспертной комиссии ОЭЭ предъявляются требования, основанные на принципах ЭЭ.
Независимость и объективность экспертов – требования закона, обязательные как для государственной, так и общественной экспертизы. В частности, независимыми следует считать экспертов, не связанных экономическими интересами с инициатором деятельности (заказчиком). Заинтересованность эксперта в реализации проекта, даже косвенная, может поставить под сомнение выводы экспертизы. Это следует иметь в виду, так как возможен прецедент судебного признания необщественного характера подобной «общественной» экспертизы (и такие случаи на практике имеются).
Компетентность. Участникам экспертной комиссии приходится работать со сложной документацией, делать научно обоснованные выводы, принимать в качестве наблюдателей участие в ГЭЭ, вникать в ее ход. Это требует определенного уровня компетентности, без которого ОЭЭ может служить лишь «общественной трибуной» для заявления отношения к проекту. Требование компетентности, не означает, что в состав комиссии должны входить только инженерно-технические специалисты и ученые-естественники. Напротив, участие «гуманитариев» может оказаться чрезвычайно полезным. Представители населения, хорошо знакомые с местными условиями, могут также внести значительный вклад в работу комиссии.
Комплексный подход. Довольно часто экспертная комиссия формируется исходя из того, какими человеческим ресурсами располагает инициатор экспертизы или организация, проводящая экспертизу. При этом состав комиссии может оказаться недостаточным даже для рассмотрения технических аспектов рассматриваемого проекта, которые будут иметь важное значение в определении воздействия на ОС.
Поэтому при формировании комиссии необходимо исходить из комплексности воздействия планируемого объекта на ОС.
«Нетехнический» подход. Самый главный довод в пользу комплексного подхода к формированию комиссии состоит в том, что вопрос о допустимости осуществления планируемой деятельности вообще не является вопросом научно-техническим. Ответ на этот вопрос не следует автоматически из полученных параметров воздействий. Допустимость осуществления проекта, при одних и тех же воздействиях, зависит, например, от таких факторов:
– есть ли у намечаемой деятельности экономически разумные альтернативы, менее опасные для окружающей среды;
– как воспринимает местное население (и другие группы общественности) возможные экологические последствия, в том числе, как местное население соотносит эти последствия с возможными экономическими выгодами от осуществления;
– насколько ценные природные комплексы попадают под это воздействие.
Наконец, само определение экологической экспертизы говорит не только о воздействиях деятельности на окружающую среду, но и о связанных с ними социальных и экономических последствиях. Поэтому попытки комплексного подхода с привлечением только технических специалистов являются «недостаточно комплексными». Так, например, для крупных и «конфликтных» проектов, необходим учет широкого спектра гуманитарных проблем, связанных с экологическими последствиями намечаемой деятельности. В частности, чрезвычайно полезным может оказаться включение в экологическую экспертизу таких проектов не только юристов и экономистов (что делается довольно часто), но и специалистов в области социальной психологии, этнографии, знакомых со специфической ситуацией данного региона, чтобы избежать неверной оценки социально-экономической ситуации в регионе на стадии планирования, которая может впоследствии обернуться серьезными проблемами и для самого заказчика.
Разумеется, при экспертизе небольших проектов вряд ли удастся реализовать описанный подход в полной мере. Но в любом случае вопрос о «допустимости реализации объекта» не решается автоматически путем получения и предъявления цифровых показателей. Даже если в составе комиссии оказались только технические специалисты, окончательные выводы не должны формироваться с чисто технической точки зрения.
При формировании экспертной комиссии ОЭЭ важно проработать следующие вопросы:
1. Цитирование денежных средств. Неразумно все денежные средства, выделенные на ОЭЭ, «расписывать» между экспертами до начала проведения экспертизы. Необходимо предусматривать финансовый резерв для возможной оплаты новых экспертов и необходимых исследований.
2. Подбор руководителя экспертной комиссии. Руководитель экспертной комиссии играет важную роль и от его действий зависит обеспечение целостности и согласованности всего процесса ОЭЭ. На руководителя возлагается выполнение следующих задач:
– выработка (и при необходимости корректировка) стратегии проведения экспертизы;
– приглашение, в случае необходимости, дополнительных экспертов (по согласованию с организацией, проводящей экспертизу);
– постановка технических заданий перед экспертами (по согласованию с организацией, проводящей экспертизу);
– обеспечение взаимодействия между экспертами;
– проведение заседаний экспертной комиссии;
– подготовка (или руководство подготовкой) сводного заключения.
3. Подбор членов экспертной комиссии. Экологическая экспертиза подразумевает, прежде всего, работу с документацией. Поэтому, в первую очередь, в состав комиссии должны войти люди, знакомые с тем, как составляется проектная документация, какие к ней предъявляются требования, уже имеющие опыт проведения ЭЭ. Подбор специалистов в состав комиссии должен осуществляться исходя из возможных воздействий хозяйственного объекта на окружающую среду. Поэтому перед принятием решения организатор экспертизы должен получить представление о типах таких воздействий. Задача облегчается, если одно из них является наиболее опасным или вызывает наибольшее беспокойство общественности. Существенным фактором является приглашение в состав комиссии известных общественных деятелей и крупных специалистов, участие которых способствует повышению авторитета экспертизы. Но такие деятели часто не имеют времени, достаточного для полномасштабного участия в экспертной комиссии. Поэтому они должны приглашаться не вместо тех членов комиссии, которые готовы выполнять кропотливую работу над документацией, а в дополнение к ним.
Работа экспертной комиссии осуществляется в несколько этапов:
– постановка заданий перед экспертами;
– ознакомление экспертов с документацией, представленной на ОЭЭ, и обсуждение ее на заседаниях комиссии;
– ознакомление экспертов с экологической и социальной обстановкой в районе планируемой деятельности; при этом процедура экологической экспертизы, в общем, не предполагает проведения самостоятельных исследований, хотя при определенных условиях они возможны в небольших масштабах;
– подготовка индивидуальных заключений экспертов, их обсуждение на заседаниях комиссии и составление сводного заключения экспертной комиссии.
Рассмотрим наиболее значимые аспекты в осуществлении этапов работы экспертной комиссии.
Постановка заданий перед экспертами. Как показывает опыт, обычной проблемой мероприятий, проводимых общественными организациями с привлечением сторонних специалистов, является совершенно разное понимание целей и задач участниками процесса. Приглашенный эксперт может добросовестно проделать большой объем работы, результаты которой будут иметь научную ценность, но окажутся практически бесполезными в контексте общественной экспертизы. Поэтому необходима специальная процедура постановки задач перед экспертами. Эту процедуру полезно несколько формализовать путем выдачи экспертам технических заданий, как при проведении ГЭЭ. Форма задания, глубина его проработки может быть самой разной – главное, чтобы это способствовало достижению единого понимания целей и задач экспертизы, и, в этом контексте, целей и задач конкретного эксперта. Таким заданием может быть, например, краткое описание предполагаемых работ эксперта или список вопросов, на которые ему предлагается ответить. Целесообразно предварительное обсуждение задания с экспертом или даже совместное его формирование. Естественно, что в ходе экспертизы ТЗ может быть скорректировано или дополнено.
Рекомендуется заключать договора между всеми участниками процесса экспертизы, фиксируя таким образом взаимные обязательства. Даже в случае отсутствия финансирования и проведения экспертизы на добровольной основе полезно оформить соответствующие соглашения, отражающие эту ситуацию. В противном случае возможно возникновение взаимного непонимания и конфликтных ситуаций между участниками процесса экспертизы.
Обеспечение проведения заседаний экспертной комиссии. На заседаниях экспертной комиссии осуществляется обсуждение документации. При этом для получения более объективной информации по объекту экспертизы необходимо приглашать на заседание комиссии представителей заказчика, государственных структур и экспертов, не входящих в состав данной комиссии. Важно обеспечить реальную возможность присутствия на заседаниях комиссии представителей местных общественных организаций и населения. В случае необходимости можно запросить у заказчика дополнительную информацию, так как закон обязывает заказчика предоставлять общественной организации, помимо объекта экспертизы, необходимые материалы, сведения, расчеты, дополнительные разработки.
Организация взаимодействия между экспертами. Важной задачей руководителя экспертизы является организация взаимодействия между экспертами, как во время заседаний экспертной комиссии, так и в промежутках между ними. Качество всей экспертизы напрямую зависит от того, как организовано такое взаимодействие. Например, для оценки только одного из аспектов допустимости осуществления проекта может потребоваться:
– оценить, исходя из параметров проекта, масштабы того или иного воздействия;
– оценить возможные последствия таких выбросов для природного комплекса;
– соотнести эти последствия с ценностью данного природного комплекса, причем эта ценность может рассматриваться с разных точек зрения, как научных, так и социальных (наличие редких видов растений и животных, значение для рекреации местного населения и т.п.).
Скорее всего, один человек не сможет квалифицированно провести всю цепь необходимых оценок. Поэтому организация диалога между экспертами-специалистами, понимание того, как и какие результаты работы одного эксперта могут быть полезны для работы другого, является одним из основных требований к руководителю комиссии.
Независимые исследования. Иногда независимые исследования разного рода рассматриваются как составляющие неотъемлемую или даже основную часть ОЭЭ. В некоторых случаях проведение исследований ограниченного характера может быть оправданным, если существует необходимость убедиться в достоверности данных, приводимых инициатором деятельности.
Задача ОЭЭ – скорее показать наличие проблемы, чем провести ее детальный анализ. Например, показать, что существует реальная озабоченность населения, или что порядок величины воздействия таков, что можно предполагать серьезные масштабы ущерба, наносимого окружающей среде.
Необходимые исследования могут быть сделаны в дальнейшем, в соответствии с рекомендациями экспертизы, либо заказчиком, либо заинтересованным общественным объединением. Заметим, что, исходя из принципа презумпции потенциальной экологической опасности, проведение таких исследований должно быть возложено на заказчика. Это важно, так как исследования нередко оказываются процедурами трудоемкими, длительными и дорогостоящими.
Взаимодействие ОЭЭ с общественностью. Отдельным направлением деятельности, которому обязательно должно быть уделено внимание, является организация взаимодействия с широкой общественностью. При этом исключительно важным является организация двустороннего потока информации.
Федеральный закон «Об экологической экспертизе» обязывает известить население о начале общественной экологической экспертизы, а затем о результатах ее проведения. Лучше всего сделать это через средства массовой информации с указанием контактного телефона или адреса, по которому представители общественности на протяжении всего процесса ОЭЭ смогут связаться с проводящей ее организацией. Чем шире население оповещается о проведении экспертизы, тем больше вероятность получить от него реальную поддержку.
Общественность, в том числе и не структурированная в экологические организации, часто служит источником информации, получить которую другими способами бывает не всегда просто. Эта информация может относиться к самым разным аспектам состояния ОС, например, информация об имевших место экологических нарушениях, об исследованиях, проведенных ранее, о неучтенных факторах воздействия на ОС, и особенно, о различных социальных проблемах, возникающих в связи со сложившейся экологической ситуацией или с намечаемой деятельностью. Нормально организованная процедура консультаций с общественностью может дать экспертной комиссии исключительно важный материал, получить который другим способом зачастую затруднительно.
Конкретные формы взаимодействия с общественностью могут быть различными. Это может быть присутствие представителей населения, других организаций на заседаниях экспертной комиссии; разного рода консультации с общественностью; общественные слушания. Такие слушания могут быть проведены при необходимости на разных стадиях ОЭЭ: перед началом экспертизы с целью информирования населения о возможных последствиях планируемой деятельности и получения информации от общественности или по результатам ОЭЭ. Не следует только смешивать заседания экспертной комиссии и общественные слушания.
Наиболее рациональным способом организации взаимодействия с общественностью является формирование специальной группы поддержки (комиссии, координационного центра, штаба), созданной на время проведения ОЭЭ специально с целью обеспечения информационного обмена между экспертной комиссией и населением. Эта группа, состоящая из нескольких добровольцев (представителей населения и общественных организаций региона), должна работать между заседаниями ОЭЭ, отвечать на вопросы населения, протоколировать их предложения и доводить их до сведения экспертов. Безусловно, такая группа поддержки должна формироваться из людей, пользующихся доверием, как среди населения региона, так и экспертов, входящих в состав комиссии. Формирование такой группы поддержки может способствовать решению сразу двух задач – более эффективному вовлечению местной общественности в процесс ОЭЭи обеспечению независимости экспертной комиссии от внешнего давления.
Хорошо организованное взаимодействие, широкое и регулярное информирование населения о ходе ОЭЭ будет всегда способствовать повышению активности заинтересованных слоев населения, в том числе и не попавших в поле деятельности общественных организаций.
ОЭЭ принадлежит совершенно определенное место среди других форм общественного участия, и попытка вывести ее за эти пределы, например, организовывать кампании протеста или сбор подписей в рамках экспертизы, может лишь снизить ее эффективность.
- Общие положения
1.1. Настоящее Положение о постоянно действующей архивного хранения (далее - Положение) разработано на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Государственной архивной службой России от 19.01.1995г. № 2.
1.2. С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности Муниципального бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Учебно-методический центр» городского округа Рошаль Московской области (далее - Учреждение), включая управленческую, методическую и другую специальную документацию, а также уточнения или определения их сроков хранения и уничтожения создается постоянно действующая комиссия (далее - ЭК).
1.3. ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их директором Учреждения.
1.4. ЭК назначается и утверждается приказом директора Учреждения и работает на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. ЭК состоит из квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек под председательством руководителя структурного подразделения данного Учреждения. В состав комиссии в обязательном порядке включается работник, ответственный за непосредственное ведение делопроизводства в Учреждении.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в том числе работники архивного отдела Администрации городского округа Рошаль.
1.5. В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 28 ноября 2015 года), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526; инструкциями и указаниями Государственной архивной службы России (Росархивом), Управления по делам архивов Московской области; нормативными правовыми актами по документационному обеспечению управленческой деятельности; типовыми и отраслевыми перечнями документов; инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел учреждения, описями дел, Положением об ЭК.
1.6. Задачи, функции и порядок работы ЭК определяются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.
- Основные задачи экспертной комиссии
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.
- Основные функции экспертной комиссии
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Проводит ежегодный отбор документов Учреждения для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией работы с документами в Учреждении.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.
3.3. Вносит предложения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке описи дел постоянного и описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли.
3.4. Принимает непосредственное участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел Учреждения, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения.
3.5. Вносит на рассмотрении руководства Учреждения предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими типовыми и отраслевыми перечнями (Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения, утвержденный приказом Министерством просвещения СССР от 30.12.1980 N 176 и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР (в действующей его части); Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организацией, с указанием сроков хранения. М., Росархив РФ, 2000; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 N 558; отраслевые перечни), и определении сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и отраслевыми перечнями.
3.6. Рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел.
3.7. Рассматривает вопросы о приеме на архивное хранение документов личного происхождения.
3.8. Для определения сроков хранения документов, образующихся в деятельности Учреждения, принимает непосредственное участие в разработке и подготовке перечня документов, отражающих специфические функции Учреждения.
- Права экспертной комиссии
ЭК учреждения предоставляется право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формировании дел в делопроизводстве, экспертизе ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Давать указания специалистам, ответственным за работу с документами, по вопросам делопроизводства, экспертизы ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.
4.3. Требовать от руководства Учреждения розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в архив, и представления письменного объяснения в случае их утраты.
4.4. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
4.5. Приглашать в качестве консультантов и экспертов на заседания ЭК специалистов в области документационного обеспечения управления и архивоведения муниципальной архивной службы и сторонних учреждений.
4.6. Запрашивать от специалистов Учреждения сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.
4.7. Информировать руководство Учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.
- Организация работы экспертной комиссии
5.1. ЭК работает по плану, утвержденному директором Учреждения, и отчитывается перед ним о своей работе.
5.2. Вопросы относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
5.3. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК и утверждаются директором Учреждения (приложение № 1). Документирование деятельности ЭК Учреждения и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.
- Порядок проведения экспертизы ценности документов в Учреждении
6.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве Учреждения ежегодно в три этапа:
6.1.1. Первым этапом экспертизы является проверка отложившихся за год дел в соответствии с номенклатурой дел того года, за который они сдаются на архивное хранение.
Проверяются:
качество и полнота действующей номенклатуры дел Учреждения;
правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел;
наличие возникших и заведенных дел, не предусмотренных номенклатурой дел;
соблюдение работниками структурных подразделений установленного в Учреждении порядка оформления документов и формирования дел.
6.1.2. Вторым этапом является проведение экспертизы ценности документов. Проводится он в структурных подразделениях Учреждения и состоит в:
отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение;
отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в отделах;
выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Документы постоянного хранения отбирают на основании типового и отраслевого перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Учреждения. Члены комиссии должны полностью проверить дела.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переоформлению. Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.
Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовому и отраслевому перечням документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Учреждения.
Если в Учреждении имеются документы, не предусмотренные названными перечнями, то их срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:
происхождение документа (место и время издания);
внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие пометок, физическое состояние).
Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.
Если срок хранения дел и документов установлен не перечнем, а экспертной комиссией, то вместо статей перечня проставляется отметка «ЭК».
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел Учреждения, как «до минования надобности», «после окончания договора» и т.п.
Результаты экспертизы ценности документов фиксируются в рабочей тетради эксперта с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, каким делам должен быть уточнен заголовок, срок хранения и номера статей по перечню).
При составлении описей необходимо иметь в виду следующее:
описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу и иные однотипные дела; на дела состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов;
делам и документам, остающимся на архивное хранение в данном Учреждении, присваивается номер фонда 1;
опись во всех случаях имеет номер 1, с добавлением прописных букв: П (постоянного), В (временного) сроков хранения;
при составлении первой описи, когда в нее включаются дела и документы с начала деятельности Учреждения, в нее могут вноситься дела и документы за несколько лет с разделением по годам, но с валовой порядковой нумерацией, начиная с № 1. В последующем составляются годовые разделы описей или описи, включающие документы нескольких лет при небольшом объеме документов, продолжающие порядковую нумерацию дел и документов, внесенных в предыдущие описи, например, первая опись дел и документов за 1992-2000 годы имеет порядковые номера 1-118; опись за 2001г. - 119-128; за 2002г. - 129-141 и т.д.; порядковая нумерация дел является учетным архивным номером (единицей хранения) дела (документа);
в опись за соответствующий год вносятся сначала дела, потом документы выделенного хранения (постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения; дела располагаются в последовательности, предусмотренной номенклатурой дел, документы выделенного хранения - в последовательности их учетных номеров;
если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При этом заголовок первого тома пишется полностью, по остальным томам в этой графе пишется: «То же, т ___» с проставлением номера тома; если он начинается с записи второго или последующих томов, заголовок воспроизводится полностью;
переходящие дела включаются в раздел описи по году их заведения, в последующие разделы описей вносятся индексы и заголовки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в графе «Примечание» делается отметка: «см.ед.хр.№__» с проставлением порядкового номера, присвоенного делу при его включении в опись;
в графе 4 описи указывается фактическое количество листов дела, оставшихся в нем после изъятия (если такие изъятия осуществлялись).
6.1.3. Третьим этапом экспертизы ценности документов является составление акта о выделении к уничтожению документов, отобранных на втором этапе экспертизы, за этот же период, за который составлены описи.
Выделение документов к уничтожению проводится строго после того, как были полностью отобраны документы постоянного и длительного сроков хранения и на них составлены описи, в том числе и годовые сводные описи дел по личному составу за соответствующий период.
Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Учреждения одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются директором.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января, в котором составлен акт (приложение № 2).
Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всего Учреждения. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого отдела. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте до момента уничтожения.
6.2. По завершению экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы ЭК фиксируются в протоколе с отражением:
какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;
какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению и т.д.
Положение составил: методист Т.В. Тарасова
Приложение № 1
экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе
ценности документов и отбора их для
архивного хранения
Муниципальное бюджетное учреждение
дополнительного профессионального образования
«Учебно-методический центр»
городского округа Рошаль Московской области
ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩАЯ ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ (ЭК)
по экспертизе ценности документов и отбора их для архивного хранения
________________________________________________________________________________
ПОВЕСТКА ДНЯ:
- СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
- СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
Приложение № 2
к Положению о постоянно действующей
экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе
ценности документов и отбора их для
архивного хранения
На основании «Перечня типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой России 06.10.2000, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда Муниципального бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Учебно-методический центр» городского округа Рошаль Московской области:
Итого _______ (_____________) дел за _____________ годы.
(цифрами) (прописью)
Председатель ЭК _____________________ _______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«_____»________________
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
