Новых контрагентов надо проверять до сделки. Иначе есть риск оказаться в цепочке «серых и однодневок». Как проверить контрагента нигде в законе четко не сказано. Нам помогут советы налогового консультанта Алексея Петрова, автора вебинара про то, как проявить должную осмотрительность. Налогоплательщики делятся на две большие группы:

1. Те, кто сознательно работают с «чернухами», «ромашками», более привычное название - фирмы-«однодневки». Под «фирмой-однодневкой» в самом общем смысле понимается юридическое лицо, не обладающее фактической самостоятельностью, созданное без цели ведения предпринимательской деятельности, как правило, не представляющее налоговую отчетность, зарегистрированное по адресу массовой регистрации, и т д. (письмо ФНС России от 11.02.2010 г. № 3-7-07/84).
2. Те, кто неумышленно заполучил в контрагенты «однодневки».

Список документов для проверки контрагента при заключении договора

Обратите внимание на срок лицензии, чтобы она не была просроченной. Подпись руководителя Если вы заранее хотите знать, как именно будет расписываться руководитель, запросите копию банковской карты с образцом подписи (лучше, если она будет заверена нотариально). И последняя рекомендация для тех компаний, которые планируют заключить договор с индивидуальным предпринимателем.

Что запрашивать у него, ведь учредительные документы ему не нужны, так как он действует на основании свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРИП). Это свидетельство и запросите, а также выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Ну и паспорт, разумеется. В остальном – требования такие же, как и для юрлиц.

10 способов проверить контрагента: необходимые документы и полезные сервисы

Текущий статус предприятия в выписке должен быть «действующее».Законодательные акты по теме Рекомендуется заранее изучить документы: Документ Название ст. 174 ГК РФ О признании сделки недействительной в случае, если полномочия директора второй стороны были каким-либо образом ограничены на момент подписания договора п. 1 ст. 186 ГК РФ О признании доверенности уполномоченных лиц недействительной в случае отсутствия в ней даты её оформления ст. 1, ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» Перечень видов деятельности, подлежащих лицензированию Типичные ошибки при оформлении Ошибка №1. Российская компания стала сотрудничать с иностранной фирмой без тщательной проверки информации об её деятельности.

Проверка контрагента. какие документы запросить, чтобы не быть обманутым?

Выписки из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП); 3. Паспорта гражданина РФ; 4. Документов на имущество. Важно понимать, уровень риска напрямую зависит от цены сделки, а время, затраченное на сбор и подготовку документов, порой бывает неоправданно длительным. Поэтому запрашивать документы для проверки или нет, решать в конечном счёте предпринимателю самому.

P.S. При исполнении сделок также следует проявить должный уровень осмотрительности. Согласно ст. 312 ГК РФ, должник несёт риск исполнения ненадлежащему лицу, в том числе, когда он не потребовал доказательств, подтверждающих, что исполнение принимается самим кредитором или уполномоченным им на это лицом.

Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор?

Важно

Документы о полномочиях лица, подписывающего договор Если договор будет подписывать генеральный директор, запросите решение о назначении его на должность либо протокол об избрании его на должность. Чтобы подтвердить свои полномочия директор может предъявить вам выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Детали: обратите внимание на полномочия директора, например, чтобы они не были ограничены какой-либо суммой, в противном случае – заключение сделки могут признать недействительной (в соответствии со ст.

174 ГК РФ). Обратите внимание и на срок, на который назначен/избран генеральный директор. Если договор будет подписывать иное лицо, то запросите (помимо выше названных документов) копию доверенности о его праве на подписание договора. Обратите внимание на то, что в доверенности должна стоять дата её совершения.

Документы для проверки контрагента

Объясняется это не только спецификой правоотношений, в которые вступают стороны (при заключении поставки будет один перечень, при договоре строительного подряда – другой, при договоре купли-продажи – третий, а при кредитном договоре — четвёртый), но и субъективным составом участников (индивидуальный предприниматель, юридическое лицо, их представитель). В крупных компаниях проверкой документов занимаются юридический (проверка юридической «чистоты» сделки) и финансовый отделы (проверка платежеспособности). Индивидуальному предпринимателю, для минимизации рисков, проверкой документов придётся заниматься самому, либо обратиться в консалтинговые компании.
На практике, у нового партнёра или партнёра, с которым деловые отношения не поддерживались уже длительное время, если это юридическое лицо, обычно запрашивают: 1.

Проверка контрагента: какие документы потребуют у вас

Если даты нет, документ могут счесть недействительным (в соответствии с п.1 ст.186 ГК РФ). Есть в доверенности и еще один важный реквизит – срок действия. Если срок не прописан, то доверенность действует в течение года со дня её совершения.
Доверенность обязательно должна быть заверена: либо нотариусом, либо руководителем организации/иного уполномоченного на то сотрудника. Если договор будет подписывать сотрудник организации, то запросите доверенность, которую ему должны выдать в порядке передоверия руководителем юридического лица/его филиала. Учтите, что налоговая признает вашу сторону договора добросовестной только, если вы проверите доверенности (первоначальную или выданную в порядке передоверия).
Выписка из ЕГРЮЛ Запросите у контрагента выписку, дата которой как можно ближе к текущей.

Какие документы нужны для проверки контрагента

Читайте также статью: → «Аудиторская проверка учредительных документов».Сперва необходимо проверить, кто владелец имущества - должно быть свидетельство о праве владения (выдаётся в Росреестре). Если недвижимость будет взята в аренду, убедитесь в том, что:

• у владельца есть вышеуказанное свидетельство из Росреестра;
• контрагент имеет договор доверительного управления помещением, если он доверительный управляющий;
• контрагент имеет право на сдачу в субаренду недвижимость, если он передаёт его вам в субаренду.

Копия банковской карты с образцом подписи должна быть заверена нотариусом или банковским учреждением, которое обслуживает контрагента. Перечень запрашиваемых документов у иностранной компании Очевидно, что при сотрудничестве с зарубежной фирмой, нужно проявлять большую осмотрительность, чем при заключении договора с российской компанией.
Можно, в частности, установить разные процедуры:

• для компаний, длительный срок существующих на рынке, и новичков (если в первом случае нет риска партнерства с фирмой-однодневкой, то во втором он присутствует в полной мере);
• организаций, с которыми компания планирует работать впервые, и тех, с кем сотрудничество возобновляется после длительного перерыва (во втором случае у организатора проверки должна сохраниться ранее предоставленная информация о потенциальном контрагенте, в первом же сбор сведений и документов нужно начинать с нуля);
• партнеров по сделкам разной стоимости (по незначительным сделкам стоимость риска ниже).

Организация вправе выбрать и иные критерии для градации или вовсе установить единый порядок для проверки всех контрагентов.

Внимание

В противном случае, это грозит целой чередой рисков для компании, начиная от банального неисполнения обязательств контрагентов и вплоть до конкретных финансовых потерь, а иногда и участия в судебных тяжбах. Сегодня поговорим о том, какие вам понадобятся документы для проверки контрагента. Документы для проверки контрагента при заключении договора Стандартный набор документов, который запрашивается у любого нового партнера, состоит из пяти пунктов:

1. учредительные документы;
2. выписка из ЕГРЮЛ;
3. свидетельство ОГРН;
4. данные о постановке на учет в налоговой;
5. документы, подтверждающие полномочия сотрудника, подписывающего договор.

Документы для проверки контрагента при заключении договора поставки В отдельных случаях могут, и должны быть учтены более тонкие нюансы.

Какие документы нужны для проверки контрагента 2017

Инфо

Более того, закон не содержит и определения такого термина, как «должная осмотрительность и осторожность», хотя он используется в письме ФНС «О рассмотрении обращения» от 24.07.2015 № ЕД-4-2/ Данный документ разъясняет, что предприниматель может быть лишен налоговой выгоды от сделки, если будет доказана ее необоснованность в результате того, что он не проявил должной осмотрительности и осторожности и вовремя не узнал о нарушениях, допускаемых контрагентом. Более того, с 07.12.2011 в УК РФ присутствуют статьи 173.1 и 173.2, предусматривающие ответственность за незаконную организацию юридических лиц и незаконное использование для этого документов, созданные для борьбы с фирмами-однодневками.

Какие документы нужны для проверки контрагента ип

Список запрашиваемых документов у юридического лица Перед тем, как на законных основаниях начать работать с юридическими лицами, зарегистрированными в России, нужно проверить следующие документы:

1. Правоустанавливающие или уставные.
2. Регистрационные.
3. Из налоговых органов.
4. Свидетельствующие о наличии полномочий лица, которое будет подписывать договор.
5. Выписку из ЕГРЮЛ.
6. Лицензию на работу (если вид деятельности требует её наличия).
7. Образец подписи руководителя компании.

Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати. Факт приёма вами бумаг может подтвердить опись или акт.

• Учредительные.

Для многих крупных компаний, особенно международных, проверка контрагента является обязательным процессом. Но и небольшие организации не должны обходить этот процесс стороной. Вы сможете быть уверенным в благонадежности делового партнера. При этом для налоговых органов сбор и проверка перечня необходимых документов о контрагенте покажет вашу добросовестность и предусмотрительность.

При заключении договора с новыми партнерами рекомендовано детально изучить его деятельность, узнать о легальности всех проведенных сделок, проверить репутацию и надежность. Необходимо знать, какие запросить документы необходимо у контрагентов. Отказать в этом компании не имеют права. Такая осмотрительность нужна для защиты бизнеса от проблем после заключения сделок.

Если ИФНС запросила документы по проверке контрагента, то вы обязаны их предоставить. При этом в список входят не только карточки счетов, бухгалтерская отчетность, таможенные декларации, но и деловая переписка. Для удобства ведения бизнеса в 1С: Бухгалтерия 8 включен новый электронный сервис прореки контрагента по ИНН и КПП. При заполнении формы компании будут отмечаться в реестре различными цветами, что поможет в ускорении процесса проверки. Но при включении этого режима могут возникать ошибки в работе программы при закрытии месяца. Тогда появляется вопрос, как отключить 1С проверку. Для этого в меню «Администрирование» необходимо выбрать вкладку «Интернет поддержка и сервисы». Далее убрать флажок с режима «Автоматически проверять контрагентов по ЕГРН».

Необходимые документы для проверки контрагента

Рекомендовано заранее указать необходимость запроса определенного списка документов у контрагентов в Положении о договорной работе организации. Наличие данного пункта дает вам возможность и право на официальный запрос. Список документов меняется в зависимости от юридической принадлежности потенциального партнера и места регистрации:

• индивидуальный предприниматель;
• юридическое лицо, зарегистрированное в России;
• юридическое лицо, зарегистрированное за рубежом.

Важно! Все документы должны быть предоставлены в полной версии, а не только первая и последняя страницы. Выписки также не принимаются к рассмотрению для проверки. Все данные должны отражать актуальную информацию.

Список документов для запроса у ИП

Так как любой индивидуальный предприниматель не имеет Устава, других учредительных документов, то проверка максимально простая:

• адрес нахождения;
• паспорт России.

На основании этих документов и их актуальности можно переходить к заключению сделки.

Список документов для запроса у юридического лица

Для российских и зарубежных компаний список документов для проверки практически однотипный. Необходимо запрашивать полный перечень. При отказе у компании должны появиться сомнения в надежности сотрудничества.

• Учредительные документы (уставные).
• Документы о регистрации.
• Документы из налоговой службы.
• о наличии полномочий представителя компании на подписание договоров.
• Лицензия на ведение работ (если такая необходима).
• Образец подписи руководителя предприятия.

Передачу документов необходимо подтвердить описью или актом приемки.

Внимание! Документы должны быть нотариально заверенными или же подписанными лично уполномоченным должностным лицом. При необходимости можно запросить приложение печати.

Устав и другие учредительные документы предоставляются в полной версии. При появлении сомнений в подлинности запрашиваются старые редакции документов. Выписка из ЕГРЮЛ должна соответствовать дате передачи или даты установленной правилами проверки. Достоверность документа можно проверить на главном сайте налоговой инспекции. Но важно помнить, что информация на портале обновляется раз в неделю.

Обязательно проверять все страницы ЕГРЮЛ и свидетельства о внесении изменений. Необходимо убедиться, что в документах указано одно и то же название организации. Оно должно совпадать и с именем компании, указанной в свидетельстве ОГРН.

Лицензия на разрешение ведения деятельности запрашивается в том случае, если вид работ подразумевает ее наличие. Она не должна быть просроченной.

Даже при наличии лицензии не все сотрудники компании могут иметь разрешение/допуск к определенным работам. Этот момент необходимо уточнять и требовать разрешающие документы.

Проверка иностранного контрагента

Список документов, запрашиваемых для проверки у зарубежных компаний, будет таким же, как для российских.

Но есть несколько важных моментов:

• Все документы должны иметь официальную копию на русском языке, отвечать всем правилам заполнения.
• Для организаций из стран, с которыми у России не подписан договор об упрощенной системе сотрудничества, требуется легализация всех документов.
• Необходимо запросить выписку из торгового реестра того государства, где зарегистрировали предприятие. Не все страны ведут этот документ. При его отсутствии можно получить сертификат о благополучии фирмы.

При работе с иностранными контрагентами особенно важно пройти полный процесс проверки деловых партнеров. Причем делать это необходимо не только при первичном заключении договора о сотрудничестве, но и периодически запрашивать документы и проверять их актуальность.

Что делать, если документ не прошел проверку заверенности контрагента

В 1С: Бухгалтерия 8 предоставлена удобная база для проверки контрагента. Банки также предлагают уникальные сервисы для данного процесса. Так Raiffeisen банк создал удобную обширную программу для работы с документами, которые передаются в банк. Ознакомиться с ней можно на сайте компании с доменом ru. Здесь контрагенты также проверяются автоматически в реальном режиме времени. Для работы с такими программами необходимо подключение к интернету.

Если контрагент все же не прошел проверку, то необходимо сделать официальный запрос о дополнительной информации, узнать по каким причинам могли произойти ошибки. При отсутствии объективных причин связь с подобными контрагентами необходимо прекратить.

Подробнее о том, как происходит проверка контрагентов, вы сможете узнать из данного видео:

Одна из самых распространенных причин отказа в вычетах НДС и снятия расходов - недобросовестный контрагент. Вы виноваты в том, что не проявили должной осмотрительности при его выборе. Конечно, проверять контрагентов нужно всегда, особенно если вы работаете с мелкими фирмами. В первую очередь для того, чтобы обезопасить себя от мошенников, убедиться в благонадежности партнера. И каждая организация проверяет контрагентов по-своему. Но что означает должная осмотрительность для налоговиков? Как проверить контрагента, чтобы в случае их претензий доказать, что вы были предельно осторожны?

Примечание
В статье пойдет речь о проверке контрагента-организации. Однако многие из этих рекомендаций применимы и в том случае, если ваш контрагент - предприниматель.

Минфин и ФНС считают, что мерами, свидетельствующими о должной осмотрительности и осторожности , являются (Письма Минфина России от 10.04.2009 N 03-02-07/1-177, от 06.07.2009 N 03-02-07/1-340, от 31.12.2008 N 03-02-07/2-231; ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84):
- получение копии свидетельства о постановке контрагента на учет в налоговом органе;
- проверка факта занесения сведений о контрагенте в ЕГРЮЛ;
- получение доверенности или иного документа, уполномочивающего то или иное лицо подписывать документы от имени контрагента;
- использование официальных источников информации, характеризующих деятельность контрагента.
Однако на деле нередко оказывается, что поводом предъявить вам претензии является не ваша неосмотрительность, а недобросовестность вашего контрагента . То есть если, например, ваш контрагент не сдает отчетность и не платит налоги, то претензии вам предъявят независимо от того, насколько тщательно вы его проверили и какие документы у вас в отношении его имеются. Если претензий к контрагенту нет, то изучать, проявили ли вы должную осмотрительность, налоговики не будут.
Суды, рассматривая подобные , принимают решения как в пользу организаций, так и в пользу налоговиков. И какого-то единого подхода к оценке должной осмотрительности у них нет.

Из авторитетных источников
Кафтанников Алексей Александрович, руководитель Департамента налоговой безопасности ЗАО АФ "Аудит-Классик"
"Почему-то считается, что можно гарантированно победить в суде по делу о получении товара от "однодневки", лишь доказав, что спорная операция действительно имела место. Якобы такой вывод следует из Постановлений ВАС РФ (Постановления Президиума ВАС РФ от 09.03.2010 N 15574/09, от 20.04.2010 N 18162/09). В результате многие серьезно ослабили контроль за контрагентами при заключении договоров. Однако это неправильно. Если инспекция докажет, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности, знал или должен был знать о "проблемном" статусе контрагента, в вычетах НДС и признании затрат может быть отказано. И многочисленная судебная практика это подтверждает (Постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, от 25.05.2010 N 15658/09). Поэтому проверка контрагентов в момент заключения договоров - вещь совершенно необходимая для любого налогоплательщика, работающего на общей системе налогообложения и УСНО с объектом "доходы минус расходы".

Проанализировав мнение контролирующих органов и судебную практику, предлагаем вам основные направления проверки контрагента и способы ее проведения.

Основные направления проверки контрагента

Чаще всего у партнеров для подтверждения благонадежности запрашивают учредительные документы, то есть устав. По нему можно сверить наименование организации, ее местонахождение, проверить полномочия руководителя. И даже есть суды, которые считают, что получение только копий учредительных документов свидетельствует о проявлении должной осмотрительности (Постановления ФАС ЗСО от 05.03.2010 по делу N А45-11237/2009; ФАС МО от 02.03.2011 N КА-А41/555-11; ФАС ПО от 14.12.2010 по делу N А65-8579/2010). Однако лучше все же учитывать мнение контролирующих органов и не создавать себе проблем, потому что суды не всегда на стороне организаций. Итак, есть два основных момента, которые нужно проверить.

Проверяем, является ли ваш контрагент действующим налогоплательщиком

Вариант 1. Смотрим сведения из ЕГРЮЛ с сайта ФНС .
Вы просто пробиваете ИНН, указанный контрагентом, на сайте ФНС, убеждаетесь, что его ИНН реальный и на момент заключения договора нет сведений об исключении фирмы из ЕГРЮЛ. В одном из своих Постановлений ВАС РФ посчитал, что такая форма проверки свидетельствует о проявлении должной осмотрительности (Постановление Президиума ВАС РФ от 09.03.2010 N 15574/09). Так же решили и некоторые суды (Постановления ФАС ПО от 01.11.2011 по делу N А65-2843/2011; ФАС УО от 11.08.2011 N Ф09-4478/11; ФАС ЦО от 25.07.2011 по делу N А54-4250/2010С21; ФАС МО от 08.02.2011 N КА-А40/17851-10). Хотя, например, ФАС ВСО считает, что этого мало (Постановления ФАС ВСО от 18.08.2010 по делу N А33-19963/2009, от 24.08.2010 по делу N А10-5604/2009).

К сведению
Проверить ИНН контрагента можно на сайте ФНС www.nalog.ru -> раздел "Электронные услуги" -> раздел "Проверь себя и контрагента" (http://egrul.nalog.ru/).

Кстати, ФНС также рекомендует с помощью ее официального сайта проверять (Письмо ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84):
- не входит ли контрагент в число недействующих юридических лиц, в отношении которых налоговые органы приняли решение о предстоящем исключении из ЕГРЮЛ;
- не является ли директор контрагента дисквалифицированным лицом.
Такие сведения также помогут вам подтвердить свою осмотрительность (Постановления ФАС ПО от 28.07.2011 по делу N А57-13884/2010; ФАС МО от 09.09.2010 N КА-А40/10126-10).

Примечание
Результаты проверки контрагента через Интернет лучше всего оформить в виде скриншота (снимка экрана) с полученной информацией. Для этого нужно одновременно нажать на клавиатуре клавиши Ctrl и PrintScreen. Затем открыть в стандартных программах Windows программу Paint и вставить изображение в открытый лист, нажав правую кнопку мышки и выбрав команду "Вставить". Полученный файл следует сохранить в формате *.jpeg с помощью команды "Сохранить как...", находящейся во вкладке "Файл".

Вариант 2. Получаем выписку из ЕГРЮЛ .
Учитывая, что предоставление выписки - это платная услуга, лучше, если ее вам предоставит контрагент. Многие суды считают наличие выписки достаточным проявлением должной осмотрительности (Постановления ФАС ПО от 10.10.2011 по делу N А65-28269/2010; ФАС ДВО от 03.10.2011 N Ф03-4402/2011; ФАС МО от 14.03.2011 N КА-А40/690-11; ФАС СЗО от 21.06.2011 по делу N А05-11486/2010; ФАС УО от 18.06.2010 N Ф09-4486/10-С2). Хотя, опять же, есть те, которым этого недостаточно, поскольку то, что контрагент зарегистрирован в ЕГРЮЛ, еще не означает, что он ведет реальную деятельность (Постановления ФАС МО от 22.06.2011 N КА-А40/6036-11, от 22.02.2011 N КА-А40/18297-10; ФАС УО от 28.11.2011 N Ф09-6952/11; ФАС ВСО от 19.10.2010 по делу N А19-3822/10).

Вариант 3. Запрашиваем копию свидетельства о регистрации и свидетельства о постановке на учет в налоговом органе .
Заверенные копии этих документов вам может предоставить контрагент, причем без каких-либо усилий с его стороны. И это также будет считаться проявлением вами должной осмотрительности (Постановления ФАС ПО от 20.07.2010 по делу N А12-23566/2009; ФАС МО от 30.11.2010 N КА-А40/15207-10, от 24.10.2011 по делу N А40-138664/10-127-789; ФАС СЗО от 15.08.2011 по делу N А56-36565/2010).

Из авторитетных источников

"Не лишним будет проверить соответствие информации в представленных документах действительной информации в ЕГРЮЛ, доступной на сайте ФНС. Это нужно для того, чтобы убедиться, что свидетельство не устарело на момент заключения договора и соответствует действительности. Бывает, что договор заключается с уже ликвидированным лицом. Более того, нередки случаи, когда недобросовестные контрагенты попросту подделывают копии представляемых документов. Кроме того, на сайте http://www.kartoteka.ru можно в режиме реального времени убедиться, что в отношении компании-контрагента не начата процедура ликвидации или банкротства".

Проверяем полномочия лиц, подписывающих документы от имени вашего контрагента

Минфин говорит, что, помимо проверки самой организации-контрагента, нужно еще удостовериться в личности того, кто действует от ее имени, а также в наличии у него соответствующих полномочий. Для многих организаций такая проверка уже давно вошла в привычку. Есть примеры судебных решений, когда суд не принимал сторону налогоплательщика, поскольку он, помимо всего прочего, не проверил полномочия лица, представляющего интересы партнера (Постановления ФАС ПО от 20.04.2011 по делу N А55-16131/2010, от 25.08.2011 по делу N А55-1144/2011, от 07.07.2011 по делу N А55-37642/2009).
Для проверки полномочий можно воспользоваться выпиской из ЕГРЮЛ, которая содержит сведения о руководителе организации (Постановление ФАС МО от 06.09.2011 N КА-А40/9465-11-2). Но лучше запросить у контрагента копии решений и приказов о назначении руководителя и главного бухгалтера (Постановления ФАС ЦО от 06.10.2011 по делу N А62-6220/2010; ФАС ПО от 27.12.2011 по делу N А55-3941/2011). Если документы от имени контрагента подписывает уполномоченный представитель, то попросите у него доверенность (Постановление ФАС ПО от 29.07.2010 по делу N А65-23705/2009).
Кстати, не забудьте сверить данные представителя, указанные в представленных документах, с его паспортом. А еще лучше, если контрагент согласится предоставить вам его ксерокопию (требовать предоставления такой копии вы не можете - в ней содержатся персональные данные, которые могут быть использованы только с согласия владельца (Статьи 3, 6 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ)). Это может послужить дополнительным доказательством вашей осмотрительности (Письмо Минфина России от 13.12.2011 N 03-02-07/1-430; Постановления ФАС СЗО от 22.11.2010 по делу N А56-91778/2009; ФАС ПО от 13.05.2011 по делу N А55-16741/2010).

Вывод
Принимая во внимание противоречивую судебную практику и мнение контролирующих органов, безопаснее всего, если у вас будут все вышеперечисленные документы: копии учредительных документов, свидетельств о постановке на учет и государственной регистрации, документы, подтверждающие полномочия лиц, подписывающих первичку, выписка из ЕГРЮЛ, распечатка интернет-страницы сайта ФНС с данными о контрагенте.

Некоторые фирмы, помимо вышеуказанных документов, запрашивают и другие сведения. Посмотрим, есть ли в этом смысл.

Лицензии

Если работы (услуги), которые оказывает вам контрагент, лицензируются или вы закупаете какие-либо товары, продажа которых без лицензии невозможна, то будет нелишним взять у контрагента копию лицензии. Вы должны удостовериться в реальной возможности контрагента исполнить условия договора. В некоторых случаях отсутствие лицензии у контрагента может оказаться той каплей, которая перевесит чашу весов правосудия не в вашу пользу (Постановления ФАС ВСО от 25.03.2010 по делу N А19-15776/09, от 08.10.2009 по делу N А33-17712/08). К тому же ФНС тоже рекомендует иметь копию лицензии контрагента (Письмо ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84).

Из авторитетных источников
Кафтанников А.А., ЗАО АФ "Аудит-Классик"
"Наличие лицензии можно проверить через Интернет - на сайте соответствующего лицензирующего органа. Если для выполнения договора ваш контрагент должен быть членом саморегулируемой организации (СРО), проверить членство контрагента в СРО можно также через Интернет - на сайте СРО".

Копии налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности

Данные деклараций являются налоговой тайной, и вы не вправе требовать их от вашего контрагента (Подпункт 13 п. 1 ст. 21, п. 1 ст. 102 НК РФ). Но даже если он их вам предоставит, сведения, отраженные в декларации, не могут свидетельствовать о благонадежности контрагента. Так же, кстати, как и данные бухгалтерской отчетности. Лучше сделать запрос в налоговую, в котором нужно указать:
- цель запроса - получение сведений о нарушениях налогового законодательства, допущенных контрагентом;
- основание запроса - п. 1 ст. 102 НК РФ, ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ.

Если налоговики вам ответят, это станет дополнительным доказательством вашей осмотрительности (Постановление ФАС МО от 17.08.2009 N КА-А40/7659-09). Если ответа не последует, сам факт обращения уже доказывает, что вы проявляли осмотрительность (Постановление 9 ААС от 08.12.2009 N 09АП-23342/2009-АК).

Сведения о расчетном счете контрагента

Наличие у вашего контрагента расчетного счета и расчеты безналичным путем свидетельствуют о прохождении как первичной, так и периодической внутренней банковской проверки на легитимность и правоспособность клиента. Поэтому, как считают некоторые суды, само наличие у контрагента расчетного счета (Постановления ФАС МО от 07.02.2011 N КА-А40/17658-10, от 19.04.2011 N КА-А40/2826-11) или проведение им расчетов безналичным путем (Постановления ФАС ЦО от 21.10.2010 по делу N А23-6231/09А-13-280-21-11-ДСП) говорят о вашей осмотрительности при выборе контрагента.

Сведения о том, привлекался ли руководитель к налоговой или административной ответственности

Их рекомендует запросить у своего контрагента ФНС (Письмо ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84). Хотя на практике подобная просьба может вызвать у контрагента как минимум недоумение. Неизвестно, чем руководствовалась ФНС, давая такие рекомендации, но, если руководитель не привлекался к ответственности, это вовсе не гарантия того, что фирма окажется добросовестной. И наоборот, если он привлекался, это не значит, что с организацией нельзя сотрудничать.

ВАС РФ считает, что при выборе контрагента среди прочего нужно оценивать его деловую репутацию (Постановление Президиума ВАС РФ от 25.05.2010 N 15658/09). И многие суды придерживаются этой позиции (Постановления ФАС МО от 29.11.2010 N КА-А40/14525-10, от 21.11.2008 N КА-А40/10833-08-П). Подтверждением проверки деловой репутации партнера могут быть, в частности, письменные рекомендации других организаций.

Документы, подтверждающие наличие у контрагента необходимых ресурсов и соответствующего опыта

Под необходимыми ресурсами подразумевается наличие производственных мощностей, технологического оборудования, квалифицированного персонала. Кроме этого, ВАС РФ считает, что нужно проверять платежеспособность контрагента, оценивать риск неисполнения обязательств и при необходимости получать обеспечение исполнения обязательств. И многие суды используют эту позицию (Постановления ФАС ПО от 25.07.2011 по делу N А55-18206/2010; ФАС ЗСО от 28.09.2011 по делу N А27-14854/2010). А некоторые еще указывают, что нужно вдобавок проверить и местонахождение организации (Постановления ФАС ВСО от 16.06.2011 по делу N А19-19805/10; ФАС СЗО от 15.08.2011 по делу N А05-12704/2010).

Предупреждаем руководителя
На небольших и малоизвестных поставщиков еще на преддоговорной стадии нужно собрать небольшое досье , состоящее из копий устава, свидетельств о регистрации, лицензии, выписки из ЕГРЮЛ. Это поможет избежать налоговых проблем, если поставщик окажется недобросовестным налогоплательщиком.

Кстати, и Минфин недавно рекомендовал среди прочего исследовать информацию (Письмо Минфина России от 13.12.2011 N 03-02-07/1-430):
- о фактическом месте нахождения контрагента;
- о его производственных (торговых) площадях;
- об очевидных свидетельствах возможности реального выполнения контрагентом условий договора с учетом времени, необходимого на доставку или производство товара, выполнение работ или оказание услуг.
Хотя как это можно проверить, ни суды, ни финансисты не пояснили.

Из авторитетных источников
Кафтанников А.А., ЗАО АФ "Аудит-Классик"
"Можно также проверить, не фигурировал ли контрагент как фирма-"однодневка" в судебных спорах. Сделать это можно в любой справочно-правовой системе, имеющей базу решений арбитражных судов (например, КонсультантПлюс). Совсем недавно такая информация стала публиковаться на сайтах некоторых областных УФНС (в частности, УФНС Красноярского края)".

Конечно, список получился впечатляющим. Но унывать не стоит. Если вы сотрудничаете с крупными и общеизвестными организациями, то проблемы у вас вряд ли возникнут. А при работе с мелкими или незнакомыми фирмами, особенно если сумма сделки высока, лучше обзавестись как можно большим списком документов.

Из авторитетных источников
Кафтанников А.А., ЗАО АФ "Аудит-Классик"
"Целесообразно разделить для себя всех контрагентов в зависимости от определенных параметров (финансовые показатели, стабильность и т.д.) на группы риска и в зависимости от степени риска собирать максимально полный комплект документов или минимальный. Процедуру проверки контрагентов и критерий их разделения на группы лучше закрепить внутренним регламентом.
Идеальный вариант - дополнительно к перечисленным процедурам - выбирать поставщиков на тендере. Тендерный отбор можно предусмотреть в регламенте".

И помните: в сфере налоговых отношений действует презумпция добросовестности (Определение КС РФ от 25.07.2001 N 138-О). То есть налоговые органы не вправе истолковывать понятие "добросовестные налогоплательщики" как возлагающее на вас дополнительные обязанности, не предусмотренные законодательством (Постановления ФАС ЦО от 29.09.2011 по делу N А48-4435/2010; ФАС МО от 21.06.2011 N КА-А40/5741-11). Налоговики должны доказать, что вы халатно отнеслись к выбору партнера или намеренно сотрудничали с недобросовестным контрагентом (Пункт 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53).

Н. В. Никифорова эксперт журнала «Налог на прибыль:

Вам позвонили из налоговой и сообщили радостную весть о необходимости представить документы по взаимоотношениям с поставщиком?Вы уже начали просчитывать в уме, во сколько исполнение требования (далеко не первого в этом месяце) обойдется фирме. Ведь надо найти документы, сделать с них копии, заверить каждый лист подписью и печатью, отвезти кипу бумаг в налоговую. Не торопитесь расстраиваться, может быть, не все так плохо. Положите перед собой требование и внимательно его изучите. Наверняка найдется предлог для того, чтобы требование на законных основаниях не исполнять. Ну а если предписание контролеров правомерно (что отнюдь не редкость), документально оформите понесенные затраты для их учета при исчислении налога на прибыль. Надеемся, что данная статья поможет вам избежать излишних трат времени и денег и хоть как-то компенсировать расходы по исполнению требования налогового органа.

Коротко о правах и обязанностях

В процессе контрольных мероприятий налоговые органы на основании пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ вправе требовать от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов. Данному праву контролеров корреспондируется обязанность названных лиц представлять необходимые в указанных целях документы (пп. 6 п. 1, п. 4 ст. 23, пп. 4 п. 2 ст. 24 НК РФ). У налогоплательщика (налогового агента), в отношении которого проводится выездная или камеральная проверка, в силу ст. 93 НК РФ могут быть истребованы нужные для проверки документы, на основании которых он исчисляет соответствующие налоги. Статьей 93.1 НК РФ предусмотрено, что контролеры в ходе указанных проверок, а также по их окончании (при проведении дополнительных мероприятий налогового контроля) вправе запросить документы (информацию) у любого лица, располага­ющего сведениями о проверяемом налогоплательщике. Более того, согласно п. 2 ст. 93.1 истребование документов может быть произведено и вне рамок налоговых проверок в случае, если у налогового органа есть обоснованная необходимость получения информации относительно конкретной сделки. При этом следует иметь в виду, что во втором случае налоговые органы могут запросить исключительно информацию об интересующей сделке, но не документы. Вместе с тем лицо, у которого затребовали информацию, может по своему усмотрению представить в налоговый орган и конкретные документы. Поскольку требование о представлении документов (информации) приобретает юридическую силу при соблюдении налоговиками установленного порядка их истребования, рассмотрим нормативные положения ст. 93.1 НК РФ. Кроме того, обратим внимание на правила исполнения хозяйствующими субъектами предписаний контролеров с учетом возможных изменений законодательства.

Порядок истребования документов (информации)

Процедура истребования документов (информации) прописана в п. 3 и 4 ст. 93.1 НК РФ. С целью реализации указанных норм права в соответствии с п. 7 ст. 93.1 ФНС разработала Порядок взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов1 (далее – Порядок). В соответствии с Налоговым кодексом и указанным Порядком запросить документы или информацию имеет право та инспекция, на налоговом учете у которой состоит субъект, владеющий сведениями о проверяемом налогоплательщике. Выставление соответствующего требования производится указанной инспекцией на основании поручения налогового органа, проводящего контрольные мероприятия, в течение пяти дней после его получения (п. 3, 4 ст. 93.1 НК РФ, п. 2 Порядка). При этом к требованию контролеры обязаны приложить упомянутое поручение, в котором должно быть указано, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации), а при истребовании информации относительно конкретной сделки – сведения, позволяющие идентифицировать данную сделку. Исключение составляют случаи, когда контрагент проверяемого налогоплательщика или лицо, располагающее необходимыми документами, состоит на налоговом учете в инспекции, должностными лицами которой проводятся контрольные мероприятия (п. 3 Порядка). Требование о представлении документов (информации) в соответствии с п. 4 ст. 93.1 НК РФ направляется в адрес лица, у которого необходимо запросить сведения, с учетом положений п. 1 ст. 93 НК РФ2. Согласно данной правовой норме требование может быть передано руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю) лично под расписку или в электронном виде по ТКС. Если указанными способами требование о представлении документов передать невозможно, оно направляется по почте заказным письмом и считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма. Исходя из вышеизложенных положений ст. 93, 93.1 НК РФ требование о представлении документов (информации) может быть направлено лицу, располагающему сведениями о проверяемом налогоплательщике, по почте только при условии, что налоговый орган предпринимал соответствующие действия по вручению документа лично под расписку или по направлению по ТКС. Таким образом, только при полном соблюдении процедуры вручения требования оно считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма (см. Постановление ФАС МО от 15.08.2012 № А40-110405/11-91-451). При этом указанный срок не ставится в зависимость от фактической даты получения организацией (физическим лицом) данного требования, на что указано в Письме Минфина России от 06.05.2011 № 03-02-07/1-159. В противном случае (не полностью соблюдена процедура) срок исполнения требования следует исчислять с даты его фактического вручения представителю налогоплательщика.

К СВЕДЕНИЮ

Некоторые суды считают, что при наличии у налогового органа информации о фактической дате получения налогоплательщиком требования о представлении документов (информации) правило «шести дней» применению не подлежит (см. постановления ФАС СЗО от 27.02.2012 № А56‑34525/2011, от 25.01.2012 № А56‑34522/2011, ФАС ВВО от 23.07.2012 № А82‑11734/2011). Обращаем внимание, что в Госдуму 27.04.2012 внесен законопроект № 64159-6, которым предполагается изменить процедуру вручения требования о представлении документов (информации): исключить из ст. 93 НК РФ специальные положения о порядке передачи требования проверяемому лицу. Вместе с тем в п. 4 ст. 31 НК РФ будут изложены общие правила вручения документов, необходимых при реализации контролерами полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Такие документы могут быть переданы лицу, которому они адресованы, одним из трех равноценных способов: непосредственно под расписку, по почте заказным письмом или в электронной форме по ТКС. При этом правило «шести дней» при направлении документов по почте сохраняется.

Порядок исполнения требования о представлении документов (информации)

Пунктом 5 ст. 93.1 НК РФ на исполнение требования лицу, располагающему необходимыми сведениями, предоставлено пять дней со дня его получения. Если истребуемые документы (информация) не могут быть представлены в указанный срок, налоговый орган по ходатайству указанного лица вправе его продлить. В случае отсутствия запрошенных контролерами документов налогоплательщик также в течение пяти дней обязан сообщить об этом в налоговый орган. Таким образом, в любом случае требование налогового органа, выставленное с соблюдением норм действующего законодательства, не должно остаться без ответа. Документы, истребованные контролерами в рамках ст. 93.1 НК РФ, направляются в налоговый орган с учетом положений п. 2 и 5 ст. 93 НК РФ. Они могут быть поданы налогоплательщиком лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по ТКС. Документы на бумажном носителе передаются в инспекцию в виде заверенных копий, а в электронной форме – по установленным форматам. При этом запрещено истребовать у исполнителя требования документы, которые ранее представлялись им в ходе камеральных или выездных налоговых проверок его деятельности. Следует обратить внимание, что Налоговым кодексом не предусмотрены правила представления в налоговые органы копий документов, как и право контролеров устанавливать какой-либо отдельный порядок по данному вопросу. Вместе с тем ФНС в п. 21 Письма от 13.09.2012 № АС-4-2/15309 указала, что при подготовке копий запрошенных документов налогоплательщикам необходимо учитывать цели их представления в налоговые органы, а именно дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы. Несмотря на то, что в п. 21 названного письма разъяснен порядок представления копий документов, запрошенных на основании ст. 93 НК РФ у налогоплательщика, в отношении которого проводится выездная проверка, выводы контролеров распространяются и на истребование документов в рамках ст. 93.1 НК РФ. За отказ от представления запрашиваемых документов или несвоевременное их представление лицо, у которого были истребованы документы, в соответствии с п. 6 ст. 93.1 подлежит привлечению к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 129.1 НК РФ3.

К СВЕДЕНИЮ

Законопроектом № 64159-6 предполагается внести изменения в ст. 93.1 НК РФ, а именно разграничить меры ответственности, применяемые за непредставление (несвоевременное представление) истребуемых документов и неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации. В первом случае лицо, совершившее правонарушение, подлежит привлечению к ответственности, предусмотренной ст. 126 НК РФ, во втором – ст. 129.1 НК РФ. Итак, в ст. 93.1 НК РФ изложены определенные правила, обязательные для исполнения как налоговыми органами – инициаторами истребования документов (информации) о деятельности проверяемого налогоплательщика, так и лицами, располагающими ими. В случае неисполнения контролерами положений указанной нормы права требование может быть признано не соответствующим закону. Рассмотрим случаи, когда сведения можно не представлять и, естественно, не нести расходы на изготовление копий документов и доставку их в налоговый орган.

Требование можно не исполнять, если…запрашиваемая информация не касается проверяемого лица

В соответствии с п. 1 ст. 93.1 НК РФ налоговый орган, проводящий контрольные мероприятия, вправе истребовать у контрагента или иного лица не любые документы, а лишь касающиеся де­ятельности проверяемого налогоплательщика. Обычно спорные моменты в данном случае возникают, если у хозяйствующего субъекта запрашиваются документы, относящиеся к его собственной деятельности – регистры налогового и бухгалтерского учета, первичные документы, на основании которых оприходованы приобретенные поставщиком и реализованные им впоследствии проверяемому лицу ТМЦ, и т. д. При рассмотрении таких споров у судов единой позиции нет. Дело в том, что необходимость истребования документов о деятельности исполнителя требования возникает при наличии у налогового органа оснований предполагать получение проверяе­мым лицом необоснованной налоговой выгоды. В данном случае документы запрашиваются у контрагентов и иных лиц, как правило, для подтверждения реальности осуществления сделок с товаром, то есть с целью выявления цепочки его фактического движения. Поэтому налоговики истребуют документы, которые на­прямую к проверяемому налогоплательщику не относятся. Подчеркнем, законодательство о налогах и сборах не содержит критериев, по которым можно однозначно установить, что тот или иной документ прямо или косвенно затрагивает деятельность проверяемого лица. Поэтому кого поддержит суд – налогоплательщика, не представившего документы, или налоговую инспекцию, зависит от конкретной ситуации. Так, в Постановлении от 28.03.2011 № Ф03-930/2011 ФАС ДВО разрешил спорную ситуацию в пользу организации. Налогоплательщик не исполнил требование инспекции в части представления первичных документов, на основании которых им был оприходован товар, приобретенный впоследствии проверяемым лицом (счета-фактуры, договора поставки, ТТН, путевые листы, доверенности на получение ТМЦ и пр.). По мнению хозяйствующего субъекта, данные документы не относятся к деятельности проверяемого налогоплательщика, а имеют отношение непосредственно к нему. Арбитры с таким утверждением организации согласились и признали, что возложение на нее обязанности по представлению спорных документов является незаконным. Аналогичный поход применен в постановлениях ФАС УО от 18.11.2011 № Ф09-7655/11, ФАС ВВО от 05.04.2011 № А4310932/2010, ФАС ПО от 02.08.2011 № А65-18729/2010. Однако имеются судебные акты, в которых арбитры поддерживают налоговые органы. Примерами могут служить постановления ФАС ДВО от 25.04.2012 № Ф03-1180/2012, от 15.12.2011 № Ф036104/2011, ФАС МО от 22.07.2011 № КА-А40/7621-11. При рассмотрении указанных дел судьи, оценив запрошенные документы, решили, что поскольку исполнители требования являются контрагентами (субконтрагентами) проверяемого лица, спорные документы относятся к деятельности последнего.

…документы затребованы вне рамок налоговой проверки

Напомним, что на основании п. 2 ст. 93.1 НК РФ налоговые органы могут истребовать информацию и вне проверочных мероприятий. Однако у требований, выставленных в рамках указанной правовой нормы, есть ряд особенностей. Так, налоговики не имеют права истребовать какие-либо доку­менты. Вне налоговой проверки можно запросить информацию не о деятельности налогоплательщика вообще, а только по кон­кретной сделке и только в случае возникновения обоснован­ной необходимости. При этом сведения могут быть истребованы как у контрагента, так и у любого другого лица, у которого, по мнению налогового органа, есть какая-либо информация о сделке. Требование о представлении информации о сделке в обязательном порядке должно содержать сведения, позволяющие ее идентифицировать. Ну и, наконец, налоговики могут затребовать такую информацию неограниченное количество раз и в любое время. Итак, если в требовании, выставленном вне рамок проверочных мероприятий, запрошены конкретно поименованные или обез­личенные документы, налоговый орган превысил свои полномочия. В таком случае налогоплательщик не обязан исполнять предписание контролеров. Арбитражные суды при разрешении споров в подобных ситуациях поддерживают позицию хозяйствующих субъектов (см. постановления ФАС ПО от 06.09.2011 № А728582/2010, ФАС ДВО от 15.02.2012 № Ф03-6511/2011, ФАС ЦО от 09.08.2010 № А68-13557/09 и др.).

…из требования невозможно установить, в рамках каких мероприятий запрошены документы (информация)

На практике возникают ситуации, когда в рамках ст. 93.1 НК РФ запрошены документы или информация, но в требовании и приложенном к нему поручении четко не указано, в связи с чем они истребуются. В соответствии с действующим законодательством данное требование можно не исполнять. Суды при разрешении споров в таких случаях поддерживают налогоплательщиков. Например, в Постановлении ФАС УО от 27.01.2012 № Ф098983/11 арбитры решили: у организации отсутствовала обязанность по исполнению требования налогового органа, поскольку оно в нарушение положений абз. 2 п. 3 ст. 93.1 НК РФ не содержит сведений о том, в рамках какого мероприятия налогового контроля истребуются документы (информация), а также в связи с чем запрашивается спорная информация. Кроме того, в требовании отсутствуют указания на конкретную сделку, относительно которой истребованы документы. Восьмой арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 21.03.2012 № А46-14787/20114 установил, что требование не содержит указания на необходимость получения информации относительно конкретной сделки и сведений о том, в рамках проведения какой налоговой проверки или иных контрольных мероприятий затребованы документы. Поэтому такое требование не соответствует положениям ст. 93.1 НК РФ и Приказу ФНС России № ММ-3-06/338@5, в связи с чем у налогоплательщика возникает предусмотренное пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ право не выполнять его. Следует отметить, что из содержания требования должно однозначно усматриваться, в рамках какого пункта ст. 93.1 НК РФ оно выставлено. В противном случае суды признают такое требование не отвечающим по форме и содержанию положениям указанной правовой нормы (см. постановления ФАС СЗО от 03.08.2012 № А56-72709/2011, ФАС ВВО от 06.06.2012 № А29-8138/2011 и др.).

…не соблюдена форма требования

Форма требования о предоставлении документов (информации) утверждена Приказом ФНС России № ММ-3-06/338@. В нем должны быть указаны наименования, реквизиты, иные индивидуализирующие признаки запрашиваемых документов, период, к которому они относятся. Нарушение налоговым органом порядка оформления требования может повлечь признание его незаконным. Для примера приведем Постановление ФАС ЗСО от 22.03.2012 № А46-10396/2011. В ходе судебного разбирательства было установлено, что при формировании требования инспекцией не соблюдена его форма, а именно в графе «Наименование документа» указан только один документ, остальные 16 документов, за несвоевременное представление которых налогоплательщик привлечен к ответственности по ст. 129.1 НК РФ, – в графе «Примечание». По мнению судей, истребуемые налоговым органом в порядке ст. 93.1 НК РФ документы должны быть четко обозначены (поименованы) в графе «Наименование документа». В свою очередь, указание в графе «Примечание» наименований иных документов является несоблюдением формы требования и не может быть расценено как законное предписание налогового органа. Кроме того, судьи поддержали налогоплательщика в том, что у него отсутствует обязанность идентифицировать или принимать меры к идентификации документов, истребуемых налоговым органом в порядке ст. 93.1 НК РФ. Арбитры Третьего арбитражного апелляционного суда в Постановлении от 13.07.2010 № А33-2933/20106 высказали иное мнение. Судьи пришли к выводу, что ст. 93.1 НК РФ допускает возможность в случае неясности относительно запрашиваемой информации лицу, получившему требование налогового органа о представлении документов, обратиться к нему за уточнением, но запрещает (в силу п. 6) данному субъекту отказываться от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов (при их наличии) под угрозой привлечения к ответственности, предусмотренной ст. 129.1 НК РФ. Учитывая, что налогоплательщик не обратился к инспекции за уточнением по поводу запрошенной информации, не сообщил об отсутствии у него документов, а фактически отказал налоговому органу в представлении информации, арбитры пришли к выводу о доказанности инспекцией состава налогового правонарушения, предусмотренного ст. 129.1. Полагаем, что хозяйствующие субъекты при наличии каких-либо затруднений в идентификации документов, указанных в требовании, должны прежде всего известить об этом налоговый орган, а не игнорировать предписания контролеров. Если такие действия налогоплательщиком предприняты, всегда можно доказать отсутствие его вины в несоблюдении положений ст. 93.1 НК РФ и избежать негативных последствий в виде штрафных санкций.

…отсутствует обоснование истребования документов (информации)

Следует отметить, что об обоснованности получения информации упоминается только в п. 2 ст. 93.1 НК РФ при истребовании вне рамок проверочных мероприятий сведений о конкретной сделке. В пункте 1 ст. 93.1 ограничения в затребовании документов, за исключением того, что они должны касаться деятельности проверяемого лица, не названы. При этом ни в Налоговом кодексе, ни в форме требования нет указаний на то, что контролеры должны привести непосредственно в требовании или поручении обоснование своих действий. Однако анализ арбитражной практики показывает, что судьи, признавая требования налоговиков незаконными, возлагают на последних обязанность по доказыванию обоснованности затребования документов не только вне рамок контрольных мероприятий, но и в ходе налоговых проверок. Так, в Постановлении от 06.03.2012 № Ф03-306/2012 ФАС ДВО пришел к выводу о несоответствии выставленного организации требования положениям Налогового кодекса. По мнению арбитров, в требовании должно быть указано мероприятие налогового контроля, при проведении которого возникла необходимость в представлении документов (информации), а также обоснование необходимости получения информации относи­тельно сделки. Кроме того, в ходе разбирательства судьи дали оценку доводам инспекции о том, что спорное требование было выставлено организации в рамках планирования проведения выездной проверки в отношении лица, о взаимоотношениях с которым затребованы сведения, то есть фактически налоговики обосновали в суде необходимость истребования документов. Однако арбитры полагают, что такое обоснование должно быть приведено непосредственно в требовании. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС ДВО от 15.02.2012 № Ф03-6511/2011, ФАС ЗСО от 12.05.2011 № А814835/2010, от 29.12.2010 № А27-4698/2010, от 13.03.2012 № А278634/2011, ФАС СЗО от 10.03.2011 № А56-32621/2010. Данная позиция судей значительно усложняет положение налоговых органов. Согласитесь, доказать, что те или иные документы крайне важны для доначисления налогов до их получения и анализа, практически невозможно. Ведь представленными сведениями реально подтвердить и отсутствие состава налогового правонарушения. Налогоплательщикам такая ситуация, напротив, на руку. Поэтому, получив требование из инспекции, советуем его внимательно изучить и решить, представлять запрошенные сведения или проигнорировать предписание контролеров.

Можно ли учесть расходы по исполнению требования при исчислении налога на прибыль?

Итак, проанализировав полученное требование, вы установили, что оно соответствует нормам закона, в нем четко и однозначно определены конкретные документы и периоды, к которым они относятся. Кроме того, вы имели взаимоотношения с указанным в требовании лицом и располагаете поименованными документами. Значит, отсутствуют причины для неисполнения требования. Хорошо, если контролеры запросили сведения в отношении контрагента, с которым была разовая сделка, и, соответственно, количество документов незначительно. А если истребуется информация относительно постоянного поставщика, да еще за три года? Без дополнительных затрат в таком случае не обойтись. Это могут быть расходы на приобретение бумаги и картриджа к принтеру (при его наличии), на ксерокопирование документов (при отсутствии принтера), на доставку документов в налоговую инспекцию (например, почтовые расходы или расходы по найму автотранспорта при отсутствии такового), на вознаграждение организациям или лицам, оказавшим услуги по подбору документов и их копированию (при небольшом штате работников). Указанные затраты, естественно, ощутимы для мелких фирм с незначительным документооборотом, у которых копировальной техники либо вообще нет, либо она используется крайне редко ввиду отсутствия необходимости. Крупные же организации в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности, конечно же, несут расходы на приобретение бумаги, содержание и использование оргтехники, автотранспорта. Однако при изготовлении большого количества копий документов они могут значительно возрасти. Так, в Минфин обратилась организация, у которой были истребованы сведения в отношении субконтрагента проверяемого лица. При этом объем запрашиваемых документов составил более 20 томов, а для их подготовки налогоплательщику пришлось выделить не одного, а целую группу работников. Организация поинтересовалась у финансистов, в каком порядке и в каком объеме возмещаются расходы на копирование документов, запрашиваемых налоговым органом на основании ст. 93.1 НК РФ. В ответ Минфин в Письме от 10.05.2012 № 03-02-07/1-116 указал, что возмещение таких расходов Налоговым кодексом не предусмотрено. А между тем налогоплательщики, выполняя требования контролеров, можно сказать, участвуют в проведении контрольных мероприятий, обеспечивая налоговым органам доказательную базу неуплаты налогов проверяемым лицом. Действительно, законодательство не предусматривает компенсацию налоговиками расходов хозяйствующих субъектов на представление истребованных документов. В пункте 4 ст. 103 НК РФ прямо установлено, что убытки, причиненные проверяемым ли­цам, их представителям правомерными действиями должностных лиц налоговых органов, возмещению не подлежат, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Да и рассматриваемые налогоплательщики, по сути, проверяемыми лицами не являются. Напомним, что представление налоговикам запрашиваемых документов является обязанностью организации (физического лица), что закреплено в ст. 93.1 НК РФ. Финансовое ведомство неоднократно указывало на это в своих разъяснениях7. За неисполнение или несвоевременное исполнение требования о представлении документов (информации) ст. 129.1 НК РФ установлена ответственность в виде взыскания штрафных санкций в значительных размерах. Поскольку при выполнении указанной обязанности у хозяйствующих субъектов возникают дополнительные расходы, логично, что они должны быть включены в состав расходов при исчислении налога на прибыль. Между тем московские налоговики в Письме от 04.07.2007 № 20-12/063378 указали, что расходы по копированию документов, истребованных в рамках встречной проверки, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в связи с их несоответствием критериям признания расходов, установленным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Однако это только мнение одного из управлений службы, ФНС или Минфин по данному поводу не высказывались. Более того, в связи с введением ст. 93.1 НК РФ и пристальным вниманием судов к доказательственной базе налоговики стали требовать документы гораздо чаще и в больших объемах. По мнению автора, если налогоплательщик включит в состав расходов реальные затраты на изготовление копий документов, оформив соответствующие документы, вряд ли у контролеров при проверке возникнут претензии на этот счет.

Оформляем оправдательные документы

Полагаем, что рассматриваемые расходы можно учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ. В соответствии с данной правовой нормой в состав внереализационных расходов включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с производством и (или) реализацией. Перечень данных расходов приведен в п. 1 и не является закрытым. Поэтому, руководствуясь пп. 20 п. 1 ст. 265, при исчислении налога на прибыль можно учесть другие обоснованные расходы, к каковым относятся затраты на изготовление копий истребуемых документов и их доставку в налоговый орган. Если организация (индивидуальный предприниматель) в процессе ведения хозяйственной деятельности приобретает бумагу, картриджи для копировальной техники, несет расходы по ее содержанию и ремонту, то вряд ли стоит отдельно вести учет расходов на исполнение требований налоговой инспекции. В случае значительного увеличения данных затрат целесообразно подготовить для контролеров некое обоснование. Например, составить внутренний документ, в котором отразить величину произведенных расходов (количество изготовленных копий документов), а также указать реквизиты требования налоговой инспекции. Само требование может являться приложением к составленному в произвольной форме внутреннему документу. Другое дело, если у организации практически нет потребностей в канцелярских расходах, отсутствует оргтехника, а штат работников составляет один-два человека. В данном случае расходы на выполнение предписания налоговиков требуют отдельного учета. Без внутреннего документа здесь также не обойтись. Полагаем, что перечень понесенных расходов должен быть указан в бухгалтерской справке, к которой необходимо приложить само требование и оправдательные документы: кассовые или товарные чеки на приобретение бумаги, на оплату услуг копирования, на пересылку почтового отправления (в случае направления документов по почте), договоры с организациями или физическими лицами, оказавшими услуги по исполнению требования, и т. д. Отметим, что Налоговый кодекс не устанавливает перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций, не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению (заполнению). При решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов в целях налогообложения прибыли необходимо исходить из того, подтверждают ли документы, имеющиеся у налогоплательщика, произведенные им расходы. Условием для включения затрат в налоговые расходы является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены. На это неоднократно указывали арбитры при рассмотрении налоговых споров (см. постановления ФАС УО от 26.01.2012 № Ф09-9306/11, ФАС СЗО от 02.07.2012 № А21-4900/2011, ФАС ДВО от 16.05.2012 № Ф031506/2012 и др.). Автору не известны случаи судебных разбирательств, связанных с исключением налоговиками из состава затрат расходов по исполнению рассматриваемых требований. Вероятно, это объясняется тем, что налогоплательщики, опасаясь споров с налоговой, либо осуществляют названные затраты за счет чистой прибыли, либо учитывают их в составе общих канцелярских расходов, что затрудняет их выявление в ходе проверки. При возникновении спорной ситуации, полагаем, данная статья поможет хозяйствующим субъектам отстоять свои права по учету рассматриваемых расходов при исчислении налога на прибыль, а самое главное – избежать дополнительных трат времени и денег при выставлении налоговыми органами требований о представлении документов с нарушением Налогового кодекса.

Спорные вопросы учета расходов на НИОКР

Л. И. Баянова эксперт журнала «Налог на прибыль: учет доходов и расходов»ВОПРОС

В пункте 2 ст. 262 НК РФ содержится перечень затрат, относимых к расходам на НИОКР. При этом в соответствующих подпунктах данной нормы установлены определенные ограничения на признание расходов на оплату труда, амортизационных отчислений и материальных расходов. Каким образом учитывать остальные затраты, которые нельзя отнести к расходам на НИОКР в силу этих ограничений?

Порядок учета для целей налогообложения прибыли организаций расходов на НИОКР установлен ст. 262 НК РФ. В соответствии с пп. 1 – 4 п. 2 данной статьи к таким расходам относятся:

– суммы амортизации по НМА и ОС (за исключением зданий

И сооружений), используемым для выполнения НИОКР, начисленные в соответствии с гл. 25 НК РФ за период, определяемый как количество полных календарных месяцев, в течение которых указанные ОС и НМА использовались исключительно для НИОКР;

– суммы расходов на оплату труда работников, участвующих

В выполнении НИОКР, предусмотренные п. 1, 3, 16 и 21 ст. 255 НК РФ, за период выполнения этими работниками НИОКР;

– материальные расходы, предусмотренные пп. 1 – 3 и 5 п. 1

Ст. 254 НК РФ, непосредственно связанные с выполнением НИОКР;

– другие расходы, непосредственно связанные с выполнением

НИОКР, в сумме не более 75% суммы вышеуказанных расходов на оплату труда. Перечисленные затраты включаются в состав прочих расходов в том отчетном (налоговом) периоде, в котором завершены такие исследования или разработки (отдельные этапы работ). Таким образом, в состав материальных расходов, связанных с НИОКР (пп. 3 п. 2 ст. 262 НК РФ), не включены, например, расходы на приобретение комплектующих изделий, подвергающихся монтажу, и (или) полуфабрикатов, подвергающихся дополнительной обработке у налогоплательщика, предусмотренные пп. 4 п. 1 ст. 254

1 Приложение 3 к Приказу ФНС России от 25.12.2006 № САЭ-3-06/892@ «Об утверждении форм документов, применяемых при проведении и оформлении налоговых проверок; оснований и порядка продления срока проведения выездной налоговой проверки; порядка взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов; требований к составлению Акта налоговой проверки».
2 Статьей 93 НК РФ установлена процедура истребования документов при проведении налоговой проверки.
3 Неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) лицом сведений, которые в соответствии с Налоговым кодексом это лицо должно сообщить налоговому органу, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного ст. 126 НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 5 000 руб. Те же деяния, совершенные повторно в течение календарного года, влекут взыскание штрафа в размере 2 0 000 руб.
4 Постановлением ФАС ЗСО от 25.06.2012 № А46-14787/2011 постановление суда апелляционной инстанции оставлено без изменения.
5 Приказом от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ утверждена форма требования о представлении документов (информации).
6 Постановлением ФАС ВСО от 25.10.2010 № А33-2933/2010 решение суда апелляционной инстанции оставлено без изменения. Определением от 14.03.2012 № ВАС-2188/11 отказано в передаче данного постановления в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
7 Письма Минфина России от 1 9.04.2007 № 03-02-07/1-190, от 2 9.03.2007 № 03-02-07/1-146.

Компании уже привыкли к тому, что налоговые органы постоянно требуют предоставить документы, пояснения и директора на допрос. И, в общем, вопросов не возникает – всем давно известны ситуации, которыми интересуются налоговики, и привлекающие их внимание операции. Но что захотят проверить у вас, если проверка проходит у контрагента?

Получение писем из налоговой инспекции нельзя назвать приятным сюрпризом, особенно, если речь идет о требовании представить пояснения или какие-то документы. Такое требование может прийти в любой момент, даже если в отношении организации не проходит ни камеральная, ни выездная проверка.

Налоговики имеют право запросить информацию и документы не только в отношении проверяемого лица, но и в отношении его контрагентов (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Это значит, что если один из ваших контрагентов подвергся выездной проверке, то под прицелом может оказаться и ваша организация.

Шпаргалка про статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Налоговики имеют право запросить информацию и документы не только в отношении проверяемого лица, но и в отношении его контрагентов.

2. Проверяя компанию, налоговый орган имеет право затребовать у его контрагентов документы (информацию), касающиеся деятельности проверяемого лица. Другие документы требовать нельзя.

3. Конкретный перечень документов, которые вправе истребовать налоговая инспекция в рамках проверки контрагента компании, НК РФ не содержит.

4. Суды считают, что если запрашиваемые документы не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика и содержащаяся в них информация не может повлиять на определение размера его налоговых обязательств, то неисполнение такого требования ответственности не влечет.

5. Документы, которые запросила налоговая инспекция, должны быть представлены в течение 5 рабочих дней, следующих за днем получения требования. Если таких документов нет, то об этом нужно сообщить в инспекцию также в пятидневный срок.

6. По уважительным причинам можно просить о продлении срока для подготовки и представления запрошенных документов. Инспекция может и отказать.

7. За непредставление запрошенных документов (равно как и за несообщение об их отсутствии) фирме грозит штраф.

Какие документы запрашивают при проверке контрагента

Самый частый вопрос, который возникает у бухгалтеров: какие документы инспекторы вправе потребовать? И является ли законным требование предоставить документы, никак не связанные с контрагентом, у которого проводится проверка?

Из пункта 1 статьи 93.1 НК РФ следует, что затребованы могут быть документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого лица. Минфин РФ в письме от 09.10.2012 № 03-02-07/1-246 пишет о том же самом.

Ключевая фраза здесь - «касающиеся деятельности проверяемого лица». Потребовать у компании, например, все договоры, заключенные в 2017 году или книгу покупок за определенный период (при том, что сделка с контрагентом, у которого идет проверка, там не отражена), налоговая инспекция не вправе.

Но вышеупомянутый пункт не содержит конкретного перечня документов, которые может истребовать налоговая инспекция. Это могут быть договор, акты, накладные, счета-фактуры по сделкам с проверяемым контрагентом. Но также могут потребовать, например, приказ о направлении в командировку сотрудников к месту выполнения работ на территории контрагента.

Практика показывает, что проверяющие на местах не всегда соблюдают нормы закона. Рассчитывая, по всей видимости, на неосведомленность бухгалтеров, они запрашивают и документы, которые не имеют ничего общего с деятельностью проверяемого лица.

В этом случае организация может не выполнять требования инспекции. Действия ИФНС незаконными можно признать в суде. Например, ВАС РФ в определении от 15.10.2013 № ВАС-14062/13 по делу № А43-18174/2012 отметил, что если запрашиваемые документы не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика и содержащаяся в них информация не может повлиять на определение размера его налоговых обязательств, то неисполнение такого требования ответственности не влечет. Аналогичные выводы есть и в постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13.04.2015 № Ф02-1184/2015).

Есть еще один важный момент: в требовании о представлении документов налоговики не обязаны писать реквизиты запрашиваемых документов. В форме требования, утв. приказом ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189, сказано, что реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документов указываются «при наличии».

В постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 17.10.2016 № Ф02-5483/2016 подтверждается, что достаточно ограничиться наименованиями (договор, акты, счета-фактуры и т.д.). Тем не менее, содержащиеся в требовании данные должны в полной мере позволить идентифицировать конкретную сделку, по которой запрашиваются документы. В противном случае компания имеет хорошие шансы «отбиться» от налоговых требований в суде (см., например, спор, рассматриваемый Арбитражным судом Дальневосточного округа в постановлении от 21.03.2017 № Ф03-712/2017).

Интересен и вопрос относительно периода, за который могут быть запрошены документы. Ограничение в три года, которое действует для проверяемых лиц, тут не работает. Налоговая инспекция может потребовать документы за любой период, поскольку ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, не установлено. На это обратил внимание Минфин в письме от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519.

Срок исполнения требования налоговиков

Документы, которые запросила налоговая инспекция, должны быть представлены в течение пяти рабочих дней, следующих за днем получения требования (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Если компания не располагает запрашиваемыми документами, то об этом нужно сообщить в инспекцию также в пятидневный срок. В этом случае факт непредставления документов освободит фирму от санкций (фирма не проигнорировала требование ИФНС, а добросовестно сообщила, что запрашиваемых документов у нее нет).

Нередко компания не имеет возможности подготовить документы в отведенный налоговым законодательством пятидневный срок. Например, если организация небольшая, и единственный бухгалтер, который ведет учет, попал в больницу. На этот случай положения НК РФ дают возможность просить о продлении срока для подготовки и представления запрошенных документов. Сделать это нужно достаточно быстро - на следующий или в этот же день после получения требования (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Для сообщения составляется специальное уведомление по форме, утв. приказом ФНС России от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34. Если вы написали письмо с просьбой об отсрочке в произвольной форме, а ФНС вам отказала по причине неправильного уведомления – можем вас порадовать. Отказ в продлении срока по уведомлению, составленному в произвольной форме, считается незаконным. Это отмечает ФНС России в письме от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216. В любом случае в уведомлении обязательно должны быть причины, объясняющие невозможность представления документов в положенный срок, а также срок, в который документы могут быть представлены. При этом ограничений по сроку продления не установлено (письмо Минфина РФ от 18.12.2015 № 03-02-08/74563).

Стоит отметить, что направление такого уведомления не гарантирует автоматического продления инспекцией отведенного изначально срока. Инспекция может и отказать в продлении. Причем она вовсе не обязана объяснять и аргументировать причины своего отказа (письмо ФНС от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304).

Что будет, если документы не представить

За непредставление запрошенных документов (равно как и за несообщение об их отсутствии - в случае, когда они действительно отсутствуют) фирме грозит штраф. Причем если руководствоваться пунктом 6 статьи 93.1 НК РФ, то это может быть штраф либо по статье 126 НК РФ, либо по статье 129.1 НК РФ. В первом случае размер штрафа составляет 10 000 рублей, во втором – 5 000 рублей.

Так на какую конкретно сумму оштрафуют компанию, которая не представила запрашиваемые документы налоговой инспекции (или не сообщила об их отсутствии)? Практика показывает, что сами налоговики не знают точного ответа на этот вопрос. Одни штрафуют на 10 000 рублей, другие - на 5 000 рублей. Более того, ясности не дает и анализ судебной практики, поскольку в суде обычно оспаривают сам факт привлечения фирмы к ответственности, а не рассматривают, по какой конкретно статье инспекция должна была оштрафовать компанию.

Однако свет на этот вопрос пролила в прошлом году ФНС России. В письме от 27.06.2017 № СА-4-9/12220 ведомство объяснило, как правильно штрафовать налогоплательщиков:

• по статье 126 НК РФ - «при истребовании документов на основании пункта 1 статьи 93.1 Кодекса при проведении налоговой проверки»,
• по статье 129.1 НК РФ – «в случае истребования документов (информации) на основании пункта 2 статьи 93.1 Кодекса относительно конкретной сделки вне рамок проведения налоговых проверок».

В чем разница? В том, что в первом случае необходимость запроса документов возникает в связи с проведением налоговой проверки у контрагента, а во втором инспекция запрашивает документы организации вне рамок проведения проверок.

Поскольку мы рассматриваем ситуацию, когда причиной запроса документов фирмы является проведение проверки у ее контрагента, то в случае непредставления документов правильным будет штраф по пункту 2 статьи 126 НК РФ на сумму 10 000 рублей. Но налоговая инспекция может этого не знать и оштрафовать по статье 129.1 НК РФ. Впрочем, спорить тут не стоит, поскольку по данной статье размер штрафа вдвое меньше.