Порядок составления номенклатуры дел организации. Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел? Завершение оформления номенклатуры дел

В ходе повседневной деятельности любой организации производится огромное количество деловых бумаг. Если своевременно не приводить их в надлежащий порядок, то в скором времени работа офиса будет парализована. Порядок хранения деловых бумаг определяется номенклатурой дел. В настоящей статье будет рассказано, как ее составить.

Из статьи вы узнаете:

Понятие номенклатуры дел

Огромное количество бумаг, образующееся в процессе жизнедеятельности любого предприятия, нужно регулярно приводить в порядок. Если этого не делать, то со временем нужный документ просто невозможно будет найти.

Проблема осложнятся также тем, что в процесс документооборота вовлечено большое количество людей, и у каждого может быть свое представление о правильном порядке хранения деловых бумаг. Чтобы унифицировать данный процесс, в любой организации создается номенклатура дел (НД). Основные функции данного документа:

• Определять, какие бумаги и в каком подразделении находятся и ведутся;
• Кто из сотрудников должен с ними работать;
• В течение какого времени должны хранится бумаги разных видов.

В условиях информационного общества значение строгой системы учета и архивирования как бумажных, так и электронных документов будет только возрастать. НД является воплощением этой системы. Не случайно, большинство специалистов по ведению делопроизводства давно признали важность для компании такого документа и его удобство в повседневном использовании.

Формально НД представляет собой систематизированный перечень всех дел, которые заводятся на предприятии. Напротив названия каждого дела указывается срок его хранения. Хорошо продуманная и грамотно составленная НД значительно облегчает поддержание порядка в системе учета дел в организации.

Скачать образец номенклатуры дел организации можно по

Эта статья была опубликована в нашем журнале "Секретарь-референт" в 2005 году

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.

Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации воз-можны лишь при четкой классификации документов.

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное рас-пределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименова-ний дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организо-вать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, класси-фикатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел:

Распределение исполненных документов в дела;

Систематизация дел;

Закрепление индексов дел;

Установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

Служит основой для составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

Используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел вре-менного (до 10 лет включительно) хранения;

Является основой для составления актов на уничтожение дел;

Может быть использована как схема для построения справочной картотеки на испол-ненные документы.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная но-менклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным до-кументом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индек-сов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел исполь-зуются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизиро-ванный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроиз-водстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает прово-диться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие – это номенклатуры дел структурных подразделений, которые от-ражают документы этих подразделений.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения

Составляется работниками этого подразделения,

Согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации,

Подписывается руководителем этого структурного подразделения,

Направляется в службу ДОУ.

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объе-диняет эти номенклатуры дел в сводную служба ДОУ.

Сводная номенклатура дел

Подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за докумен-тационное обеспечение управления,

Визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив,

Согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации,

Направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответ-ствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государ-ственные архивы),

Утверждается руководителем организации.

Для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел конкретной организа-ции необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или поло-жением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным распи-санием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типо-выми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычис-лительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий орга-низации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии ор-ганизации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т.д.

Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специали-стов.

Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель директора, 03 - коммерче-ский директор и т.д.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке органи-зации.

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Наименование должности

Руководителя организации

N ________ Подпись Расшифровка подписи

(место составления) Дата

На _____________ год

Индекс дела Заголовок дела Количество дел, томов, частей Срок хранения и номера статей по перечню Примечание

Название раздела

Наименование должности руководителя службы ДОУ организации

Подпись

Расшифровка подписи

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

От __________ N _______ Протокол ЭПК архивного учреждения

От __________ N _______

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует ут-вержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется ин-декс.

Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управ-ления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организа-ционно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 – служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 – плановый отдел, 04 – служба персонала и т.д.

В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важно-сти документов и их взаимосвязью.

Первыми располагают заголовки дел с организационно-учредительной документацией: устав, учредительный договор, положение об отделах (структурных подразделениях) и органах управления организации, положения об отдельных видах деятельности (поло-жение о коммерческой тайне, положение о маркетинговой деятельности и т.д.), штат-ное расписание и другие;

Затем – с планово-отчетной;

Затем – с распорядительной документацией;

Затем – заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка);

Следом – заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения основ-ной деятельности и т.д.

Внутри каждого выделенного комплекса документов:

Вначале систематизируют документы вышестоящих организаций;

Затем дела с организационно-распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.;

В последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки и т.д.).

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2 –3 свободных (резервных) но-мера для заведения ранее не предусмотренных дел.

В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включен-ного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются араб-скими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

Условного обозначения (индекса) структурного подразделения,

Порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Например: 04-07.

 07 - порядковый номер дела в номенклатуре.

Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющее номер 04.

Этот же индекс проставляется на обложке, и на корешке дела.

Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.

По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны пол-ностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указы-вать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

Название вида документов (приказы, акты, протоколы и т.д.);

Корреспондент (название организации, от которой получены документы);

Вопрос или краткое содержание документов дела;

Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

Даты (период), к которым относятся документы дела;

Указание на копийность документов.

Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Название документа в заголовке может быть в единственном числе ("Журнал учета выдачи дипломов"), может быть и во множественном числе ("Приказы директора по ос-новной деятельности").

При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. Например: "Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих орга-низаций по вопросам работы с кадрами".

Если в деле объединены различные виды документов (более 2 - 3) по одному вопро-су, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «ДОКУМЕНТЫ». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: "Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки, и др.)"

Термин «ДОКУМЕНТЫ» может использоваться в заголовках дел, содержащих при-ложения к другим документам.

Например: “Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные за-писки, справки и др.)”.

Термин «ДЕЛО» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводст-ва по одному конкретному вопросу.

Например: “Личное дело Иванова Петра Сидоровича”.

В заголовке, который начинается со слова «ПЕРЕПИСКА», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.

Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: «Переписка с фирмой «Консул» о поставке строительных материалов».

Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента.

Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и исполь-зовании тары».

Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.

Например: «Переписка об организации повышения квалификации работников».

В заголовке дел, содержащих ПЛАНОВУЮ или ОТЧЕТНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ, указывается период (год, месяц, квартал).

Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».

В заголовках дел с РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ, а также с ПРО-ТОКОЛАМИ, после указания вида документа (во множественном числе) указывают авто-ра. Например: «Протоколы заседаний Квалификационной комиссии» за 2001 г.».

Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указывают крайние даты, то есть дату первого и дату последнего документа. Напри-мер: «Приказы по личному составу. Том 1. 13 января – 30 июня 2002 г.».

В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Положение о персонале. Копия».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются пере-ходящими, они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же ин-дексом.

К заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования. Только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носи-теля и место его хранения.

Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел - то-мов, (объем дела не должен превышать 250 листов).

В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.

Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, об-разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000).

Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные пе-речни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения ус-танавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а.».

Пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

О заведении дел,

О переходящих делах на следующий год,

О передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию,

О выделении дел к уничтожению,

О лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях и т.п.

При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «Примеча-ния», делается отметка о заведении дела («дело заведено»). Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел.

В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и другие), специфика ведения делопроизводства такова. Ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. А в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивает-ся в соответствии с сезонностью деятельности. Например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. Это отражается в номенклатуре дел в 5 графе. В таких органи-зациях номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Ниже приведен пример индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но это только пример, он неполный по ряду причин. Во-первых, номенклатура дел – это достаточно объемный документ. Даже приведенный пример занимает несколько страниц, а ведь в АО «Эврика», чью номенклатуру дел мы показываем, не три, а восемь структур-ных подразделений. Во-вторых, номенклатуры дел во всех организациях разные. Конеч-но, в крупной компании с большим документооборотом и большим количеством сотруд-ников будет заведено намного больше дел, чем в организации, где работают 10 человек. Кроме того, никакими правилами не регламентируется, где именно должны храниться не-которые организационно-учредительные документы, такие как штатное расписание или должностные инструкции специалистов, - в службе ДОУ или в отделе кадров.

Составляя свою номенклатуру дел, сделайте ее такой, с какой Вам удобно будет работать!

АО «Эврика»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

А.А. Беляев

20.12.2003 № 01 25.12.2003

На 2004 год

Ин-декс дела Заголовок

(тома, части) Количество

Дел (томов,

Частей) Срок хранения

Дела, тома, части

И номера статей

По перечню Примечания

01- Служба документационного обеспечения управления

(Служба ДОУ)

01-01 Устав Акционерного общества, учреди-тельный договор 1 Постоянно,

Ст.13, 14 Типовой

Перечень

Дело заведено

01-02 Положения о структурных подразделе-ниях 1 Постоянно,

Ст.16 дело заведено

01-03 Постановления Совета Директоров по основной деятельности 1 Постоянно,

Ст.5-а дело заведено

01-04 Протоколы совещаний руководства по основной деятельности 2 Постоянно,

Ст.5-а дело заведено

01-05 Протоколы общих собраний акционеров 1 Постоянно,

Ст.5-ж дело заведено

01-06 Протоколы общих собраний сотрудников Акционерного общества 1 Постоянно,

Ст.5-д дело заведено

01-07 Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 1 5 лет,

Ст. 6-в дело заведено

01-08 Докладные записки сотрудников руко-водству о пропускном режиме 5 лет,

01-09 Сводная номенклатура дел Акционерно-го общества 1 Постоянно,

Ст. 67 дело заведено

01-10 Резервный номер

01-11 Резервный номер

02 – Финансовый отдел

02-01 Годовой финансовый план 1 Постоянно,

Ст. 135-а дело заведено

02-02 Квартальные финансовые планы 1 5 лет,

Ст. 135-в дело заведено

02-03 Месячные финансовые планы 3 1 год,

Ст. 135-г дело заведено

02-04 Документы о финансировании всех ви-дов деятельности структурных подраз-делений (справки, бюджетные поруче-ния, заявки и др.) 5 5 лет, ЭПК,

Ст. 113 дело заведено

02-05 Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 Постоянно,

Ст. 112-а дело заведено

02-06 Квартальные сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 5 лет,

Ст. 112-б дело заведено

02-07 Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления 5 лет,

02-08 Годовой отчет АО об основной деятель-ности 1 Постоянно,

Ст. 114-б дело заведено

02-09 Квартальные отчеты об основной дея-тельности 1 5 лет,

Ст. 114-в дело заведено

02-10 Документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, докладные записки, обоснования и др.) 1 5 лет,

Ст. 118 дело заведено

02-11 Документы об открытии, оплате теку-щих и расчетных счетов (положения, карточки, переписка) 1 5 лет,

Ст. 121 дело заведено

02-12 Резервный номер

02-13 Резервный номер

03 – Служба персонала

03-01 Распорядительные документы и инструк-тивные письма государственных органов и вышестоящих организаций по вопро-сам работы с кадрами 2 До минования надобности,

Ст. 1 «б»

Дело заведено

03-02 Должностные инструкции работников 1 Постоянно,

Ст. 35 «а» переходящее

03-03 Приказы по личному составу 1 75 лет ЭПК,

Ст. 6 «б» дело заведено

03-04 Журнал учета приказов по личному со-ставу (прием, перевод, увольнение, по-ощрение) 1 75 лет,

Ст.358-а дело заведено

03-05 Утвержденное штатное расписание и из-менения к нему 1 Постоянно,

Ст. 32 "а" дело заведено

03-06 Табель учета рабочего времени 1 1 год,

Ст. 281 дело заведено

03-07 Графики предоставления отпусков 1 1 год,

Ст. 356 дело заведено

03-08 Приказы о предоставлении отпусков, ко-мандировании и взысканиях 1 5 лет,

Ст. 6-в дело заведено

03-09 Журнал учета приказов об отпусках, ко-мандировках и взысканиях 1 3 года,

Ст. 358-г дело заведено

03-10 Основания к приказам по личному соста-ву 3 5 лет,

Ст. 343 дело заведено

03-11 Личные дела работников 10 75 лег ЭК,

Ст. 337 «6» переходящее дело

03-12 Журнал учета личных дел 1 75 лет,

Ст. 358-д переходящее

03-13 Личные карточки работников (форма № Т-2) 1 75 лет ЭК,

Ст. 339 переходящее

03-14 Журнал учета личных карточек 1 75 лет,

Ст. 358-д переходящее

03-15 Трудовые книжки работников До востребова-ния, ст. 342

03-16 Книга учета и движения выдачи трудо-вых книжек и вкладышей к ним 1 50 лет,

Ст. 358 «е» переходящее

03-17 Журнал регистрации трудовых догово-ров 1 75 лет,

Ст. 358 «д» дело заведено

03-18 Правила внутреннего трудового распо-рядка 1 1 год,

Ст. 407 После замены новыми

Переходящее

03-19 Статистический отчет по труду (форма 1-Т). Годовой. Копия 1 Постоянно,

Ст, 199 «6» Подлинник в бухгалтерии

Дело заведено

03-20 Резервный номер

03-21 Резервный номер

Руководитель Службы ДОУ М.П. Седова

Зав. архивом

И.И. Орлова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

От 21.12.2003 № 15

В приведенном примере порядковый номер дела указан в пределах структурного подразделения, то есть нумерация дел финансового отдела начинается с номера 01. При составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение нумерации дел. В этом случае первое дело финансового отдела будет иметь номер 02-13, так как номенклатура дел службы ДОУ заканчивается делом номер 01-11. Номера дел с 02-12 до 02-24 – это де-ла финансового отдела, а дела службы персонала (03) начинаются с номера 03-25.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хра-нения.

Итоговая запись составляется по следующей форме:

По срокам хранения Всего В том числе:

Переходящих с отметкой "ЭПК"

Постоянно

Временно (свыше 10 лет)

Временно (до 10 лет включительно)

Наименование должности

Руководителя службы ДОУ

Подпись

Расшифровка подписи

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

Передавшего сведения

Подпись

Расшифровка подписи

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел – систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, используется как схема построения справочной картотеки на эти дела и как учетный документ (вместо описи) при сдаче в архив учреждения дел временного хранения (до 10 лет).

Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов. Также номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, т. к. индекс документа включает индекс дела по номенклатуре.

Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены.

Различают два вида номенклатуры дел: типовую и конкретную (индивидуальную).

Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в вузы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования, которые являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная (индивидуальная) номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия (структурного подразделения).

Составлением конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы предприятия. Дела составляются на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе деятельности конкретного предприятия, на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение, предприятие.

Сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, где определяются названия дел, устанавливаются сроки их хранения в архиве. Затем составляется сводная номенклатура дел. После ее утверждения этот документ направляется во все подразделения предприятия и является обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

При составлении конкретных (индивидуальных) номенклатур дел должна учитываться специфика конкретного предприятия, учреждения.

Также следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру. Сводная номенклатура дел отражает документы всего предприятия и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивным работником предприятия.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Структурные подразделения располагаются по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия, например:

Генеральный директор;

Заместитель директора;

Коммерческий директор.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы (приказы, протоколы). После них указываются переписки и другие информационно-справочные документы.

Номенклатура дел должна отвечать ряду требований. Прежде всего, она должна охватывать весь объем документов, связанных с деятельностью предприятия. Учитывается как внутренняя документация, так и получаемая извне.

Заголовки дел в номенклатуре должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

Название вида документа (приказы, контракты, протоколы);

Дата (период), к которому относятся документы дела;

Слова «копия» , если дело сформировано из копий документов.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться.

При составлении номенклатуры дел обязательно учитываются сроки хранения документов. Информация, зафиксированная в различных материалах, имеет неодинаковую значимость. В зависимости от практической и научной ценности документов определяется и срок их хранения – постоянный, долговременный, временный. Документы, имеющие постоянные и временные сроки хранения, по-разному обрабатываются при подготовке к сдаче в архив.

Пример типовой номенклатуры дел для высших учебных заведений:

1. Общие вопросы.

2. Руководство.

2.1. Приказы министерства.

2.2. Приказы ректора университета.

2.3. Отчеты о работе университета.

3. Учебная работа.

3.1. Учебные планы университета.

3.1.1. Годовые учебные планы.

3.1.2. Семестровые учебные планы.

3.2. Расписание занятий.

3.3. Экзаменационные билеты.

4. Бухгалтерия.

4.1. Годовые финансовые отчеты университета.

4.2. Переписка с банком.

5. Хозяйственная работа.

5.1. Смета ремонта аудиторий университета.

5.2. Переписка с поставщиками стройматериалов.

5.3. Переписка по закупке оборудования для лабораторий и т. д.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. Дело – совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности предприятия и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам и т. д.).

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел должно осуществляться централизовано по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря).

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов (например, акты, приказы, контракты).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов.

2. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

3. В дело включается один экземпляр документа.

4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.).

5. В дело формируются, как правило, документы одного года.

6. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.2005, 02.01.2005 и т. д.), в нумерационной (№ 1, № 2…) или в алфавитной (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учреждений-корреспондентов).

Чаще всего используют вопросно-логический принцип, когда документы располагаются в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической.

7. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

В дело не помещают документы не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращают на доработку), подлежащие возврату, черновики, размноженные копии (например, на ксероксе).

Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов. При этом на обложке указывают номер тома.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договора) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

При формировании дел с перепиской решающим фактором является ее объем. Если объем переписки небольшой, то заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. При дальнейшем возрастании объема переписки можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.

На обложке дела оформляют:

Полное название предприятия;

Индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

Наименование дела в соответствии с номенклатурой дел;

Документационный год;

Количество листов;

Срок хранения.

Образец оформления обложки дела .

Значение и практическая ценность документов предприятия различны.

Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Систематизированному списку видов и категорий документов», содержащему нормативные указания о сроках их хранения.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

Оформление дел;

Описание документов постоянного и долговременного хранения;

Обеспечение их сохранности;

Передачу дел в архив учреждения, т. е. в ведомственный архив.

Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

В первую очередь это касается создания и оформления документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повысить скорость оформления документа, а также повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.

Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.

Эффективнее даже простые документы создавать на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис.

Часто источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т. п. Все процедуры создания документов можно выполнять на ПК, оснащенном сканером и набором программ текстового редактирования или настольной издательской системы.

Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Прием, учет и хранение документов нужно организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается при установлении в каждом подразделении предприятия компьютеров, связанных локальной сетью. Необходимое условие функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления), с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организаций. Это значительно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц.

Документы, поступающие на предприятие по каналам электронной почты или созданные в таком электроном офисе, уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилище специальным образом организованной информации и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных. Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базами данных.

Основными функциями этой подсистемы являются:

Организация работы с электронными документами;

Контроль исполнения документов;

Их электронное распространение, распечатка и тиражирование.

Широко известна система Microsof Office for Wi№dows, включающая в себя СУБД Access, табличный процессор Excel, текстовый редактор Word, электронную почту Mail и ее расширение Form Desig№er, программы обслуживания факс– модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Poi№t и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

Обработку входящей и исходящей информации;

Создание и редактирование электронных документов;

Сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;

Хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

Удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основании принятых критериев.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК).

Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, возлагается; рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправном повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т. п.

Росархивом 6 октября 2000 года был утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (с изм. и доп. от 27 октября 2003 г.).

Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами: при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа; при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначением на обложке сроков хранения); при направлении документа в дело.

Второй этап экспертизы проходит на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними.

Третий этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки их хранения: 6мес., 1 г., 3 г., 5л., 10л., 15л., 50л., 75л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.

Уточнив сроки хранения документов, и разделив их на дела постоянного, долговременного и временного хранения, приступают к оформлению дел.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, их можно хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов и без составления заверительной надписи.

Дела подлежащие полному оформлению проходят следующие этапы:

Пересистематизация документов в деле . Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

Нумерация листов дела . В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела . Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

Составление заверительной надписи дела . Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела . Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

Подшивка или переплет дела . Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

Обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

Подготовить полностью дела к архивному хранению, т. к. архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Документы предприятия (организации) по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному) хранению.

Во время текущего хранения дела могут выдаваться для временной работы как сотрудникам предприятия (организации), так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия (организации) дела выдаются по указанию руководителя подразделения, где хранятся дела на срок не более 1 месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия – владельца документов.

Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий. Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.) и постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим.

Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).

Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания.

Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под роспись.

Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые описи хранящихся дел.

Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).

Размеры одной стороны обложки должны на 0,3–0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений (обычно 215 х 300 мм). В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.

Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, и составление (заполнение) описи на них. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела.

Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой нумерацией тома его страницы.

Документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

Прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

Информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

Организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

Документы в деле необходимо расположить в хронологической последовательности;

Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу;

Подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

На наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

Дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела;

Архивный шифр дела.

Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставлялся карандашом).

При зыполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:

Название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или сокращенное наименование, принятое официально;

Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭКП соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки является дата, т. е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержавшего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т. д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а так же дела, состоявшие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т. е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т. п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела; постоянного, долговременного хранения, для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов, на отдельном листе составляется заверительная надпись (заверительный лист), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписи составителя с ее расшифровкой. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т. д.) отмечаются заверительной надписью со ссылкой на соответствующий акт.

Форма заверительного листа .

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

Внутренняя опись помещается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Таким образом, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

Опись на дела постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) составляются отдельно. Принцип составления описей, на дела разных сроков хранения, одинаков.

Форма описи дел долговременного хранения .

На документы, выделенные к уничтожению, после экспертизы ценности документов, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2002–2004 г.г. – 3дела».

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭПК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Форма акта о выделении документов к уничтожению.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этих целей помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно только в исключительных случаях, например по требованию судебно– следственных органов, с разрешения руководителя учреждения. В этом случае в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течении делопроизводственного года из дела разрешается выдать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время был выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится этот документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и в ней указывают структурное подразделение, в которое было выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело и предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. д. Они обязаны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно сообщать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т. п.). Заголовок каждой карточки включается в опись.

Дела в ведомственный архив, как правило, передаются по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив). График согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем учреждения.

Правильность оформления и формирования дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передачи в ведомственный архив структурными подразделениями. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел обязаны устранить работники структурных подразделений.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел происходит по описи, которая составляется в двух экземплярах. В обоих экземплярах описи, против каждого передаваемого дела, делается отметка о его наличии. В конце описи, в каждом ее экземпляре, цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле.

Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «КТ», «Секретно» и др.

Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6марта 1997 г. № 188, включает:

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.

3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна).

4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений и т. д.).

5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).

6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе и коммерческой тайны, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

1) разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

2) ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

3) ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

4) использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

5) осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ;

Все работники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются следующие обязательства:

1) не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы;

2) соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ;

3) не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;

4) не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это лицо (лица) несет персональную ответственность за утерю документов, утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляется гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Конфиденциально

Экз. № 1.

Экз. № 1.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

На документе с грифом КТ указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:

Составлен в двух экз.:

Экз. № 1. – в адрес;

Экз. № 2 – в дело № 1–7.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным лицом. Обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом. Все листы номеруются в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность таких документов. Другие сотрудники предприятия не имеют доступ к этому сейфу.

Движение (выдача, возврат) документа с грифом «КТ» своевременно отражается в «журнале учета выдачи документов с грифом „КТ“».

Выданные для работы документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководителя предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работ с ними, при условии полной сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства в специально отведенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в «Журнале регистрации документов с грифом „КТ“».

Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

1) проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

2) отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

3) отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

В случае установление факта утраты документа с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа.

На утерянные документы, если розыск не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнале регистрации документов с грифом „КТ“» делается соответствующая отметка об утрате.

При передаче дел в архив на документ с грифом «КТ» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утвержденный руководством предприятия. Уничтожаются такие документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или другим способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Если делопроизводство грамотно организовать, секретарю не придется, нервничая, разыскивать срочно понадобившийся документ во всех папках и ящиках стола. Все папки должны быть подписаны, например: «Трудовые соглашения», «Договора на поставку продукции» и т. д.

Современное делопроизводство предполагает, что образцы документов, бланки предприятия имеются в компьютерах сотрудников.

В современном офисе должно быть соответствующее техническое оснащение: компьютеры, факсы, сканеры, принтеры, связь по электронной почте и т. д.

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

В задачи делопроизводства входит:

Оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

Создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения;

Создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

Создание условий для хранения документов.

Зачем нужна номенклатура дел?

Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Такие определения дает введенный в действие с 1 марта 2014 года «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие). Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:

• учесть все дела, которые заводят в организации (это поможет обеспечить их быстрый поиск и сохранность);
• сгруппировать определенные виды документов (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.);
• обеспечить порядок формирования дел (хронологическую, логическую последовательность документов в делах и т.д.);
• установить необходимые сроки хранения документов.

Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

Обязательно ли составлять номенклатуру дел?

Составление номенклатуры дел предусмотрено «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Составление номенклатуры дел обязательно, если организация включена в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список (например, нотариальные конторы). Но и всем остальным составлять номенклатуру дел необходимо, чтобы систематизировать делопроизводство и исполнить требования ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, в которой говорится, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов. К таким документам относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой организации.

Когда нужно составлять номенклатуру дел?

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. То есть сейчас, в декабре, самое время составить и утвердить номенклатуру дел на 2015 год.

Что включать в состав номенклатуры дел?

В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» – для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) – также следует включать в номенклатуру дел.

Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз – это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.

Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае может быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них.

С чего начать разработку номенклатуры?

Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и т.д.), в небольших организациях – делопроизводитель, секретарь или другое, назначенное руководителем, лицо. В коммерческих организациях у секретаря зачастую недостает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения. Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны предоставить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором указано, в какой срок должна быть предоставлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов.

Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения (то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов). Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Например, для нотариусов разработана «Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой» (утв. решением Правления ФНП от 12.11.2012, приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229); для мировых судей – «Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей» (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ 09.06.2011) и т.д. Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации.

Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:

• «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
• раздел 5 Постановления правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• пункт 3.5.1 «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
• «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412. Он содержит виды документов, используемые в строительстве, производстве, научно-исследовательской, проектной и некоторых других видах деятельности.

Также необходимо внимательно изучить Устав, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, Положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, стандарты, описи дел и т.п. – в них обычно содержатся ссылки на применяемые в организации документы.

Сначала готовят номенклатуры дел структурных подразделений и уже на их основе составляют сводную номенклатуру дел организации. В некоторых случаях используют функциональный, а не структурный принцип, то есть названиями разделов номенклатуры служат не подразделения, а функции (допустим, планирование, финансирование, производство, учет кадров и т.д.). Мы рассмотрим более распространенный вариант.

Составляем номенклатуру дел структурного подразделения

Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в приложении 8 к «Основным Правилам работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Она оформляется на общем бланке организации (правила оформления общего бланка установлены «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст).

Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф:

• индексы дел;
• заголовки дел (томов, частей);
• количество дел (томов, частей);
• сроки хранения дел (томов, частей) и номера статей по перечню;
• примечание.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, 04-05, где 04 – обозначение отдела кадров, а 05 – порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр. Например, 03-02-07, где 03 – обозначение финансово-экономического департамента, 02 – обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 – порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр). Чтобы при составлении номенклатуры дел следующего года можно было сохранить те же индексы, что и в этом году, в каждом разделе оставляют несколько свободных строк для заведения ранее не предусмотренных дел (как правило, не более 5–7).

Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Их располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них – документы, изданные в структурном подразделении). Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами (сначала годовые, затем квартальные, после – месячные). Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел (например, дел с личными карточками работников) вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке.

В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре:

• штатное расписание и изменения в нем (обычно в кадровой службе хранятся копии, а оригиналы находятся в службе документационного обеспечения управления вместе с приказами по основной деятельности);
• локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка и другие);
• приказы (по основной деятельности и по личному составу);
• документы, являющиеся основаниями к изданию приказов (справки, заявления, объяснительные и докладные записки, акты и т.п.);
• трудовые договоры (а также изменения к ним, соглашения о расторжении трудовых договоров);
• учетные документы работников (личные карточки, личные дела, журналы регистрации приказов, договоров и т.п.);
• персональные документы работников (трудовые книжки, копии паспортов и других личных документов, справки об установлении инвалидности и т.п.);
• планы и отчеты кадровой службы;
• переписка со сторонними организациями (с военкоматом, пенсионным фондом и т.п.);
• документы временных комиссий, комитетов, рабочих групп и т.п.

К составлению заголовков дел существуют определенные требования (п. 3.4.9 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и т. д.). Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов:

• название вида документа (приказы, положения, протоколы и т.д.) или, если в состав дела входят разные виды документов, наименование рода заводимого дела (переписка, документы);
• автор документа (название организации или структурного подразделения);
• корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы);
• краткое содержание документов дела (суть документа, например «по вопросам аттестации рабочих»);
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• отметка о том, что дело сформировано из копий документов, а не оригиналов.

Например, «Переписка с военным комиссариатом Заводского района г. Орел», «Документы о профессиональной подготовке и повышении квалификации рабочих СУ-3 (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)».

Каждое дело не должно превышать 250 листов или иметь толщину более 3–4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: например, «Приказы об увольнении работников. Т. 1. 01.01.2015 – 30.06.2015».

Третья графа номенклатуры дел (количество дел) заполняется в последнюю очередь, уже по окончании календарного года, по фактически заведенным делам. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» делается запись «не формировалось».

В четвертой графе на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) указывают сроки хранения дел и номера статей по перечню. Данный перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Если в Перечне нет необходимого документа, то срок хранения определяют по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412). Ведомственные перечни применяются для установления сроков хранения специфичных для конкретной отрасли документов. Если для данного вида деятельности разработана типовая или примерная номенклатура, то сроки переносятся из нее. Самостоятельно определять срок хранения документов организация не вправе. Если необходимый вид документа в перечнях не найден, то срок его хранения устанавливается экспертной комиссией организации (если она не является источником формирования госархива) или экспертной комиссией Росархива (в этом случае в графе «срок хранения» указывается номер и дата протокола заседания той или иной комиссии).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2014 года, начинается с 1 января 2015 года.

При установлении сроков обратите внимание, что некоторые статьи перечней разбиты на пункты, имеющие разные сроки хранения. К примеру, личные дела руководителей должны храниться постоянно (пункт «а» ст. 656), а личные дела работников – в течение 75 лет (пункт «б» ст. 656).

В Перечне содержатся и другие специальные отметки, которые относятся к срокам хранения документов. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что некоторые из этих видов документов могут иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности могут быть переданы на постоянное хранение в государственный архив. Эти отметки также нужно переносить в номенклатуру дел. К документам с пометкой «ЭПК» относятся, например, личные карточки работников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении и т.д. К документам, присланным из других организаций (распорядительным, нормативным, методическим) в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми» или «До минования надобности» (в этом случае срок хранения определяет сама организация). Копии приказов руководителя по основной деятельности, присланные в структурное подразделение, также включаются в номенклатуру дел с пометкой «ДМН» (до минования надобности).

Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, не допускается помещать в одно дело приказы об отпуске без сохранения заработной платы и об очередном отпуске, ведь первые хранятся 75 лет, а вторые лишь 5 лет. Если дело сформировано из документов с разным сроком хранения или по одной теме, но разных видов, то время хранения дела устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения. Например, создано дело «Документы по установлению квалификации работников (графики, протоколы, заявления, ведомости)». В него входят:

• графики проведения аттестации – срок хранения 1 год;
• протоколы заседаний и постановления аттестационной комиссии – срок хранения 15 лет;
• заявления о несогласии с постановлениями аттестационной комиссии – срок хранения 5 лет;
• ведомости проведения аттестации – срок хранения 5 лет.

Срок хранения этого дела определяем по более длительному сроку, в данном случае дело должно храниться 15 лет.

Сроки хранения документов в электронном виде такие же, как и для документов на бумажном носителе, в графе 5 «Примечание» нужно поставить отметку «в электронном виде».

Вообще, в пятой графе «Примечание» указывают названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел (если использовано более одного перечня), ставят отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об утрате или изъятии дел и др.

Номенклатуру дел структурного подразделения визирует его руководитель. Если в структурном подразделении есть экспертная комиссия (ЭК), то документ направляется ей для согласования (составляется протокол заседания экспертной комиссии и ставится отметка о согласовании на номенклатуре). Затем документ подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации.

Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение) приведен в Приложении 1.

Составляем сводную номенклатуру дел

Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Форма этого документа приведена в приложении 7 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, которые располагают в том порядке, в каком они утверждены в соответствии с нормативными документами организации (например, в штатном расписании): администрация, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. В самом конце перечисляют документы временно действующих комитетов, комиссий, профсоюзных организаций (если они не являются самостоятельными юридическими лицами).

Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации (например, организационно-распорядительная документация, затем планы, отчеты и т.д.).

Согласование и утверждение сводной номенклатуры

Порядок согласования сводной номенклатуры:

• первым ставит подпись руководитель службы делопроизводства или лицо, ответственное за документационное обеспечение управления;
• затем ее визирует руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации;
• после этого номенклатуру согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
• и, наконец, направляют на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (это относится к организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и делается не реже одного раза в 5 лет).

Согласованная номенклатура дел передается на утверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно двумя способами: с помощью грифа утверждения на самом документе или издав соответствующий приказ. Если номенклатура дел – явление для организации не новое, то, конечно, удобнее использовать гриф утверждения. В том случае, если она вводится впервые или претерпела существенные изменения, лучше утвердить ее с помощью приказа: таким образом можно дополнительно привлечь внимание всех структурных подразделений и обязать их формировать дела в соответствии с новой номенклатурой. Образец подобного приказа приведен в Приложении 2. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.

Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещают в дело и хранят в службе документационного обеспечения управления; второй – используют в качестве рабочего; третий – является учетным документом в ведомственном архиве (при его наличии); четвертый – остается после согласования в государственном архиве (в случае необходимости согласования); другие экземпляры отправляют в структурные подразделения (в виде выписок соответствующих разделов).

В течение года все исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если в течение года возникает необходимость в создании или хранении не предусмотренных ранее документов, то в номенклатуру вносят новую запись – заголовок дела. Напомним, что дело считается заведенным, если в него включен хотя бы один документ. Для таких ситуаций полезно оставить в резерве несколько свободных строк в каждом разделе.

При смене работников дела, включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Уничтожать документы и дела, включенные в текущую номенклатуру, нельзя. Например, нельзя порвать заявление работника на увольнение даже в том случае, если он это заявление отозвал.

После завершения делопроизводственного года к номенклатурам дел структурных подразделений составляются итоговые записи о категориях и количестве заведенных в них дел и передаются в службу документационного обеспечения управления. Та, в свою очередь, составляет итоговую запись к сводной номенклатуре дел и передает эти сведения в архив (в зависимости от категории организации – в ведомственный архив или в архив организации). Итоговые записи делаются по форме, приведенной в приложении 7 «Основных Правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Образец подобной записи приведен в Приложении 3.

В конце каждого года номенклатура уточняется: добавляются вновь заведенные дела, удаляются ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.п. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом (в графе «примечание» ставится отметка «переходящее»). Затем номенклатура в виде нового документа снова утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в компании произошли существенные организационные изменения, номенклатура разрабатывается заново.

Несмотря на некоторые трудности при внедрении в организации понятия «номенклатура дел», как только она становится понятной и привычной, делопроизводство становится более осмысленным и систематизированным, проще решаются вопросы поиска и сохранности необходимых документов, обеспечивается преемственность передачи информации от одних работников к другим, что вносит свой вклад в поддержание информационной безопасности организации.

Приложение 1

Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)

Приложение 2

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Приложение 3

Образец оформления итоговой записи номенклатуры дел

Общие требования к номенклатуре дел:

охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Обязательные реквизиты документа «Номенклатура дел»:

наименование организации (учреждения) (06);

наименование вида документа;

гриф утверждения;

текст документа;

• визы согласования;

  печать утверждающего органа.

Подпись документа «Номенклатура дел»:

ответственным лицом по делопроизводству.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке формата А4. Для оформления номенклатуры дел целесообразно иметь трафаретные заголовки, в которых постоянная информация отпечатана типографским способом.

При составлении номенклатуры дел используют:

Устав, Положение об учреждении, фирме, организации; планы;

отчеты о работе;

штатное расписание;

действующие перечни документов;

классификаторы;

номенклатуры дел за прошлые годы;

список структурных подразделений;

список корреспондентов;

список постоянного и временного хранения (свыше 10 лет);

справочник картотеки.

Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф

В графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов - номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.

Пример : 02-01, 02-02, 02-03 и так далее, где

02 – обозначение структурного подразделения,

01,02,03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело “Приказы исполнительного директора по основной деятельности. Копии” в номенклатуре дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и т. д.

В графе 2 «Заголовок дела» указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел. Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения): распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.

Заголовки дел

Заголовок дела должен быть кратким, четким и полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в дело.

Заголовок включает:

название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (уставы, положения, протоколы, акты, приказы и т. д.);

Пример: Приказы директора… Отчет комитета…

указание адресата или корреспондента документа;

Пример: Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь…

Пример: Отчет комитета о…

В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (“разная переписка”), определения, в которых вид документа заменен неким действием (“исследование”, “рассмотрение” и т. д.).

Термин “документы” используется:

при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела);

Пример: Документы о проведении Республиканских соревнований школьников-инвалидов (положение, протоколы, отчеты и др.);

Пример: Документы к протоколам №№… заседаний Правления (доклады, информация, справки и др.).

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.

Пример: Переписка об информационном обмене...

В заголовках с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и содержание переписки.

Пример: Переписка с Министерством труда Республики Беларусь о составлении отчетов по загранкомандировкам.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) корреспондентов указывается обобщенно.

Пример: Переписка с зарубежными общественными организациями об образовательных программах...

Графа 3 «Количество дел (томов, частей) » заполняется по окончании календарного года,так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 300 листов).Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.

В графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номер статей по перечню» указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом “наименование должности руководителя службы ДОУ”.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения, о не заведении дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел, и др.

В приложение представлен образец номенклатуры дел.