Сколько должны храниться бухгалтерские документы в архиве. Сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы на предприятии

Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

. Выездная налоговая проверка

При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

. Выемка документов и предметов

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.

Три типа сроков хранения

Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный. Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.

Влияет ли вид носителя на время хранения?

Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза. Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.

Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?

Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.

Цели экспертизы - определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.

За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.

Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.

Медицинская документация

Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.

Бухгалтерская документация

Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве. Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу - до того момента, как они будут переведены в архив организации. Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.

Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.

Период хранения бухгалтерских документов

Существующие нормы сроков хранения бухгалтерских дел:

• первичная документация, бланки - 3 года;
• кассовые документы, информация, касающаяся финансовых операций, - 5 лет;
• платежные и расчетные ведомости (если не имеется лицевого счета) - 75 лет.

Изымать дела по окончании периода хранения запрещено без проверки со стороны налоговых органов, а решение об уничтожении документов в делопроизводстве с истекшим сроком хранения должна принимать специально назначенная комиссия.

Кадровое делопроизводство

Кадровая документация обладает большой социальной значимостью (в первую очередь это касается наличия персональных данных), поэтому их хранение определяется особыми правилами. Значительная их часть служит фактическим подтверждением прав работников на соцобеспечение (по старости, инвалидности и проч.), содержит информацию об их трудовом стаже и т. д. В связи с этим большинство кадровых документов относится к имеющим длительный или постоянный период хранения, используется в архивах, куда обращаются граждане за справочной информацией. Также они обладают археографической и биографической ценностью, служат источниками для статистических обзоров или исторических и социальных исследований.

Главное условие для хранения документации из отдела кадров - ограничение нелегального доступа к персональной информации о работниках, а также возможность быстрого поиска нужных дел.

В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.

Дела в период их исполнения находятся у того, кто ими занимается, в специальных папках с названиями (например, "Срочно", "На подпись"). Здесь же должны быть указаны телефон, фамилия, инициалы исполнителя. После они подшиваются и хранятся в соответствии с номенклатурой.

Приказы

Все приказы должны храниться в подлинниках, а их копии (по поощрениям, взысканиям, приему на работу, увольнении и т. д.) заносятся в личное дело работника. Оно помещается в пронумерованную папку, а его страницы должны быть прошиты. Обложка личного дела имеет свой порядковый номер. Текущее сроки хранения документов кадрового делопроизводства распространяется только на работающих в настоящее время сотрудников. После увольнения дело надо извлечь из папки и оформить на передачу в архив.

Условия хранения трудовых книжек работников, так же как и печатей, штампов, бланков документов, ключей от шкафов с документацией, подразумевают содержание их в сейфе начальника отдела кадров. Помимо этого, работнику кадрового отдела рекомендуется, выходя из своего кабинета, убирать все записи и документы в шкаф и выключать компьютер. По окончании рабочего дня необходимо поместить всю документацию в шкаф из металла и опечатать его. Ключ сдается начальнику отдела с росписью в соответствующем журнале. Все черновики и забракованные бланки уничтожаются, компьютеры отключаются от сети. Если работник получил на руки копию или выписку из документа, он должен оставить роспись об этом в журнале.

В архивный фонд попадают только те документы, чей срок хранения выше 10 лет. Они имеют социальную, экономическую, политическую, историческую и иную ценность. График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия.

Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации "Перечень типовых управленческих документов", утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте - Постановлении Правительства РФ "О трудовых книжках".

Сроки хранения кадровой документации

Итак, в течение 5 лет хранятся:

• Документы (справки, информация, ведомости и т. д.), касающиеся наличия, комплектования или движения работников.
• Документы (списки, сведения, справки), касающиеся высвобождения или потребности в рабочем составе, создании рабочих мест, пола, возраста, профессиональной квалификации сотрудников.
• Переписка, касающаяся вопросов трудоустройства.
• Документы о переводе сотрудников на сокращенный рабочий день или неделю.
• Документы, касающиеся трудовых споров.
• Отчеты, касающиеся состояния и проверки работы с сотрудниками, хранятся на постоянной основе, а заявки (справки) о высвобождении и потребности работников - также в течение пяти лет.

На протяжении 3 лет хранятся:

• Документы (сведения, балансы рабочего времени, сведения, докладные записки), касающиеся учета рабочего времени.
• Акты (информации, характеристики, сообщения, справки и т. д.), в которых содержится информация о трудовой дисциплине.
• Акты (отчеты и иные сведения), касающиеся учета трудовых вкладышей и книжек.

Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков.

Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.

Штатное расписание организации и изменения к ним хранятся на постоянной основе, а штатные расстановки - в течение 75 лет.

Типовая должностная инструкция по месту утверждения и разработки хранится постоянно, персональная (в составе личных дел) - в течение 75 лет.

Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.

Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:

• Прием, перемещение, увольнение сотрудников - 75 лет.
• Учет командировочных работников - 5 лет со дня увольнения.
• Учет военнообязанных - 3 года.
• Сведения об отпусках - 3 года.
• Личные дела, карточки, трудовые договора и соглашения - 75 лет.
• Выдача трудовых вкладышей и книжек - 50 лет.
• Выдача справок о зарплате (месте или стаже работы) - 3 года.
• выдача командировочных удостоверений - 5 лет.

Подытожив все вышесказанное, можно для удобства лицам, которым нужна информация в собранном виде, самостоятельно представить сроки хранения документов в делопроизводстве в таблице.

Что делать, если документ испорчен?

Такие документы подлежат восстановлению. К примеру, если испорчен табель рабочего времени (срок его хранения - семьдесят пять лет), то информацию о нем можно найти на компьютере бухгалтерского отдела. Выбрасывать испорченный табель нельзя, так как это будет самовольным уменьшением предписанных нормами сроков хранения, что может привести к наказанию руководства организации. Таким образом, любой документ, который пришел в негодность раньше истечения срока, должен быть восстановлен. Сейчас все организации пользуются программным обеспечением, в котором содержится необходимая для этого информация.

В заключение

Итак, сроки хранения в делопроизводстве зависят от типа и ценности документов. Значительная часть кадровой документации имеет повышенный срок хранения. Со стороны законодательства РФ имеются строгие предписанные нормы для этого. Также законом регулируется порядок и сроки хранения отдельных видов документов, а также утилизации документов: она должна происходить только после экспертизы и соответствующим образом.

Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.

Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы .

По одним документам - 5 лет .

А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года .

Вместе с тем, в части 1 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет . Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.

к меню

Сроки хранения КАДРОВОЙ документации

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Началом срока хранения документов

считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.

1. Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
2. Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).

Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.

Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

к меню

В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года

Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .

В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

Как восстановить утерянный документ

Формально порядок действий такой:

1. Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
2. Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
3. По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
4. На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
5. Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
6. Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.

Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль

В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.

Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?

Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).

к меню

СРОКИ ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ (таблица)

Срок, в течение которого нужно хранить документы организации и ИП, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.

к меню

Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Примечание : Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Примечание : Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

к меню

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.

к меню

Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов

Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

К должностному лицу могут применить такие меры наказания:

• штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
• от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.

к меню

Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные. Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать. Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.

Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.

Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?

• данные налогового бухгалтерского учёта;
• документы, подтверждающие доходы;
• документальное подтверждение расходов;
• подтверждение удержания налогов;

Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации. Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела. Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.

Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба. То есть три года. Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.

Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях. Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали. Что это за документы?

1. Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
2. Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке (статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
3. Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
4. Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.
5. Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
6. Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
7. Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
8. Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
9. Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.

Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.

Делам вывод : сколько же времени нужно хранить документы ООО? Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.

Как хранить бумажные документы?

В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.

Кстати, необязательно хранить документацию в офисе. Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы. А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис. Кстати, хранение документации в электронном виде разрешено законом с маленькой оговоркой, что на документах обязательно будет присутствовать электронная подпись ответственного за составление документа лица. Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему. Обслуживает её удостоверяющий центр, который и обеспечивает в электронных документах применение электронной подписи.

Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.

При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив. Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику. При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.

Уничтожение документов. Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов. Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп. Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно. К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.

Как правильно уничтожить документы?

Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.
Отдать в переработку как макулатуру? Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо. Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной. Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.

Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.

Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги. В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.

Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.

И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.

При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей.
Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов. Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год. Если есть желание ознакомиться подробнее с этим пунктом, подробнее смотрите статью 352 п. 1 УК РФ.

А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов. И тут вас, согласно статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.

Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.

В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создаетдокументы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия иналичия у него обособленных подразделений. Как общества с ограниченнойответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы.Это предусмотрено статьей 50 Федерального закона РФ от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и статьей 89 Федеральногозакона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Кроме того, обязанность организацииобеспечить сохранность бухгалтерских документов предусмотрена статьей 17Закона о бухгалтерском учете. Первый и, пожалуй, наиболее важный вопрос, который возникаету бухгалтера, — сколько времени должны храниться бухгалтерские документы? Срок хранения бухгалтерских документов Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета ибухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен всоответствии с правилами организации государственного архивного дела, но неменее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете). Для определения конкретных сроков хранения тех или иныхдокументов применяется перечень типовых управленческих документов, образующихсяв деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержденруководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (далее —Перечень). В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранениядокументов, которые распространяются на все организации. При этом не имеетзначения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальныеархивы или хранят самостоятельно. Обратите внимание! Перечень не содержит в статьях конкретныенаименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условноразделить на два вида: документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения; документы, которые должны храниться постоянно. Временные сроки хранения , то есть срокихранения, установленные в годах (например, 1 год, 5 лет, 75 лет), используютсяабсолютно всеми организациями. Как правило, срок хранения бухгалтерских документовустановлен Перечнем в размере 5 лет . Расчет срока хранения документов производится с 1 январягода, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например,исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году,начинается с 1 января 2005 года. Расчет срока хранения для некоторых документов имеет своиособенности. Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов Вид документа Срок хранения начинается Договора с контрагентами; имущественного страхования; с аудиторами или аудиторскими организациями После истечения срока действия договора Кредитные договора и договора займа С момента погашения задолженности по указанным договорам Договора о полной материальной ответственности После увольнения материально ответственного лица Книги, журналы, карточки учета договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) После окончания срока действия последнего договора Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах После снятия с учета Лицевые счета акционеров После перехода права собственности на акции к другому лицу Книги, журналы, карточки учета основных средств (зданий, сооружений) После ликвидации основных средств Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС С даты последней записи в них Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения. Например, лицевые счета работников предприятия должныхраниться в течение 75 лет. В случае отсутствия в организациилицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы: на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости); о приеме выполненных работ (акты, справки, счета). В то же время образцы подписей материально ответственных лиц,утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минованиянадобности. Это значит, что указанные документы имеют толькопрактическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но онне может быть менее одного года. В течение только 1 года необходимо также хранить месячныебухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности,переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности. Особое внимание необходимо обратить на срок хранения некоторых документов в случае, когда в организации начинается проверка,возникает спор или разногласие, заводится следственное или судебное дело. Имеются в виду: бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т. д.); оборотные ведомости ; первичные документы и приложения к ним , в которых зафиксирован факт совершения хозяйственных операций (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме и сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и др.); документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности , контрольно-ревизионной работ, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка); документы на выдачу заработной платы, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные и расчетно-платежные ведомости); доверенности на получение материальных ценностей ; документы об инвентаризации имущества организации (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости); книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями, приходно-расходных кассовых документов, счетов, платежных поручений, депонированной заработной платы, доверенностей, имущества предприятия. Документы с временным сроком хранения, которые имеютотношения к указанным событиям, нужно хранить до завершения проверки или допринятия окончательного решения по спорным ситуациям. Даже если срок хранения,установленный Перечнем по этим документам, уже истек. Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являютсяисточниками комплектования архивов . К ним относятся: государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке; негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом. Что касается организаций, которые не являютсяисточниками комплектования государственных и муниципальных архивов, тодокументы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом: государственные и муниципальные организации — 10 лет; негосударственные организации — не менее 10 лет. Причем, дальнейший срок хранения таких документовнегосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии сдействующим законодательством или с необходимостью практического использованияэтих документов. К таким документам относятся: Годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) Аналитические документы к годовым балансам и отчетам (таблицы, записки, доклады) Документы о рассмотрении и утверждении годовых балансов и отчетов (протоколы, акты, заключения) Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) Годовые отчеты по налогам Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации. Например: сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы); передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним; документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения); документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки); паспорта сделок; книги, журналы, карточки учета ценных бумаг. Обратите внимание! Перечислены только тедокументы, которые указаны в разделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность»Перечня. В то же время количество документов, которые организация обязанахранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше. Они располагаются вдругих разделах Перечня («Планирование деятельности», «Финансированиедеятельности», «Статистический учет и отчетность», «Правовое обеспечениедеятельности» и др.). К ним относятся: учредительные документы; протоколы общих собраний акционеров; документы на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (свидетельствам, договорам), документы по регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.; документы по аттестации, аккредитации, сертификации; реестры акционеров; реестры владельцев ценных бумаг; списки аффилированных лиц и лиц, имеющих право на дивиденды; Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может . В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс утверждено«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Вотношении бухгалтерских документов положением установлены следующие сроки.Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться не менее5 лет. Документы бухгалтерской отчетности АО хранятся в зависимостиот вида отчетности. Сводная (консолидированная) годовая отчетности и годоваяотчетность подлежат постоянному хранению.Квартальные отчеты необходимо хранить не менее 5 лет, а месячнуюбухгалтерскую отчетность — не менее 1 года. При этом в состав бухгалтерской отчетности включается: бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках; приложения к бухгалтерской отчетности; аудиторское заключение, подтверждающее достоверность годовой бухгалтерской отчетности; пояснительная записка. Как видно из приведенных цифр, сроки хранения бухгалтерскихдокументов, которые установлены для акционерных обществ, соответствуют срокамхранения этих документов, установленных Перечнем. Сроки хранения налоговых документов Согласно первой части Налогового кодекса РФ налогоплательщикиобязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и другихдокументов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов в течение 4хлет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Кроме того, в течение этогосрока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные расходы,произведенные расходы и уплаченные налоги. Но это еще не все. Превышение расходов организации над ее доходами означает, чтопредприятием получен убыток. В этом случае налоговая база по налогу на прибыльравна нулю. В то же время на сумму такого убытка организация может уменьшитьприбыль прошлых лет. Правила переноса убытка на будущее установлены статьей 283 НК РФ. Убыток переносится в полной сумме или частично. Главное,чтобы общая сумма налога на прибыль не была снижена более,чем на 30%. Если организации не удалось полностью списать все убытки за одингод, то воспользоваться правом переноса убытка на будущее можно в течение 10лет. Этот период рассчитывается со следующего года после получения убытка. В течение всего срока переноса убытка на будущее организацияобязана хранить документы, которые подтверждают объем понесенного убытка. Речьидет не только о регистрах налогового учета, но и о первичных документахбухгалтерского учета. Таким образом, в общем случае налоговое законодательствопредусматривает меньший срок хранения бухгалтерских документов, а в случаепереноса убытков на будущее — больший срок. Как же быть бухгалтеру? Как вы помните, для расчета сумм, подлежащих уплате в бюджетпо отдельным налогам (НДС, налог на имущество организаций, ЕСН, взносы в ПФР идр.), а также для составления налоговых регистров по налогу на прибыльиспользуются данные бухгалтерского учета. Согласно Закону о бухгалтерском учетепервичные документы и регистры бухгалтерского учета следует хранить в течение 5лет. Кроме того, согласно Перечню отчеты по налогам и сборам(имеются в виду расчеты по налогам и налоговые декларации) отнесены кбухгалтерским документам. Для годовых отчетов по налогам установлен постоянныйсрок хранения, а для квартальных отчетов — 5 лет. Следовательно, срок хранения документов в размере 4 лет,который установлен статьей 23 НК РФ, можно применять только к регистрамналогового учета. В то же время срок хранения этих документов следует увеличитьв случае переноса убытков на будущее. Что касается бухгалтерских документов, то по ним необходимоприменять наибольший срок хранения бухгалтерских документов из тех, чтопредусмотрены действующим законодательством (как бухгалтерским, так иналоговым). Это значит, что бухгалтерские документы, по которымустановлен срок хранения 5 лет, следует уничтожать не ранее этого срока, а вслучае переноса убытков на будущее — увеличивать срок их хранения до 10 лет. Как организовать хранение документов Организация может поручить ведение собственного архиваспециализированной организации (частному или государственному архиву). Дляэтого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указываютсясрок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Обычно онсоставляет 75 лет. В этом случае расходами организации по хранению документовбудет оплата услуг архива по указанному договору. Услуги по сохранению,комплектованию и использованию архивов, которые оказывают архивные учреждения,освобождены от НДС (подпункт 6 пункта 2 статьи 149 НК РФ). Поэтому вся сумма,перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшатьналогооблагаемую прибыль. Если же администрация организации решила самостоятельнохранить документы , то необходимо разработать и принять соответствующийвнутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранениядокументов. Этим документом может быть, например, Положение охранение документов , утвержденное приказом генерального директора. В немнеобходимо определить: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов; порядок поступления документов на хранение; сроки хранения; порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений; порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними; другие вопросы. Организация собственного архива предполагает и созданиесоответствующей архивной службы , а также закрепление заопределенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива. Затем необходимо разработать Положение об экспертнойкомиссии , которая будет проводить экспертизу ценности документов,образовавшихся в организации (пункт 3.1 Указания по применению Перечня).Положение утверждается руководителем. Он своим приказом должен утвердить составэкспертной комиссии. В состав комиссии включаются, как правило, наиболееквалифицированные сотрудники организации в количестве не менее 3х человек.Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса изокружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения иуничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей схранением документов у организации не будет. Экспертная комиссия создает номенклатуру дел сосроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы повидам и датам и составляет перечень наименований дел. Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошитьих в хронологическом порядке. По общему правилу обработанные первичные документы, которыеотносятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковскиедокументы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы вэтих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть неболее 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см. Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные отпоставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленныхпокупателям, необходимо хранить в специальных журналах. Такое требованиеустановлено постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 «Правилаведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок икниг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Когда все документы систематизированы и прошиты, составляетсяих опись , которая должны быть утверждена руководителемпредприятия. Для хранения документов необходимо отвести специальноепомещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах,обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пылии воздействия солнечного тепла. Для организации, которая имеет собственный архив, основныезатраты по хранению документов включают расходы на аренду помещения,коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) ина оплату труда работников архива. Эти расходы связаны с управлением организацией. Поэтому вбухгалтерском учете они учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Вцелях налогообложения указанные затраты учитываются в составе прочих расходоворганизации (подпункт 18 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссиявыделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, исоставляет на них Акты в произвольной форме. Документы отбираются путемпросмотра каждого листа дела. Акты о выделении документов с истекшим сроком годности куничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации.После этого документы, перечисленные в Акте, отделяются от остальных дел ихранятся в специально отведенном месте до уничтожения. Учтите, что использовать в хозяйственной деятельностидокументы, подлежащие уничтожению, нельзя. Дела, срок хранения которых истек,передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самойорганизацией. Если документы отправляются в утиль, то передача делспециализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом илинакладной. В ней необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дели вес бумажной макулатуры. Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можнонепосредственно в организации на бумагорезательной машине. В этом случаеэкспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревшихдокументов, составив соответствующий Акт. Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов Согласно Закону о бухгалтерском учете ответственность заорганизацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителяорганизации также могут привлечь к административной ответственности. Наказаниеможет быть в виде предупреждения или штрафа.Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. (статья 13.20 КоАП РФ). Предприятие или его должностные лица могут оштрафовать такжеза отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых дляосуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговикии таможенники (статья 15.6 КоАП РФ, статья 126 НК РФ). Ненадлежащее хранение документов бухгалтерского и налоговогоучета могут проверять налоговые органы. Так налоговики вправе наложить штраф(от 20 до 30 МРОТ) на должностных лиц организации за нарушение установленногопорядка и сроков хранения бухгалтерских учетных документов (статья 15.11 КоАПРФ).